パソコン履歴書テンプレートの選び方｜採用担当者が落とすNGフォーマット

この記事では、パソコンで使える履歴書テンプレートの選び方と、採用担当者が書類選考で実際に落とすNGフォーマットを解説します。厚生労働省推奨の書式から転職・新卒・アルバイト別の選び方、Word・ExcelのPDF変換まで、書類選考を通過するための具体的な基準を紹介します。

パソコンで作った履歴書を採用担当者はどう見ているか

「履歴書はパソコンで作っていいのか」と迷う方は少なくありません。結論から述べると、企業から特に指定がない限り、パソコン作成は問題ありません。現在の採用現場では、パソコン作成が主流になっています。

採用担当者の7割がパソコン作成を評価する理由

企業の人事・採用担当者553人を対象にした調査では、「絶対パソコンがいい」「どちらかというとパソコンがいい」を合わせると68.7%がパソコン作成を支持しています。手書きを好む担当者は約20.8%にとどまり、現在はパソコン作成が採用現場のスタンダードです。

採用担当者は1日に数十〜数百枚の書類を確認します。手書きの文字にクセがあると内容より先に「読みにくさ」が印象に残ることがあります。パソコン作成はその心配を最初から取り除けます。

パソコン作成が「不利になる」唯一のケース

ひとつだけ例外があります。求人票や採用連絡に「履歴書は手書きで提出してください」と明記されているケースです。

この指定が残っているのは主に接客業・教育機関・伝統的な業種です。採用担当者が確認しているのは「字の上手さ」より「指示を正確に守れるか」である場合がほとんどです。指定がある場合は必ず従ってください。

パソコン履歴書テンプレートの選び方

テンプレートは「どれでも同じ」ではありません。採用担当者が書類選考で確認する視点から選ぶことで、書類選考通過率に差が出ます。

まず「厚生労働省推奨様式（2021年4月改定）」を基本にする

迷ったときは2021年4月に改定された厚生労働省推奨の履歴書様式を選ぶのが最も安全です。この改定で何が変わったのかを知っておくと、古いテンプレートとの見分けもつきます。

• 性別欄が「任意記載事項」に変更（記入しなくてよい）
• 通勤時間・扶養家族数・配偶者などが「本人の希望に応じて記載」に変更
• マイナビ・リクナビ・dodaなど主要サービスがこの様式に対応した無料テンプレートを提供中

採用担当者の立場から見ると、この様式は「情報が整理された読みやすい書類の基本形」です。独自様式や古い様式を使った書類より、確認がしやすく好印象につながります。

状況別テンプレートの選び方

厚生労働省推奨様式を基本としながら、自分の状況に合わせて以下を参考にテンプレートタイプを選んでください。

状況	おすすめのテンプレートタイプ	採用担当者視点での理由
転職（職歴が多い）	職歴欄が広いタイプ	欄が狭いと職歴を欄外に書くなどイレギュラーが生じ、読みにくさにつながる
転職（初転職・第二新卒）	標準・厚労省推奨様式	職歴が少ない分、志望動機や自己PRで差をつける構成が有利
新卒就活	学歴欄が広いタイプ	インターン・サークル活動も含めた経歴をすべて書けるスペースが必要
アルバイト・パート	1枚の簡易タイプ	情報が少ないのに2ページ様式を使うと間が抜けた印象を与える
資格・免許が多い	資格欄が広いタイプ	資格欄が狭いと重要な資格を省かざるを得ず、アピール機会を失う
志望動機を強調したい	志望動機・自己PR欄が広いタイプ	採用担当者は志望動機欄を最も重視する。スペースが広い方が具体的に書ける

採用担当者が書類選考で落とすNGフォーマット

テンプレートを選ぶ際に避けるべきパターンが3つあります。書類選考の場では、採用担当者が多数の書類を同時に確認するため、以下のような書類は内容を読む前の段階でマイナス印象を与えることがあります。

具体的なおすすめテンプレートの無料ダウンロード先については、採用担当者が教える履歴書テンプレートの選び方と注意点もあわせて参照してください。

Word・Excel・PDFの違いと正しい使い方

テンプレートのファイル形式を選ぶ際に迷う方も多いです。Word・Excel・PDFそれぞれの特徴を把握したうえで選ぶことで、作成時の手間を最小限に抑えられます。

WordとExcelの違いを知って選ぶ

	Word	Excel
向いている人	志望動機・自己PRを長めに書きたい人	表形式で情報を整然と並べたい人
学歴・職歴欄	行数調整がやや手間	セル結合で見た目を整えやすい
レイアウトの安定性	フォント変更時に崩れやすい	セル幅が固定されているためズレにくい
Mac/Windowsの互換性	フォントが異なる場合に注意	同様に注意が必要

WordとExcelどちらを使っても、採用担当者が見る仕上がりに大きな差はありません。自分が使い慣れている方を選んで問題ありません。ただし最終的にPDFに変換して提出することが前提です。WindowsとMacを混在して使っている場合は、フォントの互換性に注意してください。

PDF変換は提出前の最終工程

採用担当者へメールで提出する履歴書は、必ずPDF形式に変換してから送付してください。WordやExcelのまま送ると、採用担当者のパソコン環境によってフォントが変わったり、レイアウトが崩れたりするリスクがあります。

• Word（Windows）：「ファイル」→「名前を付けて保存」→ファイル形式を「PDF」に変更して保存
• Word（Mac）：「ファイル」→「プリント」→左下の「PDF」→「PDFとして保存」
• Google ドキュメント：「ファイル」→「ダウンロード」→「PDF形式（.pdf）」

PDF変換後は必ず自分でファイルを開き、文字やレイアウトが正しく表示されているかを確認してから送付しましょう。ブラウザ上で完結する作成サービスならPDF変換の手間が省けます。詳しくは採用担当者が本音で選ぶ履歴書作成ツールもあわせて確認してください。

仕上げで差がつく3つのチェックポイント

テンプレートを選んで内容を書いたら完成ではありません。採用担当者が書類を受け取った瞬間の第一印象を左右するのが、フォント・写真・レイアウトの最終仕上げです。

フォント・文字サイズの正解

パソコンで作成した履歴書のフォントは、採用担当者が書類を見た瞬間に無意識に評価する要素です。正しいルールを押さえておきましょう。

フォント・書体の選び方の詳細は履歴書のフォントは明朝体が基本｜サイズ・種類と採用担当者が見るポイントもあわせて参照してください。

証明写真の扱い方

パソコン作成の履歴書における証明写真の扱いは、提出方法によって変わります。

提出方法	証明写真の扱い
紙で印刷して手渡し・郵送	写真データをWordに貼らず、印刷後に台紙へ写真を直接貼り付ける（画質劣化・ズレを防止できる）
PDFをメールで送付	写真データをWordやPDFに貼り付けた状態でPDF変換。解像度は150dpi以上を目安に

写真データを貼り付ける場合、低解像度のスマホ写真をそのまま使うと印刷時に粗くなります。履歴書用の写真は証明写真専用のアプリまたは写真館で撮影したデータを使用してください。

印刷前のレイアウト確認

テンプレートをパソコン画面で確認しても問題なく見えても、印刷すると余白が狭すぎたり、文字が枠から切れたりすることがあります。提出前に以下を必ず確認しましょう。

• A4サイズで実際に印刷してみる（またはPDF変換後に拡大表示して確認）
• 余白は上下左右とも20mm前後が目安。採用担当者がペンでメモを書ける余白を確保する
• 枠線・罫線が印刷時に消えていないかを「印刷プレビュー」で事前確認する

コンビニで印刷する場合は余白設定が変わる可能性があります。A4サイズ・100%印刷（縮小なし）を指定して試し印刷をしてから本番の印刷を行いましょう。

まとめ

• 採用担当者の約7割がパソコン作成を支持しており、企業指定がない限りパソコン作成で問題ない
• テンプレートは2021年4月改定の厚生労働省推奨様式を基本に、転職・新卒・アルバイトの状況別に選ぶ
• NGフォーマット（独自レイアウト・古い様式・企業指定無視）は書類選考で不利になる
• Word・Excelどちらでも可だが、提出前には必ずPDF変換する
• フォントは明朝体・10.5〜11pt、写真と余白の最終確認を忘れずに行う

テンプレート選びは書類選考の出発点ですが、採用担当者が最終的に評価するのは「書かれた内容」です。書式を整えたうえで、志望動機や自己PRに十分な時間をかけることが書類選考通過への近道です。

パソコン 履歴書 テンプレートに関するよくある質問

パソコンで作った履歴書は印刷して手渡しできますか？

問題ありません。コンビニや自宅プリンターでA4用紙（白）に印刷したものを使用できます。印刷後に証明写真を台紙に直接貼り付け、クリアファイルに入れて持参するのが一般的です。印刷時は「100%サイズ・A4サイズ指定・縮小なし」で出力し、文字や枠線が切れていないかを必ず確認してください。

Wordのテンプレートをそのまま使っても問題ありませんか？

使用できます。ただし2021年4月以降の最新様式かどうかを確認してください。古い様式には性別欄が必須表記になっているものがあります。また、Wordテンプレートはパソコン環境によってフォントが変わる場合があるため、提出前に必ずPDF変換してレイアウトを確認してから送付してください。

パソコンで作成した履歴書をメールで送っても大丈夫ですか？

企業から「メール送付OK」と案内されている場合は問題ありません。PDF形式で送付し、ファイル名は「履歴書_氏名」のように変更しておくと採用担当者が管理しやすくなります。企業指定がない場合は、メール送付が可能かどうかを事前に確認するか郵送を選択してください。

アルバイト・パート応募でもパソコン作成でよいですか？

基本的に問題ありません。アルバイト・パート応募では簡易タイプ（1枚に収まる様式）のテンプレートが適しています。書く情報が少ないのに2ページの様式を使うと欄が空白だらけになり、採用担当者に間が抜けた印象を与えます。応募先の規模や業種に合わせてテンプレートを選んでください。