履歴書の基本情報欄の書き方｜連絡ミスで落ちる前に確認すること

この記事では、履歴書の基本情報欄（日付・氏名・生年月日・住所・電話番号・メールアドレス・証明写真）の正しい書き方を項目ごとに解説します。採用担当者が最初に確認するのは連絡先の正確性です。電話番号やメールアドレスに誤りがあると、企業から連絡が届かないまま選考が終わることがあります。各項目のNG例と対処法もあわせて確認してください。

履歴書の基本情報欄とは

基本情報欄とは、履歴書の最上部に設けられた「応募者の属性情報」を記入するエリアです。志望動機や職歴のように選考内容を直接左右する欄ではありませんが、この欄に誤りがあると採用担当者から連絡が取れなくなり、書類選考以前の問題として処理されてしまいます。

基本情報欄に含まれる主な項目は以下のとおりです。

項目	記載内容
日付	履歴書を提出する日
氏名・ふりがな	戸籍に登録されている氏名
生年月日・年齢	生まれた年月日と提出時点の満年齢
現住所	都道府県〜部屋番号まで省略せず記載
電話番号	確実に連絡が取れる番号
メールアドレス	ビジネス用途に適したアドレス
証明写真	3カ月以内に撮影したもの（縦4cm×横3cm）
印鑑	企業・フォーマットによって省略可能なケースあり

日付の書き方

記入日か提出日か

履歴書の日付欄に記入するのは「提出する日」です。書き始めた日や完成させた日ではありません。

提出方法によって基準となる日が異なります。

• 郵送の場合：ポストに投函する日（または郵便局への持ち込み日）
• 持参・手渡しの場合：面接当日の日付
• メール・Web応募の場合：送信する日

事前に書いておいた履歴書を後日送付する場合は、書いた日をそのまま記入しないよう注意してください。封筒に入れる前に、日付欄を提出日に合わせて修正してから送りましょう。

和暦と西暦はどちらで統一するか

日付の年号は、和暦・西暦のどちらを使っても問題ありません。ただし、学歴欄・職歴欄・生年月日欄を含めて、履歴書全体で必ず統一することが鉄則です。

和暦を使う場合は「令和7年」のように省略せず正式表記にします。「R7」「H29」のような略記は避けてください。西暦の場合も「2025年」と4桁で記入します。

氏名・ふりがなの書き方

ふりがな表記（ひらがな/カタカナ）のルール

氏名欄の直上または直下に「ふりがな」または「フリガナ」と印刷されている場合、その表記に合わせて記入することがルールです。

• 「ふりがな」の場合：ひらがなで記入（やまだ たろう）
• 「フリガナ」の場合：カタカナで記入（ヤマダ タロウ）

姓と名の間にスペースを入れることも忘れずに確認してください。スペースなしで詰めて書いてしまうミスがよく見られます。氏名欄本体も同様に、姓と名の間に適度なスペースを設けて、読みやすく記入してください。

旧姓・通称名がある場合

履歴書の氏名欄には、戸籍に記載されている現在の氏名を記入します。結婚・離婚による改姓がある場合も、現在の戸籍名を正式氏名として記入してください。

旧姓を使って仕事をしている場合は、氏名欄の後ろに「（旧姓：○○）」と括弧書きで添えることで採用担当者に伝わります。職歴と氏名が合致しない可能性がある場合は、必ず記載しておくことをおすすめします。ペンネームや通称名のみを記入することは避けてください。

生年月日・年齢の書き方

満年齢の計算タイミング

年齢欄に記入するのは「満年齢」です。数え年ではありません。満年齢は「提出する日の時点で、今年の誕生日を迎えているかどうか」で変わります。

記入後に誕生日を迎えて年齢が変わった場合は、提出前に確認して修正してください。生年月日と年齢が矛盾していると、採用担当者が「計算ミスのある書類」として追加確認に時間を取られることがあります。

年号の統一ルール

生年月日の年号も、日付欄で選んだ形式（和暦または西暦）に揃えます。生年月日だけ和暦で記入し、日付欄は西暦、というような表記のずれがないようにしてください。

現住所の書き方

都道府県から省略せずに記載する理由

住所欄は、郵便番号から始まり、都道府県・市区町村・番地・建物名・部屋番号まで全て記入します。途中で省略すると、選考が進んだ際に入社書類の郵送先として使えなくなります。

よくあるミスとして、「東京都」を「東京」と省略したり、マンション名を省いたりするケースがあります。「省略してもわかるだろう」という判断は禁物で、記入した住所がそのまま郵送先情報として使われます。住所にふりがな欄がある場合は、地名の読み方が複数ある可能性があるため、正確なふりがなも記入してください。

引越し予定がある場合

近日中に引越しを予定している場合は、現在の住所を「現住所」として記入し、引越し後の住所を「連絡先」欄に別途記入する方法があります。またはその旨を備考欄や自由記入欄に添記してください。

入社時点の住所と履歴書の住所が大きく異なる場合、採用担当者から確認が入ることがあります。遠方から転居を伴う転職の場合は、面接時に説明できるよう準備しておくと安心です。

電話番号の書き方

携帯と固定、どちらを書くか

固定電話を持っていない場合は、携帯電話の番号だけを記入すれば問題ありません。固定電話がないことを詫びる必要はなく、「携帯電話」と添記するのが丁寧です。

固定電話と携帯電話の両方がある場合は、採用担当者が日中に連絡を取りやすい番号を優先してください。在職中の転職活動であれば、勤務時間中に受信できる携帯番号を記載することをおすすめします。

なお、現在の勤務先の電話番号を記載することは絶対に避けてください。会社に転職活動が知られるリスクがあるほか、内線番号の場合は企業側から繋がらないこともあります。

ハイフンの入れ方とよくあるミス

電話番号はハイフン（-）で区切って記入します。携帯電話は「090-XXXX-XXXX」、固定電話は「03-XXXX-XXXX」のような形式です。

メールアドレスの書き方

ビジネスに適切なアドレスの条件

メールアドレスは「採用担当者が迷わず返信できること」が最低条件です。加えて、アドレスの文字列から仕事に対する姿勢が見えることも念頭に置いてください。

ビジネスに適切なアドレスの条件は以下のとおりです。

• 氏名またはイニシャルがベースになっているアドレス（例：taro.yamada@gmail.com）
• 趣味・ニックネーム・過度な記号が含まれていないアドレス
• GmailやYahooメールなど、フィルタリングされにくいサービスを使用している
• 半角英数字のみで構成されており、全角文字が含まれていない

キャリアメールを使うリスク

キャリアメール（@docomo.ne.jp・@ezweb.ne.jp・@softbank.ne.jpなど）は、企業側の迷惑メールフィルタによってブロックされることがあります。採用担当者が送信した選考結果メールが届かず、採用機会を失うケースも実際に起きています。

また、携帯キャリアを変更した場合や機種変更後にキャリアメールが利用できなくなるケースもあります。転職活動中に使用するメールアドレスは、GmailやYahooメールなどのフリーメールサービスに統一することをおすすめします。転職活動専用に新規作成するのも有効な方法です。

証明写真の貼り方と規格

サイズ・撮影時期・服装の基本ルール

証明写真の規格は以下が一般的です。提出先の企業・求人票で指定がある場合はそちらに従ってください。

項目	基準
サイズ	縦4cm×横3cm（JIS規格）
撮影時期	3カ月以内
服装	スーツ（インナーは白またはそれに準ずる色）
背景	白・グレー・水色などの単色
表情	口を閉じて正面を向き、自然な表情

写真は裏面に氏名を記入してから貼付します。万が一剥がれた際に誰の写真かわかるようにするためです。剥がれた写真が他の応募者の書類に紛れ込むと大きなトラブルになるため、確実に貼付してください。のりはスティックのりを使用し、端まで均等に塗ることで剥がれを防げます。

採用担当者が写真で判断すること

証明写真は書類を開いた直後に目に入る箇所です。採用担当者が写真を見るのは「外見の優劣の評価」ではなく、主に以下の3点です。

スマートフォンで撮影した写真や、AIツールを使って大幅に修正した写真は、面接時の本人と写真の印象に差が出やすく、かえって採用担当者に違和感を与えるケースがあります。写真館やコンビニ・駅設置のスピード証明写真機を利用することをおすすめします。

印鑑欄の扱い方

印鑑欄のある履歴書では、認印（三文判）を捺印します。朱肉を使用し、枠の中央に均等に押してください。かすれや滲み、歪みがある場合は、別の用紙に書き直すことをおすすめします。

近年は印鑑欄を省略した履歴書フォーマットも増えています。厚生労働省が公開する標準フォーマット（令和3年版以降）には印鑑欄が設けられていません。印鑑欄がないフォーマットを使用している場合、捺印は不要です。空欄のまま提出してください。

まとめ

履歴書の基本情報欄は「誰でも書ける」欄ではなく、採用担当者が最初に確認する連絡先や基本属性を正確に伝えるための重要な欄です。以下の7点を提出前に必ず確認してください。

• 日付は「提出する日」を記入し、和暦・西暦を全体で統一する
• ふりがな表記の形式（ひらがな/カタカナ）はフォームの指示に従う
• 年齢は提出日時点の満年齢を記入する
• 住所は都道府県〜部屋番号まで省略せずに記載する
• 電話番号とメールアドレスは提出前に1桁ずつ声に出して確認する
• メールはGmailなどフリーメールを使用し、キャリアメールは避ける
• 証明写真は3カ月以内に撮影したものを規定サイズで使用する

基本情報欄はそれだけで選考を左右することは少ないですが、ミスがあると採用担当者からの連絡が届かなくなるリスクがあります。志望動機や職歴の作成と同様に、提出前の最終確認を確実に行ってください。

履歴書の基本情報欄に関するよくある質問

履歴書の日付は記入した日と提出する日、どちらを書けばよいですか？

提出する日を記入します。郵送の場合は投函日、持参する場合は面接当日の日付が正解です。事前に書いておいた場合は、封筒に入れる前に日付欄を提出予定日に合わせて修正してください。

メールアドレスのキャリアメール（@docomo.ne.jpなど）は使ってもよいですか？

推奨しません。企業の迷惑メールフィルタによって選考メールが届かないリスクがあります。転職活動中は、GmailなどのフリーメールサービスのアドレスをGmailや他のフリーメールサービスで別途用意して使用することをおすすめします。

住所はマンション名や部屋番号まで書かなければなりませんか？

書く必要があります。選考が進んだ際、住所は入社書類の郵送先として使われることがあります。マンション名・部屋番号を省略すると郵便物が届かないケースがあるため、全て記載してください。

証明写真はスマートフォンで自撮りしたものでもよいですか？

推奨しません。自撮りや室内での撮影では、背景・照明・アングルが不適切になりやすく、採用担当者に「書類への丁寧さが欠ける」という印象を与えることがあります。写真館かコンビニ・駅設置のスピード証明写真機を利用することをおすすめします。