履歴書テンプレートの選び方｜採用担当者が教える正しい様式と注意点

この記事では、履歴書テンプレートの種類と正しい選び方を採用担当者の視点で解説します。転職・新卒・アルバイト別の使い分けと、2021年に改定された厚生労働省推奨様式の変更点、テンプレート活用時の注意点まで紹介します。

採用担当者がテンプレートを見るとき最初に確認すること

履歴書テンプレートを選ぶ前に知っておくべきことがあります。採用担当者が書類選考で最初に確認するのは、テンプレートの「種類」や「デザイン」ではありません。「様式の新旧」と「記入内容の整合性」が最初の判断ポイントです。

2021年4月に改定された厚生労働省推奨様式が今のスタンダード

厚生労働省は2021年4月に履歴書の推奨様式を改定しました。大きな変更点は、採用差別につながりかねない項目の削除です。改定前後の主な違いは以下の通りです。

項目	旧様式（2021年以前）	新様式（2021年4月〜）
性別欄	必須記入	任意（記載しなくてもよい）
通勤時間	あり	なし
扶養家族数	あり	なし
配偶者	あり	なし
配偶者の扶養義務	あり	なし

市販の履歴書用紙の中には2021年改定前の旧様式がいまだに流通しているため、注意が必要です。特に文房具店やコンビニで購入する場合は、パッケージの様式年を確認するか、Webでの無料ダウンロードを使う方が安全です。

テンプレートの種類より「記入内容の質」が書類選考を左右する

採用担当者が1枚の履歴書を確認する時間は、平均30秒以下と言われています。この時間の中で見られているのは、テンプレートの美しさや種類ではなく、職歴・志望動機・自己PRが応募職種と整合しているかという点です。

どのテンプレートを選んでも「書く内容が採用担当者に刺さるかどうか」が書類選考の通過率を決めます。テンプレート選びに時間をかけすぎず、記入内容の質に集中することが先決です。

履歴書テンプレートの種類と特徴

テンプレートには大きく4つのタイプがあります。自分の状況と応募先の種類に合わせて選ぶことで、記入スペースを有効に使えます。

タイプ	特徴	向いている人
厚生労働省推奨様式	標準的・汎用性が高い	迷ったらまずこれ
職歴欄多いタイプ	職歴・経験を詳しく書ける	転職回数が多い人
志望動機・自己PR欄広いタイプ	意欲・強みをアピールできる	新卒・第二新卒
簡易タイプ（A4 1枚）	コンパクト	アルバイト・パート

厚生労働省推奨様式（最も汎用性が高い選択）

転職・新卒・派遣・アルバイトを問わず使える基本フォーマットです。2021年4月に改定された最新版では、学歴・職歴欄・志望動機欄・自己PR欄・資格欄が標準的なバランスで設けられています。

厚生労働省の公式サイトからWord・Excel・PDF形式で無料ダウンロードできます。リクナビNEXTやマイナビ転職の配布版も、この様式をベースにしたものがほとんどです。「どれを選べばいいかわからない」場合は、まずこの様式を選んでおけば問題ありません。

職歴欄が多いタイプ（転職経験者向け）

転職回数が3回以上ある場合や、職歴が複数の会社・部署にわたる場合は、職歴を書ける行数が多いテンプレートが適しています。職歴欄が狭いテンプレートに無理やり書き込むと、字が小さくなって採用担当者が読みにくくなります。

リクナビNEXTやdodaでは「職歴欄が多い履歴書」を別ダウンロードで配布しています。職歴が5社以上になる場合は、履歴書の職歴欄を簡略化し、別途職務経歴書を準備して詳細を補う方法も採用担当者には伝わりやすい対応です。

志望動機・自己PR欄が広いタイプ（新卒・第二新卒向け）

職歴が少ない分、志望動機や自己PRで自分をアピールする必要があります。このタイプは学歴・職歴欄をコンパクトにし、その分の面積を志望動機・自己PR欄・趣味特技欄に割り当てたフォーマットです。

簡易タイプ（アルバイト・パート向け）

A4用紙1枚に収まるコンパクトなフォーマットです。学歴・職歴欄が少なく、本人希望欄と簡単な自己PRが書ける構成になっています。アルバイト・パートの採用では「ざっくりとした経歴と希望条件」しか確認しないケースが多く、このタイプで十分です。

ただし正社員への応募には使わないようにしてください。職歴・志望動機を十分に書ける欄がない簡易タイプを正社員応募に使うと、採用担当者に「本気度が低い」という印象を与える場合があります。

転職・新卒・アルバイト別テンプレートの選び方

自分の状況別にどのテンプレートを選ぶべきか、採用担当者が実際に書類を見る観点から整理します。

転職（職歴あり）の場合：職歴の量で選ぶ

転職活動中の場合は、職歴の数を基準にテンプレートを選びます。

• 転職回数1〜2回：厚生労働省推奨様式（標準タイプ）で十分
• 転職回数3回以上・職歴が多い：職歴欄が広いタイプを選ぶ
• 職歴が5社以上：履歴書の職歴欄を簡略化し、職務経歴書で詳細を補う

転職活動では、複数の企業に同じ様式の履歴書を使い回すことが多くなります。テンプレートを1種類に絞り、企業ごとに志望動機の内容だけ変えるのが効率的です。ただし、前の企業向けに書いた内容が残っていないかを必ず確認してから送付してください。これが転職者の最も多いミスです。

新卒・第二新卒の場合：志望動機欄の広さで選ぶ

職歴がほとんどない新卒・第二新卒にとって、採用担当者への最大のアピールポイントは「なぜこの会社か」という志望動機です。志望動機欄が広いテンプレートを選ぶことで、自分の考えを整理して書けるスペースを確保できます。

新卒用と銘打ったテンプレートを別途探す必要はなく、「志望動機・自己PR欄が広いタイプ」を選べば十分です。リクナビやマイナビが配布しているダウンロード版でも、欄の広さを確認してから使うようにしてください。

アルバイト・パートの場合：簡易タイプで問題ない

アルバイト・パートの採用では、正社員ほど詳しい職歴や志望動機は求められないケースが大半です。A4 1枚の簡易タイプで問題ありません。

ただし「テンプレートが簡単だから書く内容も手を抜いていい」わけではありません。採用担当者は志望動機と本人希望欄を確認します。特に「どのシフトに入れるか」「いつから働けるか」を具体的に書くと、採用担当者が判断しやすくなります。

種類別の無料テンプレートダウンロード先と採用担当者が評価する選び方の比較は、以下の記事でまとめています。

テンプレートの種類と無料ダウンロード先の比較も参考にしてください。

テンプレートの入手方法：Word・Excel・スマホ別

テンプレートはどこから入手するかによって、作成の手軽さや書き直しのしやすさが変わります。PC・スマホそれぞれの代表的な入手方法を整理します。

Wordで作る場合（PC推奨）

PCで作成する場合は、Word形式のテンプレートが最も汎用的です。文字の大きさや行間を細かく調整でき、PDF形式への変換もスムーズです。主な無料ダウンロード先は以下の通りです。

• 厚生労働省公式サイト：2021年改定版をWord・Excel・PDF形式で提供
• リクナビNEXT：用途別8種（職歴欄多い・写真なし・アルバイト用など）
• マイナビ転職：状況別6種（職歴少ない・スキル強調・志望動機多めなど）

Wordを持っていない場合はGoogleドキュメントでも同様に作成でき、PDF出力もできます。Excelやスプレッドシートでの作成も可能ですが、行・列のサイズ調整に慣れが必要です。

履歴書作成に使えるツールの詳しい比較は以下の記事で確認できます。

無料で使える履歴書作成ツール7選の比較も参考にしてください。

スマホで作る場合（アプリ・Webサービス）

スマホのみで履歴書を作成したい場合は、Webブラウザから使えるサービスが便利です。入力フォームに沿って入力するだけでPDFが生成され、コンビニでの印刷にも対応しているサービスもあります。

スマホで使える主なサービスには、Yagish（ヤギッシュ）・doda・マイナビ転職のWeb作成機能などがあります。詳細な比較と採用担当者が評価するポイントは以下の記事で確認できます。

スマホだけで履歴書を完結させる方法と注意点も合わせて確認してください。

テンプレートを使う前に採用担当者が気にする5つのポイント

テンプレートを選んだ後、記入する前に確認すべきポイントを整理します。採用担当者の視点から見ると、書類選考で落とされる理由の多くはテンプレート選びではなく「記入前の確認不足」にあります。

応募企業が指定する様式を優先する

採用担当者が「当社指定の履歴書フォームを使ってください」と求めている場合は、どんなに使い慣れたテンプレートがあっても必ず指定様式に従ってください。独自フォーマットを使う企業では、汎用テンプレートでは採用担当者が求める項目を網羅できないことがあります。

指定様式は企業の採用ページや求人票に記載されているケースがほとんどです。応募前に必ず確認してから準備を始める方が、書き直しのリスクを減らせます。

フォントと文字サイズの選び方（PC作成の場合）

Wordやスプレッドシートで作成する場合、フォント選びは採用担当者が無意識に評価するポイントです。

• 推奨フォント：明朝体（游明朝・ヒラギノ明朝など）またはゴシック体（メイリオ・游ゴシックなど）
• 文字サイズ：本文10〜11pt、見出し項目は12〜14pt
• NGフォント：ポップ体・丸文字系など採用書類に不向きなデザイン系フォント

フォントの詳しい選び方は以下の記事で採用担当者が実際に見るポイントとあわせて解説しています。

履歴書のフォントと文字サイズの正解も合わせて確認してください。

まとめ

• 2021年4月改定の厚生労働省推奨様式を基本に、自分の状況に合ったタイプを選ぶ
• 転職経験が多い場合は職歴欄が広いタイプ、新卒・第二新卒は志望動機欄が広いタイプが向いている
• アルバイト・パートへの応募では簡易タイプ（A4 1枚）で問題ない
• テンプレート選びより「記入内容の質」が書類選考の通過率を左右する
• 使い回しの際は前の企業向け情報が残っていないか全欄を確認する

テンプレートはあくまで器です。採用担当者が評価するのは様式の種類ではなく、書かれた内容の質と整合性です。まず基本の様式で記入し、読み返して内容を磨くことに時間を使うようにしてください。

履歴書テンプレートに関するよくある質問

コンビニや文房具店で買った市販の履歴書は使えますか？

使えますが、2021年改定前の旧様式が流通しているため注意が必要です。旧様式には「通勤時間」「扶養家族数」「配偶者」の欄が残っています。市販品を購入する際はパッケージの様式年を確認するか、厚生労働省の公式サイトやリクナビNEXTから最新版を無料でダウンロードする方が確実です。

履歴書テンプレートは手書きとPC作成のどちらが採用担当者に評価されますか？

採用担当者の多くは、手書きかPC作成かよりも内容の質と読みやすさで判断します。企業から「手書きで提出してください」という指定がある場合はそちらに従ってください。指定がない場合は、自分が読みやすい書類を作れる方を選ぶのが現実的です。PC作成は文字の大きさや書体が統一されて読みやすくなる点が利点です。

複数の企業に応募する場合、同じテンプレートを使い回してもいいですか？

テンプレートの様式は同じものを使い回して問題ありません。ただし各企業向けに志望動機・自己PR欄の内容は変える必要があります。PC作成の場合はファイルを複製して内容を変更し、提出前に全欄を確認する習慣をつけてください。前の企業向けの内容が残ったまま送付すると書類選考で不利になります。