履歴書の送付状テンプレート無料｜スマホで完結する作り方と書き方のコツ

この記事では、履歴書の送付状テンプレートを無料で入手してスマホで作成・印刷する方法をまとめています。転職・新卒・アルバイト別に使えるテンプレート3パターンと、採用担当者が印象を下げるNG例・書き方のコツも紹介します。

履歴書に送付状は必要？採用担当者の正直な見解

郵送で履歴書を送る際、「送付状は絶対に必要か？」と迷う方は少なくありません。結論を言えば、郵送時は送付状を添えるのがビジネスマナーの基本です。ただし、なければ即不採用になるわけではありません。採用担当者の視点から正直な実態を整理します。

郵送時は添えるのがビジネスマナーの基本

送付状は「誰が・何を・何通送ったか」を一目で伝える挨拶状です。採用担当者は複数の応募書類を同時に処理しているため、送付状があると内容確認がスムーズになります。また、封筒を開けて最初に目に入る文書として、第一印象を左右するという側面もあります。

ビジネス文書の慣習として郵送時に送付状を添えることは社会人マナーの一つです。中途採用の場合、ビジネス経験者として当然知っておくべき作法と見なされることもあります。スマホのみで作成しても問題はなく、フォーマットと内容が整っていれば採用担当者に失礼にはなりません。

送付状がなくても問題にならないケースとなるケース

送付状は提出方法によって「必要」「不要」「任意」に分かれます。状況別に整理しました。

提出方法	送付状の要否	理由
郵送	必要	ビジネスマナーとして添えるのが基本
面接時に手渡し	不要	直接手渡しするため、口頭での挨拶が代わりになる
メール添付	任意（メール本文が代替）	メール本文が送付状の役割を果たす
Webフォーム応募	不要	システム上で書類提出が完結するため

送付状の構成要素と書き方のルール

履歴書の送付状はA4用紙1枚に収めるのが原則です。縦書き・横書きどちらでも問題ありませんが、スマホやPCで作成する場合は横書きが主流です。9つの構成要素を正しく揃えれば、ビジネスマナーを満たした書類に仕上がります。

送付状に必要な9つの構成要素

No.	項目	書き方のポイント
①	日付	郵送日（投函する日）を記載。和暦・西暦どちらでも可
②	宛名	会社名は（株）などと略さず正式名称で。担当者名不明なら「採用ご担当者様」
③	差出人情報	住所・氏名・電話番号・メールアドレスを記載
④	頭語	「拝啓」で始める。「前略」は送付状では使わない
⑤	時候の挨拶	季節に合わせた定型句を使う（下表参照）
⑥	主文	応募の経緯・志望理由・一言の自己アピールを3〜5文程度で
⑦	結語	「敬具」で締める（頭語が「拝啓」なら結語は「敬具」がセット）
⑧	同封書類リスト	「記」「以上」の形式で、書類名と通数を明記する
⑨	面接の申し出（任意）	「ご面接の機会をいただければ幸いです」などの一文

月別の時候の挨拶一覧

時候の挨拶は郵送する月に合わせて選びます。ビジネス文書では「〇〇の候」という形式が一般的です。迷ったときは下の一覧をそのまま使用して構いません。

月	時候の挨拶の例
1月	厳寒の候／厳冬の候
2月	余寒の候／春寒の候
3月	早春の候／春暖の候
4月	春暖の候／陽春の候
5月	新緑の候／薫風の候
6月	初夏の候／向暑の候
7月	盛夏の候／猛暑の候
8月	晩夏の候／残暑の候
9月	初秋の候／新秋の候
10月	秋冷の候／錦秋の候
11月	晩秋の候／向寒の候
12月	師走の候／初冬の候

時候の挨拶の後には「貴社のますますのご清栄をお慶び申し上げます」などの繁栄を祝う一文を続けるのが定型です。企業の繁栄を祝う言葉は定型表現なので、そのまま使用して問題ありません。

【コピー可】状況別 送付状テンプレート3パターン

実際に使えるテンプレートを3パターン用意しました。◯◯の部分を自分の情報に書き替えるだけで完成します。主文は定型文のままコピペせず、応募先・応募職種に合わせて一文だけ変えることが採用担当者に好印象を与える最大のポイントです。

転職活動用テンプレート

主文の「◯◯業界にて◯年間」の部分が採用担当者の目に最も止まる箇所です。「さまざまな経験」など抽象的な表現ではなく、「営業として年間◯件の新規開拓を担当」「システム開発でバックエンド設計を◯年経験」のように業種・職種・実績の具体性を持たせると読み手の印象が変わります。

新卒・就活用テンプレート

新卒向けでは、差出人情報に大学名・学部・学科・学年を必ず記載します。採用担当者は大学名を確認するため、記載漏れは「準備不足」に見えます。主文の「貴社の◯◯に強く惹かれ」の部分は、企業のサイトや採用ページで確認した具体的な言葉（事業理念・特定の事業・文化）を盛り込むと志望度が伝わります。

アルバイト応募用テンプレート

アルバイト応募の場合、主文は簡潔にまとめて構いません。ただし宛名の誤字・日付のミスは転職用と同様に必ず確認してください。住所の記載は省略しても問題ありませんが、名前と連絡先（電話番号・メールアドレス）は必須です。

採用担当者の印象を下げるNG例3選

送付状は定型文が多いため「どうせ見られない」と思いがちですが、採用担当者が書類を受け取った際に必ず目を通す文書です。以下の3つは、採用担当者が実際に「準備不足」と感じるパターンです。

NG例①：宛名・日付のミス

宛名のコピペミス（前の会社名が残ったまま）は採用担当者から「複数社に同じ文書を一括送信している」と判断され、志望度が低い印象を与える最大のNGです。スマホでテンプレートを流用する際は、送付前に宛名を指で一文字ずつ確認する習慣をつけてください。

NG例②：主文が完全な定型文のコピペ

主文に自分の経験や応募理由が一切ない送付状は、履歴書・職務経歴書を読む前から「誰でもいい候補者」に分類されます。一文でいいので「◯◯という経験を活かしたい」「貴社の◯◯という取り組みに惹かれた」という具体的な言葉を入れることで、読み手の印象が大きく変わります。

NG例③：同封書類の記載漏れ・不一致

同封書類の記載と実物の不一致は、採用担当者に「書類管理が雑な人」という印象を与えます。スマホでテンプレートを作成した後、封入直前に送付状の「記」欄と封入した書類を1通ずつ照合してください。

スマホで送付状テンプレートを無料作成する方法

送付状はスマホだけで作成からコンビニ印刷まで完結できます。主な方法は「専用Webツールのフォームを使う」「Word形式テンプレートをスマホのWordアプリで編集する」の2通りです。

おすすめ無料ツール3選

ツール名	特徴	スマホ対応
Yagish（ヤギッシュ）	送付状専用フォームあり。Web上で入力するだけでPDF生成可能	○
ミライトーチResume	履歴書と送付状をセットで作成できる。コンビニ印刷にも対応	○
テンプレートバンク	Word形式のテンプレートをダウンロードしてスマホのWordアプリで編集	○（Wordアプリ要インストール）

スマホで作成する際は、完成後に必ずPDF形式に変換してから保存・印刷してください。PDF化することでコンビニの印刷機でレイアウトが崩れるトラブルを防げます。送付状と同様に、履歴書本体の無料テンプレートもあわせて準備しておくとスムーズです。

スマホで送付状を作ってコンビニ印刷する具体的な手順は、以下の記事で詳しくまとめています。

PDFに変換してコンビニ印刷する手順

1. STEP1：スマホのWebツールやWordアプリで送付状を作成し、PDF形式で保存する
2. STEP2：PDFファイルをクラウドサービス（Google Drive・iCloud等）に保存するか、USBメモリに移す
3. STEP3：コンビニのマルチコピー機で「ネットプリント」（セブン-イレブン）または「PrintSmash」（ローソン・ファミリーマート）を選択してA4で印刷する
4. STEP4：印刷後に内容・レイアウトを確認し、問題なければ封入する

印刷費用は白黒A4で1枚10〜20円程度です。送付状1枚＋履歴書1〜2枚＋職務経歴書1枚で合計30〜60円ほどで揃います。履歴書本体をスマホで作成するサービスの比較はこちらも参考にしてください。

封筒への入れ方と郵送時の最終チェック

送付状が完成したら、封入と郵送の手順も正確に行う必要があります。書類を取り出したときの第一印象にも順番や折り方が影響します。

書類の封入順序と折り方

書類の封入は送付状が最前面（一番上）になるように入れるのが基本です。採用担当者が封筒を開けたとき、最初に送付状が見える状態が理想です。

封入の順番	書類
一番上（表面）	送付状
2番目	履歴書
3番目以降	職務経歴書・ポートフォリオ等（企業から指定があれば従う）

折り方は三つ折りが基本です。A4の書類を三等分に折り、封筒から取り出したときに書類の上部が先に見える向きで入れます。角形2号（A4サイズが折らずに入る）の封筒を使う場合はクリアファイルに挟んで折らずに送ると、書類が折れずにきれいな状態で届きます。

封筒の選び方・宛名の書き方については以下の記事でまとめています。

まとめ

• 郵送時の送付状はビジネスマナーとして添えるのが基本。なくても即不採用にはならないが、ある方が丁寧な印象を与える
• 構成要素は9項目。宛名・日付・頭語・時候の挨拶・主文・結語・同封書類リストを正確に記載する
• テンプレートはそのまま使わず、主文の一文だけでも応募先・職種に合わせて変えること
• スマホのWebツール（Yagish・ミライトーチ等）でPDF作成まで完結できる。コンビニで10〜20円/枚で印刷可能
• 宛名コピペミス・主文の定型コピペ・同封書類の不一致がNG例の3大パターン。封入前に必ず確認する

送付状はA4用紙1枚・5〜10分で仕上げられる書類です。テンプレートを活用しながら、宛名と主文の一文を丁寧に仕上げることが採用担当者への第一印象を左右します。

送付状に関するよくある質問

送付状がないと書類選考で落とされますか？

送付状がないことだけを理由に落とされることはほとんどありません。ただし、他の応募者が送付状を添えている場合、「丁寧さ」の差が出ることはあります。郵送での応募ではマナーとして添えておく方が無難です。

スマホで作成した送付状は採用担当者に失礼ですか？

問題ありません。手書きかPCかスマホかよりも、内容・フォーマット・誤字の有無の方が重要です。正しい書式と内容が揃っていれば、作成手段は選考に影響しません。

時候の挨拶はどれを使えばいいですか？

郵送する月に合わせて選びます。迷ったときは記事内の月別一覧表を参照してください。「〇〇の候」形式は定型表現なので、一覧からそのまま使用して問題ありません。

封筒に入れる書類の順番はありますか？

送付状が一番上（最前面）になるように入れます。その下に履歴書、さらに職務経歴書などの順で重ねてください。採用担当者が封筒を開けた際に送付状が最初に目に入る状態が適切です。

縦書きと横書き、どちらが正しいですか？

どちらでも問題ありません。伝統的なビジネス文書では縦書きが多いですが、スマホやPCで作成する場合は横書きが主流です。履歴書・職務経歴書のスタイルに合わせるのが自然です。