事務職の職務経歴書フォーマット｜採用担当者に刺さる書き方と例文

事務職の職務経歴書フォーマットと書き方を採用担当者の視点から解説します。一般事務・営業事務別の例文と、書類選考を通過するための構成のコツがわかります。

採用担当者が30秒で見切る事務職の職務経歴書3つのNG

事務職は応募者数が多い職種のため、採用担当者が書類1通あたりにかける時間はわずか30秒前後です。この短時間で「次の選考に進めるか」を判断します。最初の数行で魅力が伝わらない書類は、細部を読まれることなく通過候補から外れます。

①業務内容が「電話対応・書類作成・データ入力」の羅列で終わっている

事務職の職務経歴書で最もよく見られるNGが、業務の箇条書きだけで終わる書き方です。「電話対応・書類作成・データ入力」と書いても、採用担当者には「どのくらいの規模で、どんな工夫をしていたのか」が一切伝わりません。

②Excelスキルが「使用可」のみで習熟度がわからない

採用担当者がスキル欄で最初に確認するのは「Excelをどの程度使えるか」です。「Excel使用可」だけでは、基本的な入力作業しかできないのか、VLOOKUPやピボットテーブルを扱えるのかが判断できません。

レベル	具体的な操作内容	職務経歴書での書き方例
基本	データ入力・印刷・基本的な計算	Excel（基本操作）
中級	VLOOKUP・IF関数・ピボットテーブル	Excel（VLOOKUP・ピボットテーブル活用可）
上級	マクロ・VBA・複雑なデータ分析	Excel（VBAを用いた業務自動化経験あり）

スキルレベルが明記されているだけで、採用担当者が「この人をどの業務に配置できるか」をイメージしやすくなります。

③職務要約がなく、どんな人材かが1秒でわからない

職務要約は採用担当者が書類を開いて最初に読む項目です。ここで「この人の経歴に興味がある」と感じてもらえなければ、詳細の職務経歴は読まれません。

職務要約は「〇〇会社で何年間・どんな業務を担当してきた人材か」が3〜5行で伝わる内容にします。なお、職務経歴書全体の書き方については職務経歴書の書き方の基本もあわせて参考にしてください。

事務職の職務経歴書フォーマット｜基本構成と各項目の役割

事務職の職務経歴書は、以下の4項目で構成するのが基本です。採用担当者の読み方に合わせた順番で記載することで、書類全体の印象がまとまります。

• 職務要約（3〜5行）
• 職務経歴（時系列形式）
• スキル・資格欄
• 自己PR

①職務要約（3〜5行）

「誰が・どこで・何年・何をしてきたか」が3〜5行でわかる内容にします。事務職の場合は「業種・会社規模・担当業務・扱ったツール」の4要素を盛り込むと、採用担当者の印象に残ります。

②職務経歴（時系列形式）

事務職は「編年体（時系列形式）」で記載するのが基本です。転職回数が少ない場合は時系列で整理すると経歴がシンプルに伝わります。各社ごとに「担当業務・処理量・使用ツール」を表形式でまとめると採用担当者が読みやすくなります。

期間	会社名・部署	業務内容
20XX年4月〜20XX年3月	○○株式会社 営業部	受発注管理（月200件）、見積書・請求書作成（月80件）、売上集計（Excel）、電話応対（1日50件）

③スキル・資格欄

PCスキルは「使用可」ではなく「できること・活用した業務」まで書きます。資格は取得年月と正式名称を記載してください。

スキル・資格	職務経歴書での書き方例
Excel	VLOOKUP・ピボットテーブル活用可（月次集計業務・受発注管理に使用）
Word	文書作成・差し込み印刷（議事録・社内通知の作成に使用）
PowerPoint	営業資料作成（月2〜3件）
MOS	MOS Word・Excel 2019（2021年取得）
日商簿記	日商簿記2級（2020年6月取得）

④自己PR

「正確性があります」「コミュニケーション能力があります」という抽象的な自己PRは採用担当者の目に止まりません。具体的な業務経験で示すことが鉄則です。

採用担当者が「ぜひ会いたい」と思う書き方のコツ

業務内容は「量・頻度・工夫」で差をつける

同じ業務でも書き方の違いで採用担当者の印象は大きく変わります。「何をしたか」に加えて「どのくらいの量・頻度で、どんな工夫をしたか」を書くことが重要です。以下の比較を参考にしてください。

弱い書き方（NG）	強い書き方（推奨）
電話対応	電話対応（1日50件）。取り次ぎ精度を高めるため、部署別対応フローを自作
データ入力	受注データ入力（月200件）。入力ミス防止のためダブルチェックシートを作成・導入
書類作成	見積書・請求書作成（月80件）。テンプレートを整備し作成時間を約30%短縮
Excel使用可	Excel（VLOOKUP・ピボットテーブル活用可・月次売上集計に使用）

スキル欄は「使えるレベル」まで書く

採用担当者はスキル欄を見て「この人を配属したら即戦力になるか」を確認します。資格名と並んで「実務でどう活用したか」を添えると説得力が増します。

例えば「MOS取得」だけでなく「MOS取得（Excel/Word）・実務では月次レポート作成と顧客データ管理に活用」のように書くと、採用担当者が具体的な業務イメージを持てます。「活かせる能力」の書き方についてはこちらの記事の例文も参考にしてください。

「書くことがない」と感じたときの解決策

事務職の経験が短い方や、特に目立つ実績がないと感じる方は多くいます。しかし実績がなくても、「業務の量・継続・改善」を丁寧に書けば採用担当者に伝わる書類になります。

• 処理件数がわかる場合は月・週・1日あたりの数値を記入する
• 改善・効率化した経験があれば「きっかけ・方法・結果」の順で書く
• ミスゼロ・長期継続などの継続性・正確性もアピールポイントになる
• 処理件数が少ない場合は「正確性・品質管理」の工夫で差別化する

実績が少ない方向けの例文については、実績なしの職務経歴書の例文もあわせて確認してください。

一般事務の職務経歴書フォーマットと例文

一般事務の職務経歴書では「書類管理・電話対応・データ入力・来客対応」といった幅広い業務をこなしてきたことを伝えます。ポイントは「マルチタスクをこなしながらも正確性を維持してきた実績」を具体的に示すことです。

一般事務の職務要約｜良い例文とNG例

一般事務の業務内容｜表形式の書き方

業務内容は表形式でカテゴリ別に整理すると、採用担当者が仕事の全体像をつかみやすくなります。

カテゴリ	業務内容
書類管理	契約書・請求書・稟議書の作成・保管管理（月100件以上）
電話応対	代表電話の受付・取り次ぎ（1日30件）
データ管理	社員情報・備品台帳のExcel管理（VLOOKUP活用）
庶務業務	出張手配・慶弔対応・会議室予約・備品発注
郵便・宅配	社内外郵便物の受発送管理（1日20〜30件）

電話対応の書き方については、電話対応の職務経歴書の書き方に詳しい例文があります。

営業事務の職務経歴書フォーマットと例文

営業事務は一般事務と比べ「営業のサポート業務」に特化した経験が評価されます。受発注管理・売上集計・顧客管理など、「数値を扱う業務の経験」を前面に出すことが採用担当者に響きます。

営業事務の職務要約｜良い例文とNG例

営業事務の業務内容｜表形式の書き方

カテゴリ	業務内容
受発注管理	受注処理・発注管理（月250件）・社内システム入力
見積・請求	見積書・注文書・請求書の作成（月80件）
顧客管理	顧客マスタの更新・名刺管理（累計300社）
売上集計	月次・週次売上レポートの作成（Excel・ピボットテーブル活用）
営業サポート	展示会準備・営業資料作成・アポ調整

【状況別】事務職の職務経歴書の書き方

職務経歴書の書き方は、自分の状況によって重点を変える必要があります。以下の3つのケースは多くの方が該当する状況です。

ブランク期間がある場合

職歴にブランク（空白期間）がある場合、職務経歴書の「職務経歴」欄にブランクの理由を1〜2行で添えるだけで印象が大きく変わります。育児・介護・病気療養は、採用担当者が「理由を知りたい」と感じるポイントです。

ブランク期間中に取得した資格・学習したスキルがあれば、スキル欄に記載することで「復帰への準備をしていた」という意欲が伝わります。

事務職未経験から転職する場合

他業種から事務職を目指す場合は「転用できるスキル」を明確にします。データ管理・書類作成・顧客対応など、異業種でも事務に活きる経験は多くあります。

• 接客業 → 「顧客対応・クレーム対応・日報作成・レジ締めのデータ管理」
• 営業職 → 「Excel管理・訪問記録・提案資料作成・見積書の取り扱い」
• 製造業 → 「工程管理表の入力・発注業務・在庫管理・品質記録の作成」

異業種の経験を事務スキルとして言語化する具体的な方法は、「活かせる能力」の例文を参考にしてください。

転職回数が多い場合

転職回数が多い場合は、時系列で全社を列挙するより「キャリア形式（スキル形式）」でまとめると効果的です。職歴の数より「積み上げてきたスキル」を前面に出せます。

複数の会社をまとめて記載する場合の書き方については、複数社をまとめた職務経歴書の書き方を参考にしてください。

まとめ

事務職の職務経歴書で採用担当者に伝わる書類を作るためのポイントは以下の3点です。

• 業務内容は「量・頻度・工夫」を加えて具体化する
• Excelスキルは「使用可」ではなく「活用した業務と関数名」まで書く
• 職務要約で「どんな人材か」を最初の3〜5行で伝える

職務経歴書全体の書き方を改めて確認したい場合は、職務経歴書の書き方の基本もあわせてご覧ください。また、時間がない方には職務経歴書の自動作成ツールを活用する方法もあります。

事務職の職務経歴書に関するよくある質問

事務職の職務経歴書はA4何枚が適切ですか？

経験年数5年未満の方はA4 1枚、5年以上の方はA4 2枚が目安です。ただし、内容が薄い状態で2枚にすることは避けてください。採用担当者は「記載内容の密度」を見ています。枚数より「読んで実力がイメージできるか」を優先してまとめましょう。

職務経歴書のフォーマットに決まりはありますか？

職務経歴書に法定フォーマットはなく、自分で用意するのが基本です。ただし、一般的には「職務要約→職務経歴（時系列）→スキル・資格→自己PR」の順が読みやすいとされています。PCで作成してA4サイズで印刷するか、転職サービスのテンプレートを利用するのが一般的です。

在職期間が短い職歴が複数ある場合、職務経歴書はどう書けばいいですか？

すべての職歴を正直に記載するのが基本です。在籍期間が短い場合は「理由」を一言添えておくと、採用担当者の疑問を先回りして解消できます。「会社都合による退職」「家族の事情」など、事実に即した理由を簡潔に書いてください。在籍期間の長短より「各職場で何を学んだか」を前向きに示すことが大切です。

職務経歴書を書き終えたら、誰かに添削してもらうべきですか？

自分では気づきにくいNGポイント（業務の羅列・スキルレベルの曖昧さ・自己PRの抽象性）は、第三者に確認してもらうことで発見しやすくなります。転職エージェントのサービスを使えば、業界に詳しいアドバイザーが無料で添削してくれる場合があります。有料添削サービスの比較については職務経歴書の添削サービス比較も参考にしてください。