パソコンで職務経歴書を作る方法｜採用担当者が見るNG例と正解

この記事では、職務経歴書をパソコンで作成する手順とWordとExcelの選び方を解説します。採用担当者が書類選考で即座に落とすNGフォーマットの具体例と、通過率を上げるフォント・文字サイズ・余白の正解も紹介します。

職務経歴書はパソコンで作るのが正解

「手書きとパソコン、どちらがいいのか」は多くの転職者が迷う点です。結論からいえば、特に指定がなければパソコン作成が基本です。職務経歴書に書くべき内容は、1社あたり数百文字から数千文字になることも珍しくありません。手書きでは誤字のたびに書き直しが必要になり、時間と労力が無駄になります。

採用担当者がパソコン作成を評価する理由

採用担当者が職務経歴書に求めるものは「読みやすさ」と「情報の正確さ」です。パソコン作成であれば、フォントや行間を統一でき、見出しと本文の視覚的なメリハリも出せます。また、WordやExcelのスキルが求められる職種に応募する場合は、パソコン作成そのものが「基本的なPCスキルがある」という証明になります。

手書きが認められるのはこのケースだけ

応募先から「手書きで提出してください」と明示されている場合に限り、手書きが求められます。ただしこのケースは現在では少数派です。指定がない場合に手書きを選ぶと、「なぜパソコンで作らなかったのか」という疑問を持たれることがあります。指定のない限り、パソコン作成を選んでください。

WordとExcel、どちらを使うべきか

職務経歴書をパソコンで作るとき、WordとExcelのどちらを使うか迷う方は多いです。どちらでも書類として通用しますが、職種や書きたい内容の量によって向き不向きがあります。

職種・状況別のソフト選択基準

ソフト	向いているケース	注意点
Word	文章量が多い転職者・営業・事務・文系職種	表の細かい調整がやや手間
Excel	職歴や実績を表でスッキリ整理したい人・IT・技術職	印刷時にレイアウトがズレやすい

採用担当者の本音は「ソフトの種類よりも中身の質で判断している」です。ただし、ExcelはPCの環境によって印刷レイアウトが崩れることがあるため、Wordのほうがトラブルリスクは低いといえます。

どちらを選んでも必ず守ること

• 提出前にPDF変換する：メール添付での提出は原則PDFです。相手の環境でレイアウトが崩れるリスクを防ぎます
• フォントは1種類に統一する：複数のフォントが混在すると視覚的に散漫な印象を与えます
• ファイル名を正しく設定する：「氏名_職務経歴書.pdf」など、一目で中身がわかる名前にすることを推奨します

パソコンで職務経歴書を作る手順【7ステップ】

ここからは、パソコンで職務経歴書を作る具体的な手順を7つのステップで解説します。初めて作成する方でも迷わないよう、フォーマット設定から提出準備まで順番に解説します。

ステップ1：テンプレートを入手する

最初からゼロで作り始める必要はありません。転職サイト（doda・マイナビ転職・リクルートエージェントなど）のWebサイトから、WordまたはExcel形式のテンプレートを無料でダウンロードできます。テンプレートをベースにすれば、書くべき項目の漏れを防げます。

ステップ2：フォント・文字サイズ・余白を設定する

書き始める前に、フォーマットを固めておくことが重要です。後から変更すると全体のレイアウトが崩れることがあります。採用担当者が「読みやすい」と感じる書類は、以下の数値を満たしていることが多いです。

設定項目	正解値
用紙サイズ	A4縦・横書き
フォント	明朝体（游明朝・ヒラギノ明朝など）またはゴシック体（メイリオなど）で1種類に統一
本文の文字サイズ	10.5〜11pt
見出しの文字サイズ	12〜14pt
余白（上下左右）	25〜30mm
行間	1.2〜1.5倍（Wordなら「1.15」〜「1.5」）
枚数	1〜2枚（経歴が多い場合でも3枚以内）

ステップ3：職務要約を3〜5行で書く

採用担当者が職務経歴書を手に取ったとき、最初に目を通すのが職務要約です。ここに「誰が・どんな経験を・どのくらいの期間積んできたか」を凝縮することが求められます。3〜5行（100〜150文字程度）で書くのが目安です。

ステップ4：職務経歴を時系列で入力する

職務経歴は「逆編年体」（直近の職歴から古い順に向かって遡る形式）が一般的です。採用担当者は現在の実力を最も重視するため、直近の経験を先に読めるこの形式が好まれます。各職歴に記載する基本情報は以下の通りです。

• 在籍期間（例：2019年4月〜2024年3月）
• 会社名・事業内容・従業員数・資本金
• 雇用形態（正社員・契約社員・派遣など）
• 担当業務の概要と具体的な役割
• 実績（数値・成果）

ステップ5：業務内容と実績を具体的に記入する

採用担当者が「この人を面接に呼びたい」と思うかどうかは、このセクションの書き方で決まります。業務内容を箇条書きで列挙するだけでは不十分です。実績は必ず数値で表現してください。

NG表現	数値化した正解表現
売上を伸ばした	担当エリアの年間売上を前年比115%に伸長（2023年度）
業務改善を行った	受発注業務をExcelマクロで自動化し、処理時間を月30時間削減
チームをまとめた	8名のチームリーダーとして、目標達成率100%を2期連続維持
お客様対応をした	1日平均40件のクレーム対応を担当し、顧客満足度調査で部門1位を獲得

ステップ6：スキル・資格欄を入力する

スキル欄にはパソコンスキル（使用ソフト・レベル）、語学力（TOEICスコアなど）、業務に直結するツールや技術を記載します。資格は正式名称で記入し、取得年月を明記することが原則です。「簿記」は「日商簿記検定○級」、「英検」は「実用英語技能検定○級」と正式名称で書いてください。

ステップ7：PDF変換して提出準備をする

書類が完成したら、必ずPDFに変換してから提出します。WordファイルやExcelファイルのままでは、相手のパソコン環境によってフォントや改行がズレて表示される場合があります。PDF変換することで、自分が意図したレイアウトのまま届けられます。

採用担当者が即落とすNGフォーマット5選

書類選考では、採用担当者が1枚あたり平均30秒以下で判断するといわれています。内容を読み込む前に「読みたくない」と感じさせるNGフォーマットを知っておくことが、書類選考通過への第一歩です。

パソコン作成で差がつくフォーマット基準

NGを避けるだけでは「普通の書類」に過ぎません。採用担当者が「丁寧に作られている」と感じる書類には、共通のフォーマット基準があります。

読みやすさを決める3つの設定

採用担当者が30秒で書類の印象を決める際、最初に目に入るのは「ビジュアル」です。文章を読む前に「この書類は読みやすそうだ」と感じさせることが、次のステップへの入口になります。

• 見出しの太字化：大項目にあたる見出しは太字にして本文と差別化する。見た目の「メリハリ」が読みやすさに直結する
• 箇条書きの活用：担当業務・スキルなど並列する情報は、文章ではなく箇条書きで整理する。1項目につき30〜50文字程度が目安
• 表の活用：複数社の職歴やスキルレベルの比較など、整理が必要な情報は表形式にすることで格段に読みやすくなる

職務要約で採用担当者の目を引く書き方

職務要約は書類全体の「つかみ」です。採用担当者がここで興味を持てば、残りのページも丁寧に読んでもらえます。逆にここが「自分には関係ない人材だ」と判断されると、残りは流し読みになります。

職務要約には「職種・業界・年数・最大の実績または強み」の4要素を盛り込んでください。「○○業界で○年間、○○職として従事。△△の実績を持ち、□□の強みがあります」という構造がわかりやすいです。

数値で実績を見せる記載例

職務経歴書の中で採用担当者が最も重視するのは「実績の具体性」です。経験年数や担当業務を書くだけでは競合する応募者と差がつきません。実績は必ず数値で表現することを心がけてください。

職務経歴書をパソコンで作れる無料ツール

WordやExcelが手元にない方、またはパソコン操作に不慣れな方でも、職務経歴書を作成できる無料ツールが複数あります。

Word・Excelのテンプレートが手に入る場所

• doda職務経歴書テンプレート：編年体・逆編年体・職種別のWordテンプレートを無料でダウンロード可能
• マイナビ転職：職種別のサンプル付きWordテンプレートを提供。書き方の例文も掲載されている
• リクルートエージェント：職種・経験別のWordテンプレートを複数種類用意
• Microsoft公式テンプレート：Word・Excel形式の職務経歴書テンプレートを無料配布（楽しもうOffice）

より効率的に作成したい場合は、入力フォームに答えるだけで自動生成されるツールも活用できます。職務経歴書の自動作成ツールには、AIが内容を補完してくれる機能を持つサービスも登場しています。

PCがない方・スマホで完結したい方へ

パソコンが手元にない場合でも、スマホアプリを使って職務経歴書を作成できます。PDF出力やコンビニ印刷に対応したサービスを選べば、パソコンなしで提出書類を用意することも可能です。ただし、スマホで作成した場合はできるだけPCで最終確認を行うことを推奨します。レイアウトが意図しない形になっている可能性があるためです。

作成後に書類の品質をプロの視点で確認してもらいたい場合は、職務経歴書の添削サービスの利用も選択肢の一つです。

まとめ

• 職務経歴書は特に指定がない限りパソコンで作成するのが基本
• WordとExcelはどちらでも構わないが、提出前のPDF変換は必須
• フォーマットの正解値（フォント統一・本文10.5〜11pt・余白25〜30mm）を守ることで読みやすさが大きく変わる
• 採用担当者が落とすNG5選（フォント混在・文字が小さい・余白なし・全角半角混在・ファイル名がデフォルト）は書類完成前に必ず確認する
• 業務内容・実績は必ず数値で表現し、採用担当者が判断できる具体性を持たせる

書類の「見た目」は内容の前提です。採用担当者が最初の30秒で「読みたい」と感じる書類にするために、フォーマット設定から見直してみてください。

パソコンで職務経歴書を作成するよくある質問

職務経歴書はWordとExcelどちらで作るのがいいですか？

どちらでも問題ありません。文章量が多い場合はWordが編集しやすく、表でスッキリ整理したい場合はExcelが向いています。いずれの場合も提出前にPDF変換し、フォントを統一することが優先事項です。

職務経歴書はA4何枚が正解ですか？

1〜2枚が一般的な目安です。経験が10年以上ある場合など、どうしても収まらない場合は3枚以内に抑えてください。4枚以上になると「情報の取捨選択ができていない」とみなされるリスクがあります。

パソコンで作った職務経歴書はPDFとWordどちらで提出しますか？

メール添付での提出は原則PDFを使用します。Wordファイルのままでは受け取った相手の環境でフォントや改行がズレる可能性があります。企業から「Word形式で送ってください」と指定がある場合のみ、Wordファイルで提出してください。

職務経歴書と履歴書はどちらもパソコンで作ればいいですか？

両方パソコンで作成することを推奨します。履歴書も特に指定がない限りパソコン作成で問題ありません。書式の統一感を出すために、フォントや文字サイズを職務経歴書と揃えると好印象です。