この記事では、パソコンで履歴書を作る手順をWordとExcelの選び方からフォント設定・証明写真の貼り方・印刷・PDF化まで順を追って解説します。採用担当者が書類選考で実際に確認するポイントと、パソコン作成でよくある3つのミスも紹介します。
パソコンで履歴書を作る前に知っておくこと
パソコン作成が有利な場面
履歴書をパソコンで作成することは、今日の転職市場では一般的になっています。特に以下の場面ではパソコン作成が有効です。
- 複数社に同時応募する場合（テンプレートを使い回せる）
- メールやウェブフォームでの応募が必要な場合（PDF送付が前提）
- 職歴が多く、文字量が多い場合（字のサイズを自由に調整できる）
- 手書きに自信がない場合（読みやすさを担保できる）
採用担当者の本音（手書き vs パソコン）
「手書きとパソコン、どちらが評価されるのか」は、多くの方が気にするポイントです。結論から言うと、現在の転職・就職活動において、パソコン作成は手書きと同等以上に評価されています。採用担当者が気にするのは作成方法よりも内容の質です。
採用担当者はここを見ている
- 志望動機・自己PRの内容（約7割の採用担当者が「最も重視する」と回答）
- フォントが統一されているか（パソコン作成特有のチェックポイント）
- 証明写真の貼り付け精度（印刷時のズレ・デジタル送付時の解像度）
- 提出形式（指定なければPDFが原則。WordのままはNG）
手書きを求める企業は一部の伝統的な業界に限られており、求人票に「手書き必須」の記載がない限りパソコン作成で問題ありません。
パソコンで履歴書を作る具体的な手順（6ステップ）
STEP1｜テンプレートを入手する
パソコンで履歴書を作成する最初のステップは、テンプレートの入手です。白紙から作ると罫線の引き方や枠のバランスに時間を取られるため、既存のテンプレートを使うのが合理的です。
| 入手先 | 形式 | 特徴 |
|---|---|---|
| 厚生労働省公式サイト | Excel / PDF | 最も汎用性が高く、全業種で受け入れられる |
| WordやExcelの標準テンプレート | Word / Excel | ソフト起動後「新規作成」から検索して入手 |
| 転職サイトの無料ダウンロード | Word / Excel / PDF | 転職・新卒・パートなど用途別に選べる |
厚生労働省が公開している様式は、業種・雇用形態を問わず最も広く通用するフォーマットです。迷ったときはこちらを使うのが確実です。
テンプレートの選び方と無料ダウンロード先について詳しく知りたい方は、こちらの記事も参照してください。
STEP2｜WordかExcelか選ぶ
パソコンでの履歴書作成では、WordとExcelのどちらを使うべきか迷う方が多いです。それぞれの特性を理解して選択しましょう。
| ソフト | 向いている用途 | 注意点 |
|---|---|---|
| Word | 文字量の多い志望動機・自己PR欄、レイアウト調整が自由なテンプレート | 環境によってレイアウトがずれることがある |
| Excel | 罫線がはっきりした整然としたレイアウト、セルに直接入力できる | 印刷時にセルの境界線がずれやすい |
どちらを選んでも最終的にPDFに変換して提出するため、作業しやすいほうを選ぶのが正解です。多くの転職エージェントや求人サイトはWordテンプレートを提供しており、使い慣れているならWordが扱いやすいでしょう。
STEP3｜フォント・文字サイズを設定する
パソコン作成の履歴書で採用担当者が最初に気づくのがフォントの統一感です。複数のフォントが混在していると、見た目が乱雑になり、読みにくい印象を与えます。
- 推奨フォント（Windows）：MS明朝またはメイリオ
- 推奨フォント（Mac）：ヒラギノ明朝またはヒラギノ角ゴ
- 文字サイズ：10〜11pt を全体で統一
- カラー：黒（#000000）のみ使用。赤や青は厳禁
フォントは記事全体を通して1種類に絞ることが原則です。見出し部分だけフォントを変えるといった装飾は、採用書類では不要です。フォント選びについては別記事で詳しく解説しています。
採用担当者が評価するフォントの選び方は履歴書のフォントは明朝体が基本｜サイズ・種類と採用担当者が見るポイントを徹底解説をあわせてご確認ください。
STEP4｜証明写真を貼り付ける
パソコン作成の履歴書における証明写真の扱いは、提出方法によって異なります。
| 提出方法 | 写真の扱い | 推奨サイズ |
|---|---|---|
| 印刷して郵送・手渡し | 印刷後に紙の写真を貼る（デジタル貼り付けは印刷ズレが起きやすい） | 縦4cm×横3cm |
| PDFでメール送付 | デジタル写真を直接貼り付けてPDF化 | 解像度300dpi以上推奨 |
郵送や持参の場合、パソコンの画面上に写真を貼り付けた状態で印刷すると、写真部分の印刷品質が落ちることがあります。写真枠だけ空白にしたまま印刷し、後から紙の証明写真を貼り付けるほうが確実です。
STEP5｜印刷して仕上がりを確認する
パソコン作成の落とし穴の一つが「画面では問題なく見えるのに、印刷するとズレた」というケースです。印刷前に必ず以下を確認してください。
- 印刷プレビューで全ページが収まっているか確認する
- 用紙サイズはA4を指定する（B5はバランスが崩れやすい）
- 余白は上下左右各1cm以上確保されているか確認する
- テキストが枠からはみ出していないか目視チェックする
コンビニで印刷する場合は、PDFに変換してからUSBメモリやクラウドストレージ経由で持ち込みましょう。Wordファイルのままコンビニ機器で開くと、フォントが置き換わってレイアウトが崩れることがあります。
STEP6｜PDF形式で保存・提出する
パソコンで作成した履歴書の最終ステップはPDFへの変換です。Word・Excelどちらで作成した場合も、提出時は必ずPDF形式に変換してください。
WordやExcelのファイルのまま送ると、受け取った側の環境によってレイアウトが崩れる可能性があります。PDFはどの環境でも同じ見た目が維持されるため、採用担当者が意図した通りのレイアウトで確認できます。
PDF変換の手順（Word/Excel共通）
- ファイルメニュー →「名前を付けて保存」→ ファイル形式で「PDF」を選択
- または「エクスポート」→「PDF/XPSの作成」から変換
- 変換後、PDFを開いてレイアウトが崩れていないか必ず確認する
採用担当者が必ず確認するポイント
志望動機・自己PR（最も重視される項目）
採用担当者の約7割が「志望動機」と「自己PR」を書類選考の最重視項目に挙げています。パソコン作成では文字数の調整が容易なため、この二つの欄に力を入れやすいのがメリットです。
採用担当者はここを見ている
- 「なぜこの会社か」が具体的に書かれているか（業界全体への志望ではなく、この会社を選ぶ理由）
- 自己PRが抽象的な特性（「コミュニケーション力があります」）で終わっていないか
- 過去の経験と入社後の貢献が論理的につながっているか
良い例文
「前職で3年間、小売業の店舗運営に従事し、スタッフのシフト管理と売上分析を担当しました。データに基づく発注改善により、廃棄ロスを前年比30%削減した経験を、御社の在庫管理業務でも活かしたいと考えています。」
NG例
「御社の事業に魅力を感じ、ぜひ働かせていただきたいと思い志望しました。どこにでも通じる一般的な内容は、採用担当者に「うちの会社を真剣に考えていない」と判断される原因になります。」
学歴・職歴の正確な記載
パソコン作成でよく起きるミスが、コピー&ペーストによる誤記入です。前回使った履歴書から転用する際、企業名や日付の更新し忘れが発生することがあります。採用担当者は学歴・職歴欄で以下を確認しています。
- 学校名・会社名が正式名称で記載されているか（(株)ではなく「株式会社〇〇」）
- 入社・退職年月が応募先の指定（西暦・和暦）に合わせて統一されているか
- 退職理由が「一身上の都合により退職」と記載されているか
パソコン作成でやってしまいがちな3つのNG
NG① 複数のフォントが混在している
テンプレートをそのまま使わず、一部だけ別フォントに変えてしまうケースです。明朝体の書類の中にゴシック体が混ざると、採用担当者の目には「統一感のない書類を提出してきた人」と映ります。書類全体のフォントを一括選択して統一するひと手間が、印象を左右します。
NG② 印刷プレビューを確認せずに提出する
画面上では正常に見えても、印刷すると2ページ目に内容が溢れていたり、写真欄の位置がズレていたりするケースは珍しくありません。印刷・郵送の場合は紙で1枚出力して目視確認、PDF送付の場合はPDF変換後にAdobe AcrobatやプレビューアプリでA4表示して確認してください。
NG③ WordやExcelのファイルのままメールで送る
「PDF変換の手間を省こう」とWordのまま送ると、受け取った採用担当者の環境でフォントや改行位置が変わり、意図したレイアウトが崩れます。また、Wordファイルには文書の変更履歴や個人情報が残ることがあります。メールでの送付は常にPDF形式が原則です。
手書きとパソコン、どちらを選ぶべきか
結論として、求人票に「手書き必須」の指定がない限り、パソコン作成を選ぶほうが現実的です。ただし、状況によって使い分けが必要なケースもあります。
| 状況 | 推奨方法 | 理由 |
|---|---|---|
| 転職・中途採用 | パソコン作成 | 複数社への効率的な応募が可能、職歴欄が多いことが多い |
| 新卒就活 | 企業指定に従う | 企業によっては手書き指定が残る場合がある |
| アルバイト応募 | どちらでも可 | 飲食・小売など現場職では手書きを評価する採用担当者もいる |
| メール・WEB応募 | パソコン作成のみ | PDF添付が前提のため、手書きは対応不可 |
パソコン作成か手書きかで悩む時間があれば、その時間を志望動機・自己PRの内容を磨くことに使うほうが選考結果への影響は大きいです。
無料で使える履歴書作成サービスを比較したい方は、こちらの記事も参考になります。
まとめ
- テンプレートは厚生労働省公式様式または転職サイトの無料テンプレートを使う
- WordとExcelはどちらでもよいが、提出前に必ずPDFに変換する
- フォントは1種類（MS明朝やヒラギノ明朝）、文字サイズは10〜11ptで全体を統一する
- 印刷する場合は紙の証明写真を後貼りするほうが印刷品質が安定する
- 採用担当者が最も重視するのはフォームではなく志望動機・自己PRの中身
パソコン作成の技術的なミス（フォント・印刷・PDF変換）を防ぐことと、志望動機・自己PRの中身を充実させることの両方が、書類選考通過につながります。
- 履歴書をパソコンで作るとき、WordとExcelどちらがいいですか？
-
どちらでも問題ありません。ただし、使い慣れているほうを選ぶのが作業ミスを減らすコツです。多くの転職サイトはWordテンプレートを提供しており、一般的にはWordのほうが文字の折り返しや行間調整がしやすいといわれています。いずれにせよ、提出前にPDFに変換することが必須です。
- パソコンで作った履歴書は手書きより不利になりますか？
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求人票に「手書き必須」の指定がない限り、不利にはなりません。現在の転職市場では、採用担当者の大多数がパソコン作成を受け入れており、むしろメールや応募フォームでの提出ではパソコン作成が前提です。採用結果に影響するのは作成方法よりも志望動機・自己PRの内容です。
- パソコンで作った履歴書をコンビニで印刷するにはどうすればいいですか？
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作成した履歴書をPDFに変換し、USBメモリに保存するかGoogleドライブやDropboxなどのクラウドストレージにアップロードします。セブン-イレブン・ファミリーマート・ローソンのいずれでもA4サイズのPDF印刷が可能です。印刷設定は「実際のサイズ（拡大・縮小なし）」を選択し、印刷後に写真欄に証明写真を貼り付けてください。
- 履歴書のフォントは何を使えばいいですか？
-
Windowsの場合はMS明朝またはメイリオ、Macの場合はヒラギノ明朝またはヒラギノ角ゴが標準的です。文字サイズは10〜11ptを基本とし、全体を一つのフォントに統一してください。装飾的なフォントや2種類以上のフォントの混在は採用担当者に読みにくい印象を与えるため避けましょう。
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