この記事では、営業事務の職務経歴書における職務要約（職務概要）の書き方と、採用担当者に通じる状況別の例文5選を解説します。数値化しにくいサポート業務を実績として表現する方法とNG例との比較も紹介します。
採用担当者が最初の30秒で確認するのが「職務要約」
採用担当者が書類選考で最初に目を向けるのは職務要約（職務概要）です。複数の応募書類を短時間で処理する採用現場では、職務経歴書全体を丁寧に読む前に「この人はどんなキャリアを持っているか」をこの欄で判断します。
職務経歴書全体の構成と職務要約の位置
職務経歴書は「職務要約 → 経歴詳細 → 活かせるスキル → 自己PR」という構成が一般的です。この中で職務要約は最上部に配置され、書類全体の「表紙」として機能します。
| 項目 | 内容 | 読まれる順番 |
|---|---|---|
| 職務要約 | キャリア全体の3〜4行要約 | 1番目（最初） |
| 経歴詳細 | 会社別・時系列の業務内容 | 2番目 |
| スキル・資格 | PCスキル・語学・資格 | 3番目 |
| 自己PR | 強みと入社後の貢献意欲 | 4番目 |
採用担当者が「経歴詳細」まで読んでくれるかどうかは、職務要約の1〜2行目で決まるといっても過言ではありません。経歴の年数・業種・主な担当業務を端的に伝えることが、書類通過の最初のハードルです。
職務要約の理想的な文字数・文量
職務要約の文字数は200〜250文字程度が目安です。3〜4行で収まる分量で、採用担当者が30秒以内に読み切れる量にします。
- 短すぎる（100文字以下）：情報量が少なく、経歴が伝わらない
- 適切（200〜250文字）：経験の全体像が30秒で把握できる
- 長すぎる（350文字以上）：経歴詳細との重複が増え、読む気が失せる
採用担当者はここを見ている
- 「どの業種・規模の会社で何年働いたか」が1行目で分かるか
- 受発注・顧客対応・書類作成など、業務の具体的な内容が書いてあるか
- 「この人が来たらうちでも同じように動けそうか」がイメージできるか
採用担当者が評価する職務要約の3つの要素
職務要約を読んだ採用担当者が「次の段落も読もう」と判断するには、3つの要素を揃える必要があります。この3点が揃っていない職務要約は、経験年数が長くても素通りされます。
要素①｜業務の「範囲と深さ」を伝える
営業事務の業務は職場によって大きく異なります。受発注管理しか担当しない場合もあれば、見積書作成・顧客対応・在庫管理・営業資料の作成まで幅広く任される場合もあります。職務要約では「どこまでの範囲を担当したか」を明示することが重要です。
- 受発注管理・請求書処理・在庫管理（バックオフィス中心）
- 電話・メール・来客対応（フロント業務まで担当）
- 営業資料作成・データ集計・提案書の仕上げ（営業と一体型）
これらをひとくくりに「営業サポート全般」と書いてしまうと、採用担当者には「どこまで任せられるか分からない」と映ります。業務の具体的な名称を2〜3点挙げることで、担ってきた仕事の範囲が明確になります。
要素②｜数値化できない業務を「成果」として書き直す
営業担当者への気配りや丁寧な顧客対応など、数値化しにくい業務に携わってきた方は多いです。採用担当者は「感謝された」「評価された」という主観的な表現には動きません。成果として書き直すことが必要です。
| 日常業務の説明（NG） | 成果として書き直した表現（OK） |
|---|---|
| 電話対応が多かった | 1日平均50件以上の受電対応を担当 |
| 受発注をこなしていた | 月間300件の受発注処理を1人で管理 |
| 営業を手伝っていた | 営業3名の資料作成・スケジュール管理を担当 |
| 効率化を心がけた | Excel管理票の整備で月次集計作業を2時間短縮 |
正確な数字が思い出せない場合は「月間約〇件」「担当営業〇名分」など概数で問題ありません。数値のない要約と数値のある要約では、採用担当者の印象が大きく変わります。
要素③｜応募先の募集要件と合わせたキーワードを入れる
職務要約は汎用的な内容よりも、応募先が求めている業務内容と一致しているほうが評価されます。求人票に「Excelによる資料作成」とあれば「Excelを用いた資料作成・データ集計」、「顧客対応経験者優遇」とあれば「電話・メールによる顧客対応」という言葉を職務要約に含めることが効果的です。
ただし、求人票の文言をそのままコピーするのは逆効果です。自分の経験の文脈で自然に組み込むことが、読み手に「この人はうちの仕事を理解している」と感じさせます。
採用担当者はここを見ている
- 業務の範囲が具体的な名称で書かれているか（「サポート業務全般」はNG）
- 担当していた規模感が伝わるか（担当者数・処理件数・顧客数など）
- 応募職種と経験がつながって見えるか
職務要約の書き方 3ステップ
職務要約を書き始める前に、以下の3ステップで素材を整理してから文章に落とすと、スムーズに書けます。白紙に向かって一気に書こうとすると、結果的に業務の羅列に終わりがちです。
ステップ1｜経験年数と業種・業界を1行で示す
職務要約の書き出しは「在籍年数 + 会社の業種・規模 + 職種」の組み合わせが基本です。採用担当者はここでまずキャリアの骨格を確認します。
書き出しの例
メーカー系商社の営業部にて5年間、営業事務として受発注管理・顧客対応・資料作成を担当してきました。
ステップ2｜担当業務の核心を3〜4点に絞る
経験した業務をすべて列挙しようとすると、職務要約が箇条書きの羅列になります。採用担当者に伝えるべきは「最も時間を使っていた業務」と「最も成果が出た業務」の2種類です。この2軸で3〜4点に絞り込みます。
- 受発注管理（月間〇件処理）
- 顧客対応（電話・メールで1日〇件）
- 営業資料の作成・修正（担当営業〇名分）
- 請求書・見積書の作成・管理
ステップ3｜数値や具体的な実績で補強する
ステップ1・2で骨格ができたら、最後に「成果・工夫・数値」を1〜2文加えます。職務要約の末尾に「〇〇を通じて業務効率を向上させた経験があります」「〇〇担当者から〜を任された」などの一文を添えると、採用担当者の印象に残ります。
職務経歴書全体の書き方を見直したい方は、職務経歴書の書き方（採用担当者が見る3つの欠点と対策）も参考にしてください。
【状況別】採用を通す職務要約 例文5選
ここでは、営業事務の転職でよくある5つの状況別に職務要約の例文を紹介します。自分の状況に近い例文をベースに、数値や業務内容を実際の経験に置き換えて活用してください。
例文① 一般企業・メーカー営業部での5年以上の経験
営業事務の中でも最もスタンダードなパターンです。受発注・顧客対応・資料作成の3点セットに加え、数値で示せる実績を1つ入れることが書類通過のポイントです。
良い例文
食品メーカーの国内営業部にて5年間、営業事務として従事してきました。月間250〜300件の受発注処理を担当するほか、営業担当4名の資料作成・スケジュール調整を一手に担っていました。Excelを活用した受注データの集計フローを見直し、月次レポートの作成時間を従来の3時間から45分に短縮した実績があります。複数業務の優先順位管理と正確な処理の両立を強みとしています。
例文② 商社・貿易会社での英語対応を含む経験
輸出入・貿易業務が絡む場合は、対応言語・書類の種類・取引規模を盛り込むことで専門性が伝わります。英語対応の有無は採用側にとって大きな判断材料になります。
良い例文
化学品専門商社にて6年間、輸出入営業部の営業事務を担当しました。国内外の顧客・サプライヤーとの受発注管理および船積書類（インボイス・パッキングリスト等）の作成をメール・電話（英語対応含む）で処理し、月間100件超の取引をミスなく管理してきました。L/C管理や関税申告書類の準備など通関関連業務にも携わり、輸出入事務の一連の流れを把握しています。
例文③ IT・SaaS企業の営業アシスタント経験
IT業界の営業アシスタントは、Salesforce等のCRMツール活用経験をアピールできる点が差別化につながります。担当した営業人数と業務内容を具体的に書くことが重要です。
良い例文
SaaS製品を提供するIT企業にて3年間、インサイドセールスチームの営業アシスタントとして従事しました。Salesforceを用いた顧客データの入力・更新・分析レポート作成を担当し、営業メンバー8名の商談管理を支援しました。週次の営業会議資料の作成や、新規顧客向けオンボーディング案内の送付業務も担当。業務の標準化を提案し、繰り返し作業の対応時間を月20時間削減した実績があります。
例文④ 転職経験が複数ある場合
転職回数が多い場合、職務要約には「複数の環境を経験してきたからこそ身についた適応力と業務の幅」を前面に出すことが効果的です。各社の詳細は経歴詳細欄で説明できるため、職務要約では通算の経験とスキルの一貫性を示します。
良い例文
製造業・不動産・サービス業の3社で合計8年間、営業事務として受発注管理・顧客対応・書類作成を担当してきました。業種が異なる現場を経験したことで、業界ごとの商習慣の違いへの対応力と、初めての業務フローへの適応スピードを磨いてきました。現在は営業メンバー5名をサポートする体制の構築から日々の運用まで一手に担い、属人化していた業務のマニュアル整備も進めています。
例文⑤ 未経験・異業種から営業事務への転職
営業事務が未経験の場合でも、前職で身についたスキルと営業事務業務の共通点を明示することで書類通過率は上がります。「初めてだから書くことがない」ではなく、前職の経験を営業事務に接続する視点が重要です。
良い例文
小売業にて4年間、売場担当として在庫管理・発注・顧客対応を経験してきました。1日100件以上の電話・来店対応で培ったコミュニケーション対応力と、在庫管理システムを用いた数値管理の経験は、営業事務の受発注処理・顧客対応業務に直結すると考えています。ExcelのVLOOKUP・ピボットテーブルの使用経験もあり、データ整理・集計業務にもすぐに対応できます。
採用担当者が読むのをやめる職務要約 NG例3パターン
例文と同様に重要なのが「やってはいけない書き方」を知ることです。以下の3パターンは多くの営業事務経験者が陥りがちなNG例です。自分の書いた職務要約がこれに当てはまっていないか確認してください。
NGパターン①｜業務の羅列で終わっている
NG例
営業事務として受発注管理・電話対応・書類作成・データ入力・備品管理などを担当していました。業務を並べているだけで、規模感も成果も伝わらないため、採用担当者の印象に残りません。
業務の列挙自体は悪くありませんが、「何件処理したか」「何名の営業を支援したか」などの規模感がなければ、採用担当者は経験値を測れません。同じ「受発注管理」でも月10件と月300件では全く異なります。
NGパターン②｜どの職場にも使えそうな抽象的な内容
NG例
チームへの貢献を意識しながら、幅広い業務に柔軟に対応してきました。コミュニケーションを大切にしており、社内外から信頼を得てきたと自負しています。「幅広く」「柔軟に」「信頼」といった曖昧な言葉は根拠が読み取れず、どの応募者にも当てはまる内容です。
採用担当者が知りたいのは「どんな業務を、どれくらいの規模で、どのように担ったか」という事実です。感情・評価・姿勢ではなく、業務の実態を書くことが優先されます。
NGパターン③｜経歴詳細と重複した長文になっている
NG例（イメージ）
入社当初は受発注管理がメイン業務でしたが、2年目から顧客対応も担当するようになり、3年目には後輩の指導も任されました。4年目には部署移動もあり…（以降400文字以上続く）時系列の詳細は「経歴詳細」欄に書くべき内容です。職務要約に書くと読む側の負担が増し、大切なアピールポイントが埋もれます。
職務要約は「詳細を知りたい」と思わせるための入口です。すべてを書こうとせず、採用担当者が続きを読みたくなる「要点の見せ方」を意識してください。
職務要約を書いた後、全体の仕上がりが不安な場合は職務経歴書の添削サービスを活用する方法もあります。転職エージェントであれば無料で添削を受けられます。
まとめ
- 職務要約は採用担当者が最初に読む欄で、書類通過の可否を左右する重要なポイント
- 文字数は200〜250文字が目安。経歴詳細と重複しない範囲で業務の全体像を伝える
- 「業務の範囲・規模感・具体的な実績」の3要素を入れることで印象が変わる
- 数値化できない業務も「件数・人数・時間削減量」で表現できる
- 業務の羅列・抽象的な感想文・長すぎる文章はNG。採用担当者が次を読みたくなる要点の書き方を意識する
職務要約の完成度が上がれば、同じ経験でも書類選考の通過率は変わります。自分の業務を数値と実績に言語化し直す作業が、転職活動の一番の武器になります。
営業事務の職務要約に関するよくある質問
- 職務要約と自己PRの違いは何ですか？
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職務要約はこれまでの経験・業務内容・実績を客観的に要約したものです。自己PRは自分の強みや入社後の貢献意欲を主観的に伝えるものです。職務要約は「何をやってきたか（事実）」、自己PRは「どんな人間でこれからどう貢献できるか（意欲・強み）」という違いがあります。
- 営業事務で数値化できる実績がない場合はどうすればいいですか？
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1日・週・月の平均処理件数、担当した営業担当者の人数、扱っていた顧客数や商品数など、規模感を示せる数値は何かしら存在します。「毎日50件以上の電話対応」「5名の営業担当の資料作成を一手に担当」のように業務量を概数で示すだけでも説得力が増します。正確な数字が思い出せない場合は「約〇件」「〇名規模の部署」のように概算で記載しても問題ありません。
- 複数の会社を経験している場合、職務要約はどう書けばいいですか？
-
複数社経験がある場合、職務要約はそれぞれの会社を個別に書くのではなく、通算の経験年数と共通して担ってきた業務の核心をまとめて記載します。「合計〇年間、〇業種にわたって営業事務として受発注管理・顧客対応を担当」のように通算でまとめ、各社の詳細は「経歴詳細」欄で時系列に記載するのが採用担当者にとって読みやすい構成です。
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