履歴書 送付状 事務職｜採用担当者が落とすNG例と通過する例文

この記事では、事務職への応募で使う履歴書の送付状（添え状）の書き方を解説します。9つの基本記載項目、一般事務・営業事務向けの例文、採用担当者が実際に落とすNG例と改善ポイントまで網羅します。

送付状（添え状）とは？事務職の応募で必要な理由

送付状（添え状）は、書類を郵送するときに一番上に重ねて同封する挨拶状です。「誰が・何を・何枚送るか」を採用担当者に伝えると同時に、ビジネスパーソンとしての礼節を示す役割を持ちます。

送付状の3つの役割

• 内容確認の役割：同封書類の種類と枚数を一覧で明示し、採用担当者が受け取りやすくする
• 挨拶の役割：最初に目を通す書類として、礼儀正しいビジネス文書のやりとりができる人材であることを示す
• 意思伝達の役割：応募の趣旨と志望意欲を端的に伝える

事務職こそ送付状が評価される本当の理由

営業職や技術職とは異なり、事務職はビジネス文書の作成・処理が業務の核心に位置します。採用担当者の立場から見ると、送付状はその応募者が「どれほど正確で丁寧な文書を書けるか」を判断する最初のサンプルです。

一般事務・営業事務・経理事務のいずれも、日々の業務では社内外の文書を扱います。フォーマットを理解しているか、誤字がないか、宛名を正しく書けるか。送付状にはそれらの「基礎力」が凝縮されています。

事務職向け送付状の基本構成と9つの記載項目

送付状はA4判1枚で作成します。記載する項目は決まっており、以下の表の通りです。

項目	内容と書き方のポイント
① 日付	右上に。郵送なら投函日を記載（履歴書と統一）
② 宛名	企業名（正式名称）→部署名→担当者名の順。担当者不明は「採用ご担当者様」
③ 差出人	住所・氏名・電話番号・メールアドレス
④ 件名	中央に「応募書類のご送付」などシンプルに
⑤ 頭語	「拝啓」で書き始める
⑥ 時候の挨拶	季節の挨拶。「〇〇の候、貴社ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。」
⑦ 本文	応募の趣旨と志望の一文。100字以内を目安に
⑧ 記書き	「記」から始め、同封書類を箇条書きで一覧
⑨ 結語・以上	本文末尾に「敬具」、記書きの末尾に「以上」

① 日付の書き方

郵便で送る場合は「投函する日（ポストに入れる日）」の日付を記載します。履歴書・職務経歴書に書いた日付と必ず合わせてください。西暦・和暦はどちらでも問題ありませんが、一枚の封筒内の書類間で表記を統一するのが原則です。

② 宛名の書き方

企業名は「株式会社〇〇」と正式名称で書くことが絶対条件です。「（株）」と略すのは事務職の書類として大きなNGです。採用担当者の氏名がわかれば「〇〇 〇〇様」と個人名で。不明の場合は「採用ご担当者様」または「人事部 御中」と記載します。

⑤⑥ 頭語・結語・時候の挨拶

頭語「拝啓」で書き始め、本文を書き終えたら改行して「敬具」で締めます。「拝啓」と「敬具」は必ずセットで使います。

時候の挨拶は、書く月に合わせた季節の言葉を添えます。例として「初夏の候」（5〜6月）、「盛夏の候」（7月）、「秋涼の候」（9月）などを使います。書く時期の言葉をウェブや手紙の参考書で確認してから記載してください。

⑦ 本文の書き方（事務職で特に注意）

本文は「応募の趣旨」と「志望の一文」のみです。100字以内が理想で、長くなるほど「読み手への配慮が足りない」という評価につながります。

事務職への応募では、送付状に自己PRを書くのは逆効果になるケースがあります。自己PRは職務経歴書・自己PR欄に書くもの。送付状に詰め込むと「書類の使い分けができない人」と見られることがあります。

⑧⑨ 記書きの書き方

「記」と中央に書いてから、同封書類を縦書きの箇条書き（「一、履歴書　一通」）で列挙します。最後は「以上」で締めます。「記」と「以上」は中央揃えにするのが一般的です。

WordやGoogleドキュメントで作成した送付状は、スマホからでもコンビニで印刷できます。作成から印刷までの手順はスマホからの送付状印刷方法も参考にしてください。

事務職向け送付状の例文【一般事務・営業事務対応】

例文は「送付状の全文」を示します。日付・宛名・差出人は求人内容に合わせて書き換えてください。「〇〇の候」の部分は投函する月の時候の挨拶に差し替えます。

一般事務（転職・経験者）の例文

ポイントは、本文の志望一文に「どんな経験があるか」を一行だけ添えている点です。詳細な自己PRは職務経歴書に任せ、送付状は簡潔にまとめます。

営業事務（転職・未経験）の例文

営業事務への応募では、「なぜ営業をサポートする仕事を選んだか」を一文で示すと採用担当者の印象に残ります。ただし、送付状に書くのは一文だけです。

〔 〕内は自分の経験に合わせて書き換えてください。未経験の場合でも、前職で培ったスキルと事務職との接点を一文で示すことで、採用担当者に「動機が明確な応募者」という印象を与えます。

採用担当者が落とすNG例と改善ポイント

事務職の採用担当者が実際に見ているのは「書類の扱い方」です。以下の3つのNGは、特に事務職の選考で致命傷になりやすいパターンです。

NG1：宛名の誤字・社名の省略

事務職は、社名・取引先名・担当者名を正確に扱う業務が大半を占めます。送付状での宛名ミスは「注意力がない人材」と直接評価されるリスクがあります。送付前に必ず企業の公式サイトや求人票で正式名称を確認してください。

NG2：別の会社への書類を使い回す

複数社に同時応募している場合は特に注意が必要です。宛名・日付・同封書類の一覧は毎回必ず書き換えてから送付してください。最終確認は声に出して読み上げると誤りに気づきやすくなります。

NG3：本文が自己PR書になっている

送付状の本文は100〜150字が上限の目安です。自己PRの詳細は職務経歴書に任せ、送付状には「応募の趣旨」と「志望の一文」だけを書きます。エントリーシートと履歴書の役割分担に迷う場合はエントリーシートと履歴書の書き分け方もあわせて確認してください。

送付状・封筒のマナーをあわせて確認する

送付状の内容が完成したら、封筒に入れるときのマナーも確認します。書類の並べ順と封筒の書き方は一緒に準備する必要があります。

書類の並べ順と封筒への入れ方

• 封筒に入れる順序（上から）：送付状 → 履歴書 → 職務経歴書
• 書類は三つ折りにしてクリアファイルに入れるか、A4の封筒（角形2号）に折らずに入れるのが理想的
• クリップやホチキスは使用しない（取り外す手間を採用担当者にかけない）
• 封筒の表面に「履歴書在中」と朱書きすることを忘れない

送付状はPC作成が基本

事務職への応募では、送付状はPC作成（Word・Googleドキュメント等）が無難です。手書きでも問題はありませんが、PC作成のほうが「事務スキルがある」という印象を与えやすいのは事実です。

フォントはMSP明朝や游明朝など読みやすい書体を選び、文字サイズは10.5〜11ptが一般的です。履歴書本体のフォント選びについては履歴書のフォントの正しい選び方もあわせて確認してください。

封筒の選び方と書き方

履歴書送付には角形2号（A4サイズの書類が折らずに入るサイズ）の白い封筒を使います。封筒の表には黒のボールペンか筆ペンで「履歴書在中」と朱書きします。

封筒に書く日付は送付状の日付と統一します。郵送・手渡しで書き方が変わる点を含め、封筒の日付の書き方は別記事でくわしく解説しています。

封筒をコンビニで購入する場合の選び方・購入方法はコンビニで買える履歴書封筒の選び方を参照してください。

まとめ

• 送付状は「誰が・何を・何枚送るか」を伝えるビジネス文書であり、事務職への応募では採用担当者がその文書作成力そのものを評価する
• 9つの記載項目（日付・宛名・差出人・件名・頭語/結語・時候の挨拶・本文・記書き・以上）を押さえてA4一枚で作成する
• 本文は100〜150字以内。自己PRは職務経歴書に任せ、送付状には応募の趣旨と志望の一文だけを書く
• 最大のNGは「宛名の誤字・省略」「使い回し」「自己PR書になっている」の3つ。事務職ではとくに致命的な評価になる
• 封筒には「送付状 → 履歴書 → 職務経歴書」の順に入れ、投函前に書類と記書きの内容が一致しているか必ず確認する

送付状は書類の中で最初に目に入る一枚です。事務職への応募では、この一枚をていねいに仕上げることが、書類選考を通過する第一歩になります。

履歴書の送付状に関するよくある質問

送付状はメールで応募する場合にも必要ですか？

メール応募の場合は、メール本文が送付状の代わりになります。本文に「書類を添付した旨」と「応募の趣旨」を簡潔に書けば、別途送付状のファイルを添付する必要はありません。ただし、求人票や企業から「メール本文に添え状を記載してください」と指定がある場合はその指示に従ってください。

送付状は手書きとPC作成のどちらがよいですか？

事務職の場合はPC作成が無難です。ビジネス文書をPCで作成・管理する能力が求められる職種のため、PC作成の送付状のほうが「事務スキルがある」という印象を与えやすい面があります。手書きが絶対NGというわけではありませんが、迷うならPC作成を選んでください。

面接の日程がすでに決まっている場合、送付状はどう書けばよいですか？

面接日程が決まっている場合は、本文の書き方が変わります。「書類選考へのご機会をお願いする」ではなく「面接に際し書類をお送りします」という趣旨で書きます。「〇月〇日のご面接に際しまして、以下の書類をお送りいたします」という一文を本文に加えるとスマートです。

送付状を同封しないと採用に影響しますか？

即座に不採用になるわけではありませんが、事務職では「ビジネス文書のマナーを知っている人か」という目で見られます。特に事務職は文書作成が業務の核心にある職種であるため、送付状があることで「基本的なビジネスマナーを理解している」という印象を与えられます。手間のかかる作業ではないため、必ず同封することをすすめます。

参考：履歴書を普通郵便で送ってしまった場合の対処法