この記事では、履歴書テンプレートへの入力方法をWord・Excel・PDF別の特徴とあわせて解説します。採用担当者が基本情報・学歴・職歴・資格・志望動機の各欄で実際にチェックするポイントと、書類選考で落とされやすいNG入力の具体例と改善策も紹介します。
履歴書テンプレートへの入力は「PC入力」が基本
転職・就職活動では、履歴書はPC（パソコン）で作成するのが現在の基本です。採用担当者が読みやすいこと、修正が容易なこと、PDFに変換してメールやオンラインフォームで送付できることが主な理由です。
| 比較項目 | PC入力 | 手書き |
|---|---|---|
| 読みやすさ | ◎ 均一なフォントで見やすい | △ 字の丁寧さで印象が変わる |
| 修正のしやすさ | ◎ すぐに修正・上書き可能 | × 書き直しが必要 |
| 送付方法 | ◎ PDFでメール・Web送信可 | △ 郵送・持参のみ |
| 証明写真 | ◎ アプリで合成・貼り付け可 | △ 焼き増しプリントを貼る |
PC入力と手書きの使い分け
求人票や企業サイトに「手書き必須」の記載がない限り、PC入力で作成して問題ありません。クリエイティブ職や一部の伝統的な業界では手書きを好む企業もありますが、特に指定がない場合はPC入力を選ぶのが合理的です。
採用担当者はここを見ている
- フォントが統一されていると、内容の評価に集中できる
- PC入力はフォーマットが崩れにくいため、第一印象で損をしにくい
- PDFで提出された書類は保管・共有が容易で、採用担当者の業務負担が少ない
入力する前に確認しておきたいテンプレートの選び方
入力を始める前に、自分の状況に合ったテンプレートを選ぶことが重要です。テンプレートの様式を誤ると、どれだけ丁寧に入力しても書類の印象が薄れてしまいます。
厚生労働省推奨様式を選ぶべき理由
2021年4月から厚生労働省が推奨している様式では、プライバシーへの配慮から通勤時間・扶養家族数・配偶者欄が削除されました。古い様式のテンプレートを使用すると、記入不要な個人情報を書いてしまうリスクがあります。企業から特定の様式を指定されていない場合は、厚生労働省推奨の最新様式を選ぶのが安全です。
- 通勤時間欄 → 2021年改定で削除
- 扶養家族数 → 2021年改定で削除
- 配偶者・配偶者の扶養義務欄 → 2021年改定で削除
- 性別欄 → 記入が任意に変更
状況別のテンプレートの選び方
| 状況 | 推奨するテンプレートのタイプ |
|---|---|
| 転職（職歴が複数ある） | 学歴・職歴欄が多めのタイプ |
| 第二新卒・職歴が少ない | 自己PR・志望動機欄が広いタイプ |
| スキル・資格が強みの場合 | 免許・資格欄が充実したタイプ |
| アルバイト・パート応募 | A4判1枚のシンプルなタイプ |
履歴書テンプレートの入力方法【基本情報・連絡先欄】
基本情報欄は採用担当者が書類を手に取って最初に目を通す場所です。ここに記入ミスがあると「注意力が低い」という印象を持たれてしまい、後続のアピール内容を冷静に評価してもらえなくなるリスクがあります。
日付の記入ルール
履歴書に記入する日付は「提出日」が基本です。郵送の場合は封筒に入れる当日、持参・手渡しの場合は面接当日、オンライン提出の場合は送信当日の日付を記入します。
元号（令和）と西暦（2024年）はどちらを使っても問題ありません。ただし、履歴書の中で元号と西暦を混在させることは最もよくあるNGのひとつです。一度どちらかに決めたら、提出日・学歴欄・職歴欄・資格取得日のすべてで統一してください。
氏名・住所・連絡先の入力
- 氏名欄：「ふりがな」と表記されている場合はひらがな、「フリガナ」の場合はカタカナで入力する。姓と名の間にはスペース（半角または全角）を入れる
- 住所欄：都道府県から省略せずに記入する。マンション名・部屋番号も必ず入力する
- 電話番号：普段連絡が取りやすいスマートフォン番号を記入する。ハイフンで区切る（例：090-0000-0000）
- メールアドレス：採用連絡に使用するため、普段確認しているアドレスを入力する。コピー&ペースト後に目視確認する習慣をつける
採用担当者はここを見ている
- 住所の「都道府県」省略 → 在住地確認ができないほか、細かいところへの注意力が問われる
- 電話番号のハイフン忘れや桁数ミス → 連絡が取れないため、採用担当者の確認コストがかかる
- メールアドレスの誤入力 → 書類選考通過の連絡が届かない致命的なトラブルになる
履歴書テンプレートの入力方法【学歴・職歴欄】
学歴・職歴欄は採用担当者が書類選考で最も時間をかけて読む箇所です。入力の正確さがそのまま書類選考の通過率に影響するため、基本ルールを押さえてから入力することが求められます。
学歴欄への正確な入力方法
学歴は中学校卒業から記入するのが基本ルールです。ただし転職の場合は最終学歴（大学・専門学校など）から書いても問題ありません。正式名称での記入と、「入学」「卒業」の明記がポイントです。
良い例
令和○年3月 〇〇高等学校 普通科 卒業
令和○年4月 〇〇大学 〇〇学部 〇〇学科 入学
令和○年3月 〇〇大学 〇〇学部 〇〇学科 卒業
NG例
R○.3 〇〇高校 卒業
（「高校」は正式名称ではなく「高等学校」と書く。「R○.」のように元号をアルファベットで略すのも基本ルール違反）
大学の欄については、学部・学科名まで正式名称で記入することが必要です。学部名や学科名が変わっている場合もあるため、不安な場合は大学の公式サイトで確認してから入力してください。入学・卒業年度を確認したい場合は学歴早見表（西暦・和暦）も活用できます。
職歴欄への入力方法
職歴欄は以下の基本フォーマットで入力します。会社名を省略したり、入社・退職の記載を省くと採用担当者が確認できない情報が生まれるため注意が必要です。
- 会社名は正式名称で入力する（「（株）」はNG。「株式会社〇〇」と書く）
- 「〇〇株式会社 入社」の次行に「〇〇部 配属」を書くと業務内容が伝わりやすい
- 退職理由は「一身上の都合により退職」（会社都合の場合は「会社都合により退職」と明記する）
- 現在も在職中の場合は最後の行に「現在に至る」と記入し、改行後に「以上」で締める
良い例
令和○年4月 株式会社〇〇 入社（営業部 配属）
令和○年3月 一身上の都合により退職
令和○年5月 〇〇株式会社 入社
現在に至る
以上
NG例
H○.4 (株)○○ 入社
（「平成」を「H」と略記すること、会社名の「（株）」省略はどちらも基本ルール違反。最終行の「現在に至る」「以上」が抜けている書類も採用担当者に見られる）
採用担当者が職歴欄で最初に確認すること
採用担当者はここを見ている
- 在職期間と転職回数の整合性（職歴の空白期間がないか）
- 会社名が正式名称で記載されているか（事実と一致しているかを確認している）
- 「現在に至る」「以上」の記載があるか（基本ルールを理解しているかの判断基準になる）
- 退職理由の記載方法（会社都合退職を「一身上の都合」と書いていないか）
会社都合退職があった場合の正確な書き方については、会社都合退職の履歴書の書き方で詳しく解説しています。
履歴書テンプレートの入力方法【免許・資格欄】
資格欄は「書くことがあまりない」と感じる人ほど、正式名称を知らずに書き方を誤っているケースが多い欄です。正確に書けるかどうかが、丁寧さと事実確認の習慣を採用担当者に示す機会になります。
正式名称と記入順序のルール
- 免許を資格より先に記入する：普通自動車運転免許などの免許類は、資格より上に書く
- 正式名称で記入する：「英検」→「実用英語技能検定○級」、「TOEIC」→「TOEIC® L&R TEST ○○点」など略称は使わない
- 取得日の古い順に並べる：時系列で並べると採用担当者が経歴を追いやすい
- 取得見込みの場合は明記する：「令和○年○月 〇〇技能検定1級 取得見込み」のように書く
良い例
令和○年6月 普通自動車第一種運転免許 取得（AT限定）
令和○年11月 実用英語技能検定2級 合格
令和○年4月 日本商工会議所簿記検定2級 合格
NG例
○年 英検2級
○年 日商簿記2級
（「英検」「日商簿記」はいずれも略称。それぞれ「実用英語技能検定2級」「日本商工会議所簿記検定2級」が正式名称）
採用担当者が資格欄を確認するポイント
採用担当者はここを見ている
- 応募職種に関連する資格が含まれているか（職種との関連性を見る）
- 正式名称が正確に書かれているか（事実確認の習慣があるかの判断材料になる）
- 「合格」「取得」「修了」の使い分けが正しいか（試験は「合格」、講習修了は「修了」が正確）
簿記など特定の資格の正式名称や書き方の詳細は、履歴書に簿記3級は書いていい？でも解説しています。
履歴書テンプレートの入力方法【志望動機・自己PR欄】
志望動機欄は採用担当者が最も注意深く読む欄のひとつです。同時に「使い回し」が最も見抜かれやすい欄でもあります。テンプレートへの入力時はこの欄だけは他の欄と同じ感覚でコピー&ペーストを済ませないことが原則です。
「使い回し」を採用担当者が見抜く理由
採用担当者は毎日多くの書類を読んでいます。使い回しの志望動機には、読み始めてすぐに気づける特徴があります。
- 会社名が一切入っていない、またはぎこちない位置に挿入されている
- どの企業にも当てはまる抽象的な内容しか書かれていない
- 文字量が枠の半分程度しか埋まっていない
- 応募している職種・事業と関係のない話題が中心になっている
志望動機には「会社名・職種名・なぜその会社でなければならないか」の3点を含めることが差別化の基本です。企業の具体的な事業・商品・社風への言及があるかどうかが、採用担当者が判断する最大のポイントになります。
枠に対する文字量の調整
テンプレートの志望動機欄は、枠の8割以上を文字で埋めることを目安にします。枠内の余白が多い書類は「志望度が低い」という印象を与えます。逆に文字が多すぎて枠をはみ出す場合は、フォントサイズを下げるのではなく、内容を整理して枠に収める方向で修正してください。
採用担当者はここを見ている
- 読んで数秒以内に「この企業を志望する具体的な理由」が伝わるか
- 他社でも通用する内容ではなく、自社への具体的な言及があるか
- PDF保存後もフォントが均一か（Wordの場合、保存前に印刷プレビューで必ず確認する）
履歴書テンプレートへの入力でやりがちなNG例5つ
採用担当者が書類選考で実際に気になるNG入力を5つまとめます。いずれも「注意力」や「基本ルールへの理解度」を判断する材料として見られます。
- 元号と西暦の混在：学歴欄は元号、職歴欄は西暦、日付は令和……というバラバラな表記は「注意力がない」と判断される。履歴書全体でどちらかに統一する
- 会社名・学校名の省略・略称の使用：「(株)」「高校」「工学部のみで学科を省略」などは正式名称に変換する。公式サイトで確認してから入力することを習慣にする
- フォント・文字サイズの不統一：WordやExcelでコピー&ペーストすると、フォントや文字サイズが変わることがある。入力後に全体を選択して統一フォント（明朝体・10.5pt程度）に揃える
- 証明写真の比率・解像度の不備：PC入力でテンプレートに写真を貼り付けると縦横比が変わったり解像度が落ちたりすることがある。縦4cm×横3cmの比率を維持して挿入し、印刷プレビューで確認する
- PDF変換前の確認不足：WordファイルをPDFに変換すると、フォントが崩れたり文字が欠けたりするケースがある。変換後の印刷プレビューで最終確認を行ってから送付する
まとめ
- 履歴書テンプレートへの入力はPC入力が基本。企業から手書き指定がない場合はPC作成を選ぶ
- テンプレートは厚生労働省推奨の最新様式（2021年改定版）を選ぶと安全
- 日付・元号は全欄で統一する。元号と西暦の混在は最もよくあるNG入力のひとつ
- 学歴・職歴は正式名称と「入学」「退職」「現在に至る」「以上」の記載を徹底する
- 資格は正式名称・取得日の古い順・「合格」「修了」の使い分けを守る
- 志望動機欄は枠の8割以上を埋め、会社名・職種・具体的な志望理由の3点を含める
- PDF変換・印刷プレビューの最終確認は必須。フォント崩れ・写真ずれを事前にチェックする
履歴書テンプレートの入力に関するよくある質問
- 履歴書テンプレートはWordとExcelどちらを使えばいいですか？
-
どちらでも構いませんが、提出方法によって使い分けると便利です。WordはPDF変換がしやすく書式が崩れにくいため、メール・Web送信にはWordで作成したPDFが向いています。Excelはセル単位で管理できるため、複数企業への応募で情報を更新しやすい利点があります。特に指定がない場合はWordがおすすめです。
- 日付は西暦と和暦どちらを使えばいいですか？
-
どちらでも問題ありません。ただし、一度どちらかに決めたら履歴書全体（提出日・学歴欄・職歴欄・資格取得日）で統一することが重要です。混在した場合、採用担当者に「確認が不十分」という印象を与えるリスクがあります。
- PC入力の履歴書に証明写真はどう貼ればいいですか？
-
Word・Excelの場合は「挿入→画像」から証明写真を挿入し、縦4cm×横3cmのサイズに調整します。スマートフォンの証明写真アプリを使えば、自宅でも規格に合った写真を作成できます。PDF変換後も写真がずれていないかを印刷プレビューで確認してから送付してください。
- テンプレートの「本人希望欄」には何を書けばいいですか？
-
特別な希望がない場合は「貴社規定に従います」と入力するのが基本です。勤務地や給与などに特別な条件がある場合のみ、具体的に記入します。「特になし」という記入も可能ですが、「貴社規定に従います」のほうが採用担当者への印象が良い場合が多いです。
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