職務経歴書はパソコン作成が正解｜採用担当者が評価する理由と落とし穴

この記事では、職務経歴書をパソコンで作る方法を採用担当者の視点で解説します。手書きとパソコンのどちらが採用担当者に評価されるのか、Wordで作る際の正しいフォーマット設定、PCスキル欄に何をどう書けばいいか、そしてパソコンがない場合の具体的な解決策まで、書類選考を通過するための手順を一通り取り上げます。

職務経歴書はパソコン作成が基本——採用担当者が手書きよりパソコンを好む理由

結論から言えば、職務経歴書はパソコン（Word・Googleドキュメント等）で作成するのが基本です。手書きを明確に禁止するルールはありませんが、採用担当者の多くがパソコン作成の書類を好んでいます。

マイナビ転職が実施した調査（採用担当者352人対象）では、約6割の担当者が「パソコンで作成した職務経歴書の方が読みやすく評価しやすい」と回答しています。履歴書と職務経歴書のどちらで作成するかについて、採用担当者が特に職務経歴書でパソコンを好む理由は明確です。

パソコン作成が採用担当者に好まれる3つの理由

• 読みやすさ：フォント・行間・余白を揃えることで、採用担当者が短時間で内容を把握しやすくなる。採用担当者は1枚の職務経歴書を最初の確認で30秒程度しかかけない
• 修正・更新が即座にできる：転職活動中にスキルや実績が増えても、データがあればすぐに更新できる。手書きは一から書き直しが必要になる
• Web応募・メール提出に対応できる：転職サイトからの応募やメール提出が主流になっている現在、パソコン作成しておけばPDF化して即座に送付できる

パソコンで職務経歴書を作る手順——Wordを中心に最初の設定から解説

ここからは、実際にパソコンで職務経歴書を作るステップを解説します。使用するソフトはWordが最も一般的ですが、持っていない場合はGoogleドキュメント（無料）でも同じ操作が可能です。最初の設定を正しく行うかどうかで、完成した書類の見栄えが大きく変わります。

Step 1：最初に決める4つの基本設定

フォーマットの設定は、書き始める前に行います。途中で変更すると全体のレイアウトが崩れるため、以下を最初に決めておくことが重要です。

• 用紙サイズ：A4縦・白無地・横書きが標準。B5は使用不可
• 余白：上下左右それぞれ20〜25mm程度。詰め込みすぎると採用担当者が読みにくいと感じる
• フォントとサイズ：明朝体（游明朝・ヒラギノ明朝）またはゴシック体（メイリオ・Yu Gothic）を選択。本文は10.5〜11pt、見出しは12〜14pt
• 行間：1.2〜1.5倍に設定。文字が詰まりすぎると読みにくくなる

Step 2：職務経歴書の5つの必須項目と書き方

項目	記載内容	文字量の目安
①日付・氏名	提出日（西暦）・氏名	1行
②職務要約	これまでの経歴の全体像（業界・職種・年数・得意分野）	3〜5行（150文字程度）
③職務経歴	会社名・期間・業務内容・実績（箇条書き推奨）	各社ごとに1/2〜1ページ
④保有資格・スキル	資格名・PCスキル・語学など	箇条書きで5〜10行
⑤自己PR	応募ポジションに関連した強み・実績	3〜6行（200文字程度）

Step 3：採用担当者が読みやすいと感じるレイアウトの3原則

• 業務内容は箇条書きにする：文章で書くより「・○○の担当 ・△△の管理」のように箇条書きにした方が採用担当者に伝わりやすい
• 各セクションを罫線で区切る：「職務経歴」「保有資格」などの区切りを罫線で明示すると、採用担当者が情報を探しやすくなる
• 実績は必ず数値で書く：「売上アップに貢献」ではなく「前年比20%改善（月次売上800万円→960万円）」と書くと、採用担当者の目が止まる

フォーマット設定や文章構成に手間がかかる場合は、職務経歴書の自動作成ツールを使って効率的に仕上げる方法もあります。

職務経歴書のPCスキル欄の書き方——初級でも書けるレベル別の記入例

職務経歴書の「保有資格・スキル」欄にパソコンスキルを書く際、多くの人が「どう書けばいいかわからない」「初級レベルしかないので書けない気がする」と感じます。

PCスキルは「具体的なツール名＋できること」の形で書くのが基本です。「パソコン操作可能」のような曖昧な表現は、採用担当者には何もアピールできていないと判断されます。初級であっても、具体的に書くだけで印象は大きく変わります。

レベル別のPCスキルの書き方一覧

レベル	書き方の例
基本 （日常操作）	Microsoft Word：文書作成・書式設定 / Excel：データ入力・表・グラフ作成 / メール・スケジュール管理（Outlook）
中級 （業務での活用）	Excel：VLOOKUP・ピボットテーブルを使ったデータ集計・分析 / PowerPoint：プレゼン資料作成（30枚以上の実務経験あり）
上級 （高度な活用）	Excel VBAによるマクロ作成・業務自動化 / Salesforce・Kintoneでの案件管理 / Google Workspace（スプレッドシート・スライド）でのチーム共有資料作成

「PCスキルがない」と感じる場合の対処法

「パソコンはほとんど使ってこなかった」という場合でも、「なし」と書くのは避けた方が良いケースがほとんどです。採用担当者は現在のスキルだけでなく、「今後習得できるか」という視点でも書類を見ています。

職務経歴書を手書きで提出してもいいケース

「手書きの方が誠意が伝わる」と感じる人は少なくありません。実際、特定のケースでは手書きでも問題ありません。ただし、その状況は限られています。

手書きが許容される（または有利な）状況

• 求人票に「手書き提出」と明記されている場合：指定があれば必ず従う。無視すると選考外になるリスクがある
• PCを一切使わない職種への応募：一部の職人・農業・介護パートなど、業務でパソコンをまったく使わない職種では手書きが不利になりにくいケースもある
• 採用担当者から直接「手書きでお願いします」と言われた場合：面接や電話でのやり取りの中で指示があった場合は従う

手書きで提出する場合の注意点

• 黒のボールペン（水性・油性どちらでも可）を使用する。シャープペンシル・消えるボールペンは不可
• 修正テープ・修正液の使用は禁止。間違えた場合は最初から書き直す
• 文字の大きさ・行間を揃える意識を持つ。バラバラだと採用担当者に「雑」と感じさせる
• 下書きをしてから清書する。一気に書こうとすると後半に字が乱れやすい

パソコンがない場合の職務経歴書作成——3つの現実的な解決策

「家にパソコンがない」「壊れていてすぐに使えない」という状況でも、職務経歴書をパソコンで作る方法は複数あります。手書きに切り替える前に、以下の3つを確認してください。

①スマホ・タブレットで作成する

スマホだけで職務経歴書を作成・提出まで完結できる無料サービスがあります。Googleドキュメントはスマホのブラウザからでも使え、Wordに近い文書作成とPDF書き出しが可能です。スマホ画面での入力に不慣れな場合は、入力だけスマホで行い、コンビニのネットプリントで印刷する方法も実用的です。

スマホで作成した書類はパソコン作成と区別がつかないため、採用担当者には判断できません。問題になるのは作成環境ではなく、完成した書類のフォーマットや内容の質です。

②ハローワーク・図書館のパソコンを借りる

ハローワーク（公共職業安定所）の多くは、求職者向けにパソコンを無料で貸し出しています。職務経歴書の作成支援も行っており、窓口スタッフに相談しながら作成できる点が大きなメリットです。図書館でもパソコンを貸し出しているところがあります（事前予約が必要な場合あり）。

③職務経歴書の代行・自動作成サービスを使う

転職エージェントを利用すれば、職務経歴書の添削・作成サポートを無料で受けられます。担当アドバイザーと一緒に書類を仕上げる方法は、書類選考の通過率を上げるうえでも有効です。パソコン操作が苦手な場合でも、内容を口頭で伝えるだけでアドバイザーが文章に整えてくれるサービスもあります。

採用担当者が職務経歴書を落とす3つのNG例

パソコンで作成しても、以下のミスがあると書類選考で落ちやすくなります。いずれも採用担当者が実際によく見る失敗です。

職務経歴書の内容に自信が持てない場合は、プロの目で確認してもらうのが確実です。職務経歴書の有料添削サービスや転職エージェントの無料添削を活用する選択肢もあります。

まとめ

• 職務経歴書はパソコン作成が基本。採用担当者の約6割がパソコン作成を評価している
• 採用担当者が最初の30秒で見ているのは「職務要約」「実績の数値化」「応募ポジションとの一致」の3点
• WordまたはGoogleドキュメントで、A4縦・余白20〜25mm・フォント10.5〜11pt・行間1.2〜1.5倍が標準設定
• PCスキル欄は「ツール名＋できること」の形で具体的に書く。「なし」とは書かない
• 手書きは求人票での指定がある場合などに限り、基本的にはパソコン作成が有利
• パソコンがない場合は、スマホ・ハローワークのPC貸し出し・職務経歴書代行サービスの3択で対処できる

書類の内容や書き方に迷いが生じたタイミングが、転職エージェントを活用する最適な時期です。担当者に添削を依頼することで、書類選考の通過率は大きく変わります。

パソコン職務経歴書に関するよくある質問

職務経歴書はWordとExcelどちらで作るべきですか？

どちらでも問題ありませんが、文章量が多い場合はWordまたはGoogleドキュメント、表形式でスキルや実績を整理したい場合はExcelが使いやすいです。企業から形式の指定がない場合は、WordでA4縦2枚以内にまとめる形式が最も一般的で、採用担当者が読み慣れています。

スマホで作成した職務経歴書は採用担当者に悪い印象を与えますか？

PDFなどの完成形で提出する場合、作成ツールがスマホかパソコンかは採用担当者には判断できません。問題になるのは作成環境ではなく、フォーマットの整い方や内容の質です。スマホで作成しても、用紙サイズ・フォント・余白を整えれば十分通用します。

職務経歴書のPCスキル欄に「基本操作のみ」と書いても大丈夫ですか？

「基本操作のみ」という表現自体は問題ありませんが、それだけでは何もアピールになりません。「Word：文書作成・書式設定（基本操作レベル）」のように、具体的なツール名と操作内容を必ず添えてください。採用担当者には「何ができるか」が伝わる形で書くことが重要です。

転職回数が多い場合、職務経歴書はパソコンで何枚まで書いていいですか？

基本は2枚以内が理想です。転職回数が多い場合でも、直近5〜10年の経歴を重点的に書き、それ以前は「20XX年〜20XX年 △△社（○年間、販売職）」のように1行でまとめると2枚に収まります。3枚以上になると採用担当者が読む前から負担を感じるため、情報を絞る意識が必要です。