履歴書の送付状を簡単に作る方法｜5分で書けるテンプレと最低限のルール

この記事では、履歴書の送付状を簡単に作る方法を解説します。採用担当者が送付状で見ているのは実質3つだけ。PC作成・手書き両対応のテンプレートと、そもそも送付状が不要なケースの判断基準もまとめました。

履歴書の送付状とは？役割と必要性を30秒で理解する

送付状（添え状）とは、履歴書や職務経歴書を郵送する際に一番上に重ねて同封するA4サイズの書類です。ビジネス文書を送る際の「挨拶」にあたるもので、誰が・何を・何枚送ったのかを一目で伝える役割を持っています。

送付状の3つの役割

役割	内容
挨拶状	対面できない相手への礼儀として、簡単な挨拶を添える
書類の目録	同封した書類の種類と枚数を明示し、確認漏れを防ぐ
補足情報	応募経緯や面接希望など、最小限の補足を伝える

ただし、送付状は「読まれるための書類」ではありません。採用担当者が送付状の内容で合否を判断することはほぼなく、あくまでビジネスマナーの一部として確認される程度です。つまり、送付状は「ないと減点されるが、凝っても加点されない」書類と考えてください。

送付状が不要な3つのケース

以下のケースでは送付状は不要です。無理に用意する必要はありません。

• 面接時に手渡しする場合：対面で挨拶できるため送付状は不要
• メールで提出する場合：メール本文が送付状の代わりになる
• Web応募フォームから提出する場合：システム上、送付状を添付する場所がない

逆に言えば、「郵送で履歴書を送るとき」だけ送付状が必要です。メールでの送り方を知りたい方は、履歴書をメールで送る際の例文と注意点をご確認ください。

送付状の基本構成｜9つの要素を押さえれば完成

送付状に書く内容は決まっています。以下の9項目を上から順に配置するだけで完成します。

番号	項目	書き方のポイント
1	日付	右上に記載。投函日を書く（記入日ではない）
2	宛名	左寄せ。会社名＋部署名＋担当者名。（株）と略さない
3	自分の連絡先	右寄せ。住所・電話番号・メールアドレス・氏名
4	件名	中央揃え。「応募書類の送付につきまして」が定番
5	頭語	「拝啓」で始める
6	本文	挨拶＋応募経緯＋面接のお願い（3〜4行で十分）
7	結語	「敬具」で締める
8	記書き	中央に「記」と書き、同封書類を箇条書きで列挙
9	以上	右下に「以上」と記載して締めくくる

PC作成と手書き、どちらが正解か

結論として、送付状はPC作成で問題ありません。むしろPC作成のほうが読みやすく、採用担当者も短時間で内容を把握できます。

手書きが必要なのは、求人票に「手書きの履歴書」と明記されている場合や、伝統的な業界（一部の老舗企業・公的機関など）に応募する場合のみです。手書きで送付状を作る場合は、手書き送付状の書き方と例文を参照してください。

送付状の簡単テンプレート｜そのまま使える例文

以下のテンプレートは、日付・宛名・自分の情報を差し替えるだけでそのまま使えます。本文部分は最小限の定型文で構成しており、余計な自己PRは入れていません。

転職（中途採用）向けテンプレート

上記のテンプレートで十分です。季語（時候の挨拶）は「貴社ますますご清栄のこと〜」で代用しており、月ごとに調べる手間がかかりません。

未経験・キャリアチェンジ向けテンプレート

未経験の場合でも、送付状に「未経験ですが頑張ります」などの一言を入れる必要はありません。志望動機や熱意は履歴書本体で伝えます。

新卒・第二新卒向けテンプレート

新卒の場合は自分の情報欄に大学名・学部名を追記します。同封書類はエントリーシートや成績証明書など、企業から指定されたものを正確に記載してください。

状況別にさらに詳しいテンプレートが必要な場合は、送付状の状況別テンプレート集も参考にしてください。

採用担当者が送付状で見ている3つのポイント

送付状で書類選考の合否が決まることはほぼありません。ただし、以下の3点にミスがあると「基本的なビジネスマナーが身についていない」と判断される可能性があります。

宛名と日付が正確か

最も多い失敗は宛名の間違いです。会社名を略称で書く、部署名を古い名称で書く、担当者名の漢字を間違えるといったミスは、確認力のなさを示してしまいます。

• 会社名は求人票に記載されている正式名称を使う（「（株）」は「株式会社」に）
• 担当者名が不明なら「採用ご担当者様」と記載する
• 日付は「履歴書をポストに投函する日」を書く

簡潔に1枚で収まっているか

送付状は必ずA4用紙1枚に収めます。本文が長くなって2枚になると、そもそも読まれません。前述のテンプレートのように、本文は3〜4行で十分です。

誤字脱字・敬称ミスがないか

「御中」と「様」の使い分けは間違えやすいポイントです。

宛先	正しい敬称	具体例
会社・部署宛	御中	株式会社○○ 人事部 御中
個人宛	様	株式会社○○ 人事部 田中様

「御中」と「様」は併用しません。担当者名がわかっている場合は「様」のみ、わからない場合は部署名＋「御中」か「採用ご担当者様」を使います。

送付状でやりがちなNG例と改善策

採用担当者が「この送付状はマイナス印象」と感じるパターンを具体的に紹介します。

自己PRを長々と書いてしまう

宛名の「御中」「様」を間違える

封入順序を間違える

封筒に入れる書類の順番にもルールがあります。

• 1番上：送付状（開封時に最初に目に入る）
• 2番目：履歴書
• 3番目：職務経歴書
• 4番目：その他の書類（ポートフォリオ・資格証のコピーなど）

すべての書類の向きを揃え、クリアファイルに入れてから封筒に入れると、折れや汚れを防げます。

送付状の書き方でよくある疑問

季語（時候の挨拶）は必要か

「拝啓 新緑の候、貴社ますます〜」のような季語を入れるかどうかは自由です。入れなくても減点されることはありません。

迷うなら「貴社ますますご清栄のこととお慶び申し上げます」だけで十分です。この表現は季節を問わず使えるため、月ごとの季語を調べる手間が省けます。

手書きのペンは何を使うべきか

手書きで送付状を作成する場合は、黒のボールペン（0.5mm〜0.7mm）を使用します。

• 万年筆やサインペンも可。消せるボールペン（フリクション等）は不可
• 修正液・修正テープの使用は避ける。間違えたら書き直す
• 用紙は白無地のA4コピー用紙か便箋（罫線入りも可）

封筒のサイズと「履歴書在中」の書き方

履歴書を郵送する封筒は、角形2号（A4サイズがそのまま入る）の白封筒を使います。茶封筒は事務用に見えるため避けましょう。

項目	内容
封筒サイズ	角形2号（240mm×332mm）
封筒の色	白
「履歴書在中」	表面の左下に赤字で記載（赤枠で囲む）
切手	140円（50g以内）または180円（100g以内）。クリアファイル同封なら180円が目安。不安なら郵便局窓口で計量
封字	のり付け後、封じ目に「〆」と記載

履歴書を簡単に準備する方法全般については、履歴書を簡単に作る方法と時短術もあわせてご覧ください。

まとめ

• 送付状は「郵送時だけ」必要な書類。手渡し・メール・Web応募では不要
• 採用担当者は送付状の内容で合否を決めない。見ているのは宛名・日付・簡潔さの3点だけ
• 本文は3〜4行の定型文で十分。自己PRや季語に時間をかける必要はない
• テンプレートの日付・宛名・連絡先を差し替えれば5分で完成する

送付状に時間をかけるより、履歴書の志望動機や職務経歴書の実績欄に力を入れるほうが書類選考の通過率は確実に上がります。

履歴書の送付状に関するよくある質問

送付状なしで履歴書を送ると落ちますか？

送付状がないことだけを理由に不採用になるケースはほとんどありません。ただし「ビジネスマナーを知らない人」という印象を持たれる可能性があるため、郵送の場合は同封しておくのが無難です。作成に5分もかからないので、用意しておいて損はありません。

送付状のテンプレートをそのまま使っていいですか？

テンプレートをベースに、日付・宛名・同封書類の内容を正確に差し替えれば問題ありません。採用担当者は送付状の文章のオリジナリティを評価しているわけではなく、正確な情報が書かれているかを確認しています。

送付状に志望動機や自己PRを書くべきですか？

書かないでください。送付状はあくまで書類の送り状であり、自己PRを書く場所ではありません。志望動機は履歴書、実績や強みは職務経歴書に書くのが正しい役割分担です。送付状に長文を書くと「書類の使い分けができない」と判断されることがあります。

送付状は手書きとパソコン、どちらがいいですか？

パソコンで作成して問題ありません。読みやすさ・作成スピードの両面でパソコン作成が有利です。「手書きの履歴書」を指定している企業でも、送付状まで手書きを求めているケースはまれです。