履歴書の送付状テンプレート無料｜スマホで作る手順を採用担当者が解説

この記事では、履歴書の送付状を無料テンプレートとスマホだけで仕上げる方法を、採用担当者の視点でまとめます。プリンターがなくてもコンビニ印刷やメール添付で提出でき、前日でも十分間に合います。テンプレートの入手先、スマホでの編集からPDF化までの手順、使い回しで減点されないための注意点まで順番に解説します。

履歴書の送付状はスマホと無料テンプレートだけで作れる

結論として、履歴書の送付状はスマホで無料テンプレートを開き、必要な箇所を書き換えてPDFにするだけで完成します。パソコンやプリンターは必須ではありません。まず迷いやすい「そもそも送付状は要るのか」と「スマホで作って失礼にならないか」の2点から整理します。

そもそも送付状（添え状）は必要？提出方法別の判断

送付状（添え状）は、応募書類に添えるあいさつと同封書類の確認を兼ねた1枚です。法律上の義務ではありませんが、郵送やメールでは添えるのがビジネスマナーとされています。要否は提出方法で変わります。

提出方法	送付状	理由
郵送	添えるのが基本	封筒を開けた人がまず見る一枚。同封書類を一覧で確認できる
メール添付	添えると丁寧	メール本文があいさつ代わりになるが、添付すると正式な印象になる
応募フォーム入力	不要	フォームに入力欄がそろっているため
面接で手渡し	基本は不要	口頭であいさつできる。指定があれば用意する

つまり郵送とメール添付なら用意し、フォーム応募や手渡しでは不要と覚えておけば判断に迷いません。

スマホ作成・無料テンプレートは採用で不利にならない

「スマホで作った」「無料テンプレートを使った」こと自体が選考で減点されることはありません。採用担当者は作成ツールを見抜こうとしているわけではなく、書面として体裁が整い、宛名や日付が正確かどうかを見ています。

スマホでの履歴書づくり全般を見直したい場合は、スマホ完結で使えるサービスの比較もあわせて確認しておくと、送付状と履歴書を同じ環境でそろえられます。

履歴書の送付状の無料テンプレートはどこで入手する？

無料テンプレートの入手先は大きく2タイプに分かれます。自分が「ファイルを編集したい」のか「入力だけで完成させたい」のかで選ぶと失敗しません。

タイプ	向いている人	提出までの手間
テンプレート配布サイト型	Word・PDFを自分で編集したい	ダウンロード→編集→PDF保存
Webサービス自動生成型	入力だけで早く終わらせたい	入力→そのままPDF出力

Word・PDFを配布するテンプレートサイト型

転職・就職情報サイトや文書テンプレート配布サイトでは、送付状のWordファイルを無料でダウンロードできます。スマホでもMicrosoft WordアプリやGoogleドキュメントで開いて編集でき、レイアウトが最初から整っているのが利点です。会社名や日付など、書き換える場所が決まっているので作業も最小限で済みます。

スマホ入力で自動生成するWebサービス型

ブラウザの入力フォームに必要事項を打ち込むと、マナーに沿ったレイアウトの送付状をそのままPDFで出力できるサービスもあります。アプリのインストールが不要なものが多く、入力した履歴書とまとめてPDF化できるサービスなら、書類一式をスマホだけで準備できます。

送付状と同じく履歴書本体も無料テンプレートで用意したい場合は、無料の履歴書テンプレートの選び方を先に確認しておくと、フォーマットの系統をそろえられます。

失敗しないテンプレートの選び方

テンプレートは見た目の好みではなく、提出後の扱いやすさで選びます。次の3点を満たすものを選べば、スマホ作成でも体裁で損をしません。

• A4・横書き：履歴書と同じサイズに統一でき、封筒にもそろえて入れやすい
• PDFで保存できる：相手の環境でレイアウトが崩れない
• 同封書類欄がある：何を送ったかが一目で伝わり、書き漏らしを防げる

スマホで送付状を作って提出するまでの4手順

テンプレートを決めたら、入手から提出までは4ステップです。順番どおりに進めれば、スマホだけで完結します。

手順1：テンプレートを入手してスマホで開く

配布サイトからWordファイルをダウンロードし、スマホのWordアプリやGoogleドキュメントで開きます。Webサービス型を使う場合は、この手順は不要でそのまま入力に進みます。編集中はこまめに保存し、文字化けや改行のズレがないかを確認してください。

手順2：必須項目を自分用に書き換える

テンプレートのまま提出すると、企業名やサンプル文が残ったまま送ってしまう事故が起こります。書き換える場所を最初に決めておくと漏れを防げます。

• 提出日（投函・送信する日付）
• 宛名（会社名・部署名・担当者名と敬称）
• 差出人（氏名・住所・電話番号・メールアドレス）
• 応募職種と応募経緯の一文
• 同封書類の名称と枚数

手順3：PDFに変換して体裁を固定する

Wordのまま送ると、相手のアプリのバージョン差でフォントや行間が崩れることがあります。提出前にPDFへ変換し、レイアウトを固定しましょう。WordアプリやGoogleドキュメントの「共有・エクスポート」からPDF保存が選べます。保存したPDFは、スマホ画面でも全体を表示して、文字切れや余白の崩れがないか必ず見直してください。

手順4：郵送（コンビニ印刷）かメールで提出する

提出方法によって最後の作業が分かれます。郵送ならコンビニのマルチコピー機で印刷し、メールならPDFを添付します。

• 郵送する場合：PDFをコンビニのマルチコピー機アプリに登録し、A4・白い普通紙で印刷。送付状を一番上にして履歴書を重ねる
• メールで送る場合：ファイル名を「送付状_氏名_日付」に整え、履歴書と一緒に添付する

コンビニ印刷の具体的な操作や封入の順番は、送付状をスマホで作ってコンビニ印刷する手順で画面に沿って確認できます。

メールに添付して提出する場合の本文の書き方やマナーは、スマホで履歴書をPDFにしてメール添付する方法で例文つきで解説しています。

送付状テンプレートに必ず入れる項目と書き方

テンプレートに沿って書けば大きく外しませんが、どの項目を何のために書くかを知っておくと、書き換えの精度が上がります。送付状は上から次の順番で構成します。

項目	書く内容	位置
日付	投函・送信する日	右上
宛名	会社名・部署名・担当者名＋敬称	左上
差出人	氏名・住所・電話・メール	右上（日付の下）
表題	「応募書類送付の件」など	中央
本文	頭語・あいさつ・応募経緯・結語	中央
同封書類	記書きで書類名と枚数	本文の下

差がつくのは本文です。定型のあいさつだけで終えず、応募経緯を一文添えると印象が変わります。

スマホ・無料テンプレートで作るときの注意点

手軽に作れる反面、テンプレートとスマホ特有のミスもあります。提出前に次の点を確認してください。

• 使い回しの消し忘れ：前の応募先の会社名や職種が残っていないか。複数応募ほど起こりやすい
• Wordのまま送らない：レイアウト崩れと編集履歴が残るリスクがあるためPDFに変換する
• 敬称の重複：会社宛ては「御中」、担当者個人宛ては「様」。両方付けない
• ファイル名：「送付状_氏名_日付」にして、無題やテンプレ名のまま送らない
• 提出前の全体表示：スマホは画面が小さく崩れに気づきにくいため、PDFを拡大して見直す

郵送する場合は封筒の宛名や折り方でも印象が変わります。封筒の書き方とコンビニ印刷の手順もあわせて確認しておくと、送付状から封入まで一通り整えられます。

まとめ

• 送付状は郵送・メール添付では添えるのが基本、フォーム応募や手渡しでは不要
• 無料テンプレートは「Word配布型」か「Web自動生成型」から、A4・PDF保存・同封書類欄ありを選ぶ
• 入手→書き換え→PDF化→提出の4手順で、スマホだけで完結する
• 使い回しの消し忘れと敬称の重複、Word直送だけは避ける

テンプレートとスマホがあれば、送付状づくりで応募が止まることはありません。書き換える5項目を決めて、PDFに固定してから提出すれば、採用担当者に整った第一印象を届けられます。

履歴書の送付状（スマホ・テンプレート）に関するよくある質問

送付状は手書きとスマホ作成のどちらが良いですか？

どちらでも問題ありません。送付状はパソコンやスマホでの作成が一般的で、字の上手さよりも宛名や同封書類の正確さが見られます。読みやすさで選ぶなら、テンプレートを使ったスマホ作成が無難です。

同じ送付状を複数の企業に使い回してもいいですか？

基本の構成は共通で問題ありませんが、会社名・部署名・応募職種・応募経緯は応募先ごとに必ず書き換えます。前の応募先の情報が残ったまま送るミスがもっとも多いため、提出前に宛名と本文を読み返してください。

プリンターがなくても送付状は提出できますか？

提出できます。スマホで作ったPDFをコンビニのマルチコピー機で印刷すれば郵送に使えます。メール提出ならPDFをそのまま添付すればよく、印刷自体が不要です。

送付状に自己PRや写真は必要ですか？

写真は不要です。自己PRは応募経緯に添える一文程度にとどめ、詳しい内容は履歴書や職務経歴書に書きます。送付状はあいさつと同封書類の確認が役割のため、A4横書き1枚に収めます。