職務経歴書をパソコンで作る手順｜採用担当者が落とすNG5選

この記事では、職務経歴書をパソコン（Word）で作成する手順をStepごとに解説します。テンプレートのダウンロードからPDF保存まで、PC操作が初めての方でも迷わない流れを説明するほか、採用担当者が実際に書類を落とすパソコン作成のNGフォーマット5例も紹介します。

職務経歴書はパソコン作成が基本｜採用担当者の本音

マイナビが採用担当者を対象に実施したアンケートでは、「パソコン作成のほうが良い」と回答した割合が約51%を占め、手書き推奨は18%にとどまっています。「どちらでもよい」が約30%です。

採用担当者がパソコン作成を好む理由は、見栄えではありません。情報の構造が整理されているかどうかを短時間で判断しやすいからです。手書きは読み取りに時間がかかるうえ、修正液の跡が「細かさに欠ける」という印象を与えることがあります。

パソコン作成の3つのメリット

• 修正が即対応できる：誤字や情報更新があってもすぐに直せる。手書きのように書き直しが不要
• 複数社への応募が効率的：共通部分をコピーして応募先ごとにカスタマイズできる
• PDF化でどの端末でも崩れない：WindowsとMacの環境差による体裁の崩れを防ぎ、データ提出も楽になる

WordとExcel、どちらで職務経歴書を作るべきか

職務経歴書に決まったフォーマットはなく、WordもExcelも使われています。どちらを選ぶかは「書きやすいほう」で構いませんが、それぞれ向き不向きがあります。

	Word	Excel
文章量が多い場合	◎	△（セル幅の調整が煩雑）
表やスキル一覧を多用する場合	△	◎
テンプレートの入手しやすさ	◎	◎
PDF保存のしやすさ	◎	◎
PC操作が不慣れな初心者向け	◎	△

採用担当者の多くは「WordはレイアウトのNGが出にくい」と話します。テーブル機能や文字揃えの設定が直感的で、PC操作に不慣れな方でも崩れにくい書類を作りやすいからです。

Wordが向いている人

• 職務要約や自己PRなど、文章を中心に書きたい
• PC操作に不慣れで、最初から難しい設定をしたくない
• 転職エージェントに添削を依頼する予定がある（Word形式での提出を求められることが多い）

Excelが向いている人

• スキルシートやプロジェクト一覧を表で整理したい
• 営業や経理など、数値データを一覧化したい
• WordよりExcelのほうが普段使い慣れている

Wordで職務経歴書を作る5ステップ【初心者向け】

WordまたはExcelを使って、実際に職務経歴書を作成する流れをStepごとに説明します。テンプレートを使うことで、ゼロから設定する手間を省き、体裁のミスも防げます。

Step1：無料テンプレートをダウンロードする

doda・マイナビ転職・厚生労働省などが無料でWord/Excelのテンプレートを配布しています。自分の経歴タイプに合ったものを選ぶのがポイントです。

形式	特徴	向いている人
編年体式	古い職歴から順に書く	転職回数が少ない・キャリアの積み重ねを見せたい
逆編年体式	最新の職歴から書く	直近の経験を強調したい・転職回数が多め
キャリア式	職種・スキルで整理する	専門性が高い・職種を横断してきた

職務経歴書の自動作成ツールを使えば、テンプレート選びや入力の手間をさらに省けます。

Step2：ページ設定を整える（A4・余白・フォント）

テンプレートをそのまま使う場合はスキップできますが、自分で設定する場合は以下を確認します。

• 用紙サイズ：A4縦
• 余白：上下20mm、左右20〜25mm程度
• フォント：明朝体（游明朝・ヒラギノ明朝・MS明朝）が基本
• 本文の文字サイズ：10.5〜11pt
• 見出しや社名：11〜12pt

ゴシック体（メイリオ・游ゴシック）も使用する方はいますが、フォーマルな書類では明朝体が標準です。「ゴシック体は書類っぽくない」と感じる採用担当者もいるため、迷ったら明朝体を選んでください。

フォントの選び方について詳しくは、履歴書のフォント選びを採用担当者視点で解説した記事も参考にしてください。

Step3：各項目を記入する

テンプレートの項目に沿って記入します。職務経歴欄で多くの方が躓くのが、「経験を書いているのに採用担当者に伝わらない」という問題です。

Step4：PDF形式に変換して保存する

記入が終わったら必ずPDFに変換します。WordやExcelファイルのまま送ると、相手の環境によってレイアウトが崩れる可能性があるためです。

Step5：提出前の最終チェックリスト

• 日付は提出当日の日付になっているか
• 会社名・在籍期間に誤りがないか
• 誤字・脱字がないか（Wordの校正ツールを活用）
• 文字サイズが10.5pt以上か
• 総ページ数が3枚以内か
• PDFで開いてレイアウトが崩れていないか
• メール添付の場合、ファイルサイズが大きすぎないか

職務経歴書の必須項目と採用担当者が重視するポイント

テンプレートに項目が記載されていても、「何をどう書けばいいか」で手が止まる方は多いです。採用担当者がどの欄をどう評価しているかを知ってから書き始めると、内容の密度が変わります。

①職務要約：最初に読まれ、ここで7割が決まる

職務要約は冒頭3〜5行で書く簡潔な経歴まとめです。採用担当者は書類を受け取ったとき、まずこの欄を読んで「詳しく読む価値があるか」を判断します。

②職務経歴：実績は必ず数字で書く

職務経歴欄では、在籍期間・会社概要・担当業務・実績を記載します。「数字」で表現できる情報は必ず数字に変換することが、採用担当者に刺さる書類との最大の差です。

NG例	改善例
売上管理を担当していました	月次売上集計（20店舗分）とKPIレポートの作成を担当
お客様の対応をしていました	1日平均30件の問い合わせ対応・顧客満足度調査で部門1位を獲得
チームをまとめていました	5名のチームリーダーとして月間目標達成率105%を維持

③資格・PCスキル欄の書き方

資格は取得年月と正式名称を記載します。PCスキルは「使えます」だけでなく、習熟度と用途を具体的に書くと採用担当者に伝わりやすくなります。

NG例	改善例
Word：使用経験あり	Word：書式設定・差し込み印刷を日常的に使用
Excel：一通り使える	Excel：VLOOKUP・IF関数、ピボットテーブルを業務で使用
PowerPoint：基本操作	PowerPoint：営業提案資料（20枚程度）を単独で作成経験あり

④自己PR欄の位置づけ

自己PRは採用担当者が最後に読む「締め」のセクションです。職務経歴の繰り返しではなく、「なぜ自分は次の職場でも通用するのか」という視点で書きます。

フォーマルすぎず具体性のある200〜300文字が目安です。過去の実績をもとに「次の職場でどう貢献できるか」を1〜2文で添えると、採用担当者の印象に残りやすくなります。

パソコンがない・操作が不安な人の選択肢

「家にパソコンがない」「Word操作が不安」という場合でも、職務経歴書を作る方法はあります。スマホアプリとハローワークという2つの選択肢を紹介します。

スマホだけで作れる無料アプリ

スマホのみで職務経歴書を作成できるWebサービスが複数あります。代表的なのはdoda・マイナビ転職・ミライトーチResumeなどで、いずれも無料でPDF出力・メール送信まで対応しています。

注意点として、スマホアプリでは複数ページにわたる詳細な実績欄を書きにくいことがあります。スマホで概要を入力しておき、PCが使える環境で最終調整するのがおすすめです。

スマホ対応の書類作成サービスを比較したい方は、スマホで履歴書・職務経歴書を作成できるサービスをまとめた記事も参考にしてください。

ハローワークのパソコン無料利用

全国のハローワークには、応募書類作成専用のパソコンが設置されています。WordとExcelが入ったPCを無料で使用でき、スタッフへのサポート依頼も可能です。完成した書類はその場で印刷することもできます。

「今すぐPCで作りたいが自宅にない」という場合は、最寄りのハローワークに電話で確認してから訪問すると、スムーズに利用できます。

採用担当者が実際に落とすパソコン作成のNG例5選

パソコンで作ったにもかかわらず、フォーマットのミスで書類選考が通らないケースは少なくありません。採用担当者が実際に「読む気がなくなる」と答えたNG例を5つ紹介します。

NG①：フォントを自分の好みで変えてしまう

HGP創英角ポップ体・手書き風フォント・カラーフォントは、クリエイティブ系の書類でもない限り即マイナス評価になります。フォントを変えた理由が採用担当者には伝わらず、「常識が欠ける」という判断につながります。

NG②：文字サイズを下げて1枚に押し込もうとする

2枚になることを嫌って文字サイズを9pt以下に下げた書類は、読もうとした瞬間に採用担当者の目が疲れます。2枚でも読まれる書類のほうが、9ptで詰め込んだ1枚より評価されます。

NG③：ExcelファイルのままメールGに添付している

Excelファイル（.xlsx）のまま送ると、受信者のExcelバージョンや設定によってセル幅・フォント・行高が変化し、レイアウトが崩れます。採用担当者が画面で開いた瞬間に体裁が崩れていると、修正する前に選考落ちになることがあります。

メールで送る場合は、必ずPDF化してから添付してください。PDFは送信前に別のデバイスやブラウザで開いて確認するのがベストです。

NG④：ページ数が3枚を超えている

職務経歴書は1〜2枚が標準で、経験が豊富な方でも3枚以内が原則です。3枚を超えると「情報の取捨選択ができない人」という印象を与えます。

• 3年以上前の職歴は「会社名・期間・担当概要のみ」に絞る
• 同じ職種・同じ業務の繰り返しは1箇所にまとめる
• 応募職種に関係しない経験は省略する

NG⑤：デザイン系テンプレートで見た目を飾りすぎている

グラフィックやカラー帯・写真入りのテンプレートを使う方がいますが、採用担当者が評価するのはデザインの派手さではなく情報の中身です。

背景は白、文字は黒、フォントはシンプルな明朝体というテンプレートが、最も読みやすく、情報が伝わりやすい書類になります。デザイナー・クリエイター職であれば別途ポートフォリオで表現力を見せれば十分です。

まとめ

• 職務経歴書はパソコン作成が基本（採用担当者の約51%が推奨）
• WordかExcelで作成し、提出前に必ずPDFへ変換する
• 手順は「テンプレート選択→ページ設定→記入→PDF化→最終確認」の5Step
• 職務要約と職務経歴の実績欄は「数字」で表現するかどうかが決め手
• NG5例（フォント・文字サイズ・xlsx送信・枚数超過・装飾過多）を避けると書類通過率が上がる

書類の内容に自信がない場合は、転職エージェントの職務経歴書の添削サービスを利用するのも一つの方法です。完成度を上げるための指摘が、第三者視点で得られます。

パソコンでの職務経歴書作成に関するよくある質問

WordとExcelどちらで職務経歴書を作るべきですか？

どちらでも問題ありませんが、文章量が多い場合はWordが操作しやすくおすすめです。スキル一覧や数値データを表で整理したい場合はExcelが向いています。どちらで作成した場合も、提出前に必ずPDFへ変換してください。

職務経歴書のページ数に決まりはありますか？

決まりはありませんが、1〜2枚が標準で最大3枚以内が目安です。経験が豊富な方でも3枚を超えると「要約力がない」という印象になりやすくなります。直近の職歴・実績を優先し、古い職歴は概略にとどめる形で整理してください。

手書きとパソコン、採用担当者はどちらを好みますか？

パソコン作成を推奨する採用担当者のほうが多いです（約51%）。特に「手書き指定」がない場合はパソコン作成が標準と考えてください。手書きを選ぶ場合は消えるボールペンの使用不可・修正液不可のルールを守ることが必要です。

職務経歴書に使うフォントは何がいいですか？

本文は明朝体（游明朝・MS明朝・ヒラギノ明朝）を標準としてください。文字サイズは本文10.5〜11pt、見出し11〜12ptが読みやすい範囲です。フォントは1種類に統一し、カラーや装飾フォントは使用しないでください。

パソコンを持っていない場合はどうすればいいですか？

スマホ一台で職務経歴書を作成できる無料アプリ（doda・マイナビ転職など）があります。また、全国のハローワークには無料で使えるパソコンが設置されており、応募書類作成のサポートを受けることも可能です。