履歴書をワードで作る書き方｜写真・PDF提出まで採用担当者が解説

この記事では、ワード（Word）で履歴書を作る手順を、テンプレートの選び方から証明写真の貼り方、PDFへの変換、提出方法までまとめて解説します。手書きとパソコンのどちらが有利なのかという採用担当者の本音や、レイアウトが崩れず読みやすく仕上げるコツもわかります。

履歴書はワードで作ってもいい？採用担当者の本音と手書き指定の見極め

「ワードで作った履歴書は手を抜いたと思われないか」と気にする方は少なくありません。結論として、企業から手書きの指定がなければ、ワードでの作成で評価が下がることはありません。転職サービスのdodaが採用担当者に行った調査では、応募書類はパソコンやスマホでの作成が良いと答えた人が42.7%、手書きが良いと答えた人は15.8%、どちらでも構わないが41.6%でした。手書きを積極的に求める声はむしろ少数派です。

採用担当者の回答	割合
パソコン・スマホ作成が良い	42.7%
どちらでも構わない	41.6%
手書きが良い	15.8%

出典：doda 採用担当者アンケート

担当者が1回の選考で目を通す書類は数十枚に及ぶこともあります。文字の大きさや形が均一なワードの履歴書は、読みたい情報を一瞬で拾えるため、実務上むしろ歓迎されるケースが多いのが実情です。

注意したいのは、募集要項に「手書きで郵送」と書かれている場合です。書式を指定する意図があるため、その企業ではワードを避けます。指定がない求人であれば、ワードで作成して問題ありません。手書きとパソコンの向き不向きは履歴書のフォント選びの記事でも触れているので、迷ったときは合わせて確認してください。

ワードで履歴書を作る前に準備する3つのこと

いきなり白紙のワードに入力し始めると、罫線や余白が崩れて時間を大きくロスします。作業を始める前に、次の3つを用意しておくと入力だけに集中でき、仕上がりも安定します。

準備するもの	ポイント
ワード形式のテンプレート	JIS規格または厚生労働省様式。A4サイズを選ぶ
証明写真のデータ	縦4.0cm×横3.0cm・3か月以内・300〜350dpi
フォントと文字サイズの方針	明朝体・本文10.5〜11ptで統一

テンプレートは「ワード形式・A4」を選ぶ

テンプレートには、志望動機欄が広いもの、職歴欄が多いもの、資格欄を強調したものなど複数の種類があります。自分がアピールしたい項目にスペースが割かれた様式を選ぶと、空欄が目立たず内容も充実させやすくなります。転職市場ではA4が主流のため、迷ったらA4を選んでおけば失礼になりません。自分に合う様式は無料の履歴書テンプレートを比較した記事から選ぶと早いです。

証明写真は先にデータ化しておく

写真をワードに貼るには、画像データが必要です。撮影済みのプリント写真しかない場合は、スマホのスキャンアプリで読み取るか、証明写真機のデータ保存サービスを使ってJPEG形式にしておきます。サイズは縦4.0cm×横3.0cm、解像度は300〜350dpiが目安です。解像度が低いと印刷時に顔がぼやけ、清潔感が損なわれます。

フォントは明朝体・10.5〜11ptに統一する

入力を始める前に、フォントを明朝体（游明朝、ヒラギノ明朝、MS明朝など）に決めておきます。ゴシック体でも読めますが、履歴書では明朝体が無難です。本文の文字サイズは10.5〜11ptにそろえ、氏名など一部だけを大きくする程度に留めます。項目ごとにフォントや大きさがバラバラだと、それだけで雑な印象を与えます。フォントの選び方は履歴書のフォントは明朝体が基本の記事で詳しく解説しています。

ワードでの履歴書の書き方【項目別の入力手順】

テンプレートを開いたら、上から順に入力していきます。ワードならではの注意点は、日付の表記と数字の全角・半角、そして西暦か和暦かの統一です。ここを最初に決めておくと、後から直す手間がなくなります。

日付・氏名・ふりがなの入力

日付は提出日を書きます。郵送なら投函日、持参・面接時なら当日の日付です。ワードで作ると使い回しがしやすい反面、前回の日付が残ったまま送ってしまう事故が起きがちなので、提出のたびに必ず更新します。ふりがな欄が「ふりがな」ならひらがな、「フリガナ」ならカタカナで記入します。テンプレートの表記に合わせるのがルールです。

住所・連絡先・学歴・職歴の入力

住所は都道府県から番地まで省略せず、建物名・部屋番号まで記入します。学歴・職歴欄は西暦か和暦のどちらかに統一し、1行目の中央に「学歴」、卒業・入社が終わったら1行あけて「職歴」と見出しを入れます。学校名や会社名は略さず正式名称で書きます。「（株）」ではなく「株式会社」と記載するのが基本です。

• 年号は西暦か和暦のどちらかにそろえる（混在させない）
• 会社名・学校名は正式名称。「(株)」などの略記は使わない
• 職歴の最後は「現在に至る」、その次の行の右端に「以上」

免許・資格・志望動機・自己PRの入力

資格は正式名称で書きます。「英検2級」ではなく「実用英語技能検定2級」、「普通免許」は「普通自動車第一種運転免許」です。志望動機と自己PRは、テンプレートの枠に対して8割前後を埋めるのが目安です。空きすぎると熱意が伝わらず、詰め込みすぎると読みにくくなります。ワードは文字数を調整しやすいので、枠に合わせて推敲できるのが手書きにない利点です。

ワード特有のレイアウト崩れ・写真ずれを防ぐ操作のコツ

ワードで履歴書を作るとき、多くの人がつまずくのが「入力したら罫線がずれた」「写真が動く」というレイアウトの崩れです。原因はほぼ決まっているので、対処法を知っておけば短時間で解決できます。

写真は「前面」に設定してアンカーを固定する

写真がずれる原因の大半は、画像の配置設定が初期状態の「行内」になっていることです。行内のままだと文字の増減に引きずられて写真の位置が動いてしまいます。画像を選択し、文字列の折り返しを「前面」に変更したうえで、アンカー（錨マーク）を固定すると、本文を編集しても写真が動かなくなります。写真枠のサイズに合わせて画像の大きさも調整しておきましょう。

それでも枠内にうまく収まらないときは、対処の手順を写真付きで解説したワードで履歴書の写真がずれる原因と直し方を参照してください。

罫線・改ページの崩れを防ぐ

テンプレートは表（テーブル）で罫線を組んでいることが多く、セルの中で改行を増やすと行の高さが変わって全体が2ページ目にあふれることがあります。文章量はセルの幅に収まる範囲に調整し、フォントサイズを下げて無理に詰め込まないようにします。1枚に収まりきらない場合は、A4・2枚での提出も問題ありません。詳しくは履歴書はA4・2枚でも大丈夫かを解説した記事にまとめています。

作成後の保存・PDF変換と提出方法別の仕上げ

入力が終わったら、そのままワード形式で送るのは避けます。提出方法によって仕上げ方が変わるため、メール添付なのか印刷して持参・郵送なのかを確認してから最終処理に入ります。

メールで送るならPDFに変換する

ワード原本のまま送ると、相手のパソコン環境によってフォントや行間が崩れて表示されることがあります。さらに、受け取った側が誤って上書きできてしまうリスクもあります。メール提出は必ずPDFに変換してから送ります。ワードの「名前を付けて保存」でファイル形式をPDFにするだけで変換できます。ファイル名は「履歴書」だけでなく「履歴書_氏名_日付」の形にすると、担当者が管理しやすく丁寧な印象になります。

印刷・郵送・持参の場合

印刷して提出する場合も、いったんPDFにしてから印刷するとレイアウトのずれを防げます。用紙はA4の白い普通紙かやや厚手の用紙を選び、写真がぼやけていないかを実際に印刷して確認します。自宅にプリンターがなくても、コンビニのマルチコピー機でデータから印刷できます。手順はコンビニで履歴書を印刷する方法の記事で紹介しています。

採用担当者が「通す」ワード履歴書の3つの違い

同じテンプレートを使っても、書類選考を通過する履歴書と埋もれる履歴書には差があります。ワードで作るからこそ実現できる、通過率を上げる3つのポイントを押さえておきましょう。

ポイント	やること
体裁を固定する	PDF化して相手の環境でも崩れないようにする
応募先ごとに作り分ける	志望動機を企業ごとに書き換え、データを別名保存
統一感を出す	フォント・文字サイズ・年号表記をそろえる

特に効果が大きいのが、応募先ごとの作り分けです。ワードならファイルを複製して志望動機だけ差し替えられるため、手書きよりはるかに少ない労力で「この会社のために書いた」一枚に仕上げられます。使い回しの汎用的な志望動機は、担当者にはすぐ見抜かれます。ここで手を抜かないことが、そのまま通過率の差になります。

まとめ

• 手書き指定がなければ、履歴書はワードで作って問題ない。読みやすさはむしろ武器になる
• テンプレート・写真データ・フォント方針を先に準備すると崩れずに作れる
• 写真は「前面」＋アンカー固定、提出はPDF変換が基本
• 応募先ごとに志望動機を作り分けることが通過率を分ける

ワードの利点は、一度作れば何度でも修正・使い分けができることです。土台を丁寧に整えれば、次の応募からは短時間で質の高い履歴書を用意できます。

履歴書のワード作成に関するよくある質問

ワードで作った履歴書は手書きより不利になりますか？

手書きの指定がなければ不利にはなりません。採用担当者への調査でもパソコン作成を良いとする回答が最も多く、文字が均一で読みやすい点が評価されています。合否は作成方法ではなく内容で決まります。

ワードとPDF、どちらの形式で提出すればよいですか？

メールで送る場合はPDFに変換して提出します。ワード形式のままだと相手の環境でレイアウトが崩れたり、内容を書き換えられたりする恐れがあるためです。ワードの「名前を付けて保存」でPDFを選ぶだけで変換できます。

ワードで写真がずれてしまうときはどうすればよいですか？

写真の配置が初期設定の「行内」になっていることが主な原因です。画像の文字列の折り返しを「前面」に変更し、アンカーを固定すると本文を編集しても動かなくなります。写真枠に合わせてサイズも調整してください。

ワードで使うフォントと文字サイズの正解は何ですか？

フォントは明朝体（游明朝・ヒラギノ明朝・MS明朝など）が基本で、本文の文字サイズは10.5〜11ptにそろえます。項目ごとにフォントや大きさが混在すると雑な印象になるため、全体で統一することが大切です。