この記事では、履歴書テンプレートの種類と選び方を採用担当者の視点で解説します。Word・Excel・PDF・スマホアプリの形式別比較から、転職・新卒・アルバイト別の適切なフォーマット選択、提出前に確認すべきポイントまで徹底解説します。
状況別｜自分に合った履歴書テンプレートの選び方
履歴書テンプレートは「転職向け」「新卒向け」「アルバイト向け」など、状況によって最適なフォーマットが異なります。
転職活動中の方に合ったテンプレート
転職活動では、職歴の記載スペースが十分にとれるフォーマットを選ぶことが基本です。職歴欄が狭いテンプレートを使うと、各社での業務内容・役割を書ききれず、経験の全体像が採用担当者に伝わりません。
- 経験年数3年以上：職歴欄が多いフォーマット（A4・2枚組）が適切。各社の業務内容・担当範囲まで書ける余白が必要
- 転職回数1〜2回：標準的な厚生労働省推奨様式で十分。職歴欄が5〜7行あれば対応できる
- 転職回数3回以上：職歴欄が広いフォーマットを選ぶか、無料で使えるテンプレートを探す
無料テンプレートの選び方と具体的なおすすめについては、履歴書テンプレート無料おすすめの解説記事も参考にしてください。
新卒・就活中の方に合ったテンプレート
新卒の場合は職歴がほぼないため、志望動機欄・自己PR欄が広めのフォーマットを選ぶのが有効です。企業に伝えたいことは「意欲」と「人柄」が中心になるため、それを書ける欄が大きいほど有利に働きます。
就職活動では複数の企業に同時並行で応募することが多く、WEBフォームに自動入力できるサービス対応のテンプレートも利便性が高いです。ただし、企業指定のフォーマットがある場合は必ずそちらに従いましょう。
新卒向けテンプレート 選び方ポイント
- 志望動機・自己PR欄が大きめのフォーマット
- 学歴欄が多くとれるタイプ（高校〜大学院まで記載できる行数）
- 趣味・特技欄が含まれるタイプ（人柄アピール重視の企業向け）
アルバイト・パートの方に合ったテンプレート
アルバイト・パートの応募では、A4用紙1枚に収まるシンプルなフォーマットが一般的です。職歴欄は少なく、勤務希望欄（本人希望欄）が充実しているタイプが使いやすいです。
複数のアルバイトを経験している場合でも、職歴欄が長いフォーマットを使う必要はありません。直近2〜3件の職歴を簡潔に書けるシンプルなテンプレートで十分です。学生の場合は「アルバイト向け」「高校生向け」と明記されているものを選ぶと、学業との両立を想定した欄構成になっています。
転職回数が多い方に合ったテンプレート
転職を複数回経験している場合、一般的な標準フォーマットでは職歴欄が足りないことがあります。そのような場合は職歴欄の行数が多いタイプ（A4・2ページ）を選びましょう。
ただし、ページ数を増やすより「職務経歴書との役割分担」を意識することが重要です。履歴書は事実の羅列（在籍期間・職種・企業名）に留め、業務内容の詳細は職務経歴書に委ねるのが、採用担当者にとっても読みやすい構成です。
形式別比較｜Word・Excel・PDF・スマホの特徴と使い分け
履歴書テンプレートにはWord・Excel・PDF・スマホアプリなど複数の形式があります。それぞれに特徴があり、自分の作業環境や応募先の要件によって適切な形式は変わります。
| 形式 | 特徴 | 注意点 |
|---|---|---|
| Word | レイアウト編集の自由度が高い | フォントや印刷設定が崩れるリスクあり |
| Excel | セルで整列しやすい・フォント統一が楽 | 印刷時に列幅がずれることがある |
| PDF（手書き用） | 印刷してそのまま手書きで使える | 修正が難しく書き直しが必要 |
| スマホ・Web | 入力すれば自動でレイアウト生成 | 登録が必要なサービスあり |
Word・Excelテンプレート（PC作成向き）
WordとExcelは自由に文字を打ち込めるため、レイアウトを細かく調整したい方に向いています。ただし、印刷前には必ずPDF形式に変換してから提出することをおすすめします。Wordの場合、相手の環境によってレイアウトが崩れることがあるため、PDF化して送ることが基本マナーとされています。
フォントについては、明朝体（游明朝・ヒラギノ明朝など）が清潔感のある印象を与えやすく、転職・就職書類の基本とされています。フォントサイズは10.5〜11ptが標準です。フォントの選び方が気になる方は履歴書の書体・フォント選びの解説記事を参考にしてください。
PDFテンプレート（手書き用）
手書き指定の企業や、企業から配布されたフォームへの記入には、PDFテンプレートを印刷して使います。手書きの場合は修正液・修正テープの使用が禁止されているため、書き損じたら新しい用紙に書き直す必要があります。
手書き履歴書で採用担当者が特に重視するのは、文字の上手さよりも正確さと統一感です。学校名・企業名の正式名称、和暦・西暦の統一、行頭の揃えなど、「ルールを守る人」という印象を与える細部の丁寧さを意識してください。
スマホアプリ・Webサービス（手軽に作成）
PCを持っていない方や、移動中に履歴書を作りたい方には、スマホだけで完結する履歴書作成サービスが便利です。入力した内容が自動でレイアウトに配置されるため、フォント設定やセル調整の手間がかかりません。
スマホ作成サービスの多くはPDF出力に対応しており、コンビニのマルチコピー機から印刷することも可能です。サービスによっては会員登録が必要なものや、機能によって有料プランへの移行が必要なものもあるため、使用前に確認しておきましょう。スマホで使える履歴書作成サービスの詳しい比較は履歴書スマホ作成おすすめ7選をご覧ください。
履歴書テンプレートを選ぶ前に知っておくべきこと
フォーマットが採用担当者の第一印象を左右する
履歴書のテンプレートは、どれを選んでも同じではありません。採用担当者は1日に数十〜数百枚の書類を確認します。その中でフォーマットが整っているかどうかを最初の数秒で判断しています。
「どのテンプレートでも内容が良ければ通る」と考えている方は多いですが、実際は違います。レイアウトが読みづらい、情報量が少なすぎる、あるいは欄が余りすぎている履歴書は、内容を読む前に「丁寧さが足りない人」という印象を与えることがあります。
採用担当者はここを見ている
- フォーマットの整合性：応募職種・経験年数に合った欄のバランスになっているか
- 様式の新しさ：2021年以前の旧様式（配偶者欄・扶養家族欄が必須だったもの）を今も使っていないか
- 空白の多さ：志望動機欄が大きすぎて空白だらけ、あるいは小さすぎて内容が切れていないか
2021年改定で「厚生労働省推奨様式」が変わった
2021年4月、厚生労働省は履歴書の推奨様式を改定しました。性別欄の任意化・配偶者欄と扶養家族欄の削除・通勤時間と健康状態の欄の削除が主な変更点です。
個人の属性ではなく、能力・スキルで採用判断を行うことを促す目的で行われた改定です。古い様式を今も使用している場合、採用担当者によっては「情報収集が足りていない」と映ることがあります。
| 項目 | 旧様式（2021年3月以前） | 新様式（2021年4月以降） |
|---|---|---|
| 性別欄 | 必須記入 | 任意（男・女・その他・回答しない） |
| 配偶者の有無 | 記入欄あり | 削除 |
| 扶養家族数 | 記入欄あり | 削除 |
| 通勤時間 | 記入欄あり | 削除 |
| 健康状態 | 記入欄あり | 削除 |
まずは使用するテンプレートが2021年以降の最新様式かどうかを確認することが、テンプレート選びの第一歩です。
採用担当者が見るテンプレート選びのNG｜落とし穴3選
テンプレートさえ選べば大丈夫、と思っている方に伝えたいことがあります。採用担当者として多くの書類を見てきた経験から言えば、書類選考で落とされる履歴書の多くは、テンプレート選びの時点でつまずいています。よくあるNGパターンを3つ紹介します。
NG①：旧様式（2021年以前）を今も使っている
NG例
配偶者の有無・扶養家族数・通勤時間・健康状態の記入欄がある古いフォーマットをそのまま使用している。2021年以降、これらの欄は不要とされており、プライバシーに関わる欄を要求する様式は採用の公平性の観点から問題視されることもあります。
特に「昔からずっと同じ様式を使っている」という方は注意が必要です。古い様式を使い続けることで「情報感度が低い」という印象につながる場合があります。厚生労働省推奨の最新様式に変えるだけで、書類全体の印象は改善できます。
NG②：状況に合わないフォーマットを選んでいる
NG例
職歴が10年以上あるのに、新卒・アルバイト向けのシンプルな1枚フォーマットを使用。職歴欄が5行しかなく、入社・退社が羅列できずに職歴を端折っている。採用担当者は「省略されている」と気づき、正確な情報が確認できない印象を受けます。
逆のケースもあります。アルバイトに応募するのに職歴欄が多すぎるフォーマットを使い、欄のほとんどが空白になってしまうケースです。空欄が目立つ履歴書は「書くことがなかったのか」と疑念を与えることがあります。自分の経験量に合ったフォーマット選びが重要です。
NG③：フォーマットを整えただけで満足している
NG例
テンプレートに情報を埋めただけで提出している。志望動機が「御社のビジネスに魅力を感じたため」、自己PRが「コミュニケーション能力に自信があります」のみ。テンプレートはあくまで容れ物であり、採用担当者が評価するのは「中身の具体性」です。
採用担当者が30秒で判断するのは「読みやすいフォーマットか」と「具体的な情報が入っているか」の2点です。テンプレートを選び終えたら、空欄を埋めることより「採用担当者の疑問に答えているか」を意識して書くことが書類通過への近道です。
提出前チェックリスト｜テンプレートを使って書いた後にやること
テンプレートへの記入が終わったら、提出前に以下のポイントを確認してください。どれかひとつでも抜けていると、書類選考の評価に影響することがあります。
- 学校名・企業名は正式名称で記載しているか：「高校」ではなく「高等学校」、株式会社は「前株・後株」の位置まで正確に。略称や通称は使わない
- 和暦・西暦は統一されているか：年号が混在していると不注意な印象を与える。どちらかに統一する
- 入学と卒業は別行に記載しているか：「〇〇大学 経済学部 入学」と「〇〇大学 経済学部 卒業」は必ず別行に記載する
- 証明写真は3か月以内に撮影したものか：古い写真や加工しすぎた写真は印象を下げる。履歴書写真アプリを活用して最新の写真を準備する
- PDF保存前に全体を印刷プレビューで確認したか：枠内にテキストが収まっているか、ページをまたぐ印刷崩れがないかを目視で確認する
採用担当者はここを見ている
- 空欄になっている必須項目がないか（志望動機欄が未記入のまま提出するミスは多い）
- PC作成の場合、PDFへの変換が完了しているか（Wordファイルをそのまま送ることはNG）
- ファイル名が「履歴書.pdf」ではなく「氏名_履歴書.pdf」になっているか（複数応募者を管理する採用担当者への配慮になる）
作成したテンプレートを使いこなすためのツール比較や、実際に書類作成を効率化するサービスについては履歴書作成ツールおすすめ7選の記事でまとめています。
まとめ
- テンプレートは状況別に選ぶ：転職・新卒・アルバイトで最適なフォーマットが異なる。職歴量に合った欄数のテンプレートを使う
- 2021年以降の最新様式を使う：配偶者欄・扶養家族欄が削除された厚生労働省推奨の最新様式を選ぶ
- 形式は目的で使い分ける：PC作成にはWord/Excel、手書きにはPDF、スマホ完結にはアプリ・Webサービスが向いている
- 提出前に必ず確認する：正式名称・年号の統一・証明写真・PDF変換・ファイル名の5項目は必ずチェックする
- 中身の具体性が最重要：テンプレートはあくまで容れ物。採用担当者が評価するのは内容の具体性と正確さ
テンプレート選びは書類作成の出発点です。最新の様式で状況に合ったフォーマットを選んだうえで、採用担当者の疑問に答える内容を丁寧に書き込むことが、書類選考の通過につながります。
履歴書テンプレートに関するよくある質問
- 履歴書テンプレートは無料で入手できますか？
-
はい、無料で入手できます。厚生労働省の公式サイト、マイナビ転職・リクナビNEXT・dodaなどの転職サイト、ハローワーク等から無料でWord・Excel・PDFのテンプレートをダウンロードできます。スマホアプリや無料Webサービスも多数あり、登録不要で使えるものもあります。
- 転職と新卒で同じテンプレートを使ってもいいですか？
-
基本的なフォーマット（厚生労働省推奨様式）は転職・新卒どちらにも使えます。ただし、新卒の場合は志望動機・自己PR欄が広いタイプが有効で、転職の場合は職歴欄に余裕があるタイプが向いています。自分の状況に合った欄構成のテンプレートを選ぶことで、伝えたい情報をより効果的に記載できます。
- スマホだけで履歴書テンプレートを使って提出まで完結できますか？
-
はい、可能です。スマホ対応の履歴書作成アプリを使えば、入力からPDF出力・メール送信までスマホだけで完結できます。印刷が必要な場合はコンビニのマルチコピー機を利用できます。ただし、サービスによっては会員登録が必要なものや、一部機能が有料のものもあるため、使用前に確認しておくことをおすすめします。
- 履歴書テンプレートにある「性別欄」は記入しなければなりませんか？
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2021年4月以降の厚生労働省推奨様式では、性別欄は「任意」です。記入してもしなくても問題ありません。「男・女・その他・回答しない」の選択肢から選べる形式が標準になっています。応募企業から別途指示がある場合はそちらに従ってください。
- 履歴書テンプレートのA4とB5ではどちらを選べばいいですか？
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特に企業から指定がない場合はA4サイズを選ぶのが無難です。市販の履歴書用紙はB5が多いですが、PC作成・Web提出の場合はA4サイズが一般的です。採用担当者がファイリングしやすいA4サイズのほうが好まれる傾向があります。
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