この記事では、履歴書・職務経歴書テンプレートを無料でダウンロードできるサイト一覧と、採用担当者の視点から見た正しいテンプレートの選び方を解説します。Word・Excel・PDF別の使い分け方や、自分の状況（転職回数・空白期間・第二新卒）に合わせた選択ポイントもまとめています。
履歴書・職務経歴書テンプレートを無料ダウンロードできるサイト一覧
転職・就職活動を始める際、最初に必要になるのが履歴書と職務経歴書のテンプレートです。ここでは、採用担当者の目線から見て安心して使えるテンプレートを提供しているサービスを紹介します。
厚生労働省の公式様式（最も安全な選択）
採用担当者が「標準的なフォーマット」として最も信頼するのが、2021年4月に厚生労働省が公表した公式の履歴書様式例です。ハローワークの公式サイトからPDF・Excel形式でダウンロードできます。
厚生労働省様式の主な特徴
- 性別欄が任意記載になっている（2021年4月改訂）
- 通勤時間・扶養家族数・配偶者の有無などのプライバシー項目が削除
- 学歴・職歴欄のスペースが標準的で、ほとんどの転職者に対応
- A4用紙1〜2枚に収まる清潔感のあるレイアウト
企業から「特定の様式で提出してください」という指定がない場合、最初の選択肢は厚生労働省様式と考えて問題ありません。採用担当者が違和感を持つことがなく、記入スペースも標準的に設計されています。
転職・求人サイトの無料テンプレート（Word・Excel・PDF対応）
厚生労働省様式をベースに、転職者向けに使いやすくカスタマイズされたテンプレートを各サービスが無料提供しています。
| サービス名 | 形式 | 特徴 |
|---|---|---|
| リクナビNEXT | Word / Excel / PDF | 転職回数・職歴の多少に応じた8種類を提供 |
| doda | Word / Excel | 職務経歴書テンプレートが充実。4形式から選択可能 |
| マイナビ転職 | Word / Excel / PDF | A4・B5サイズ対応。状況別6種類 |
| タウンワーク | Word / Excel / PDF / Pages | アルバイト向けも充実。A3・B4サイズあり |
| Adobe Acrobat | Word / Excel / PDF | 職務経歴書テンプレートが職種別に充実 |
上記サービスはいずれも無料で利用できます。各サービスの特徴を比較して選びたい方は、用途別の詳しい違いもあわせて確認してみてください。
スマホ対応のWeb作成・ダウンロードツール
パソコンがなくてもスマホ一台で履歴書・職務経歴書を作成してPDFダウンロードできるサービスも増えています。
- Yagish（ヤギッシュ）：ブラウザ上で入力・PDF出力まで完結。コンビニ印刷にも対応
- らくらく履歴書：テンプレートを選んで入力するだけで完成。履歴書・職務経歴書の両方に対応
- ミライトーチResume：スマホから作成・PDF出力・コンビニ印刷まで対応。厚生労働省様式含む11種類
履歴書をスマホで作成する方法は、ツール別の操作手順をまとめた記事も参考にしてみてください。
採用担当者が教える「このテンプレートは通らない」落とし穴
テンプレートをダウンロードする際に見落としがちなのが、フォーマット選びのリスクです。書類の中身を磨く前に、採用担当者が「読む気をなくす」テンプレートの特徴を把握しておきましょう。
デザイン重視・カラフルなテンプレートが逆効果な理由
Canvaや海外テンプレートサービスでは、オシャレなデザインの履歴書テンプレートが配布されています。しかし、日本の採用慣習においてこれらのテンプレートは逆効果になるケースが多いです。
採用担当者はここを見ている
- スキャンや複合機でコピーした際に、背景色・枠線が黒くつぶれないか
- 統一されたフォントで書かれているか（飾り文字・手書き風フォントは不可）
- 印刷時に余白が確保されているか（A4用紙に収まる設計か）
- 本文フォントサイズは10〜11ptが標準。それ以下だと読みにくい
NG例
背景にグラデーションがあり、見出し部分に色つき帯が入ったデザイン系テンプレート。印刷するとインクのムラが目立ち、読みにくくなる。コピー機でスキャンした際に文字がつぶれる場合もある。
採用担当者は一日に数十〜数百枚の書類を確認します。「パッと見て読みやすいか」が最初の判断基準であり、デザインの凝ったテンプレートは「読む手間がかかる書類」として処理が後回しになることがあります。
スペース不足で読みにくくなるテンプレートの問題
記入欄が狭いテンプレートに無理やり詰め込んだ書類は、採用担当者に「整理できていない人」という印象を与えます。特に転職者の場合、職歴が複数ある分だけ学歴・職歴欄が詰まりがちです。
| 状況 | 必要なスペース | 推奨テンプレート |
|---|---|---|
| 転職回数1〜2回 | 標準的なスペースで十分 | 厚生労働省様式・標準版 |
| 転職回数3回以上 | 職歴欄が広いタイプ | 職歴拡張版テンプレート |
| 新卒・職歴なし | 学歴欄は標準、自己PR欄が広いタイプ | PR欄強調版テンプレート |
| 空白期間あり | 備考欄があるタイプ | 本人希望欄つき標準版 |
「会社指定の様式がある場合」の正しい対処
求人票や採用メールに「指定の履歴書フォームをダウンロードしてください」という記載がある場合は、自分で選んだテンプレートは使えません。
指定様式がある場合の対応手順
- 企業のWebサイト・採用ページから指定フォームをダウンロードする
- フォーマットは変更せず、指定されたとおりに記入する
- 指定様式が旧来の形式（性別必須・配偶者欄あり等）でも、変更・削除は行わない
- 採用ページに指定の明記がない場合は、厚生労働省様式で対応する
状況別｜自分に合った履歴書テンプレートの選び方
「テンプレートはどれでも同じ」と思っている方は要注意です。自分の職歴・状況に合ったテンプレートを選ぶことが、書類の第一印象を左右します。
転職回数が多い人は職歴欄が広いテンプレートを
転職回数が3回以上ある場合、標準テンプレートの職歴欄では欄が足りなくなることがあります。無理に詰め込んだ書類は採用担当者が読みにくく感じ、内容の精査より前に「見にくい書類」という印象が先行します。
- 職歴拡張版の入手先：リクナビNEXT・マイナビ転職のテンプレート一覧から「職歴が多い方向け」タイプを選ぶ
- もう一つの選択肢：2枚構成（学歴面＋職歴面）のテンプレートを使う
- 記入のポイント：在籍期間が1年未満の転職も正直に記載し、理由は面接で答えられるよう準備する
職歴が浅い・第二新卒は志望動機欄が大きいタイプを
職歴が1社のみ、または新卒・第二新卒の場合、職歴欄を埋めるのに苦労しません。それより、志望動機・自己PR欄でいかに自分をアピールできるかが選考の分かれ目になります。
採用担当者はここを見ている
- 職歴が少ない応募者については、採用担当者は「なぜこの会社を選んだか」を志望動機で特に重視する
- 自己PR欄が大きいテンプレートを選ぶと、スペースを活用して具体的なエピソードを書きやすくなる
- 空白だらけの職歴欄より、充実した自己PR欄のほうが書類全体の印象がまとまる
空白期間がある場合の対応
育児・介護・療養・フリーランス活動など、職歴に空白期間がある場合も、テンプレートの選択よりも記入のしかたが重要です。
良い例文
（職歴欄）2022年4月 株式会社〇〇 一身上の都合により退職
2022年5月〜2023年12月 育児に専念
2024年1月 転職活動開始
NG例
空白期間をそのまま書かずに飛ばす。採用担当者は「書いていない＝隠している」と判断するケースが多いため、理由を一行でもよいので記載する。
空白期間がある場合は、本人希望欄または備考欄がある標準様式を選ぶと、補足コメントを記入するスペースを確保できます。
職務経歴書テンプレートの種類と正しい選び方
履歴書と異なり、職務経歴書には「これが正解」という公式様式が存在しません。そのため、自分の経歴・アピールしたいポイントに合わせてテンプレートの形式を選ぶ必要があります。
編年体式・逆編年体式・キャリア式の違い
職務経歴書のテンプレートは、大きく3つのフォーマットに分かれます。自分の経歴をどう見せるかによって選ぶ形式が変わります。
| 形式 | 特徴 | 向いている人 |
|---|---|---|
| 編年体式 | 入社から現在まで時系列順に記載 | 転職回数1〜2回・初めての転職・キャリアの成長を見せたい人 |
| 逆編年体式 | 現在から過去へ逆順で記載 | 直近の経験が応募職種に近い人・社会人経験が長い人 |
| キャリア式（機能式） | 業務内容・スキルごとに分類して記載 | 転職回数が多い人・専門スキルをアピールしたい技術職 |
採用担当者はここを見ている
- 応募職種との関連性が高い経験・スキルがページの上部に来ているか
- 転職回数が多い場合、キャリア式でスキルを前面に出すと回数よりも能力が目に入りやすくなる
- フォーマット選択の正解・不正解より、記述の具体性と自社への貢献が伝わるかどうかを重視する
職務経歴書の作成に時間をかけたくない場合は、職務経歴書の自動作成ツールを活用すると、形式選びと入力の手間を同時に短縮できます。
提出形式（Word・Excel・PDF）の使い分け
テンプレートのファイル形式は、提出方法によって使い分けが必要です。
- PDF形式で提出：メール送付・Web応募フォームへのアップロード時。レイアウトが崩れず、書き換えも防止できる。WordやExcelで作成した書類は必ずPDFに変換してから送付する
- Word形式で提出：企業から「Word形式で送ってください」と指定がある場合のみ
- Excel形式で提出：企業が独自のExcel書式を指定している場合のみ
- 紙（印刷）で提出：郵送・持参の場合。A4サイズに印刷し、クリアファイルに入れて封筒に入れる
テンプレートを活かして書類選考を通過するための3つのポイント
テンプレートをダウンロードした後に多くの人がつまずくのが「テンプレートどおりに埋めただけ」という状態です。採用担当者の立場から見ると、テンプレートはあくまで「器」であり、器に何を入れるかが選考の合否を分けます。
採用担当者が最初に確認する3か所
書類を受け取った採用担当者は、最初の30秒でおおよその評価を固めます。その30秒で確認される3か所を押さえておきましょう。
採用担当者が最初に見る3か所
- ①写真：清潔感・表情・服装。テンプレートがどれであっても、写真の印象が悪ければ中身を読んでもらえない可能性がある
- ②直近の職歴：どの会社に在籍していたか、在籍期間の長さ、業種・職種の一致度
- ③志望動機の冒頭1〜2行：「なぜこの会社なのか」が明確に書かれているかどうか
テンプレートはあくまで「器」
テンプレートをそのままの形で使うことは大前提ですが、書き方の中身まで「テンプレートどおり」にしてはいけません。志望動機・自己PRの欄に、他の会社にも使い回せるような内容を書いた書類は、採用担当者に即座に見抜かれます。
NG例
「貴社の事業に興味を持ち、これまでの経験を活かして貢献できると考え、応募しました。」
→ どの会社にも使える文章。採用担当者はこうした書き方を数百枚以上見ており、すぐに判別できる。
良い例文
「前職では〇〇の業務を3年間担当し、月次の対応件数を前年比120%に改善しました。貴社の〇〇事業において、この経験を直接活かせると判断し応募しました。」
→ 具体的な数字と、自社事業との接点が明確に示されている。
書類選考通過率を上げる仕上げのコツ
- PDF変換前に印刷プレビューを必ず確認：レイアウト崩れ・文字切れ・ページをまたぐ表がないかチェック
- ファイル名を整える：「履歴書_氏名_日付.pdf」「職務経歴書_氏名_日付.pdf」の形式で統一する
- 誤字脱字の最終チェック：テンプレートの説明文や見本テキストが残っていないか確認
- 履歴書と職務経歴書の日付を統一する：提出日が異なる書類セットは「使い回し」と判断される場合がある
書類の完成度をさらに高めたい場合は、職務経歴書の添削サービスを活用する方法もあります。転職エージェントを利用すれば、無料でプロの添削を受けられます。
まとめ
- 履歴書テンプレートはハローワーク（厚生労働省）の公式様式か、リクナビNEXT・doda・マイナビ転職の無料テンプレートが安全
- デザイン重視のテンプレートは印刷・スキャン時に崩れやすく、採用担当者に読みにくい印象を与えるリスクがある
- 職務経歴書のテンプレートは、転職回数・経験の見せ方に応じて編年体式・逆編年体式・キャリア式から選ぶ
- メール提出時はWord・ExcelをPDFに変換してから送付する
- テンプレートはあくまで器。採用担当者が最初に確認する写真・直近職歴・志望動機冒頭の中身を磨くことが選考通過の近道
テンプレートを選んだら、次は記入内容をどう仕上げるかに集中してください。適切なフォーマットと具体的な内容が揃えば、書類選考の通過率は確実に上がります。
履歴書・職務経歴書テンプレートに関するよくある質問
- 履歴書と職務経歴書、どちらのテンプレートを先に選べばいいですか？
-
履歴書から先に選んで問題ありません。履歴書は厚生労働省様式か、応募先の指定様式を使うことが基本です。職務経歴書はフォーマットの自由度が高いため、履歴書の書式が決まった後に自分の経歴に合った形式（編年体式・逆編年体式・キャリア式）を選びましょう。
- テンプレートを使っても書類選考で落ちる場合、何が原因ですか？
-
テンプレート自体は問題ではなく、記入内容の具体性が不足していることがほとんどです。志望動機が他社にも使い回せる内容になっていないか、職歴の説明が「業務を担当していました」のような抽象的な記述になっていないか確認してください。採用担当者が評価するのは「この人がいると何ができるか」が伝わる内容です。
- スマホだけで履歴書・職務経歴書テンプレートをダウンロードして使えますか？
-
可能です。YagishやらくらくなどのWebサービスはスマホのブラウザで動作し、入力後にPDFをダウンロードまたはコンビニで印刷できます。ただし、Wordファイルをスマホで編集する場合はレイアウトが崩れる場合があるため、最終的なPDF確認はパソコンで行うことをおすすめします。
- 厚生労働省の履歴書テンプレートはどこからダウンロードできますか？
-
ハローワークの公式サイト（hellowork.mhlw.go.jp）からPDF・Excel形式でダウンロードできます。検索エンジンで「厚生労働省 履歴書様式例」と検索するとすぐに公式ページが見つかります。リクナビNEXT・doda・マイナビ転職なども同様式をベースにした無料テンプレートを配布しています。
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