履歴書をパソコンでPDF作成する方法｜失敗しないための手順とNG例

この記事では、パソコンで履歴書をPDF形式で作成・保存する方法をWord・Excel・Mac別に解説します。採用担当者がPDF履歴書で確認するポイントと、ファイル名やメール送付のマナーも紹介します。

履歴書はPDFで提出するのが基本｜採用担当者が求める理由

WordやExcelのままでは何が問題なのか

WordやExcelのファイルをそのまま送ると、相手のPC環境やOfficeのバージョンによってレイアウトが崩れることがあります。採用担当者がOfficeを持っていない場合、ファイル自体を開けないケースもゼロではありません。

また、Wordファイルは受け取った側が内容を書き換えられる状態になっています。意図せず上書き保存されるリスクがあり、採用担当者側の書類管理のうえでも扱いにくい形式です。

採用担当者がPDFを好む3つの理由

企業がPDF形式を指定する、あるいは好む理由を整理します。

理由	具体的な内容
レイアウトが崩れない	PC環境・OSの違いに影響されず、送った時と同じ見た目で表示される
編集されない	PDFは原則として書き換えができず、書類の改ざんリスクがない
管理しやすい	どのPCでも同じビューアーで開けるため、書類をまとめて管理しやすい

企業から「形式は自由」と言われた場合でも、PDF形式を選ぶのが無難です。Wordで送ってもマイナス評価にはなりませんが、PDFで送る方が「書類作成の基本を押さえている人」という印象になります。

パソコンで履歴書をPDFにする3つの方法

方法①：WordやExcelで直接PDF保存する（追加ソフト不要）

最もシンプルな方法です。WordもExcelも、ソフト内の「名前を付けて保存」からPDF形式を選ぶだけで変換できます。Adobe Acrobatなどの追加ソフトは一切不要で、Officeが入っていれば今すぐ対応できます。具体的な手順はWindows・Mac別のセクションで解説します。

方法②：無料オンラインツールで作成してPDF出力する

「パソコンにWordがない」「テンプレートをゼロから選びたい」という場合は、Webブラウザ上で完結する無料の履歴書作成サービスが便利です。

サービス名	特徴	PDF出力
ヤギッシュ（Yagish）	シンプル操作・JIS規格対応	無料
doda 履歴書作成	転職向け・フォーマット豊富	無料
マイナビ転職 履歴書	入力サポートが充実	無料

入力が完了したら「PDF出力」ボタンを押すだけで、きれいにフォーマットされたPDFが生成されます。Officeがない環境でも問題なく使えます。履歴書作成サービスの詳細比較は履歴書作成ツールおすすめ7選もあわせて参照してください。

方法③：Googleドキュメントを使ってPDF出力する

Googleアカウントがあれば、Googleドキュメントで履歴書を作成してPDF出力できます。手順は「ファイル」→「ダウンロード」→「PDF（.pdf）」を選択するだけです。ただし、日本の履歴書フォーマット専用テンプレートは少ないため、WordテンプレートをGoogleドキュメントにインポートして使うのが現実的な方法です。

【Windows】PDF保存の具体的な手順

「名前を付けて保存」でPDF変換する方法（推奨）

WordでもExcelでも共通して使える、最もシンプルで確実な方法です。

1. 履歴書の入力が完了したら、画面上部の「ファイル」をクリック
2. 「名前を付けて保存」を選択
3. 保存先フォルダを選び、ファイル名を入力（命名ルールは後述）
4. 「ファイルの種類」のプルダウンから「PDF（*.pdf）」を選択
5. 「保存」ボタンをクリック

保存後は必ず生成されたPDFファイルを開き、レイアウト・フォント・写真が崩れていないかを確認してください。

「印刷」→「Microsoft Print to PDF」を使う方法

「名前を付けて保存」の操作がわかりにくい場合や、印刷プレビューを確認しながら変換したい場合はこちらが便利です。

1. 「ファイル」→「印刷」をクリック（またはCtrl＋P）
2. プリンターの選択欄で「Microsoft Print to PDF」を選択
3. 「印刷」ボタンをクリック
4. 保存先とファイル名を指定して「保存」

この方法は印刷プレビューと同じ状態でPDF化されるため、余白や改ページの位置を事前に確認できます。

【Excelだけ注意】PDF変換前に必ず確認する2つの設定

ExcelはWordと違い、PDF変換前の設定確認を怠ると2ページ目に余白だけのページが生成されることがあります。送付前に採用担当者がPDFを開いて2ページ目があると「確認不足」という印象を与えかねません。以下の2点を変換前に必ず確認してください。

PDF変換後に2ページ目が生成されてしまった場合は、Excelに戻って「ページレイアウト」→「拡大縮小印刷」→「次のページ数に合わせる」を「1×1ページ」に設定すると解消できます。

【Mac】PDF保存の手順

MacのWordでPDF保存する手順

1. 「ファイル」→「名前を付けて保存」をクリック
2. 「ファイル形式」のプルダウンから「PDF」を選択
3. ファイル名を入力して「エクスポート」をクリック

macOS標準機能でPDF変換する方法

Macにはシステム標準でPDF変換機能が搭載されています。WordやExcelに限らず、どのアプリからでも使えるのが強みです。

1. 「ファイル」→「プリント」を開く（またはCommand＋P）
2. プリントダイアログの左下にある「PDF」ボタンをクリック
3. 「PDFとして保存」を選択
4. 保存先とファイル名を指定して「保存」

Mac版でも、プレビューで1ページに全項目が収まっているかを確認してから保存することをおすすめします。

採用担当者がチェックするPDF履歴書の3点

① ファイル名の付け方（「履歴書.pdf」がNGな理由）

採用担当者は複数の応募者の書類を同時に管理しており、ファイル名だけで「誰の書類か」「何の書類か」が瞬時にわかる状態を必要としています。

② ファイルサイズとパスワード設定の基準

履歴書PDFは通常1MB以下に収まります。証明写真の解像度が高い場合は2〜3MBになることがあるため、2MBを超えた場合は写真をリサイズするのが目安です。スマホの写真圧縮アプリや無料Webツールで対応できます。

パスワード設定は、企業から指定がない限り不要です。現在の採用現場では「パスワードをかけて別メールで送付する」という慣習は廃れつつあり、採用担当者の開封に余計な手間をかけるとして好まれない傾向があります。

③ 開いた瞬間に見られるフォントと証明写真

採用担当者がPDFを開いた直後に目に入るのは、文字の統一感と証明写真です。書類の内容を読む前の段階で、すでに印象が形成されています。

履歴書に使うフォントの選び方については履歴書フォントの選び方もあわせて確認してください。

履歴書テンプレートの選び方と無料入手先については履歴書テンプレート無料おすすめで詳しく解説しています。

PDF履歴書をメールで送る際のマナーと例文

PDFが完成したら、次はメール送付のマナーを確認します。書類の内容が良くても、提出の作法を間違えると採用担当者に「細部に気が回らない」という印象を与えてしまいます。

件名と本文の書き方

件名は「応募書類送付の件」など用件と氏名が一目でわかる内容にします。本文は端的に、添付ファイルの旨と自分の名前・連絡先を記載するだけで十分です。

送信前の最終チェックリスト

• 添付ファイルがPDF形式になっているか（Wordのままになっていないか）
• 添付ファイルを開いて、レイアウトが崩れていないか確認済みか
• ファイル名に氏名と日付が入っているか
• 宛先メールアドレスに誤りがないか
• 件名に用件と氏名が入っているか

郵送で提出する場合の印刷・封筒への入れ方については履歴書・封筒の印刷方法をあわせて確認してください。

パソコンではなくスマホで履歴書を作成してPDF化する方法については履歴書スマホ作成おすすめ7選で解説しています。

まとめ

• WordやExcelの履歴書は「名前を付けて保存」でファイル形式を「PDF」に変えるだけで変換できる。追加ソフトは不要
• Excelはレイアウト崩れが起きやすいため、PDF変換前に印刷範囲とA4用紙サイズを確認する
• MacはWordの「エクスポート」またはmacOS標準の「プリント→PDFとして保存」で対応できる
• Officeがない場合はヤギッシュやdodaなどの無料Webサービスを使えばPDF出力まで完結する
• ファイル名は「履歴書_氏名_日付.pdf」が基本。「履歴書.pdf」だけでは採用担当者が管理できない
• パスワードは企業から指定がなければ不要。送信前にPDFを開いてレイアウト崩れがないか確認してから提出する

PDF変換の操作自体は慣れれば5分以内に完了します。手順よりも、「送る前にPDFを開いてレイアウトを確認する」「ファイル名を正しくつける」という確認習慣が採用担当者の印象を左右します。

履歴書のパソコンPDF作成に関するよくある質問

WordとPDF、履歴書を送る際はどちらが良いですか？

企業から指定がない場合はPDFが無難です。WordはPC環境によってレイアウトが崩れることがあり、採用担当者の管理コストも高くなります。PDF変換にAdobeなどの追加ソフトは不要で、WordやExcelの標準機能で対応できます。

パソコンにWordもExcelも入っていない場合はどうすれば良いですか？

無料のWebサービスを使えば対応できます。ヤギッシュ（Yagish）やdodaの無料履歴書作成ツールは、ブラウザ上で入力してPDF出力でき、Officeのインストールは不要です。Googleドキュメントを使う方法もあります。

ExcelのPDFが2ページに分かれてしまいます。解消方法は？

「ページレイアウト」→「拡大縮小印刷」→「次のページ数に合わせる」で「1ページ×1ページ」に設定すると解消できます。または「ページレイアウト」→「印刷範囲」で必要なセル範囲のみを選択し直す方法でも対応できます。

PDFにパスワードをかけて送る必要はありますか？

企業から「パスワードを設定してください」と指定がない限り不要です。現在の採用現場では、パスワードを設定すると採用担当者の開封に手間がかかるとして、指定がない場合は設定しない方が好まれる傾向があります。