この記事では、履歴書テンプレートの正しい選び方と、基本情報・学歴職歴・資格・志望動機・自己PRの項目別記入例を採用担当者の視点から解説します。どのテンプレートを選べばよいか迷っている方、各欄に何を書けばよいか手が止まっている方に向けて、書類選考の通過率を上げるポイントをまとめました。採用担当者が「落とす」NG記入例5パターンも解説しています。
履歴書テンプレートの選び方と入手先
履歴書テンプレートには、厚生労働省が推奨する標準様式から、転職・新卒・アルバイト別に特化したものまで複数あります。種類の多さに迷いがちですが、選ぶポイントは「自分の状況」と「提出方法」の2点だけです。フォーマットの違いより、記入内容の充実度が書類選考の合否に直結します。
転職・新卒・アルバイト別のテンプレートの選び方
使用するテンプレートは、応募する状況・目的に合わせて選ぶことで、記入欄を無駄なく活かせます。以下の表を参考にしてください。
| 状況・目的 | おすすめのテンプレートタイプ | 理由 |
|---|---|---|
| 転職（職歴あり） | 職歴欄が広いタイプ | 実績・転職理由をしっかり記載できる |
| 新卒・第二新卒 | 志望動機・自己PR欄が広いタイプ | 社会人経験が少ない分、人柄を伝える欄を最大限活用できる |
| アルバイト応募 | 1枚完結のシンプルタイプ | 記入項目が少なく、短期応募に対応しやすい |
| 資格が多い方 | 資格・免許欄が広いタイプ | 取得資格をすべて正式名称で記載できる |
各状況に対応した無料で使える履歴書テンプレートの選び方とダウンロード先は、以下の記事で採用担当者の視点からまとめています。
Word・Excel・PDF どの形式を選ぶか
テンプレートのファイル形式は、提出方法によって使い分けが必要です。誤った形式で送ると、採用担当者の手元でレイアウトが崩れるリスクがあります。
NG：WordファイルをそのままメールでPDF変換せず送る
受け取り側の環境によってフォントや改行が崩れて届く可能性があります。採用担当者はレイアウトが崩れた書類を正確に確認できず、書類への配慮不足という印象にもつながります。
OK：Word・Excelで作成してPDF変換して送る
PDFはどの環境でも同じレイアウトで表示されます。電子提出（メール・応募フォーム）には必ずPDF変換してから送ること。手渡し・郵送の場合はWord・Excelで印刷してもよいです。
フォームへの入力だけで履歴書を作成できる履歴書作成ツールを使えば、PDF変換まで一括で完結できます。またWeb上で完結するweb履歴書サービスを選ぶ方法もあります。
採用担当者が最初に見る「基本情報」の記入例
基本情報欄は採用担当者が最初に目を通す箇所です。誤字・空欄・写真の問題がここで目に入ると、その後の内容を丁寧に読む気が下がります。正確な情報を整えて記入することが最低条件です。
日付・氏名・住所・連絡先の書き方
各項目に共通するのは「公式な書類に使う正式な情報を書く」という原則です。略称・通称・省略は一切避けてください。
| 項目 | 記入例 | 注意点 |
|---|---|---|
| 日付 | 令和7年6月20日（または2025年6月20日） | 記入日か郵送日を記載。西暦・和暦どちらかで全体を統一する |
| 氏名 | 山田 太郎（ふりがな：やまだ たろう） | 戸籍上のフルネームを記載。ニックネーム・略称は不可 |
| 現住所 | 〒100-0001 東京都千代田区〇〇1-1-1 | 都道府県から正式に記載。マンション名・部屋番号まで省略しない |
| 電話番号 | 090-1234-5678 | 日中に連絡のとれる番号を記載 |
| メールアドレス | yamada.taro@example.com | Gmailなどのフリーメール推奨。キャリアメール（docomo.ne.jp等）は転送・未着のリスクがある |
採用担当者はここを見ている
- メールアドレスがキャリアメール（docomo.ne.jpなど）だと、自社のフィルタリングで届かないケースがある
- 住所が「△△区〇〇」と省略されていないか（都道府県から必ず記載する）
- 日付の西暦・和暦が記入途中で混在していないか
証明写真の基準と注意点
証明写真の標準サイズは縦4cm×横3cmです。採用担当者が写真で確認するのは外見の優劣ではなく、ビジネスの場にふさわしい清潔感と身だしなみです。
NG：スマホで自撮りした写真をコンビニプリントして貼る
解像度・背景・服装がビジネス用として不適切になりやすい。「この人は面接にも同じ身だしなみで来るのか」と採用担当者は想像しています。加工しすぎた写真も同様に不信感につながります。
OK：写真スタジオか証明写真機で撮影したものを使う
服装はスーツ（ネクタイ着用）か清潔感のあるビジネスカジュアル。背景は白か薄い青が標準です。スマホアプリを使う場合でも、自撮りではなく他者に撮影を頼み、適切な服装・背景で撮ることを徹底してください。
スマホアプリを使った証明写真の撮り方と採用担当者が気にするNGポイントは、履歴書写真アプリのおすすめで詳しく解説しています。
学歴・職歴欄の記入例
学歴・職歴欄は、採用担当者が30秒以内に「この人の経歴のポイント」を把握できるよう、情報を整理して書くことが求められます。詳細の書きすぎも省略しすぎも、どちらも読みにくさにつながります。
学歴欄の正しい書き方
転職活動では、最終学歴（大学・短大・専門学校など）を起点に記載するのが一般的です。高校まで遡って書く場合は「入学→卒業」を交互に記載し、年月が正確に繋がっていることを確認してください。
良い記入例（転職者向け・学歴欄）
学歴
平成28年 3月 〇〇大学〇〇学部〇〇学科 卒業
NG：ゼミ・研究室・在学中の活動まで細かく記載する
転職では採用担当者が注目するのは最終学歴と卒業年度です。ゼミ名や研究テーマを細かく書きすぎると職歴欄のスペースを圧迫し、経歴の本質的な部分が見づらくなります。
採用担当者はここを見ている
- 入学・卒業年度の繋がりに空白期間がないか
- 大学・学部名が正式名称で記載されているか（「工学部」ではなく「△△大学工学部〇〇工学科」のように正式に）
- 編入・中退の場合、理由が簡潔に添えられているか
職歴欄の書き方（転職者・ブランクあり）
職歴欄では、社名・在籍期間・担当業務の3点を端的にまとめることが基本です。また、会社都合退職の場合の職歴欄の書き方にはルールがあるため、退職事由を確認した上で記載してください。
良い記入例（転職者向け・職歴欄）
職歴
令和3年 4月 株式会社〇〇 入社（△△部 営業職として法人向け新規開拓を担当）
令和5年 6月 一身上の都合により退社
現在に至る
以上
NG：業務内容が曖昧な書き方
「営業などを担当」「主に事務職」など具体性のない記載は避けてください。採用担当者は「何をどのくらいやっていたか」を知りたいため、曖昧な表現は「説明できないことがあるのでは」という印象を与えます。
アルバイト歴や空白期間がある場合は、フリーターの履歴書の書き方も参考にしてください。職歴欄の具体的な記載方法を採用担当者の視点で解説しています。60代の方は定年前後の記載方法に注意が必要で、60代の履歴書の書き方に詳しい解説があります。
PC作成の場合は、履歴書のフォント選びも採用担当者の読みやすさに影響します。PC作成時のフォントの基本および書体の選び方で確認しておいてください。
資格・免許欄の記入例
資格欄で最もよくあるミスは「略称・通称での記載」です。採用担当者は正式名称で確認しており、略した記載は正確な知識や注意力への疑念につながります。取得した順番に記載するのが基本で、応募職種との関連度が高い資格を先に書くことも有効です。
| よくある略称（NG） | 正しい記入例（正式名称） |
|---|---|
| 簿記3級 | 日本商工会議所主催簿記検定試験3級 合格 |
| 英検2級 | 実用英語技能検定2級 合格 |
| 普通免許 | 普通自動車第一種運転免許 取得 |
| TOEIC | TOEIC L&R TEST スコア〇〇点（令和〇年〇月受験） |
| 危険物取扱者 | 危険物取扱者試験（乙種第4類）合格 |
採用担当者はここを見ている
- 取得年月が正確に記載されているか
- 取得見込みの資格は「令和〇年〇月 取得見込み」と明記されているか
- 応募職種との関連性が低い資格が多すぎないか（5個以上ある場合は関連度の高いものを優先して記載する）
志望動機・自己PRの記入例（状況別）
志望動機と自己PRは、採用担当者が最も時間をかけて読む箇所です。テンプレートに付属の記入例をそのまま写すことが最大のNGで、採用担当者はひと目でコピーかどうかを見抜きます。自分の状況に合わせた言葉で書き直すことが前提です。
転職者の志望動機記入例
採用担当者はここを見ている
- 「なぜ今の会社ではなく御社なのか」の具体的な理由があるか
- 現職への不満だけが動機になっていないか（「残業が多いから」「給与が低いから」はNG）
- 「御社の理念に共感しました」という抽象的なフレーズだけで終わっていないか
良い記入例（転職者向け・志望動機）
前職では法人営業として3年間、ITシステムの新規提案を担当しました。担当チームの月次目標達成率を前年比120%に引き上げた実績があります。御社が注力している〇〇領域での提案型営業に関心があり、これまでの経験を即戦力として活かせると判断し、志望しました。
NG例（よく見るコピー記入例）
御社の企業理念に強く共感しました。これまでの経験を活かして貢献できると思い、志望しました。→ どの会社にも当てはまる内容で、採用担当者は「本気度がない」と即座に判断します。
ブランクあり・未経験転職の志望動機記入例
ブランク期間がある場合や未経験業種への転職では、志望動機に「ブランク期間に何をしていたか」「なぜ今この業種を選んだのか」の2点を盛り込むことが重要です。採用担当者はブランク期間があること自体よりも、その期間の過ごし方と前向きな姿勢を確認しています。
良い記入例（ブランクあり・未経験転職向け・志望動機）
前職退職後、資格取得に集中するため1年間のブランク期間を設けました。この期間に〇〇資格を取得し、未経験ながら〇〇業界への転職を決意しました。入社後は〇〇の業務から経験を積み、2〜3年以内に現場で独立して成果を出せる人材になることを目標にしています。
自己PRの記入例
自己PRは「具体的なエピソード → 行動 → 成果」の3段構成が採用担当者に伝わりやすいフォーマットです。「責任感があります」「コミュニケーション力に自信があります」などの抽象的な長所の羅列は、採用担当者の印象に残りにくくなります。パート・アルバイトで働く方向けの例文は主婦・40代・50代のパート志望動機の例文集も参考にしてください。
良い記入例（自己PR・汎用型）
前職で培った提案力を活かし、チームの課題解決に取り組んできました。月次売上が伸び悩んでいた状況で顧客へのヒアリング頻度を2倍に増やした結果、担当顧客の満足度が向上し、翌四半期に受注率が15%改善しました。この経験から、御社においても顧客課題の深掘りが必要な場面で貢献できると考えています。
採用担当者が「落とす」記入例のNGパターン5選
書類選考で不合格になる履歴書には共通したパターンがあります。以下の5つは採用担当者が実際に「気になる」と感じているNGポイントです。提出前に確認してください。
- 志望動機がテンプレートの記入例のコピーペースト
どの会社にも当てはまる内容は「本気度がない」と判断されます。企業名・業種・応募ポジションに合わせた具体的な理由が必要です。 - 記入欄に「特になし」が多い
本人希望欄に「特になし」はOKですが、趣味・特技・自己PR欄まで「特になし」「なし」だと情報量が不足し、採用担当者が人柄を判断する材料がなくなります。 - 証明写真が私服・スマホ自撮り
写真への配慮のなさは仕事に対する姿勢と同じと見られることがあります。証明写真機かスタジオで撮影したものを使ってください。 - 資格を略称で記載している
「英検」「TOEIC」などの通称での記載は、正式名称を確認していない・確認が雑という印象を与えます。 - 「現在に至る」と「以上」の書き方が間違っている
職歴の最後には「現在に至る」と書き、その後1行空けて右詰めで「以上」と書くのが正しい形式です。順番や位置がずれていると、フォーマットへの注意力が低いと判断されます。
まとめ
テンプレートはあくまでも「記入欄を提供する器」です。採用担当者の目に止まる履歴書は、記入例の形式を参考にしながらも、自分の言葉で具体的に伝えた中身で決まります。
- テンプレートは「状況（転職・新卒・バイト）」と「提出方法（電子・紙）」に合わせて選ぶ
- 基本情報は正式名称・正確な情報を徹底し、メールアドレスはフリーメールを使う
- 証明写真はスタジオか証明写真機で撮影したものを使う
- 学歴・職歴は「入学→卒業」「入社→退社」を正確に記載し、業務内容は具体的に書く
- 資格は正式名称・取得年月をセットで記載する
- 志望動機・自己PRはテンプレートのコピーではなく、自分の具体的なエピソードを使って書く
履歴書テンプレートと記入例に関するよくある質問
- 厚生労働省様式の履歴書テンプレートはどこで入手できますか？
-
厚生労働省のウェブサイトで無料ダウンロードできます。また、doda・ハローワーク・リクナビNEXTなどの求人サービスのサイトでも同様式のテンプレートを無料で配布しています。特に様式の指定がない場合は、入手しやすいサービスのものを使って問題ありません。
- 履歴書テンプレートに付属の記入例をそのまま使っても問題ありませんか？
-
テンプレートの記入例は「書き方の形式」を理解するための参考です。日付・住所・資格などの記載形式は参考にして構いませんが、志望動機・自己PRの文章をそのままコピーして使うと採用担当者に見抜かれます。自分の言葉と具体的なエピソードに書き直してください。
- 転職回数が多い場合、職歴欄が足りなくなりますが、どうすればよいですか？
-
職歴欄が不足する場合は、「職歴が多い方向け」のテンプレートを選ぶか、別紙に職務経歴書を作成して添付する方法があります。採用担当者は転職回数より「各職場でどんな成果を出したか」を見ているため、職務経歴書の内容充実を優先するのが得策です。
- 手書きとPC作成のどちらがよいですか？
-
特別な指定がない限り、PC作成が一般的です。読みやすさ・修正のしやすさの観点から採用担当者も確認しやすいとされています。ただし、志望する企業が「手書き指定」の場合はその指示に従ってください。鉛筆書きではなく、黒のボールペンか万年筆で記入することが前提です。
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