電子履歴書と職務経歴書の送り方｜採用担当者が必ず確認するNG例

この記事では、電子履歴書と職務経歴書のデジタル提出に必要な作成手順・ファイル形式・メールマナーを解説します。採用担当者が実際に確認しているNG例と、書類選考を通過するための提出の正解もあわせて紹介します。

電子履歴書と職務経歴書の基本的な違い

電子履歴書とは、PCやスマホで作成してPDF形式で提出する履歴書のことです。紙に手書きする従来型と異なり、データファイルとして企業へ送付します。職務経歴書はもともとフォーマットが決まっておらず、採用活動の現場ではPC作成が主流です。そのため「電子履歴書と職務経歴書を一緒に提出する」という場面では、両書類をデジタルファイルとして整えてセットで送ることが求められています。

「電子履歴書」とはPDF形式で提出するデジタル版履歴書

電子履歴書には紙の履歴書と比べて以下の特徴があります。

• 修正が容易：誤字や内容変更があっても、データ上で修正してPDF再出力できる
• 複数応募に対応しやすい：一度作成したデータを使いまわせる（企業ごとの志望動機は変更が必要）
• 郵送コストなし：切手や封筒が不要で、メール添付または採用システムへのアップロードで完結する
• 採用担当者側の管理が楽：複数の書類を電子で一元管理しやすい

履歴書と職務経歴書それぞれの役割

2書類は同じ企業に提出するものでも、採用担当者が確認する目的が異なります。

書類	主な役割	採用担当者が見るポイント
電子履歴書	氏名・住所・学歴・職歴・資格などの基本情報	経歴の整合性・資格の正確な記載・写真の印象
職務経歴書	業務内容・実績・スキルの詳細	何ができる人材か・具体的な数値・志望企業との適合性

履歴書は「この人は誰か」を確認するための書類で、職務経歴書は「この人を採用する理由はあるか」を判断するための書類です。どちらが欠けても、書類選考の土俵に乗ることができません。

電子提出が求められる場面と紙提出が残るケース

• 電子提出が多いケース：IT・ベンチャー・スタートアップ、採用管理システム（ATS）を導入している中〜大手企業、転職エージェント経由の応募
• 紙の郵送が残るケース：中小・零細企業、医療・介護・建設などの現場職、求人票に「持参・郵送」と明記されている場合

提出方法が明示されていない場合は、企業に確認するか、PDF形式で電子提出するのが現在のビジネスマナーとして一般的です。

電子履歴書と職務経歴書の作成手順

電子履歴書と職務経歴書を作成する方法は大きく3つあります。自分の環境と応募先の要件に合わせて選んでください。

PC（Word/Excel）からPDF化する流れ

最もオーソドックスな方法です。厚生労働省が公開している様式のほか、各転職サービスが配布しているテンプレートを使うこともできます。

• Word/Excelで履歴書テンプレートをダウンロードして内容を記入する
• 「ファイル → 名前を付けて保存 → PDF」または「印刷 → PDFとして保存」でPDF化する
• 職務経歴書も同様にWord/Excelで作成してPDF化する
• 2つのPDFを用意してメールに添付する

無料Webサービスで電子履歴書を作成する方法

PCにWordがインストールされていない場合や、テンプレート選びから始めたい場合は無料のWebサービスが便利です。ブラウザ上で入力するだけでPDFをダウンロードできるため、変換の手間がかかりません。

Webで使える履歴書作成サービスの比較と選び方については、別記事で詳しくまとめています。

職務経歴書の作成にはAIが入力内容を整えてくれる自動作成ツールも登場しています。職務経歴書の自動作成ツールを活用すると、白紙から書き始めるより作業時間を大幅に短縮できます。

スマホだけで電子履歴書と職務経歴書を作成する選択肢

PCが手元にない場合でも、スマホ対応のサービスを使えば両書類を作成できます。作成からPDF出力・メール送信までスマホで完結できるサービスが増えており、転職活動のすき間時間に書類を整えることが可能です。

ただし、スマホで作成した場合はメール送信時の文字化けや改行崩れに注意が必要です。送信前にPCでも表示を確認できると安心です。スマホで履歴書を作成できるサービスの一覧は別記事でまとめています。

採用担当者が確認するNG例｜送り方の落とし穴

電子提出の形式が自由だからこそ、マナー違反をしていても気づかないまま選考を進めてしまうケースがあります。採用担当者が実際に目にする4つのNG例を把握しておきましょう。

NG例① ファイル形式がWordまたはExcelのまま

WordやExcelは受け取り側のPCにインストールされているバージョンやOSの違いによって、レイアウトが崩れたり文字が正しく表示されなかったりするリスクがあります。採用担当者の手間を増やすだけでなく、「ビジネス書類の基礎を知らない」という印象を与える可能性があります。

電子履歴書と職務経歴書はどちらもPDF形式に変換してから送付するのが基本ルールです。

NG例② ファイル名に日付・氏名が入っていない

採用担当者は複数の応募者から書類を受け取ります。ファイル名に氏名と日付が入っていないと、受け取り後の仕分けに手間がかかります。

NG例③ 2書類の添付方法を間違える

「履歴書と職務経歴書は1つのPDFにまとめるべきか、別々に添付するべきか」という疑問はよく出ます。

方法	採用担当者からの見え方
別ファイルで同一メールに添付	書類ごとに参照できるため最も扱いやすい（一般的な形式）
1つのPDFに結合して添付	問題なし。ファイル名を「20260601_山田太郎_応募書類.pdf」のようにする
別々のメール（2通）で送信	管理が煩雑になる。2通目が迷惑メールに振り分けられるリスクもある

2書類は1通のメールに添付するのが原則です。企業から「まとめて送ってください」と指示があれば1ファイルに結合し、指示がなければ2つのPDFを別添付で送るのが無難です。

履歴書と職務経歴書をそれぞれどう書き分けるかについては、2書類を同時提出するときの書き分け方と注意点も参考にしてください。

NG例④ パスワードを設定しない・別送を忘れる

個人情報を含む書類をメールで送る場合、パスワードの設定は現在のビジネスマナーとして求められることが多くなっています。設定することで「個人情報の取り扱いに配慮できる人材」という印象を採用担当者に与えます。

電子履歴書と職務経歴書をメールで送る正しい手順

書類の準備ができたら、メールの送り方にも気を配りましょう。採用担当者への書類送付メールは、内容の正確さだけでなく、ビジネスマナーを見られている場面でもあります。

件名の書き方

件名は採用担当者が受信トレイを確認する際、最初に目にする部分です。一目で「誰からの応募書類か」がわかる件名にします。

本文の構成と例文

メール本文は「挨拶 → 応募の旨 → 添付書類の説明 → 締め」の順で簡潔にまとめます。長々と書く必要はなく、採用担当者が必要な情報をすぐ確認できる構成が好まれます。

送信前に確認すべき6つのポイント

送信ボタンを押す前に、以下を一つずつ確認してください。

• 履歴書・職務経歴書の両ファイルが添付されているか
• ファイル形式がPDFになっているか（Word/Excelのまま添付していないか）
• ファイル名に日付と氏名が入っているか
• PDFを実際に開いてレイアウトが崩れていないか確認したか
• 宛先のメールアドレスが正しいか
• 現職の会社のメールアドレスから送っていないか（プライベートのアドレスを使うこと）

送信後はパスワード通知メールも忘れずに別送してください。パスワード通知が遅れる場合は、本文中に「パスワードは追ってご連絡いたします」と一言添えておくとスムーズです。

書類作成に自信がもてないときの選択肢

電子提出の形式的なマナーは把握できても、「自分の経歴をどう書けばいいかわからない」「書いても書類選考を通過できない」という状況で手が止まる方は少なくありません。

書類の内容に自信がもてない場合、転職エージェントのサポートを活用する方法があります。エージェントのキャリアアドバイザーは書類添削を無料で行っており、採用担当者の視点から「この書き方では伝わらない」という箇所を具体的に指摘してくれます。

特に転職回数が多い・ブランク期間がある・未経験職種への転職を考えている場合は、書類の「見せ方」が選考通過率を大きく左右します。自分だけで完成させようとするより、一度プロの目を通すことで修正すべき箇所が明確になります。

まとめ

• 電子履歴書とはPCやスマホで作成してPDFで提出する履歴書。職務経歴書はもとからデジタル作成が主流
• ファイル形式はPDF一択。WordやExcelをそのまま送ると採用担当者の環境でレイアウトが崩れるリスクがある
• ファイル名には「日付＋氏名＋書類名（例：20260601_山田太郎_履歴書.pdf）」を入れる
• 2書類は1通のメールに添付する。別のメールで分けると管理が煩雑になる
• パスワードを設定して別メールで通知する。現職のメールアドレスは使わない

デジタル提出の作法を押さえることは、書類の中身と同じくらい選考通過に直結します。形式的なミスで判断されないよう、送信前のチェックを習慣にしてください。

電子履歴書・職務経歴書に関するよくある質問

電子履歴書と紙の履歴書、採用担当者はどちらを好みますか？

企業によって異なります。IT・ベンチャー・スタートアップはメールや採用システムへのアップロードを標準とするケースが多く、中小企業や医療・建設などの現場職では紙の郵送を求めるところもあります。求人票に提出方法の指示がある場合はそれに従い、指示がない場合は採用担当者に確認するのが確実です。

履歴書と職務経歴書を1つのPDFにまとめてもいいですか？

問題ありません。1つのPDFにまとめる場合は、ファイル名を「20260601_山田太郎_応募書類.pdf」のように内容がわかる名前にしてください。ただし、採用管理システムによっては書類ごとに別ファイルでのアップロードを求める場合もあります。システム上の指示があればそちらを優先してください。

電子履歴書にパスワードは必ず設定する必要がありますか？

企業から「パスワードなしでOK」と指示がある場合を除き、設定するのが望ましいです。住所・生年月日・電話番号など多くの個人情報が含まれるため、セキュリティへの配慮として評価されることがあります。設定したパスワードは書類とは別のメールで通知してください。

転職エージェント経由で応募する場合も電子履歴書を自分でメール送信しますか？

エージェント経由の場合、書類はアドバイザーを通じて企業に提出されるケースが多く、応募者が直接企業にメール送付することは基本的にありません。エージェントが用意した専用フォームやシステムに書類をアップロードする形が一般的です。ただしエージェントによって運用が異なるため、担当アドバイザーに確認してください。