この記事では、履歴書テンプレートの無料PDFを入手できるサービスと、採用担当者が確認する様式選びのポイントを解説します。厚生労働省の推奨様式への対応状況、サイズ・形式の選び方、自分の状況に合ったテンプレートの選び方、PDFへの変換方法まで順に紹介します。
PDF形式の履歴書テンプレートが求められる理由
オンライン応募やメール送付が主流になるにつれ、「PDF形式で提出してください」と指定する企業が増えています。WordやExcelファイルをそのまま送ると、受け取った採用担当者のPC環境によってレイアウトが崩れる場合があります。PDFにすることで、送った状態のまま届き、印刷時のずれも防げます。
PDFが好まれる理由は、ファイルの安定性だけではありません。採用担当者の立場から見ると、PDF形式には書類管理の面でも明確なメリットがあります。
採用担当者はここを見ている
- WordやExcelよりもPDF形式を好む採用担当者が多い（書き換えや改ざんのリスクが下がる）
- ファイル名が「履歴書.pdf」のままだと候補者が増えたとき管理しにくい。「履歴書_氏名_送付日.pdf」のように整えると採用担当者に好印象を与えられる
- PDF提出はビジネスマナーの観点でも、採用担当者に書類作成の丁寧さを示す指標の一つになっている
PDFとWord・Excelテンプレートの違い
テンプレートの形式によって使い方と用途が変わります。どれが絶対に正解というわけではなく、提出方法と自分の使いやすさで選ぶことが重要です。
| 形式 | 特徴 | 向いている使い方 |
|---|---|---|
| PDF（書き込み可） | PC上で直接テキスト入力でき、レイアウトが崩れない | メール・オンライン送付 |
| Word / Excel | 自由に編集・修正が容易 | 入力後にPDF変換して送付 |
| PDF（印刷用） | そのまま印刷してペンで記入できる | 手書きで提出する場合 |
採用担当者が確認する「テンプレート選び」のポイント
①厚生労働省の推奨様式に対応しているか
履歴書には大きく分けて「旧来のJIS規格様式」と「2021年4月に厚生労働省が策定した新様式」があります。書店で販売されている市販の履歴書の多くはJIS規格に基づいており、オンラインで配布されているテンプレートにも古い様式が混在しています。
新旧様式の主な違い
| 項目 | 旧JIS規格様式 | 厚生労働省推奨様式（2021年〜） |
|---|---|---|
| 性別欄 | 記入必須（男・女） | 任意（記載しなくてもよい） |
| 通勤時間 | 記入欄あり | なし |
| 扶養家族数 | 記入欄あり | なし |
| 配偶者の有無 | 記入欄あり | なし |
応募先から様式の指定がない場合は、厚生労働省の推奨様式に対応したテンプレートを選ぶのが現在の基本的な考え方です。旧様式を使い続けることが書類選考で直接不合格につながるわけではありませんが、プライバシーへの配慮に関する採用担当者の印象に影響することがあります。
②A4とB5、どちらのサイズを選ぶか
現在の主流はA4サイズです。コンビニや家庭のプリンターでA4印刷が一般的になっており、採用担当者もA4書類でファイリングすることが多くなっています。応募先から特に指定がなければA4サイズのテンプレートを選んでください。
| サイズ | 特徴 | 推奨場面 |
|---|---|---|
| A4（2枚） | 現在の主流。記入スペースが広く読みやすい | 転職・中途採用の一般的な提出 |
| A3（1枚折り） | 手渡し時の見た目が整う | 手渡し提出・応募先から指定がある場合 |
| B5（2枚） | 旧来の形式。文字が小さくなりやすい | 応募先から指定がある場合のみ |
③テンプレートが最新様式かどうかの確認方法
ダウンロード前に、そのテンプレートが新旧どちらの様式かを確認してください。確認のポイントは以下の通りです。
古い様式のNG確認チェックリスト
- 性別欄に「男・女」どちらかを必ずチェックする形式になっている
- 「通勤時間」「扶養家族数（配偶者を除く）」「配偶者」「配偶者の扶養義務」の記入欄がある
- テンプレートの配布ページに「JIS規格」と記載されている
無料でPDF形式の履歴書テンプレートを入手できる主なサービス
転職大手サイトが提供するテンプレート
doda・マイナビ転職・リクナビNEXT・タウンワークなどの主要サービスが、Word・Excel・PDF形式のテンプレートを無料で提供しています。各サービスとも状況別（第二新卒向け・転職回数が多い方向け・アルバイト向けなど）にテンプレートを複数種類揃えており、そのまま印刷して使えるPDF形式か、入力してから変換するWord・Excel形式かを選べます。
| サービス名 | テンプレート種類 | 対応形式 | 厚生労働省様式対応 |
|---|---|---|---|
| doda | 複数（状況別） | Word・Excel・PDF | 対応 |
| マイナビ転職 | 6種類 | Word・Excel・PDF | 対応 |
| リクナビNEXT | 8種類 | Word・Excel・PDF | 対応 |
| タウンワーク | 8種類 | Word・Excel・PDF・Pages | 対応 |
これらのサービスはいずれも会員登録なしにダウンロードできます。複数のサービスを比較して、自分の状況に最も合った様式を選ぶとよいでしょう。PCから直接入力できる履歴書作成ツールを活用すれば、テンプレートを選ぶ手間なくそのまま入力してPDF出力まで完結できます。
厚生労働省のウェブサイトから入手する方法
厚生労働省のウェブサイトでは、推奨様式の原本をExcelとPDF形式で公開しています。装飾のないシンプルな様式ですが、最新の基準に確実に対応しており、採用担当者の側からすると「様式選びに迷っていない安心感」を与えます。
ただし、厚生労働省が配布しているPDFは印刷して手書きで記入する形式が基本のため、PC入力してそのまま提出したい場合はExcel版をダウンロードしてPDF変換するか、別途ツールを使う必要があります。ウェブ上で入力してPDF出力まで完結したい場合は、オンライン履歴書のサービスを使う方法も選択肢になります。
自分の状況に合わせたテンプレートの選び方
テンプレートは全員が同じものを使うのではなく、自分の経歴と応募先に合わせて選ぶことが書類通過の土台になります。選び方を誤ると、記入スペースの余白や詰まり具合がそのまま採用担当者の目に映ります。
採用担当者はここを見ている
- 職歴が少ない人が職歴欄の多いテンプレートを使うと、余白が目立ち情報の薄さが際立つ
- 転職回数が多い人が職歴欄の少ないテンプレートを使うと、経歴が詰め込まれて読みにくくなる
- 応募先の業種・職種に関わらず同一テンプレートを使い回していると、書類作成の手を抜いた印象を与えることがある
第二新卒・職歴が少ない場合
社会人経験が2〜3年程度か、職歴が1〜2社の場合は、学歴・職歴欄がコンパクトで志望動機欄や自己PR欄が広いテンプレートを選んでください。職歴の少なさを余白で補おうとするのではなく、志望動機・自己PRで意欲と将来性を伝えるスペースを最大限に活かすためです。
採用担当者は第二新卒の書類では、現職（前職）での実績よりも「今後の成長性」と「職場への適合性」を重視しています。志望動機欄が狭いテンプレートを選ぶと、その部分を書ける面積が物理的に制限されてしまいます。
転職回数が多い場合
職歴欄が多く確保されているテンプレートを選んでください。一般的に職歴欄が8〜10行以上のものが「転職経験者向け」として主要サービスで用意されています。採用担当者が転職回数の多い候補者の書類で最初に確認するのは「職場ごとの在籍期間」と「業務内容に一貫性があるか」の2点です。
各社での勤続期間と担当業務が読み取れる余白を確保できるテンプレートを選ぶことで、採用担当者が最も知りたい情報を整理して伝えられます。様式の種類と特徴をより詳しく確認したい場合は、状況別の履歴書テンプレートおすすめでも整理しています。
アルバイト・パートで使う場合
アルバイト・パート応募には、A4サイズ1枚のシンプルなテンプレートが一般的です。正社員応募用の2枚組み様式を使うと記入スペースが余りすぎ、かえって情報量の薄さが際立ちます。バイト・パートの採用担当者が書類で確認するのは、勤務日・時間帯の希望と基本的なコミュニケーション能力が伝わるかどうかです。
バイト・パート応募では志望動機の書き方も書類通過を左右します。パート志望動機の書き方と状況別例文も合わせて確認するとより対策しやすくなります。
スマホから作成して提出まで完結する方法については、スマホで作成できる履歴書のおすすめでも紹介しています。
履歴書テンプレートをPDFとして保存・提出する方法
PCでPDFに変換する手順
WordやExcelでテンプレートに入力した後、PDF形式に変換して保存します。変換の方法はOSとソフトによって異なります。
Windowsの場合
- Word / Excel：「ファイル」→「エクスポート」→「PDF/XPS文書の作成」→「発行」
- または印刷ダイアログで「プリンター」から「Microsoft Print to PDF」を選択して「印刷」
Macの場合
- 「ファイル」→「プリント」→ 左下の「PDF」ボタン → 「PDFとして保存」
- Microsoft OfficeのMac版を使用している場合は「ファイル」→「名前を付けて保存」→「ファイル形式：PDF」
変換後は必ずPDFを開いて、フォントのズレや改ページの位置を確認してください。ファイル名は「履歴書_氏名_日付.pdf」の形式に整えると、採用担当者が複数の候補者の書類を管理する際に識別しやすくなります。
良い例
履歴書_山田太郎_20260620.pdf
NG例
履歴書.pdf ／ 新しいPDF.pdf ／ 01.pdf
候補者名と日付がないファイル名は採用担当者が管理しにくい
スマホで作成・PDF化する場合
スマホから履歴書を作成してPDF出力できるアプリやウェブサービスも選択肢になります。入力から証明写真の追加、PDF保存、メール送信まで一連の作業をスマホで完結できます。PCを持っていない場合や外出先で急ぎ提出する必要がある場合に特に有効です。
ただし、スマホアプリによっては様式が古かったり、証明写真のトリミング精度に差があります。使用するアプリが厚生労働省の推奨様式に対応しているかどうかを確認した上で利用してください。
まとめ
- 履歴書テンプレートの無料PDFは、厚生労働省の推奨様式（2021年4月改定）に対応したものを選ぶ。旧JIS規格様式は性別欄・扶養欄が必須形式のため、新旧の違いを確認すること
- サイズはA4が現在の主流。特に指定がない場合はA4（2枚）を選ぶ
- テンプレートは自分の経歴量に合わせて選ぶ。職歴が少なければ志望動機欄が広いもの、転職回数が多ければ職歴欄が多いものを
- WordやExcelで入力後にPDF変換して提出する。ファイル名は「履歴書_氏名_日付.pdf」に整える
- 変換後は必ずPDFを開いてレイアウト崩れがないかを確認してから送付する
履歴書テンプレートのPDFに関するよくある質問
- 履歴書テンプレートは厚生労働省の推奨様式でないといけませんか？
-
応募先から特定の様式の指定がない場合、厚生労働省の推奨様式に限定されているわけではありません。ただし、性別欄が必須形式の旧JIS規格様式は現在の採用慣行とズレが生じているため、2021年以降の新様式を選ぶことを推奨します。
- 無料テンプレートでも採用担当者に悪印象を与えませんか？
-
テンプレートが無料か有料かは採用担当者側では判断できません。重視されるのは「記入内容の正確さ」「最新様式への対応」「読みやすいレイアウト」の3点です。無料テンプレートでも様式が正しければ書類選考への影響はありません。
- PDFに変換したときにフォントが崩れる場合はどうすればいいですか？
-
WordファイルのフォントがPDF変換時に埋め込まれないと崩れることがあります。「Microsoft Print to PDF」より「ファイル→エクスポート→PDF/XPS文書の作成」経由の方がフォント埋め込みの安定度が高い傾向があります。変換後は必ずPDFを開いてフォントと改ページを確認してください。
- 直接入力できる「書き込み可能PDF」のテンプレートはありますか？
-
「書き込み可能PDF（フォームPDF）」に対応したテンプレートを提供しているサービスがあります。Adobe Acrobat ReaderなどのPDFビューアで開き、直接テキスト入力できる形式です。ただし入力内容が保存されるかどうかはビューアの設定に依存するため、提出前に別名保存で入力内容が残っているか確認してください。
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