履歴書テンプレートのコピーと使い方｜採用担当者が落とすNG例と対策

この記事では、履歴書テンプレートのおすすめダウンロード先（コピー先）と、テンプレートをコピーした後に採用担当者に評価される使い方を解説します。Word・Excel・Googleドキュメント形式別の方法と、書類選考で落とされないためのポイントを紹介します。

履歴書テンプレートはコピーして使ってよい

履歴書テンプレートをコピー（ダウンロード・複製）して作成することは、転職・就職活動における標準的な方法です。採用担当者も、応募者がテンプレートを使用していることを前提として書類を確認しています。

採用担当者はテンプレート使用を気にしない

書類選考で採用担当者が確認するのは「志望動機や自己PRの内容」「職歴の整合性」「フォーマットの正確さ」です。テンプレートを使ったかどうかは、判断材料になりません。

市販の履歴書用紙もテンプレートも、構造は同じです。重要なのは、テンプレートの中身に何を書いたかです。

コピーして使う前に確認すること

テンプレートをコピーする前に、2点を確認してください。

• 用途に合った様式か：転職・新卒・アルバイトでは、欄の構成が異なります
• 最新の様式か：2021年4月に厚生労働省が推奨する様式が改定されました。「性別欄が任意記載」「通勤時間・配偶者・扶養家族欄が削除」になった最新版を使うことを推奨します

用途	選ぶべきテンプレート
転職・社会人経験者	職歴欄が広い様式（厚生労働省推奨様式）
新卒・第二新卒	学歴欄・志望動機欄が広い様式
アルバイト・パート	A4判1枚のシンプルな様式

なお、履歴書テンプレートの選び方を詳しく知りたい方は、こちらの記事でおすすめの無料テンプレートを紹介しています。

【用途別】履歴書テンプレートのおすすめコピー先

テンプレートのコピー方法は、使用するサービスによって異なります。Word・Excel・PDFのダウンロード形式と、GoogleドキュメントやGoogleスプレッドシートのコピー形式があります。目的に合わせて選んでください。

転職・社会人向けテンプレートのコピー先

転職活動では、職歴欄が広い厚生労働省推奨様式を使うのが基本です。以下のサービスでWord・Excel・PDF形式のテンプレートをダウンロード（コピー）できます。

サービス名	形式	特徴
厚生労働省（公式）	Excel・PDF	最新の推奨様式。無料でダウンロード可能
リクルートエージェント	Word・Excel・PDF	転職者向けに用途別テンプレートを複数用意
タウンワーク	Word・Excel・PDF・Pages	A4/B5サイズ対応。Macユーザーも対応

厚生労働省の公式サイトでは、改定後の最新様式（性別欄が任意記載）のExcel・PDFを無料でダウンロードできます。印刷して手書きにする場合も、PC入力で提出する場合も対応しています。

新卒・就活向けテンプレートのコピー先

新卒採用では、学歴欄・志望動機欄・自己PR欄が広いテンプレートを選ぶと書きやすくなります。就職活動向けに特化したテンプレートを提供しているサービスを利用するのが効率的です。

• リクナビ：新卒向けのWord・Excel形式を無料ダウンロード可能
• マイナビ：就活生向けの様式を複数提供。学歴欄が長く取れる設計
• Yagish（ヤギッシュ）：Webブラウザ上で入力・印刷できる。会員登録なしで利用可能なサービスも

コピーしたテンプレートに入力する際、履歴書作成に役立つおすすめサービスを参考にすると、入力効率が上がります。

アルバイト・パート向けテンプレートのコピー先

アルバイト・パート応募では、A4判1枚のシンプルな様式を使うのが一般的です。職歴が少ない分、自己PR欄に力を入れやすい設計のものを選ぶとよいでしょう。

• バイトル・タウンワーク：アルバイト専用テンプレートをWord/Excel/PDFで提供
• コンビニ・ドラッグストア：市販の履歴書用紙（ラインナップ多数）をそのまま使用する選択肢もある

Googleドキュメント・Googleスプレッドシートのテンプレートをコピーする方法

GoogleドキュメントやGoogleスプレッドシートで作られた履歴書テンプレートを使う場合、「コピーを作成」という操作が必要です。共有リンクから開いたファイルを直接編集しようとしてもできないため、手順を確認しておきましょう。

Googleドキュメント版のメリットは、スマートフォンからも編集・印刷が可能な点です。外出先でも履歴書の修正が可能なため、急ぎの応募に対応しやすくなります。

テンプレートをコピーした後にやること

テンプレートをコピーした直後は「中身が空白の状態」です。採用担当者に評価される書類を作るために、コピー後に必ず行う3つの作業があります。

フォントと文字サイズを揃える

テンプレートに自分の情報を入力するとき、フォントが統一されていない状態で提出する人が多く見られます。特にWordにコピーペーストで貼り付けたとき、元の文書のフォントが混入するケースが多いです。

履歴書のフォントは「明朝体（MS明朝・游明朝など）」が基本です。文字サイズはすべて10.5pt〜11ptに統一してください。

入力後は「Ctrl + A（全選択）」でフォントを一括変更する操作を習慣にしてください。なお、履歴書のフォント選びについては別記事で詳しく解説しています。

使わない項目を整理する

多くのテンプレートには「資格・免許」「趣味・特技」「本人希望欄」など複数の欄があります。書く内容がない欄は「特になし」と記入するか、テンプレートの設計上削除できる場合は空欄にする対応が必要です。

• 資格欄に記載なし：「特になし」と記入する。空白のまま提出しない
• 趣味・特技欄：業務との関連性が薄い場合でも「体を動かすこと（週末のランニング）」など具体的に書く
• 本人希望欄：特に希望がなければ「貴社規定に従います」と記入する

自分の状況に合わせてカスタマイズする

テンプレートはあくまで「枠組み」です。志望動機・自己PRは、応募先の企業・職種に合わせて書き直す必要があります。使い回しの文章は採用担当者に伝わります。

テンプレートを使っても書類選考で落ちる人が見落としているポイント

テンプレートを正しくコピーして使っていても、書類選考を通過できない場合があります。採用担当者が実際に気になるNGパターンを3つ紹介します。

NG①：レイアウトが崩れたまま提出する

WordやExcelのテンプレートは、入力した文字数やフォントサイズによってレイアウトが崩れることがあります。印刷プレビューで確認せずに提出すると、欄からはみ出したテキストや空白が広がった状態で届くことがあります。

対策として、提出前に必ず「印刷プレビュー」で全体のレイアウトを確認してください。PDFで保存して別のデバイスで確認するとより確実です。

NG②：写真欄に適切な証明写真を貼っていない

PC作成の履歴書で写真欄を空白のまま、または解像度が低い画像を貼り付けて提出するケースがあります。写真は3ヶ月以内に撮影したスーツ着用・背景白・縦4cm×横3cmが基本です。

スマートフォンで証明写真を作成する場合は、撮影後にサイズ・トリミングが正しく設定されているか必ず確認してください。縦4cm×横3cmの規格に合わない写真は受け取り拒否になるケースがあります。

NG③：テンプレートの注釈や例文をそのまま残す

テンプレートには「ここに志望動機を記入」「○文字以内で記述してください」などの注釈が入っているものがあります。これを削除し忘れて提出するミスが実際に発生しています。

提出前に「テンプレートの注釈・例文がすべて削除されているか」を一項目ずつ確認してください。グレーや薄い色のテキストが残っていないかも確認ポイントです。

Web版の履歴書サービスはコピー後のミスが起きにくい

上記のミスはWord・Excelを使ったときに起きやすい問題です。Webブラウザ上で入力・送信できる履歴書サービスを使えば、レイアウト崩れや注釈の削除ミスを防ぎやすくなります。

Web上で使える履歴書サービスのおすすめは別記事で詳しく紹介しています。

まとめ

• 履歴書テンプレートをコピーして使うことは問題なく、採用担当者はテンプレート使用そのものを気にしない
• Googleドキュメント版は「ファイル → コピーを作成」で自分のドライブに複製してから編集する
• コピー後はフォント統一・使わない項目の整理・企業別のカスタマイズの3点を必ず行う
• レイアウト崩れ・証明写真の不備・注釈の削除忘れが、テンプレート利用時のNG例として採用担当者の心証に影響する

テンプレートは道具であり、書類選考の通過率を左右するのは「何を書いたか」です。コピーの手間を省いて、内容の充実に時間を使うことが書類選考突破への近道です。

履歴書テンプレートのコピーに関するよくある質問

Googleドキュメントの履歴書テンプレートはコピー（複製）して使えますか？

はい、コピーして使えます。テンプレートのリンクを開いたら「ファイル → コピーを作成」を選択してマイドライブに保存してください。そのコピーを編集することで、元のテンプレートに影響を与えずに自分の履歴書を作成できます。

履歴書テンプレートをダウンロードするのは無料ですか？

厚生労働省の公式サイト、リクルートエージェント、タウンワーク、バイトルなど主要サービスのテンプレートはすべて無料でダウンロードできます。有料サービスのテンプレートを使う必要はありません。

テンプレートをコピーして使うと採用担当者にバレますか？

テンプレートを使ったこと自体は採用担当者には分かりません。ただし、フォントが混在している・レイアウトが崩れている・テンプレートの注釈が残っているといった状態で提出した場合は、確認不足が伝わります。コピー後に印刷プレビューで確認する習慣をつけてください。

Wordのテンプレートをコピーして使う際の注意点はありますか？

他の文書からテキストをコピーペーストすると、元のフォントや書式が混入することがあります。貼り付けの際は「書式なしで貼り付け（テキストのみ保持）」を選ぶか、貼り付け後にフォントを統一してください。提出前には印刷プレビューでレイアウト崩れがないか確認することを推奨します。