履歴書を電子化して保管する方法｜控えの正解と企業の義務まで解説

この記事では、履歴書を電子化して保管する方法を解説します。スマホでのスキャン手順からクラウド保存のコツ、採用担当者が受け取った書類をどう保管・廃棄するかまで、転職活動に役立つ知識をまとめました。

履歴書を電子化して保管すべき3つの理由

転職活動では複数の企業に履歴書を提出するケースがほとんどです。提出する都度、同じ内容を一から書き直していると、時間のロスだけでなく、記載内容に微妙なズレが生じるリスクもあります。

電子化して保管しておけば、面接前の内容確認・次回転職時の流用・提出履歴の管理がすべてスムーズに行えます。

• 面接前に提出内容を確認できる：「どんな志望動機を書いたか忘れた」という状況を防げます。面接当日に内容を振り返り、話す内容と一致させられます
• 次の転職活動で流用できる：基本的な学歴・職歴欄は変わらないため、電子データがあれば更新の手間を最小限に抑えられます
• 提出履歴として記録に残せる：どの企業にいつ・どの内容の書類を送ったかを整理でき、同じ企業に二重応募するリスクも防げます

【手書き履歴書】電子化の具体的な手順

手書きで作成した履歴書をデジタルデータに変換する方法は主に3つあります。手軽さを優先するならスマホアプリ、品質を優先するなら複合機・スキャナーが向いています。

スマホアプリでスキャンする方法（無料）

スマホのカメラを使ったスキャンアプリは、追加費用なしで手書き履歴書を高精度でPDF化できます。代表的なアプリは以下の通りです。

アプリ名	特徴	対応OS
Adobe Scan	自動境界検出・PDF変換・OCR対応	iOS / Android
Microsoft Lens	Word/PDF変換・OneDrive連携	iOS / Android
CamScanner	複数ページをまとめてPDF化できる	iOS / Android

いずれのアプリも無料で使えます（一部プレミアム機能あり）。スキャン精度を上げるためには、明るい場所で影が入らないよう真上から撮影するのがポイントです。撮影後はアプリ上でコントラストや明るさを調整し、文字が読み取りやすい状態に補正してから保存してください。

スキャナー（複合機）を使って高品質に電子化する方法

家庭用複合機やコンビニのマルチコピー機でもスキャンが可能です。スマホアプリより解像度が高く、手書き文字のにじみや薄さが出にくいのが利点です。

• 自宅の複合機：Brother・Epson・Canonなど主要メーカーの複合機はすべてスキャン機能付き。200〜300dpiで保存すれば十分な品質になります
• コンビニのマルチコピー機：セブンイレブン・ローソン・ファミリーマートで1枚20〜30円でスキャンできます。USBやスマホへの転送も可能です

コンビニスキャンを利用する際は、履歴書をコピー機のガラス面に伏せて置き、周囲に人がいないことを確認してから操作してください。個人情報の記載がある書類のため、操作後に原稿を置き忘れないよう細心の注意が必要です。

最初からPCやスマホで作成して電子保存する方法

手書き作成ではなく、最初からデジタルで作成すれば電子化の手間は不要です。転職活動でPC作成が認められている場合は、この方法が最も効率的です。

PDF形式での保存が標準的です。WordやExcelで作成した場合は「名前を付けて保存」→「PDF」形式を選ぶか、「エクスポート」→「PDF/XPS文書の作成」で変換できます。スマホでの作成・PDF化はiPhone・Android別の手順があります。詳しくはこちらの記事で解説しています。

スマホで履歴書を作成する際のツール選びに迷っている場合は、履歴書スマホ作成アプリのおすすめ比較記事も参考にしてください。PDF出力対応かどうかを確認することが重要です。

電子化した履歴書の安全な保管方法

履歴書には氏名・住所・学歴・職歴などの個人情報が集約されています。電子化後は適切に管理しないと、情報漏洩や誤削除のリスクが生じます。

ファイル名とフォルダの整理方法

電子化した履歴書は、ファイル名と保存場所のルールを最初に決めておくと後から探す手間が省けます。

フォルダ構成は「転職活動2026」→「○○株式会社」→「提出書類」のように階層化すると整理しやすいです。複数の応募先が増えても混乱しません。

クラウドストレージでの保存とセキュリティ対策

PCやスマホだけに保存していると、端末の故障・紛失時にデータを失うリスクがあります。クラウドストレージに保存しておけば、端末が壊れても別デバイスから復元できます。

サービス名	無料容量	特徴
Google Drive	15GB	Gmailアカウントで利用可。スマホ・PCから簡単にアクセスできる
iCloud Drive	5GB	iPhoneユーザーに最適。Apple製品間のシームレスな同期が強み
OneDrive	5GB	Microsoft Office連携が便利。Word作成の履歴書との相性がよい
Dropbox	2GB	共有・共同編集機能が充実。転職エージェントとの資料共有にも使いやすい

保管時のセキュリティ対策として最低限やっておくべきことは次の3点です。

• フォルダへのアクセス制限：クラウド上のフォルダは「自分のみアクセス可」に設定する。「リンクを知っている人は閲覧可」設定は誤共有のリスクがあります
• PDFのパスワード保護：メール添付で送る場合は必ずパスワードを設定し、別メールで通知する（採用担当者への提出時のマナーにもなります）
• 二段階認証の設定：クラウドサービスのアカウントには二段階認証を設定し、不正ログインを防ぎます

企業が受け取った履歴書をどう保管するか（転職者が知っておきたい知識）

企業に提出した履歴書がどのように扱われるか気になる方も多いです。法的な義務と実務上の扱いを整理します。

採用された場合の保管義務（在職中＋退職後3年）

採用された場合、企業は提出した履歴書を労働基準法第109条に基づき、在職中および退職後3年間保管する義務があります。2020年の法改正により将来的に5年へ延長される予定ですが、経過措置として当面は3年が適用されています。

これは労働者名簿や賃金台帳と同様、雇用に関する重要書類として扱われるためです。入社後も長期間にわたり会社に書類が保管されることになります。

不採用だった場合の扱いと返却・廃棄のルール

不採用の場合、企業には法的な保管義務がありません。ただし個人情報保護法の観点から、多くの企業が3〜6ヶ月程度保管した後、シュレッダー処理や溶解処理で廃棄するのが一般的です。

企業が応募書類を電子化して管理するケースも増えています。採用管理システムでデータとして取り込み一元管理する体制は、大手企業を中心に標準化が進んでいます。電子履歴書に対応した作成ツールを使えば、企業側のシステムとのデータ連携がよりスムーズになります。

まとめ

• 履歴書を電子化して保管すれば、面接前の内容確認・次回転職時の流用・提出履歴の管理が効率化できる
• 手書き履歴書はAdobe Scan・Microsoft Lensなどの無料スマホアプリで高精度にPDF化できる
• コンビニのマルチコピー機（20〜30円/枚）でも高品質なスキャンが可能
• 電子化後はクラウドストレージで保管し、アクセス制限・パスワード設定・二段階認証でセキュリティを確保する
• 採用された場合、企業は在職中＋退職後3年間（当面の経過措置）履歴書を保管する義務がある。不採用の場合は法的義務なし

転職活動を効率よく進めるには、最初の一社目に提出する前から履歴書の電子化・保管の体制を整えておくことが重要です。

手書き履歴書をスマホでスキャンするのに最適なアプリは？

Adobe ScanとMicrosoft Lensが代表的な無料アプリです。どちらも自動境界検出機能があり、手書き文字を高精度でPDF化できます。スキャン後はコントラストと明るさを調整し、文字が読み取りやすい状態になっているか確認してから保存してください。

電子化した履歴書はどこに保存するのが安全ですか？

Google DriveやOneDriveなどのクラウドストレージが安全です。端末の紛失・故障時にもデータを守れます。フォルダのアクセス権限を「自分のみ」に設定し、クラウドアカウントには二段階認証を設定することを推奨します。

不採用になった場合、企業に提出した履歴書はどうなりますか？

不採用の場合、企業には法的な保管義務はありません。多くの企業では個人情報保護の観点から3〜6ヶ月程度保管後、シュレッダー等で廃棄します。返却を希望する場合は選考前に申し出るか、返信用封筒を同封する方法が有効です。

採用された場合、履歴書はいつまで会社に保管されますか？

労働基準法第109条により、採用後は在職中および退職後3年間保管する義務があります（2020年改正で将来的に5年へ延長予定ですが、経過措置として当面3年が適用）。退職後も一定期間は会社に書類が残ることを理解した上で転職活動に臨みましょう。