履歴書テンプレートの作成方法｜採用担当者が教える様式の選び方

この記事では、履歴書テンプレートを使った作成方法と、採用担当者が評価する様式の選び方を解説します。どのテンプレートを選べばよいか、PCとスマホ別の作成手順、提出前に確認すべきポイントまで採用担当者の視点からまとめました。

採用担当者が履歴書テンプレートを見て評価する3つのポイント

テンプレートを使った履歴書が「手を抜いている」と受け取られないか、心配している方は少なくありません。採用担当者の立場から先に結論を伝えると、テンプレートを使うこと自体は採用結果にまったく影響しません。

採用担当者が書類選考で実際に確認しているのは、次の3点です。

• 記載内容の正確さ：学歴・職歴・資格に誤りや漏れがないか
• 読みやすさ：フォントとレイアウトが統一されているか
• 必要事項の網羅性：全項目が適切に埋まっているか

テンプレートを使っているかどうかを問題にする採用担当者はほぼいません。問われるのは「テンプレートを正しく使えているかどうか」です。

採用担当者が書類を見て「惜しい」と感じる落とし穴

テンプレートを選んでも、使い方のミスで印象を下げてしまうケースがあります。採用担当者が実際に気になるポイントを確認してください。

これらはいずれもテンプレートの選び方ではなく、使い方と仕上げの問題です。提出前の最終確認で防げます。

無料で使える履歴書テンプレートの入手先

厚生労働省の公式様式が最もスタンダード

2021年4月に改定された厚生労働省の推奨履歴書様式は、転職・新卒・アルバイトを問わず使用でき、採用担当者の間でもっとも認知されているフォーマットです。「どのテンプレートを選べばよいかわからない」という場合は、まずこの様式を選べば間違いありません。

項目	内容
改定時期	2021年4月（最新版）
性別欄	任意記載（空欄でも選考に影響しない）
配偶者・扶養義務者欄	省略可能
対応サイズ	A4・B5
ダウンロード形式	Word・Excel・PDF
入手先	厚生労働省公式サイト（mhlw.go.jp）・会員登録不要

改定のポイントは、性別欄が「任意記載」になった点です。プライバシーへの配慮から、記入しなくても選考上の不利益はありません。また、配偶者欄・扶養義務者欄も省略できるようになっており、現在の採用実務に対応した様式です。

転職・就活サービスの無料テンプレート

マイナビ転職・doda・リクナビNEXTなど主要な転職サービスでも、状況別のテンプレートを無料で公開しています。職歴欄が多いタイプ・志望動機欄が大きいタイプ・アルバイト向け簡易版など、複数のバリエーションから選べます。

これらは採用担当者が日常的に目にしているフォーマットのため、選考上の違和感はありません。Word・Excel・PDFの3形式に対応しており、会員登録なしでダウンロードできるものも多いです。

スマホで完結する無料テンプレートサービス

Webブラウザ上で入力からPDF出力まで完結できる無料ツールも増えています。Yagish・ミライトーチResumeなどのサービスはスマホのブラウザから利用でき、コンビニ印刷にも対応しているため、プリンターなしでも提出用書類を準備できます。

複数の履歴書作成ツールを採用担当者視点で比較した記事も参考にしてください。

状況別｜採用担当者が推奨するテンプレートの選び方

テンプレートは「どれでも同じ」ではありません。自分の状況に合ったフォーマットを選ぶことで、1枚の中で伝えたい情報を整理しやすくなります。採用担当者が「読みやすい」と感じる書類は、状況に合ったフォーマット選びから始まっています。

転職活動の場合

転職活動では、職歴欄が多めのテンプレートを選ぶことが基本です。2社以上の職歴があり、入社・退社年月や業務内容を書ききれないと感じる場合は、職歴欄を縦に広く取ったフォーマットに切り替えてください。

志望動機欄が充実しているタイプも転職では有利です。採用担当者は「なぜこの会社に来たいのか」を職歴と同じ比重で確認しています。志望動機欄が小さいテンプレートでは、内容が細かい字で詰め込まれて読みにくくなります。

新卒・就活の場合

新卒の場合は学歴欄が充実したタイプが適しています。職歴がない分、自己PRや志望動機の記述量で差がつきます。学歴欄がコンパクトで自己PR欄が大きいテンプレートを選ぶと、1枚の中でアピール内容を強調しやすくなります。

アルバイト・パートの場合

アルバイト・パート応募では、1枚に収まる簡易版テンプレートで十分です。A5サイズや「アルバイト・パート向け」と明記されたフォーマットを選ぶと、全項目を読みやすい文字サイズで埋めやすくなります。採用担当者も「アルバイト応募なのに職歴欄が4段ある書類」は不自然に感じます。

職歴の量で選ぶ場合

状況	推奨テンプレート
転職回数3回以上・職歴が多い	職歴欄が多いタイプ（A4縦向き）
転職回数1〜2回・職歴が少ない	標準タイプまたは志望動機欄強調タイプ
新卒・職歴なし	学歴欄充実タイプ・スリム版
アルバイト・パート	簡易型（1枚完結タイプ）

無料テンプレートの種類と入手先を詳しく比較した記事も用意しています。

採用担当者が推奨する無料テンプレートを比較した記事はこちら

履歴書テンプレートを使った作成手順

PC（Word・Excel）で作成する場合

WordまたはExcelのテンプレートをダウンロードしたら、次の手順で作成します。

1. テンプレートを開き、各項目に順番に入力する
2. 入力後、フォントが統一されているか全体を確認する（全選択してフォントを明朝体またはメイリオに統一）
3. 証明写真を「画像の挿入」から貼り付け、縦4cm×横3cmにサイズ調整する
4. 印刷プレビューで余白・罫線・文字のはみ出しがないか確認する
5. 「PDF形式で書き出し」または「名前をつけて保存」でPDFに変換する

スマホで作成する場合

スマホだけで履歴書を完成させたい場合は、Web上の履歴書作成ツールが最短ルートです。ブラウザ上で各項目に入力し、証明写真もスマホカメラで撮影・アップロードできます。完成後はPDF形式でダウンロードし、コンビニのマルチコピー機から印刷できます。

スマホ作成ツールを使う際の注意点は、入力後の確認作業をスマホの小さな画面でしっかり行うことです。フォントや証明写真の収まりはPC画面で確認するほうが細部を把握しやすいため、可能であれば最終確認だけPCで行ってください。

スマホで使える履歴書作成サービスを採用担当者視点で比較した記事もあわせて参考にしてください。

作成後のPDF変換と提出形式

WordやExcelで作成した履歴書を送付する場合、必ずPDFに変換してから提出してください。Word形式のまま送ると、受け取り側のソフトウェアバージョンや環境によってフォントが置き換えられたり、改行がずれてレイアウトが崩れたりします。

採用担当者がPDFを好む理由は「内容が修正できない形で受け取るため」でもあり、「書類を正式なものとして扱う」慣習として定着しています。手渡し提出の場合を除き、電子での提出は必ずPDF形式にしてください。

提出方法	推奨形式	注意点
メール・求人サイト	PDF	ファイル名は「氏名_履歴書.pdf」が一般的
郵送	印刷したもの（A4またはB5）	クリアファイルに入れて折らずに封入
手渡し	印刷したもの	クリアファイルに入れて持参

採用担当者が確認する仕上げの落とし穴

テンプレートを正しく選んでも、仕上げの段階でつまずくケースがあります。採用担当者が多くの書類の中で「ここが残念」と感じるポイントを2つ解説します。

フォント・レイアウトの崩れ

テンプレートに入力や貼り付けを行った際、フォント種類とサイズが混在しやすくなります。特に「他の書類からコピーして貼り付けた」場合は、貼り付け先のフォント設定に上書きされず、元のフォントが残るケースがあります。

入力完了後は、本文全体を選択してフォントを統一し直してください。履歴書で使うフォントの正解については、採用担当者が評価するポイントと合わせて解説しています。

証明写真のサイズ違いと貼り付け位置

履歴書テンプレートの証明写真欄は縦4cm×横3cmが標準です。スマホで撮影した写真をトリミングせずに貼り付けると、縦横比が崩れて採用担当者に雑な印象を与えます。

証明写真アプリやコンビニの証明写真機を使い、縦4cm×横3cmにリサイズした画像を準備してから貼り付けてください。デジタル提出の場合は解像度が低すぎる（ピクセル数が少ない）と粗く見えます。スマホカメラで撮影する場合は、明るい場所で真正面から撮影した清潔感のある一枚を使用してください。

まとめ

• 採用担当者はテンプレートの使用有無を評価基準にしていない
• 最もスタンダードなのは2021年4月改定の厚生労働省推奨様式
• 転職・新卒・アルバイトなど状況と職歴の量に合わせてフォーマットを選ぶ
• PC作成はPDF変換・フォント統一・証明写真サイズの3点を提出前に必ず確認する
• スマホだけで完結させたい場合は無料のWeb作成ツールが有効

テンプレートの選択と作成手順を正しく理解できれば、書類選考の土台は整います。次の段階は志望動機や自己PRの内容で差をつける段階です。

履歴書テンプレート作成に関するよくある質問

手書きとPC作成（テンプレート利用）、どちらが採用担当者に評価されますか？

近年の多くの採用担当者は手書きかPC作成かを選考基準にしていません。企業や業界によって手書きを指定するケースもありますが、特に指定がなければPC作成で問題ありません。重要なのは記載内容の正確さと読みやすさです。

厚生労働省の推奨様式以外のテンプレートを使っても大丈夫ですか？

問題ありません。市販の履歴書や転職サービスのテンプレートも採用担当者は日常的に見ています。ただし、氏名・学歴・職歴・資格・志望動機といった基本項目が網羅されているフォーマットを選んでください。

履歴書テンプレートは無料でダウンロードできますか？

できます。厚生労働省公式サイト、マイナビ転職・doda・リクナビNEXTなどの転職サービスのページから無料でダウンロードできます。Word・Excel・PDF形式のいずれかで提供されており、会員登録不要で取得できるものも多いです。

スマホだけで履歴書テンプレートを使って作成できますか？

できます。YagishやミライトーチResumeなどの無料Webツールを使えば、スマホのブラウザ上で入力からPDF書き出しまで完結できます。コンビニ印刷に対応しているツールも多く、プリンターなしでも紙での提出が可能です。