履歴書の送付状テンプレート無料PDF｜採用担当者が見る構成と書き方

この記事では、履歴書郵送時に同封する送付状のテンプレートをPDF対応の無料フォーマットで活用する方法と、採用担当者が実際に確認する構成要素・書き方・絶対NGのパターンを解説します。

送付状（添え状）とは：採用担当者が見る3つの機能

送付状とは、履歴書や職務経歴書などの応募書類を郵送するときに一緒に入れる書類のことです。「添え状」「送り状」「カバーレター」と呼ばれることもあります。郵送での応募では同封するのがビジネスマナーとして定着しており、採用担当者も「当然あるもの」として受け取っています。

挨拶状・書類一覧・補足アピールの3つの役割

• 挨拶状としての役割：応募に対する礼儀を示し、書類を受け取ってもらうことへの感謝を伝えます
• 同封書類一覧としての役割：何が入っているかを一目で把握できるようにし、採用担当者の書類管理を助けます
• 補足アピールの役割：3〜4行で志望意欲を添えることで、履歴書・職務経歴書を開く前の印象を前向きにします

採用担当者は一日に多くの応募書類を処理します。送付状がなければ「誰からの書類か」を確認するために封筒の表書きや中身をすべて確認しなければなりません。送付状は採用担当者の手間を減らす実務的な配慮でもあります。

郵送・メール・手渡し別の送付状の必要性

提出方法	送付状の扱い	理由
郵送	必要	書類管理・マナーのため同封が原則
メール添付	不要（メール本文が代替）	メール本文に宛先・応募ポジション・ファイル名を記載
手渡し・持参	不要	対面でのやりとりが送付状の役割を果たす
求人サイトの応募フォーム	不要	アップロード欄が書類管理を代替している

メール添付で応募する場合、送付状をPDFとして添付する必要はありません。メール本文に「株式会社〇〇 採用ご担当者様、〇〇職の求人に応募いたします。履歴書および職務経歴書を添付いたしました。」と書けば十分です。

無料PDFで使える送付状テンプレート｜入手先と活用法

送付状のテンプレートは、転職情報サイトや書類作成ツールから無料でダウンロードできます。PDF形式とWord形式の両方が提供されており、ダウンロード後すぐに使える状態です。用途に合わせて以下の4サービスから選んでください。

主要4サービスの特徴と選び方

サービス名	形式	特徴
マイナビ転職	Word	月別の時候の挨拶まで記入済み。編集してそのまま使える
リクナビNEXT	Word＋手書き見本	手書き見本の画像で視覚的に確認できる
yagish（ヤギッシュ）	Web入力→PDF	ブラウザで直接入力してPDF生成。Word不要で印刷まで完結
テンプレートBANK	Webフォーム→PDF	フォーム入力後にPDF自動生成。スマホからも操作できる

Wordを持っていない場合は、yagishやテンプレートBANKのようなWeb入力型が便利です。ブラウザで必要事項を入力するだけでPDFが生成されるため、ソフトのインストールは不要です。

スマホとコンビニ印刷で完結する方法

PCがない場合も、スマホだけで送付状を作成してコンビニで印刷できます。yagishやテンプレートBANKはスマホのブラウザから操作でき、PDF生成後にセブン・ローソン・ファミマの各コンビニ機器に転送して印刷が可能です。詳しい手順は下記の記事で確認できます。

スマホからの送付状作成とコンビニ印刷の全手順も確認しておくと、当日焦らずに済みます。

送付状の構成8項目｜テンプレートで確認するポイント

正しい送付状には8つの要素が含まれます。以下のテンプレートをコピーして使用できます。各番号が構成要素に対応しています。

①〜③：日付・宛先・差出人の書き方ルール

①日付は右寄せで記入します。記入する日付は「実際にポストへ投函する日」です。書いた日ではなく、送付日を書くのがマナーです。西暦・和暦どちらでも構いませんが、履歴書や職務経歴書の日付と必ず統一してください。

②宛先は左寄せで記入します。会社名は「（株）」のような略称は使わず「株式会社○○」と正式名称で書きます。担当者名がわからない場合は「採用ご担当者様」とします。特定の担当者名がわかる場合は「人事部 田中様」のように書き、「御中」と「様」は併用しません。

③差出人情報は宛先の下に記入します。郵便番号・住所・氏名・電話番号・メールアドレスを記載します。履歴書に記載した住所・氏名と一致しているか必ず確認してください。

⑥時候の挨拶：12か月の例文一覧

時候の挨拶は、送付する月に合わせて選びます。テンプレートの月が自分の送付月と違うまま提出するのは後述するNGパターンの一つです。以下の表から該当月を選んでください。「〜の候、貴社ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。」の形で使います。

送付月	時候の挨拶（「〜の候」の形で使用）
1月	厳冬、寒冷、新春
2月	晩冬、余寒、立春
3月	早春、春暖、春寒
4月	陽春、春暖、桜花
5月	新緑、薫風、晩春
6月	初夏、梅雨、向暑
7月	盛夏、炎暑、大暑
8月	晩夏、残暑、立秋
9月	初秋、爽秋、新秋
10月	秋冷、清秋、錦秋
11月	晩秋、深秋、初霜
12月	師走、歳末、寒冷

⑦本文と同封書類一覧の書き方

本文（⑦）は補足アピールを3〜4行で書く部分です。ここに自己PRをすべて詰め込もうとする応募者が多いですが、採用担当者は送付状の本文を「主要書類を開く前の概要把握」に使います。職種や経験年数を一言で示し、「続きは職務経歴書を見てほしい」という状況を作るのが本文の正しい使い方です。

同封書類一覧は「記」と「以上」の間に、「一、書類名　通数」の形で記載します。実際に同封する書類と一致させることが前提です。記載した書類が入っていない、または記載にない書類が入っていると採用担当者が混乱します。提出前に必ず確認してください。

履歴書のフォーマット選びで迷っている方は、採用担当者が教える履歴書テンプレートの選び方と注意点も参考にしてください。

採用担当者が指摘するNGパターン4選

送付状に関して採用担当者が実際に気になるNGパターンを4つまとめました。テンプレートを使う場合でも、以下の点は必ず確認してから提出してください。

NG①：自己PRが長すぎて本文が4行を超えている

送付状の本文は3〜4行が適切です。それ以上になると「自己PRを送付状に全部書いた」という印象になり、採用担当者が書類を読む意欲を削ぎます。詳細なアピールは職務経歴書に任せ、送付状には「応募への積極性を一言で伝える」程度に留めます。

NG②：会社名の略称や宛先の敬称ミス

「（株）○○」「㈱○○」のような略称は正式なビジネス文書では使いません。「株式会社○○」と正式名称で書きます。また、会社名に「御中」と担当者名に「様」を重ねて書くのも誤りです。

ケース	正しい書き方
担当者不明（会社宛）	株式会社○○ 御中
担当部署がわかる場合	株式会社○○ 人事部 御中
担当者名がわかる場合	株式会社○○ 人事部 ○○様

NG③：時候の挨拶の月が実際の送付月と違う

テンプレートをダウンロードしてそのまま使った結果、「盛夏の候」と書いて11月に送付してしまうケースがあります。採用担当者は毎日書類を見ているため、時候の挨拶の月ずれにはすぐ気づきます。テンプレートをコピーした後は、時候の挨拶だけ必ず送付月に合わせて書き換えてください。前述の12か月一覧表を参考にしてください。

NG④：手渡し・メール応募なのに送付状を準備してしまった

手渡しや求人サイトのフォームからの応募に送付状は不要です。対面では「こちらが応募書類です」と言いながら渡せば十分です。メール添付応募では、送付状をPDFとして添付すると採用担当者の操作が増えます。逆に郵送が必要な場面で省略するのも問題ですが、不要な場面で無理に使うのも採用担当者の手間を増やします。提出方法ごとの対応は最初の表を参照してください。

郵送に使う封筒の書き方や折り方については、履歴書の封筒と印刷・折り方・宛名の書き方を確認してください。

まとめ

• 送付状は郵送応募の場合に同封するのが原則。メール・手渡しには不要
• 無料テンプレートはyagish・マイナビ転職・テンプレートBANKなどから入手できる。PDF出力対応のWeb入力型がスマホでも便利
• 送付状の構成は8項目（日付・宛先・差出人・標題・頭語・時候の挨拶＋主文・補足アピール・結語＋書類一覧）
• 時候の挨拶は送付月に合わせて書き換える。テンプレートのまま月が違う状態で送るのは採用担当者が必ず気づく
• 補足アピール（本文）は3〜4行以内。詳細のアピールは職務経歴書に任せる

送付状はあくまで「履歴書・職務経歴書を届けるための案内役」です。凝った内容を書く必要はなく、8項目を正確に埋めて月に合った時候の挨拶を使えば、採用担当者に好印象を与える書類になります。

履歴書の送付状に関するよくある質問

送付状に書く日付はいつの日付にすればよいですか？

実際にポストへ投函する日の日付を記入します。書いた日ではなく、送付当日の日付が正解です。履歴書・職務経歴書の日付と一致させるか、数日以内に収めてください。過去の日付が記載されていると採用担当者が違和感を覚えます。

送付状は手書きとパソコン作成のどちらが正解ですか？

パソコン作成が一般的です。手書きが禁止されているわけではありませんが、ビジネス文書としての体裁を整えるためにWordやWebツールで作成するのが確実です。手書きを選ぶ場合は楷書で丁寧に書き、修正液の使用は避けてください。

送付状を入れ忘れて郵送してしまいました。選考に影響しますか？

送付状の有無だけで書類が不合格になるケースは少ないですが、印象に差が生まれることは否定できません。気づいた後に「送付状を忘れたので再送します」と連絡するのは採用担当者の手間を増やすため避け、次回の提出から確実に添付する対応が適切です。