この記事では、履歴書テンプレートの種類と選び方、各項目の記入見本を解説します。採用担当者が確認するNG例と通過のポイントを、写真・学歴・職歴・志望動機欄ごとに紹介します。
履歴書テンプレートの種類と選び方
履歴書テンプレートは大きく2種類に分かれます。厚生労働省が推奨するJIS規格様式と、転職エージェントや文具メーカーが独自に開発した様式です。選ぶ前に、それぞれの違いと自分の状況に合った基準を確認してください。
JIS規格様式と独自様式の違い
| 種類 | 特徴 | 向いている人 |
|---|---|---|
| JIS規格様式（厚生労働省推奨） | 統一フォーマット。学歴・職歴欄が広く、志望動機欄は比較的コンパクト | 新卒・公務員・定型書類を好む業種への応募 |
| 転職エージェント独自様式 | 志望動機・自己PR欄が広い。転職活動のアピールに特化した構成 | 転職活動中で職歴・スキルをしっかりアピールしたい方 |
| 市販の履歴書（コンビニ・文具店） | 品質にバラつきがある。旧様式のまま流通しているケースも | 急ぎで書類が必要な場合のみ |
採用担当者の立場から見ると、テンプレートの種類よりも記入内容の具体性と空欄の有無を重視します。ただし、過度にデザインが凝ったテンプレートは、業種によっては場違いな印象を与えることがあるため注意が必要です。
転職・新卒・アルバイト別のテンプレート選び方
- 転職活動：JIS規格様式か転職エージェント配布の様式を選ぶ。転職エージェントに登録している場合は担当者に確認すると指定書式を案内してもらえることがある
- 新卒就職活動：JIS規格様式が基本。学校指定の書式がある場合はそちらを優先する。ただし学校指定の様式は転職活動には流用しない
- アルバイト応募：JIS規格様式で十分。志望動機欄が広い転職向けテンプレートは情報量が多すぎるため、シンプルな様式を選ぶ
採用担当者が印象を下げるテンプレートの特徴
テンプレート選びの失敗は、選考が始まる前からマイナス評価につながります。以下のような様式は避けてください。
採用担当者が印象を下げるテンプレートの特徴
- デザイン重視で読みにくい様式：写真枠が過度に大きい、カラー背景を使った映える系テンプレートは業種によっては浮く
- 旧JIS規格の様式：性別欄の位置や項目の並びが現行と異なる古い様式は、古い手引きを参照した印象を与える
- 学校指定書式の流用：新卒就活で使った学校指定書式を転職活動にそのまま使うと、採用担当者に「使い回しをする人」と映ることがある
- 外資系・クリエイティブ職向けのビジュアル系：一般的な事務・営業職の応募に使うと場違いな印象になる
無料でダウンロードできる履歴書テンプレート
厚生労働省の公式テンプレート（JIS規格）
履歴書テンプレートの入手先として最も信頼性が高いのは、厚生労働省が公開する公式様式です。JIS規格に基づいた様式で、Word・PDF形式を無料でダウンロードできます。採用担当者も見慣れているフォーマットのため、選考でマイナス評価になるリスクがありません。
無料テンプレートの詳しい選び方と転職向けの配布先については、以下の記事でまとめています。
転職エージェントが提供する転職向けテンプレート
doda・リクルートエージェント・マイナビ転職などの大手転職エージェントは、転職活動に特化した様式を無料で提供しています。志望動機・自己PR欄が標準より広く確保されているため、職歴やスキルをアピールしやすい点が特徴です。
| 配布元 | 形式 | 特徴 |
|---|---|---|
| 厚生労働省 | Word / PDF | JIS規格準拠。新卒・転職・アルバイト全般に使える標準様式 |
| doda | Word / Excel / PDF | 転職向け。志望動機欄がやや広い。A4・B5など複数サイズあり |
| リクルートエージェント | Word / Excel / PDF | 転職専用。自己PR欄が独立している様式もあり |
| マイナビ転職 | Excel / PDF | 志望動機・自己PRのスペースが広い転職者向け |
基本情報欄の記入見本
基本情報欄の記入ミスは、採用担当者が書類を開いた瞬間に気づく部分です。一つひとつのルールは細かいですが、見本と照らし合わせながら確認すればほとんどのミスを防げます。
日付・氏名・住所・連絡先の書き方と見本
良い例
- 日付：2025年6月1日 / 令和7年6月1日（和暦か西暦かを履歴書全体で統一する）
- 氏名（ふりがな）：やまだ はなこ（「ふりがな」の場合はひらがな、「フリガナ」の場合はカタカナ。姓と名の間には全角スペースを1つ入れる）
- 住所：〒123-4567 東京都渋谷区○○1-2-3（〒マークを記入し、都道府県名を省略しない）
- 連絡先：090-XXXX-XXXX / xxx@xxx.com（日中つながりにくい場合は本人希望欄に「夜間（19時以降）の連絡を希望します」と書き添える）
NG例
- 日付：2025.6.1（ドット区切りは履歴書では不可）
- 日付：ページによって和暦と西暦が混在している（書類全体の統一感がなく、丁寧さが欠ける印象になる）
- 住所：渋谷区○○1-2-3（都道府県名を省略。他の都道府県の採用担当者には一目でわかりにくい）
- 連絡先：hanakoloveme1234@xxx.com のようなプライベート感が強いメールアドレス（転職活動用にシンプルなアドレスを別途用意する）
証明写真の見本と採用担当者が確認するポイント
証明写真は書類の中で唯一「顔」が見える情報です。採用担当者は写真の印象も選考の判断材料の一つとして確認します。
- サイズ：縦4cm×横3cm（採用側から指定がある場合はそちらを優先）
- 撮影時期：3ヶ月以内に撮影したもの
- 服装：スーツが基本（私服可の企業でもスーツ着用が無難）
- 背景色：白・水色・グレーのいずれか
- 表情：口を閉じ、口角を軽く上げた自然な表情。真顔では緊張感が出すぎる
採用担当者はここを見ている
- 長期間同じ写真を使い回していないか（面接時の印象と乖離があると、信頼感が損なわれる）
- スマートフォンの自撮り写真や、加工アプリで過度に修正した写真は使わない
- コンビニのコピー機で印刷した低品質な写真は、書類全体の印象を下げる要因になる
学歴・職歴欄の記入見本（採用担当者が最も重視する欄）
採用担当者が最も時間をかけて確認するのが学歴・職歴欄です。正式名称・時系列・退職理由の書き方を見本と照らし合わせて一行ずつ確認してください。
学歴の記入見本
学歴欄は入学と卒業（または中退）を一行ずつ書くのが原則です。最終学歴だけでなく、高等学校から順に記入します。
良い例
2012年4月 ○○高等学校 普通科 入学
2015年3月 同校 卒業
2015年4月 ○○大学 ○学部 ○○学科 入学
2019年3月 同校 卒業
NG例
2015年3月 ○○高校 卒業（「高校」は略称。正式名称は「高等学校」）
2019年 ○○大学 ○○学部 卒業（入学年月の記載がない。「入学」を別行で書く）
○○大学 中退（一行にまとめず「入学」→「中途退学」を別行で書く）
職歴の記入見本（転職経験別）
職歴は入社から退職（または現在）まで、時系列で正確に記入します。現在在職中の場合は「現在に至る」で締め、その下に「以上」を記入します。
良い例（転職経験あり・在職中）
2019年4月 株式会社○○ 入社
営業部 法人営業担当として従事（担当業種：製造業向けルート営業）
2022年3月 一身上の都合により退職
2022年5月 株式会社△△ 入社
マーケティング部 デジタル広告担当として従事
現在に至る
以上
NG例
・○○会社（株式会社・有限会社などの法人格を省略している）
・「上司と合わずに退職」など退職理由を詳細に書いている（採用担当者に伝える必要はない）
・在職中なのに「退職」と書いている（在職中の場合は「現在に至る」と書く）
・最後に「以上」の記入がない（書き忘れと判断され、書類の完成度の印象が下がる）
職歴欄のNG記入例と採用担当者の判断基準
採用担当者はここを見ている
- 在籍期間の整合性：入社日と退職日が前後のページで矛盾していないか、説明なき空白期間がないかを確認する
- 退職理由の書き方：「一身上の都合により退職」が基本。会社都合の場合は「会社都合により退職」と書く。詳しい経緯は面接で聞かれたときに答えれば十分
- 「以上」の有無：職歴欄の締めに「以上」がない書類は、書き足りない情報があるのかと確認対象になることがある
免許・資格欄の記入見本
正式名称で書く理由と具体的な見本
資格欄でよく見られるのが、略称を使った記入ミスです。採用担当者は書類の正確性も評価しているため、正式名称で記入することが信頼性につながります。
| よくある略称（NG） | 正式名称（OK） |
|---|---|
| 普通免許 | 普通自動車第一種運転免許 |
| 英検2級 | 実用英語技能検定 2級 |
| 簿記2級 | 日本商工会議所主催 日商簿記検定 2級 |
| TOEIC ○○点 | TOEIC Listening & Reading Test スコア ○○点（20XX年XX月） |
| MOS Word | Microsoft Office Specialist Word（取得年月） |
良い例
2015年6月 普通自動車第一種運転免許 取得
2018年11月 実用英語技能検定 2級 取得
2020年3月 TOEIC Listening & Reading Test スコア 780点 取得
資格が少ない・資格がない場合の対処法
「運転免許しか持っていない」という方は少なくありません。資格欄の情報量が少なくても、それ自体が直接的な不採用理由になるケースはほとんどありません。ただし、以下の点は守ってください。
- 運転免許のみの場合は「普通自動車第一種運転免許 取得」と記入し、空欄にしない
- 資格が一切ない場合でも「なし」と書かず、「現在○○検定の取得に向けて学習中」と書くことで意欲を示せる
- 業務で実際に使用しているExcel・PowerPoint等のスキルは、資格欄とは別のスキル欄や自己PR欄に記入する
フォントや書式の整え方は履歴書全体の印象に影響します。PC作成での書体選びは以下の記事も参考にしてください。
志望動機・自己PR欄の記入見本
志望動機と自己PRは、テンプレートを入手してから最も記入に時間がかかる欄です。採用担当者が「続きを読みたい」と感じるかどうかは、冒頭の2〜3行で決まります。
志望動機の見本（転職・新卒別）
良い例（転職者向け）
「前職では法人営業を3年担当し、新規開拓から既存顧客のフォローまで一貫して経験しました。貴社が注力されている○○業界への事業展開は、私がこれまで培った○○の経験を直接活かせる環境だと考え、志望いたします。」
NG例
「御社に入社して、さまざまなことに挑戦し成長したいと考えております。これまでの経験を活かして貢献できると思います。」（「御社」はメール送付時には使わない。また「成長したい」「貢献できる」は根拠が示されていないため採用担当者に刺さらない）
採用担当者はここを見ている
- 「この企業でなければいけない理由」が書かれているか（競合他社でも成立する内容は熱意が低いと判断される）
- 自分のどんな経験・スキルがその企業で活きるかを具体的に説明できているか
- 転職の場合、前職への不満ではなく「次にやりたいこと・実現したいこと」が軸になっているか
自己PRの記入見本
良い例
「前職では月次の売上レポート作成を担当しており、Excelの関数とピボットテーブルを活用した集計作業を自ら仕組み化しました。従来3時間かかっていた作業を45分に短縮した実績があります。この改善思考と分析力を、貴社の業務効率化に役立てたいと考えています。」
NG例
「責任感があり、コミュニケーション能力が高く、チームワークを大切にしています。」（抽象的な特徴の羅列は採用担当者がどう評価すればよいか判断できない。具体的なエピソードと数値で根拠を示すこと）
本人希望欄の記入見本と注意点
本人希望欄は「書くことがない」と空欄にしてしまう人が多い欄ですが、空欄にすることはNGです。条件が特にない場合でも「特になし」と記入するのがマナーです。
| 書いてよい内容 | 書かない方がよい内容 |
|---|---|
| 「特になし」（条件がない場合の標準的な記入） | 「年収○○万円以上希望」（書類選考の段階での金額提示は採用担当者に扱いにくい印象を与える） |
| 育児・介護等でやむを得ない事情がある場合の勤務地・時間の条件（理由を一言添える） | 「残業なし希望」「土日祝休み必須」（条件が多いと選考を進めにくい候補者と判断されることがある） |
| 現職の退職予定時期や入社可能時期（面接前に伝えておきたい場合） | 「○○職以外は不可」のような業務限定（書類段階では強すぎる制約として受け取られる） |
本人希望欄に条件を書く場合は、「やむを得ない事情がある」ことを一言添えると採用担当者の理解を得やすくなります。例えば「現在の通院のため、○○エリア内での勤務を希望します」のように客観的な理由をつければ、単なる要求として受け取られるリスクが下がります。
提出前の最終チェックリスト
記入が完了したら、提出前に以下の項目を必ず確認してください。
- 和暦・西暦が履歴書全体で統一されているか
- 誤字・脱字がないか（声に出して読み上げると見落としが減る）
- 空欄になっている欄に「特になし」「なし」などの記入があるか
- 証明写真が3ヶ月以内のものか
- 会社名・学校名が正式名称で記入されているか（略称の使用・株式会社の位置のズレがないか）
- 職歴の最後に「以上」と記入されているか
- 手書きの場合、修正液・修正テープが使われていないか（誤字は書き直しが必要）
- メール提出の場合、PDFに変換した際にレイアウトが崩れていないか
PC・スマホで効率よく書類を作成したい場合は、以下の記事も参考にしてください。
まとめ
- テンプレートは目的に合わせて選ぶ。転職にはJIS規格か転職エージェント配布の様式、新卒には学校指定書式またはJIS規格様式が基本
- 基本情報欄では日付の表記（和暦・西暦の統一）、住所の都道府県名の省略なし、連絡先のメールアドレスの適切な選定が重要
- 学歴は正式名称（「高校」ではなく「高等学校」）で入学・卒業を別行に記入し、職歴は「以上」で締める
- 資格欄は正式名称を使い、資格が少ない場合でも空欄にせず、取得状況や学習中の内容を記入する
- 志望動機・自己PRは「この企業でなければいけない理由」と「具体的なエピソード・数字」を組み合わせると採用担当者の印象に残る内容になる
テンプレートの形式よりも、記入内容の具体性と書類全体の完成度が書類選考の通過に直結します。各欄の見本と照らし合わせながら、一項目ずつ丁寧に仕上げてください。
履歴書テンプレートと見本に関するよくある質問
- 履歴書テンプレートはどこで無料ダウンロードできますか？
-
厚生労働省の公式サイトからJIS規格に基づくWord・PDF形式のテンプレートを無料でダウンロードできます。転職活動の場合は、doda・リクルートエージェント・マイナビ転職なども転職向けの様式を提供しています。複数の形式を確認した上で、目的に合ったものを選んでください。
- 履歴書の見本と職務経歴書の見本は、別々に用意する必要がありますか？
-
転職活動では履歴書と職務経歴書の両方を提出するケースが一般的です。履歴書は学歴・職歴・資格などの基本情報を記載する書類、職務経歴書は業務内容やスキルを詳しくアピールする書類として役割が異なります。それぞれ別の見本を参考に、目的に応じた内容で作成することをお勧めします。
- 手書きとPC作成の履歴書は、どちらが選考で有利ですか？
-
現在は多くの企業でPC作成の履歴書が主流であり、採用担当者が手書きかどうかで合否を判断するケースは少なくなっています。ただし、一部の業種や企業では手書きを指定することがあるため、募集要項の確認が先決です。どちらを選ぶにしても、書類の完成度と記入内容の具体性が選考の印象に影響します。
- 履歴書の見本は転職と新卒で違いますか？
-
記入するルール自体は同じですが、重視される欄が異なります。転職の場合は職歴欄と志望動機の具体性が最重要です。新卒の場合は学歴欄とアルバイト・課外活動の記入、自己PRの内容が重視されます。テンプレートも転職向けは志望動機欄が広い様式、新卒はJIS規格様式を選ぶと目的に合わせた書き方がしやすくなります。
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