履歴書・職務経歴書をパソコンで作る方法｜採用担当者が指摘するNG例と手順

この記事では、履歴書と職務経歴書をパソコンで作る手順を採用担当者の視点とあわせて解説します。Word・Excelとスマホアプリの使い分け、PDF変換の方法、提出前の最終確認まで、初めての転職でも迷わず書類を完成させるための情報をまとめています。

履歴書・職務経歴書のパソコン作成を採用担当者が推奨する理由

採用担当者の半数以上がパソコン作成を評価する

マイナビが採用担当者に実施した調査によると、「職務経歴書はパソコン作成のほうが良い」と回答した割合は50.9%。「手書きのほうが良い」は18.8%、「どちらでも良い」は30.4%でした。

履歴書についても同様の傾向があり、中途採用ではパソコン作成が事実上のスタンダードになっています。特に職務経歴書は記載量が多いため、文字の大きさや行間を整えやすいパソコン作成が読みやすさの面で圧倒的に有利です。

作成方法	採用担当者の評価	割合
パソコン作成	推奨	50.9%
どちらでも良い	問わない	30.4%
手書き	推奨	18.8%

出典：マイナビ転職 採用担当者アンケート

採用担当者が最初に確認するのは「整理されているか」

採用担当者が書類選考で最初にチェックするのは、内容の前に「パッと見たときの読みやすさ」です。一次選考では1人あたりの確認時間が30秒〜1分程度というケースも多く、情報が整理されていない書類はそこで脱落します。

これらはすべて、パソコン作成なら修正と調整がしやすい点です。手書きで何度も書き直すより、テンプレートに入力してPDFで提出する方が採用担当者にとっても読みやすい書類に仕上がります。

作成前の準備：ツール・テンプレートの選び方

Word・Excel・Web作成サービス―何を使えばいいか

パソコンで履歴書・職務経歴書を作るとき、使うツールは主に3種類あります。どれを選ぶかは作業環境と提出形式によって変わります。

ツール	向いている人	主な特徴
Excel	レイアウトを細かく調整したい人	セル単位でサイズ調整しやすい。印刷設定が少し手間
Word	文章を多く書く職務経歴書向け	文章入力がしやすい。フォーマットが崩れることがある
Webサービス（無料）	テンプレートを探す手間を省きたい人	ブラウザ上で完結。PDF出力や印刷に対応

書類の種類でいうと、履歴書はExcelテンプレート、職務経歴書はWordテンプレートが一般的です。Webサービスはどちらも対応しており、初めて作成する場合は最も手間が少ない選択肢です。

無料で使える代表的な履歴書・職務経歴書作成サービスの比較は以下の記事で詳しく紹介しています。

履歴書と職務経歴書のテンプレートを用意する

テンプレートは必ず「転職用」を選ぶことが重要です。新卒用の履歴書テンプレートには「学歴」欄が広く設計されていますが、転職用は「職歴」欄が広くなっています。テンプレートの種類を間違えると、職歴の記入スペースが足りなくなります。

• 履歴書: 厚生労働省推奨の様式、またはdoda・マイナビのテンプレートが信頼性が高い
• 職務経歴書: 「編年体形式」（時系列順）または「逆編年体形式」（直近から遡る順）を選ぶ。転職回数が多い場合は逆編年体が読みやすい

無料テンプレートの選び方と注意点については、こちらの記事も参考にしてください。

証明写真のデータ準備（サイズと形式）

履歴書に貼る証明写真は、縦40mm×横30mmが標準サイズです。スマホのアプリで撮影したデータをパソコンに転送してから貼り付けることもできますが、画像形式はJPEGかPNGを使い、背景は白・青・グレーのいずれかにします。

スマホアプリで証明写真を準備する場合の注意点は、履歴書写真アプリおすすめ7選の記事で詳しく解説しています。

【ステップ別】履歴書をパソコンで作る手順

Step1. テンプレートをダウンロードして開く

転職用の履歴書テンプレートをExcelまたはWordでダウンロードし、ファイルを開きます。厚生労働省推奨の様式は省庁サイトから無料入手できます。パソコン上でExcelを使う場合、Sheetが複数ある場合は1枚目（表面）と2枚目（裏面）を確認してから入力を始めます。

Step2. フォントと文字サイズを統一する

最初に行うべき作業がフォントと文字サイズの統一です。全体のフォントを揃えずに入力を進めると、後から修正が大変になります。

• 推奨フォント: MS明朝・游明朝・ヒラギノ明朝（Mac）など明朝体が基本
• 本文文字サイズ: 10.5pt〜11pt
• 見出し部分: 12〜14ptで少し大きめにしても可

ゴシック体（メイリオ・游ゴシック）は視認性が高くなりますが、履歴書ではビジネス文書としての格式を重視して明朝体を選ぶのが無難です。フォント選びの詳細は以下の記事を参照してください。

Step3. 各項目を入力する

テンプレートの各セルまたはテキストボックスに入力していきます。入力時に押さえておくべきルールは以下のとおりです。

• 日付: 年号は西暦か和暦のどちらかに統一する（混在NG）
• 学歴・職歴: 入学・卒業・入社・退社の記載順に誤りがないか確認する
• 英数字: 数字・英字は半角で統一する（全角混在はNG）
• 志望動機・自己PR: 枠内に収まるよう文字数を調整する（文字が小さくなりすぎる場合は内容を絞る）

Step4. 証明写真を貼り付ける

ExcelやWordで証明写真を貼り付けるときは、指定の枠に正確に収まるように画像サイズを調整します。貼り付け後は「図の書式設定」で幅と高さを数値入力して正確に合わせます（縦40mm×横30mm）。

Step5. PDFに変換して保存する

入力が完了したら、必ずPDF形式で保存します。WordやExcelのまま提出すると閲覧環境によってレイアウトが崩れる可能性があり、採用担当者のパソコンで正しく表示されない場合があります。

• Excel: 「ファイル」→「名前を付けて保存」→ファイル形式で「PDF」を選択
• Word: 「ファイル」→「エクスポート」→「PDF/XPS ドキュメントの作成」
• PDF変換後は必ず自分のパソコンで開いて、フォント・写真・余白が正しく表示されているか確認する

【ステップ別】職務経歴書をパソコンで作る手順

Step1. テンプレートと書式を選ぶ

職務経歴書には決まった書式がなく、A4用紙1〜2枚にWordで作成するのが一般的です。書式は主に次の2種類から選びます。

書式	特徴	向いている人
編年体（時系列順）	最も古い職歴から順に記載	転職回数が少ない人・キャリアを積み上げてきた人
逆編年体（直近から遡る）	最新の職歴から始める	転職回数が多い人・直近の経験をアピールしたい人

職務経歴書の自動作成ツールを使えば、入力項目に沿って回答するだけでフォーマットが整いますが、入力後に必ず内容を見直す工程が必要です。

Step2. 職務要約から書き始める（採用担当者が最初に読む部分）

職務経歴書の冒頭に置く「職務要約」は、採用担当者が最初に目を通す部分です。全体のキャリアを3〜5行程度で簡潔にまとめます。ここで「自分が何者で何を強みとするか」が伝わらないと、それ以降を丁寧に読んでもらえない可能性があります。

Step3. 職歴・スキルを入力する

職務経歴の詳細セクションでは、各社での業務内容・実績を具体的な数字を交えて記載します。

• 会社概要: 社名・業種・従業員数・資本金などを1〜2行で記載（採用担当者が会社規模を把握するために必要）
• 業務内容: 担当した仕事を箇条書きで記載。「〜を担当しました」ではなく「〜件の新規開拓を担当し、達成率120%を維持」のように数値化する
• 保有スキル: 使用ツール・語学力・資格を一覧で記載。Excel「マクロを使った集計が可能」のように具体的なレベルを書く

Step4. 推敲・整形してPDFに変換する

入力が終わったら、一度プリントプレビューで紙面全体を確認します。A4サイズで収まっているか、文字が小さすぎないか、行間が詰まりすぎていないかをチェックします。誤字脱字の確認後、PDFに変換して保存します。

パソコンがないときはスマホでも作れる

スマホ対応の無料ツール

パソコンを持っていなくても、スマホとコンビニがあれば履歴書・職務経歴書を完成させることができます。代表的な無料ツールを紹介します。

サービス名	特徴	対応書類
ヤギッシュ（Yagish）	累計1,400万人利用。証明写真・コンビニ印刷まで対応	履歴書
doda レジュメビルダー	ガイドに沿って入力するだけで整った職務経歴書が完成	職務経歴書
らくらく履歴書	質問形式で進めるため初めてでも迷いにくい	履歴書・職務経歴書

これらのサービスはいずれもブラウザ上で動作するため、特別なアプリのインストールは不要です。入力後はPDFで出力し、コンビニで印刷するまでスマホ一台で完結できます。

コンビニ印刷の手順

スマホで作成したPDFをコンビニで印刷する場合は、以下の手順で進めます。

• 作成したPDFをGoogle ドライブやDropboxなどのクラウドに保存、またはメールに添付する
• セブン-イレブンはネットプリント（neps.jp）、ローソン・ファミリーマートはWebサービスから予約番号を発行する
• A4サイズ・白黒印刷を選択。カラーが必要な場合（証明写真のみ）はカラー印刷を指定する
• 印刷後に文字のかすれ・ズレがないか必ず確認してから提出する

採用担当者が指摘するパソコン作成のNG例

パソコンで作成した書類でも、以下のミスがあると書類選考で不利になります。採用担当者が実際によく目にするNGパターンを確認してください。

フォントがバラバラ・文字サイズが統一されていない

複数のフォントが混在している書類は「整理感がない」という印象を与えます。特にWordでは、コピー&ペーストで別のフォントが混入しやすいので注意が必要です。

PDFに変換せずWordファイルのまま提出している

メール添付で履歴書・職務経歴書を提出する場合、指定がない限りPDF形式で送るのが原則です。WordやExcelのまま送ると採用担当者のパソコンでフォントや改行位置がずれて表示されることがあり、内容が正確に伝わらない場合があります。

また、WordやExcelのファイルは受け取った側が編集できる状態であるため、ビジネス文書としての基本礼儀の面でも減点対象になります。

履歴書と職務経歴書の記載内容が矛盾している

両書類をそれぞれ別に作ると、在籍期間の月・年が微妙にズレていたり、担当業務の表現が食い違うことがあります。採用担当者は必ず両書類を照合します。

写真の位置・サイズがズレている

ExcelやWordで写真を貼り付けると、印刷時に位置がズレることがあります。PDF変換後に必ず確認し、枠からはみ出したり、余白に写真が重なっている場合は画像のサイズを再調整してから保存しなおします。

印刷・提出前の最終確認チェックリスト

書類が完成したら、提出前に以下のチェックリストで最終確認を行います。

• 履歴書・職務経歴書のどちらもPDF形式で保存されているか
• フォント・文字サイズ・行間が全体で統一されているか
• 証明写真の位置・サイズが正確か（縦40mm×横30mm）
• 西暦または和暦が書類全体で統一されているか
• 履歴書と職務経歴書の在籍期間・職種・資格の記載が一致しているか
• 誤字脱字がないか（特に社名・役職名の漢字）
• メール送付の場合、ファイル名が「氏名＋書類種別」になっているか（例：山田太郎_履歴書.pdf）

印刷して郵送する場合は、A4サイズで印刷したものをA4のクリアファイルに入れて、角形2号の封筒で送ります。折り目をつけない状態で提出するのが基本です。

まとめ

• 採用担当者の50.9%がパソコン作成を推奨しており、中途転職では事実上のスタンダード
• 履歴書はExcelテンプレート、職務経歴書はWordテンプレートが一般的な選択肢
• パソコンがない場合はヤギッシュ・dodaレジュメビルダー・らくらく履歴書などのスマホ対応無料サービスを活用できる
• フォント統一・PDF変換・両書類の内容一致が書類選考通過の最低条件
• 提出前の最終チェックリストで7項目を確認することで、凡ミスによる不合格を防げる

書類の完成度を上げたい場合は、転職エージェントの添削サービスを活用する方法もあります。無料で利用できるため、一度プロの目に通してもらうことで採用通過率を高められます。

履歴書・職務経歴書のパソコン作成に関するよくある質問

履歴書はWordとExcelどちらで作るのが正解ですか？

どちらでも構いませんが、一般的に履歴書はExcel、職務経歴書はWordで作成するケースが多いです。Excelはセル単位でレイアウトを細かく調整しやすく、履歴書の各欄のサイズを維持しやすい利点があります。WordはExcelより文章入力がしやすいため、記述量の多い職務経歴書に向いています。どちらを使う場合も最終的にPDF形式で保存して提出することが重要です。

パソコンがない場合、スマホだけで職務経歴書を作れますか？

作れます。dodaのレジュメビルダーやらくらく履歴書などのサービスはスマホのブラウザ上で動作し、PDF出力にも対応しています。作成したPDFはコンビニのネットプリントサービスで印刷できるため、プリンターがなくてもスマホ一台で書類を完成させることが可能です。

パソコンで作った履歴書のフォントは何を使えばいいですか？

ビジネス文書として一般的なMS明朝・游明朝（Windows）、またはヒラギノ明朝（Mac）を使うのが基本です。文字サイズは本文10.5〜11pt、見出しは12〜14ptを目安にします。ゴシック体は視認性が高い半面、履歴書に使うとカジュアルな印象になることがあります。フォントは書類全体で1種類に統一することが最も重要です。

職務経歴書はA4何枚が適切ですか？

一般的には1〜2枚が適切とされています。職歴が少ない場合は1枚にまとめる方が読みやすく、転職回数が多い場合や職歴の詳細を伝えたい場合は2枚以内に収めます。3枚以上になる場合は内容を絞り込み、特に訴求力の低い情報（アルバイト歴・古すぎる職歴）を省略することを検討してください。採用担当者が最初に読む「職務要約」を充実させることの方が、ページ数を増やすより効果的です。