履歴書の送り状テンプレート｜採用担当者が見る書き方とNG例

この記事では、履歴書の送り状（送付状・添え状）テンプレートを横書きPC版・縦書き手書き版で紹介します。採用担当者が最初に確認するポイントと、よくあるNG例・封筒への入れ方まで解説します。

履歴書の送り状（送付状）とは？採用担当者が最初に目を通す書類

送り状とは、履歴書や職務経歴書などの書類を郵送する際に同封するあいさつ状のことです。「添え状」「送付状」と呼ばれることもありますが、すべて同じ書類を指します。

採用担当者が封筒を開けてまず手に取るのが送り状です。書類の内容が良くても、送り状がなかったり記入ミスがあったりすると、それだけで印象が下がる可能性があります。

送り状を添える3つの理由

• 同封書類を明示するため：何を何枚送ったかを記載することで、担当者が書類の過不足をすぐ確認できます
• ビジネスマナーの証明：送り状を添えることは社会人として求められる礼儀として認識されています
• 応募の意欲を伝える補足：本文に応募の一文を添えることで、書類に熱意と誠実さを加えられます

履歴書に送り状は必要か｜採用担当者の本音

「送り状がなくても不合格にはならない」という声もありますが、採用担当者の立場から言えば、あるのが当然・ないと気になるという認識です。

郵送の場合は添えるのが基本マナー

履歴書を郵送する場合は、新卒・中途・アルバイト問わず送り状を同封するのが社会人のマナーです。送付状なしで書類を送ることは、ビジネスレターで挨拶なしにいきなり本題に入るようなものと受け取られます。

メール・持参の場合の扱い

書類をメールで送る場合は、メール本文が送付状の役割を果たします。そのため別途PDFで添付する必要はありません。持参する場合も送り状は不要です。面接時に直接手渡しするため、添えると却ってかさばる原因になります。

【テンプレート】履歴書の送り状（横書き・PC作成）

PC作成の送り状は横書きが基本です。以下のテンプレートをそのままコピーして使用できます。「〇〇」の部分を自分の情報に書き換えてください。

送り状はA4用紙1枚に収めるのが原則です。ページをまたいで2枚になるようなら、文章を削って1枚に収めてください。

なお、送付状をスマートフォンで作成してコンビニで印刷する方法は、以下の記事で詳しく解説しています。

手書きの送り状テンプレート（縦書き版）

手書きとPCどちらが正解か

結論として、どちらでも問題ありません。採用担当者のほとんどは書き方の形式ではなく、内容と正確さを見ています。ただし、手書きの場合は縦書きが基本で、ボールペン（黒か青）で丁寧に書くことが求められます。

比較項目	PC作成（横書き）	手書き（縦書き）
現在の主流度	主流	伝統的なスタイル
採用担当者の印象	清潔感があり読みやすい	丁寧さと誠意を感じる
修正のしやすさ	容易	間違えたら書き直し
向いている状況	時間がない・複数社同時応募	伝統や格式を重んじる企業

初めて送り状を書く場合は、ミスなく仕上げやすいPC作成を選ぶほうが無難です。

送り状の書き方｜構成要素と採用担当者が確認するポイント

送り状には書くべき項目が決まっています。テンプレートをそのまま使う場合でも、各項目の意味と正しい書き方を把握しておくことで、記入ミスを防げます。

①日付：郵送なら投函日を書く

送り状の右上（横書き）または右下（縦書き）に日付を書きます。郵送の場合は投函日、持参の場合は持参日が正解です。西暦・和暦どちらを使っても問題ありませんが、履歴書と表記を統一するとより丁寧な印象になります。

②宛名：社名は省略せず正式名称で

会社名は「（株）」などの略称を使わず、「株式会社〇〇」と正式名称を書きます。採用担当者の名前がわかっている場合は「〇〇様」、わからない場合は「採用担当者様」「人事部 採用ご担当者様」と書きます。

③差出人：住所・電話番号・メールアドレスを明記

宛名の下（横書き）か本文の後（縦書き）に、自分の郵便番号・住所・電話番号・メールアドレス・氏名を書きます。採用担当者が連絡を取りたいときにすぐ参照できる情報なので、正確に記入してください。

④頭語と結語：拝啓→敬具の組み合わせが基本

ビジネス文書の基本として、本文の冒頭に「拝啓」を置き、末尾に「敬具」で締めます。丁寧さを強調したい場合は「謹啓〜謹言」も使えますが、送り状では「拝啓〜敬具」で十分です。

⑤時候の挨拶：どの時期にも使える定型文がある

「貴社ますますご清栄のこととお慶び申し上げます」はどの時期にも使える汎用表現です。季節に合わせた表現を使いたい場合は「春暖の候」「初夏の候」などの時候語を頭語の直後に添えることもできますが、汎用表現のままでも問題ありません。

⑥本文：応募を伝える一文と確認依頼で完結させる

本文は長くする必要はありません。「〇〇職に応募したい」「書類を送った」「確認をお願いしたい」という3点を2〜3文でまとめるのが正解です。採用担当者は1日に多くの書類を確認します。長い本文は読む手間を増やすだけで、評価は上がりません。

⑦件名（横書きの場合）：職種名まで書くとわかりやすい

横書き送り状では、宛名の下に件名を書く形式が一般的です。「応募書類のご送付について」だけでなく、「（〇〇職 応募）」と職種名を付けると、担当者が書類を仕分けやすくなります。

⑧同封書類一覧：実際の封入物と必ず照合する

「記〜以上」の間に、同封している書類の名前と部数を箇条書きで書きます。実際に封入した書類と一致していることを送付前に必ず確認してください。

履歴書のテンプレートそのものについては、以下の記事で詳しく解説しています。

採用担当者が実際に気になるNG例と改善策

送り状で合否が決まることはほぼありませんが、NG例に当てはまると「準備が雑な人」という印象を与えます。以下の3つはとくに多いミスです。

NGその1：自己PRを長々と書く

送り状の本文に詳細な自己PRを書く必要はありません。職務経歴書や履歴書に書くべき内容であり、送り状に書くと「書類の内容を先取りしている」という印象になりかえって逆効果です。応募の一文と確認依頼だけで完結させてください。

NGその2：希望条件を書き込む

希望条件は書類選考を通過してから、面接や入社条件の交渉で伝えるものです。選考前の送り状に記載すると「条件交渉が先行している」と受け取られ、書類選考の段階から印象が悪くなります。

NGその3：テンプレートの穴埋め忘れ

場面別の送り状例文

中途採用・一般応募の例文

新卒向けの例文

ハローワーク経由で応募する場合

履歴書と一緒にエントリーシートを提出する場合の書き分け方は、以下の記事で詳しく解説しています。

封筒への入れ方と郵送マナー

書類の重ね方と封筒の選び方

書類を封筒に入れる際の正しい順番は、「送り状を最前面（一番上）にして、その後ろに履歴書・職務経歴書の順に重ねる」が基本です。

• 封筒のサイズ：A4書類が折り曲げずに入る「角形2号」が基本。折り目をつけると書類が傷むため、A4のまま入れられるサイズを選ぶ
• 封筒の色：白い封筒が正式。茶封筒は事務用として認識されるため、応募書類には白封筒を使用する
• 「履歴書在中」の記入：表面の左下に赤字で「履歴書在中」と書き、定規で囲む
• 切手：定形外郵便（角2封筒）で書類2枚程度なら120〜140円が目安。過不足のないよう郵便局の窓口で確認する

封筒への書き方・折り方について詳しくは以下の記事をご覧ください。

まとめ

• 送り状（送付状・添え状）は郵送での書類提出に必須のビジネスマナーで、採用担当者が封筒を開けて最初に確認する書類
• PC作成（横書き）が現在の主流で、手書き（縦書き）でも問題ない。メール送付・持参の場合は不要
• 構成は「日付・宛名・差出人・頭語・挨拶・本文・件名・同封書類一覧」が基本。内容はA4用紙1枚に収める
• よくあるNGは「自己PRの書きすぎ」「希望条件の記載」「テンプレートの穴埋め忘れ」の3つ
• 送付前に宛名の正確さと同封書類の一致を必ず確認する

送り状は短い書類ですが、採用担当者が最初に手に取る書類です。テンプレートをベースに、ミスなく仕上げることが最大の対策になります。

履歴書の送り状に関するよくある質問

送り状は手書きとPCどちらが良いですか？

どちらでも問題ありません。現在はPC作成（横書き）が主流ですが、手書き（縦書き）でも選考に影響しません。重要なのは書き方の形式ではなく、記入内容の正確さです。

送り状を封筒に入れ忘れた場合はどうすればよいですか？

気づいた時点で速やかに採用担当者に電話かメールで連絡を入れてください。「送り状を同封し忘れた」と正直に伝えた上で、別途メールで送付するか再送することを相談します。放置するよりも早めに対応する姿勢が評価されます。

送り状の用紙サイズはA4とB5どちらが正しいですか？

履歴書がA4サイズであれば送り状もA4が基本です。書類のサイズをそろえることで、担当者がファイリングしやすくなります。B5サイズの履歴書を使う場合はB5の送り状が適切です。

ハローワークの紹介状と一緒に送る場合、送り状は必要ですか？

必要です。ハローワークの紹介状も「同封書類一覧」の中に含めて記載してください。送り状の本文には「ハローワーク〇〇より紹介を受けまして応募いたします」と一文加えると、担当者が経緯を把握しやすくなります。