職務経歴書テンプレートPDF・Word無料｜採用で落ちない形式の選び方

この記事では、職務経歴書のテンプレートをPDF・Word・Excel形式で無料ダウンロードできる場所と、採用担当者が読みやすいと感じる形式の選び方を解説します。逆編年体・キャリア式など4種の形式比較から、ダウンロード後に書き直すべきポイントまで整理します。

職務経歴書テンプレートを無料でダウンロードできる場所

職務経歴書のテンプレートは、複数の転職支援サービスや公的機関が無料で提供しています。PDF形式で直接書き込めるタイプと、WordやExcelでダウンロードして編集するタイプに分かれます。それぞれの特徴を比較して、自分に合った方法を選んでください。

サービス・機関	対応形式	特徴
厚生労働省	Word・PDF	全業種対応の標準様式。ハローワーク経由の転職に最適
doda	Word・Excel	職種別テンプレートが豊富。ダウンロード後にPDF変換して使用
リクナビNEXT	Web入力→PDF出力	フォームに入力するだけで整ったPDFが出力される
マイナビ転職	Word	97職種以上の記入見本付き。業種別に特化した書き方が確認できる
Adobe（Acrobat）	PDF・Word・Excel	デザイン性の高いテンプレートが複数用意されている

※2026年6月時点の情報です。各サービスの仕様は変更される場合があります

PDFで直接書き込む方法とWordを変換する方法

「今すぐPDFを用意したい」という場合は、厚生労働省が公開している職務経歴書様式が最も手軽です。公式サイトから直接PDFをダウンロードでき、Adobe Acrobat Readerを使えばPC上で書き込み・保存が可能です。ハローワーク経由で転職活動をしている方にはこの様式が推奨されることがあります。

WordやExcelで作成してPDFに変換する方法は、レイアウトの自由度が高く、記載内容のカスタマイズがしやすいのが利点です。doda・マイナビ転職などで提供されているWordテンプレートは職種別に書き方見本が記載されており、初めて職務経歴書を作成する方でも構成を参考にしながら書き進められます。

スマホだけでPDF作成・保存できるサービス

PCが手元にない場合でも、スマホのブラウザから職務経歴書を作成してPDF保存できるサービスがあります。「ミライトーチResume」「resy（レジー）」などのWeb作成ツールは、スマホからフォームに入力するだけで整ったPDFが出力されます。コンビニでの印刷にも対応しているため、紙の書類提出が必要な場面でも対応できます。

AIが入力内容を補完する機能を搭載したサービスも増えており、文章作成の負担を軽減できます。AI搭載ツールを含む詳しい比較は、以下の記事で確認できます。

形式は4種類｜採用担当者が読みやすいテンプレートの条件

職務経歴書のテンプレートには、大きく分けて4つの形式があります。どれを選ぶかは、自分の経歴やアピールしたい内容によって変わります。ここでは採用担当者の視点も踏まえ、それぞれの特徴と向いている状況を整理します。

逆編年体式｜最もよく使われる基本形式

現在（直近）の職歴から過去に向かって記載する形式です。採用担当者が最初に目にするのが最新の職歴になるため、今の自分の実力が最初に伝わるという利点があります。多くの転職サービスで提供されているテンプレートのデフォルトがこの形式で、転職経験が1〜3社で直近の業務経験をそのままアピールできる場合に最適です。

採用担当者が最も見慣れている形式でもあり、読み飛ばしによる見落としが少ないのも特徴です。迷ったときはまずこの形式を選んでおけば問題ありません。

編年体式｜入社順に並べるキャリアの流れを見せる形式

古い職歴から順番に並べる形式です。キャリアの積み上がりを時間順に見せることで、「どのようなプロセスを経てここまで来たか」を伝えやすくなります。第二新卒や、職歴の一貫性を強調したい場合に向いています。

ただし、最新の職歴が最後に来るため、採用担当者に「現在のスキル」が伝わるまでに時間がかかるという点に注意が必要です。

キャリア式｜転職回数が多い人・スキルアピール向け

職歴の時系列ではなく、「営業経験」「マネジメント経験」「プロジェクト管理」のようにスキルや担当業務をカテゴリ別に整理する形式です。転職回数が多い場合でも、職歴が煩雑に見えにくいメリットがあります。

採用担当者から「時系列が分かりにくい」と感じられることもあるため、キャリア式を使う場合は職歴一覧を別表にまとめるか、末尾に「職歴概要」として入社・退職の時期を補足するとよいでしょう。

スキルシート式｜ITエンジニア・専門職向け

使用言語・ツール・フレームワーク・担当フェーズなどの技術スキルを一覧表で示す形式です。ITエンジニアやデザイナーなど、スキルセットを具体的に示すことが求められる職種で使われます。

他の業種では一般的でないため、職種によっては逆編年体式と組み合わせて使用します。「スキルシート＋逆編年体」の2部構成は、エンジニア転職においてよく使われる構成です。

PDFかWordか｜提出形式の正解と変換方法

「WordとPDF、どちらで提出すべきか」という疑問は転職活動中によく出てきます。結論としては、メール添付による提出は原則PDFで行うのが正解です。ただし、企業側から指定がある場合は必ずその指定に従います。

メール提出はPDFが原則である理由

• レイアウトが崩れない: Wordファイルは受け取った側のソフトウェアのバージョンや設定によってレイアウトが変わることがある
• 改ざんリスクが低い: PDFは基本的に編集できないため、書類の信頼性が保たれる
• どの端末でも同じように開ける: WindowsでもMacでもスマホでも、表示が一定に保たれる
• 採用担当者にとって扱いやすい: 印刷・ファイリングがしやすく、複数応募者の書類を比較する際に便利

WordをPDFに変換する方法

Wordで作成した職務経歴書をPDFに変換するには、以下の方法があります。最も確実なのはWord（PC）から直接PDF保存する方法です。変換後はPDFを実際に開き、レイアウトが正常に保たれているか確認してから送付してください。

方法	手順	推奨度
Word（PC）から直接保存	「ファイル」→「名前を付けて保存」→ファイル形式を「PDF」に変更	◎最も確実
Mac（印刷機能）	印刷ダイアログから「PDFとして保存」を選択	◎
Google ドキュメント	Wordをアップロード→「ファイル」→「ダウンロード」→PDF形式	○
無料変換サービス（iLovePDF等）	サイトにWordをアップロードしてPDFに変換	△個人情報の取り扱いに注意

テンプレートを使っても落ちる人がしている3つのミス

テンプレートをダウンロードするだけでは書類選考は通過しません。採用担当者の立場から見て、「このまま出してはいけない」という典型的なミスが3つあります。

ミス1: サンプル文・見本テキストを消し忘れている

テンプレートの多くには「○○業務に5年間従事し〜」「貴社の発展に貢献したいと考えています」のようなサンプル文が記入例として含まれています。これを削除せず、または一部だけ書き換えた状態で提出する方が一定数います。

ミス2: 職歴に数字が一つも出てこない

「営業業務全般を担当していました」という記述では、採用担当者には何も伝わりません。採用担当者が職務経歴書で最も注目するのは、「どんな成果を出した人なのか」という具体的な根拠です。

「担当顧客数30社」「月間売上450万円」「プロジェクトメンバー8名のリード」のように、規模感・数量・期間を入れることで、読み手が業務のスケールを想像できるようになります。テンプレートのフォーマットはそのままでも、記載する内容に数字を盛り込むことを意識してください。

ミス3: 提出先の指定形式を確認していない

求人票や応募フォームに「職務経歴書はWordで提出してください」「所定の書式をご利用ください」という記載がある場合、自分で用意したテンプレートでは対応できません。

特に大手企業・公的機関・医療機関は独自フォーマットを指定することが多いため、テンプレートをダウンロードする前に必ず応募先の指定を確認するのが先決です。

状況別テンプレートの選び方

同じ「職務経歴書テンプレート」でも、自分の状況によって使うべき形式と書き方は変わります。転職活動の状況別に、適切な選び方を解説します。

転職回数が多い場合（3社以上）

転職回数が多い場合は、逆編年体式よりキャリア式テンプレートの使用を検討してください。職歴を時系列ではなくスキルや業種別に整理することで、転職回数の多さが前面に出にくくなり、積み上げてきた専門性を強調できます。

キャリア式を使う場合でも、職歴一覧（入職・退職時期）を末尾または別シートに簡潔にまとめておくと、採用担当者が全体像を把握しやすくなります。

パート・アルバイト経験しかない場合

正社員経験がない場合でも、職務経歴書は有効です。採用担当者が確認したいのは「何をしてきたか」「どんな仕事ができるか」であり、雇用形態を問いません。

逆編年体式の標準テンプレートを使用し、各アルバイト先での「担当業務の具体的な内容」「任された役割・責任の範囲」「継続期間」を丁寧に記述します。接客・販売・事務などの経験は、それぞれの担当業務を箇条書きで明示すると読みやすくなります。

主婦・育児によるブランクがある場合

育児や介護などのブランク期間は、職務経歴書に明記する必要があります。空白のままにすると採用担当者に疑問を持たれるため、「育児に専念（○○年○月〜○○年○月）」と記載して空白の理由を明確にするのが基本です。

ブランク中に資格を取得した・業務に関連する学習をした・ボランティアや地域活動に参加したなどの場合は、その内容を簡潔に記載します。復職への意欲を具体的な行動として示せると、採用担当者に前向きな印象を与えられます。

看護師・医療職の場合

看護師や医療職の職務経歴書は、一般的なテンプレートよりも診療科・病床数・担当業務の種別を書ける専用テンプレートの使用が推奨されます。採用委員会は、臨床経験の幅と専門性を具体的な数値・部署名で確認します。

一般企業向けの標準テンプレートに無理に当てはめようとすると、経験の詳細が書ききれないことがあります。

提出前のセルフチェックリスト

テンプレートへの記入が終わったら、提出前に以下の項目を確認してください。採用担当者が書類を見る時間は平均1〜2分程度とされており、最初の30秒で読み続けるかどうかを判断します。

自分では気づきにくいミスが残っていることがあります。転職エージェントへの相談や、専門家による有料添削サービスを活用することで、第三者の視点で確認を受けられます。

まとめ

• 職務経歴書のPDFテンプレートは、厚生労働省・doda・リクナビNEXT・マイナビ転職などで無料ダウンロードできる
• メール提出は原則PDF形式が正解。Wordで作成後、PDF変換してから送付する
• 形式は「逆編年体式」が基本。転職回数が多い場合は「キャリア式」が有効
• テンプレートのサンプル文の消し忘れ・数字のない職歴記述は採用担当者に確実に見抜かれる
• 看護師・医療職は専用テンプレートの使用が推奨される

テンプレートは「枠」に過ぎません。その枠に何を書くかが書類選考の通過率を左右します。形式を選んだら、採用担当者が「この人に会いたい」と思える具体的な内容を書き込んでください。

職務経歴書テンプレートに関するよくある質問

職務経歴書のPDFテンプレートはハローワークでもらえますか？

ハローワーク（公共職業安定所）の窓口では、厚生労働省が作成した職務経歴書の様式を紙で入手できます。また、厚生労働省のウェブサイトからWord・PDF形式で無料ダウンロードも可能です。記入例も公開されているため、初めて職務経歴書を作成する方でも活用しやすい様式です。

スマホだけで職務経歴書テンプレートをPDF保存できますか？

可能です。Web入力型の職務経歴書作成ツール（リクナビNEXT・doda・ミライトーチResume等）はスマホのブラウザからも利用でき、入力後にPDF形式でダウンロードまたはコンビニ印刷できます。ただし、細かいレイアウト調整はPCのほうが適しています。

テンプレートを使った職務経歴書は採用担当者にバレますか？

テンプレートを使うこと自体は問題ありません。採用担当者が気にするのは「テンプレートを使ったかどうか」ではなく、「自分の言葉で具体的な経験が書けているかどうか」です。サンプル文がそのまま残っていたり、数字がまったく出てこない場合に「中身のない書類」と判断されます。

職務経歴書はExcelとWordどちらで作るほうがよいですか？

どちらでも問題ありません。Word形式は文章量が多い場合に書きやすく、Excel形式は表や一覧のレイアウトを整えやすい特徴があります。最終的にはどちらもPDFに変換して提出するため、自分が使い慣れたソフトウェアで作成するのが効率的です。