パソコンで履歴書を作成する方法｜採用担当者が落とすNG5選

この記事では、パソコンで履歴書を作成する具体的な手順をWord・Excel・Webツール別に解説します。採用担当者が書類選考で実際に落とすPC作成ならではのNG項目と、印刷・提出前のチェックポイントもあわせて紹介します。

パソコンで履歴書を作成しても選考に不利にならない？

「手書きの方が誠意が伝わる」というイメージを持つ人は少なくありません。ただし現在の採用現場では、パソコン作成の履歴書はほぼすべての企業で受け入れられています。

厚生労働省は2021年4月に履歴書の様式例を改定し、JIS規格の欄外仕様を廃止しました。この改定により、PC・手書きのどちらで作成しても問題ないことが公的に示されています。

採用担当者が手書きとPCを区別して評価しないケース

書類選考において、採用担当者が評価するのは「手書きかPCか」という作成手段ではなく、記載内容の質と書類全体の完成度です。PC作成の履歴書であっても、内容が具体的で読みやすく整っていれば選考上の不利はありません。

例外的にPC作成が不利になるケース

次の3つのケースでは、PC作成が選考に影響する場合があります。

• 企業から「手書き」の指定がある：求人票や選考案内に明記されていれば必ず従う
• 手書きスキルが職務に直結する職種：書道・デザイン・クリエイティブ職など
• 伝統的な社風で手書きの誠意を重視する企業：OB・OG訪問などで事前に確認する

パソコンで履歴書を作成する3つの方法

パソコンで履歴書を作成する方法は主に3種類です。使い慣れたソフトや提出方法に合わせて選んでください。

方法	向いているケース	主な注意点
Word（ワード）	初めてPC作成する・テンプレートを活用したい	PDF変換が必要
Excel（エクセル）	セル管理が得意・記入量が多い	印刷ズレに要注意
無料Webツール	急いで作りたい・Officeが手元にない	PDF保存先を確認

Word（ワード）で作成する

Wordは最もポピュラーな選択肢です。厚生労働省や転職サービスが無料配布しているテンプレートをダウンロードすれば、フォーマット調整不要で内容の入力だけに集中できます。完成後はPDF形式に変換してから提出します。

Excel（エクセル）で作成する

ExcelはWordよりもセルの幅・高さを細かく調整しやすく、記入量が多い場合に扱いやすいのが特徴です。ただしExcelは印刷範囲がズレやすいため、印刷プレビューでの最終確認が必須です。WordとExcelどちらも、提出時はPDFに変換するのがマナーです。

無料Webツール・アプリで作成する

ブラウザ上で直接入力して作成できるWebツールは、Wordのインストールが不要で手軽に使えます。PDF出力やコンビニ印刷に対応しているサービスも多く、急いで履歴書を用意する場面に適しています。スマホからも入力できる点も便利です。

各サービスの特徴と選び方は履歴書作成ツールの比較で詳しく解説しています。

Wordで履歴書を作成する具体的な手順

Wordでの履歴書作成は、テンプレートのダウンロードから始まり、フォント設定→入力→写真挿入→PDF化の順で進めます。各手順を確認しながら作業してください。

STEP1：テンプレートをダウンロードして開く

テンプレートは以下から入手できます。

• 厚生労働省の様式例（無料）：2021年4月改定の最新版。過去のJIS規格欄外が廃止され、現代的な構成になっています
• doda・マイナビ転職などの転職サービス（無料）：厚生労働省様式ベースのテンプレートをWord・Excel・PDF形式でダウンロード可能
• Wordの既定テンプレート：Wordを起動して「新規作成」→「履歴書」と検索すると利用できます

応募先から様式の指定があればその書式を優先し、指定がなければ厚生労働省様式か主要転職サービスのテンプレートを選べば間違いありません。無料テンプレートの詳しい比較は以下の記事で確認できます。

詳しい選び方は履歴書テンプレートの無料ダウンロード先まとめをご覧ください。

STEP2：フォントとサイズを全体で統一する

テンプレートを開いたら最初に行うのがフォントの統一です。フォントを後から変えると文字間隔が崩れる場合があるため、入力前に設定しておくのが確実です。

採用担当者が印象を下げると判断するNGフォントの具体例については履歴書のフォント選びについての解説で確認できます。

STEP3：各項目を正確に入力する

フォント設定が終わったら各項目を入力します。次の4点に注意してください。

• 日付の年号を統一する：元号（令和・平成）か西暦かを書類全体で統一する。混在はNG
• 学歴・職歴欄の締め方：職歴最後の行に「現在に至る」、その一行下の右端に「以上」と記入する
• 志望動機・自己PRの文字量：記入欄に対して8〜9割程度の量が目安。欄が余りすぎても詰めすぎてもいけない
• 空欄がある項目：資格・免許欄などが空の場合は「特になし」と記入し、空白のまま提出しない

STEP4：証明写真を正しく挿入する

証明写真の挿入はPC作成で最もミスが起きやすいポイントです。次の手順で操作してください。

• 「挿入」→「画像」→「このデバイス」からファイルを選択して写真を挿入する
• 写真を選択して「図の形式」→「サイズ」で縦4cm×横3cmに数値を直接入力する（アスペクト比ロックを解除してから設定する）
• 折り返しの設定を「前面」にして、写真欄の枠内に重ねて配置する
• 印刷プレビューで写真の位置・大きさ・白枠の有無を必ず確認する

STEP5：PDFに変換して保存する

完成したWordファイルはそのままメール添付せず、必ずPDF形式に変換してから提出します。

• 「ファイル」→「名前を付けて保存」を選択する
• ファイルの種類で「PDF（*.pdf）」を選択して保存する
• ファイル名は「送付日_履歴書_氏名.pdf」の形式にする（例：20260619_履歴書_山田太郎.pdf）
• PDFファイルを開いて文字崩れ・写真の位置ズレがないか最終確認する

ExcelとWebツールで作成する場合のポイント

Excelで作成するときに崩れを防ぐ3つの設定

ExcelはWordよりもレイアウトが崩れやすいというデメリットがあります。次の3点を最初に設定してから作業を始めると、印刷時のトラブルを防げます。

• 用紙サイズの設定：「ページレイアウト」タブで用紙サイズをA4、余白を「標準」に設定する
• 印刷範囲の指定：印刷したい範囲を選択して「印刷範囲の設定」を行う。範囲外のデータが別ページに出力されるのを防ぐ
• 印刷プレビューでの確認：実際に印刷する前に必ずプレビューで確認し、1ページに収まっているか確認する

無料Webツールを選ぶ際に確認する3つのポイント

無料Webツールは手軽な反面、サービスによって機能差があります。次の3点を選定基準にしてください。

• PDFダウンロードができるか：オンライン提出専用で、ファイルダウンロードに対応していないサービスもある
• 会員登録なしで使えるか：急いで作成したい場合は登録不要のサービスが便利
• データの保存方式：クラウド保存の場合、サービス終了時にデータが失われる可能性がある。作成後は必ずPDFでダウンロードして手元に保管する

オンラインで使える履歴書作成サービスの比較はオンライン履歴書おすすめ7選で詳しく確認できます。

採用担当者が落とすNG5選（パソコン作成でよくある失敗）

内容が良くても「見た目・提出形式」のミスで落とされるケースがあります。パソコン作成に特有の5つのNGを確認してください。

NG①：印象を下げるフォントの使用

「ポップ体」「丸ゴシック」「教科書体」など、ビジネス書類として使用頻度の低いフォントを使うと、採用担当者に「書類作成に不慣れな印象」を与えます。また、書類内でフォントが統一されていないのも同様のマイナス評価につながります。

フォント別の採用担当者の印象とPC・手書き別の書体の選び方は履歴書の書体おすすめで詳しく解説しています。

NG②：太字・色文字・アンダーラインの多用

履歴書は正式なビジネス書類です。志望動機を読みやすくしようとして太字や色文字を使う人がいますが、これは採用担当者に違和感を与える場合があります。

NG③：コピー用紙への印刷

一般的なコピー用紙（薄紙）に印刷した履歴書は、手に取ったときにペラペラとした安っぽい印象を与えます。採用担当者に「書類作成を軽視している」と受け取られるリスクがあります。

NG④：証明写真のサイズ・位置のズレ

PCで作成した履歴書の証明写真は、デジタル挿入時にサイズが正規の規格からズレやすいという問題があります。採用担当者が最初に目にする部分だけに、ここのミスは印象を大きく左右します。

NG⑤：WordファイルのままメールへのPDF未変換添付

メールで履歴書を送付する際にWordファイル（.docx）のまま添付するのは典型的なNGです。受け取り側のWordバージョンやOS環境によってレイアウトが崩れ、採用担当者が正しく確認できなくなる場合があります。

印刷・提出前に確認する7つのチェックポイント

提出前に以下の7点を確認してください。パソコン作成特有のミスはこのリストで防げます。

• □ 誤字・脱字・変換ミス（「採用」→「採　用」のようなスペース混入も確認）がないか
• □ フォントと文字サイズが書類全体で統一されているか
• □ 証明写真のサイズ（縦4cm×横3cm）・位置・向きが正しいか
• □ 日付の年号（元号・西暦）が書類全体で統一されているか
• □ 空欄がある項目に「特になし」「なし」が記入されているか
• □ 印刷後にページズレ・文字の切れ・写真の白枠が発生していないか
• □ メール送付の場合、PDF変換後に開いてレイアウトが崩れていないか

まとめ

• パソコン作成の履歴書は採用現場で広く受け入れられており、内容と完成度が評価の基準
• 作成ツールはWord・Excel・Webツールの3種類で、PDF変換してから提出する点はすべて共通
• フォントは明朝体で10.5〜11pt統一、装飾なし、証明写真は縦4cm×横3cmが基本ルール
• 採用担当者が落とすNG5選（フォント混在・装飾・コピー用紙・写真ズレ・Word添付）を事前に確認する
• 提出前の7点チェックリストで、PC作成特有のミスを防ぐ

パソコンで作成した履歴書は、内容の質と書類の完成度が伝わる仕上がりにすることで選考通過率を高められます。

パソコンでの履歴書作成に関するよくある質問

履歴書はWordとExcelのどちらで作成するのが適していますか？

どちらでも問題ありません。Wordはテンプレートの種類が豊富で、文章入力が多い志望動機・自己PR欄の調整がしやすいのが特徴です。Excelはセル単位でレイアウトを細かく管理できるため、記入欄が多い場合に扱いやすいという特徴があります。いずれも提出時はPDFに変換するのが基本です。

就活でパソコンで作成した履歴書を提出しても問題ありませんか？

問題ありません。厚生労働省が2021年4月に改定した履歴書の様式例でも、PC・手書きどちらで作成しても差し支えないことが示されています。ただし企業から「手書き」の指定がある場合は必ずその指定に従ってください。

パソコンで作成した履歴書はコンビニで印刷できますか？

印刷できます。PDFファイルをUSBメモリまたはクラウドストレージ（GoogleドライブやDropboxなど）に保存し、コンビニのマルチコピー機から印刷できます。ただしコンビニは一般的なコピー用紙への印刷になるため、企業への郵送や手渡しなど重要な提出の場合は、自宅または会社のプリンターで上質紙に印刷するのがおすすめです。

証明写真はスマホで撮ってパソコンに取り込んで使えますか？

使えます。スマホアプリで背景・明るさを整えた写真データをパソコンに転送して、Wordの写真欄に挿入する方法は広く普及しています。ただし自撮りは採用担当者に対して礼儀的にマイナスに映る場合があります。スマホで撮影する場合は証明写真アプリを利用し、三脚や壁への固定など正面・真顔・適切な背景を整えた環境で撮影してください。