職務経歴書テンプレートで簡単に書く方法｜採用担当者が通す書き方とNG例

この記事では、職務経歴書の3種類のテンプレートの選び方・ExcelとWordの使い分け・無料入手先から、採用担当者が書類選考で最初に確認する3か所、よくある4つのNGパターンと状況別の書き方のコツまで解説します。

職務経歴書テンプレートの種類と選び方

職務経歴書には書式の規定がありません。自由様式のため、ExcelやWordの無料テンプレートを使うのが一般的です。ただし、テンプレートの「形式」は経歴の見せ方に直結します。自分の状況に合った形式を選ばないと、せっかくの経験が採用担当者に伝わりにくくなります。

形式	特徴	向いている人
逆編年体式	直近の職歴から過去へ遡る	転職経験1〜3回、社歴が長い人
編年体式	古い職歴から現在へ並べる	社会人歴が浅い人、第二新卒
キャリア式	スキル・プロジェクト別に整理	多様な経験を持つ専門職、フリーランス

逆編年体式｜転職経験者に最も適したシンプルな形式

直近の職歴から遡る形式で、中途採用では最も広く使われています。採用担当者が「今この人は何ができるのか」を最初のページで確認できるため、読み手の負担が最も少ない書き方です。

転職経験が1〜3回あり、前職または現職の経歴が応募職種に関連している場合は、この形式が基本です。迷ったらまず逆編年体式のテンプレートを選んでください。

編年体式とキャリア式｜特定の状況で有効な形式

編年体式は入社順に職歴を並べる形式で、成長のプロセスを見せたい第二新卒や職種転換をアピールしたい場合に使われることがあります。ただし現在は逆編年体式が主流のため、特に理由がなければ選ぶ必要はありません。

キャリア式はスキル別・プロジェクト別に職歴を整理する形式で、多様な業界を経験したフリーランスや専門職向けです。書き慣れていない段階ではかえって読みにくくなるリスクがあるため、転職回数が少ない方には向いていません。

ExcelとWord、どちらを選ぶべきか

テンプレートを探すとExcel形式とWord形式の両方があります。どちらを使っても採用担当者の評価が下がることはありませんが、それぞれ向き不向きがあります。

	Excel	Word
向いている人	職歴が多く表形式で整理したい人	文章量が多く読み物として仕上げたい人
特徴	列幅を細かく調整できる・数値の整列が自動	文章入力がしやすく、フォント設定が直感的
注意点	文章が長くなるとセル内で見づらくなる	表の幅調整に慣れが必要

転職経験が複数ある方にはExcelのほうがシンプルに書けることが多く、文章の比重が高い業種（企画・コンサル・クリエイティブ系）ではWordが書きやすい傾向があります。

無料テンプレートの入手先と使う前の注意点

無料の職務経歴書テンプレートは、大手転職サイト（doda・マイナビ転職・リクナビNEXTなど）やCanvaのような文書作成ツールで配布されています。Excel・Word・PDF形式でダウンロードできるものが主流で、職種別のサンプルが付属しているものも多くあります。

ただし、テンプレートはあくまで「書く場所の枠組み」であり、採用担当者が評価するのは枠の中に書かれた内容です。テンプレートをダウンロードしただけでは書類選考は通りません。次のセクションで解説する「何をどう書くか」の部分がより重要です。

テンプレートを使って職務経歴書を書く4ステップ

テンプレートをダウンロードしても、最初のセルから順番に書き始めようとすると手が止まります。以下の順序で進めると、全体の方向がブレずにスムーズに書き終えられます。

Step1：職務要約から書き始める（200〜300文字）

多くの人は職務経歴欄から書き始めますが、採用担当者が最初に目を通す欄は「職務要約」です。先に職務要約から書いておくと、その後の職務経歴欄・自己PR欄も軸がブレずに書けます。

目安は200〜300文字。「〇〇業界で〇年間、〇〇を担当してきた」という自己紹介を簡潔にまとめてください。業界・年数・職種・代表的な実績の数字の4要素が入ると、採用担当者が次を読む動機になります。

Step2：職務経歴欄は「業務内容＋成果の数字」でセット記入

職務経歴欄に業務内容だけを書いても、採用担当者には「何ができる人か」が伝わりません。業務内容と実績・成果を必ずセットで記入してください。数字が入ることで、採用担当者が「即戦力かどうか」を判断できます。

NG（業務内容のみ）	OK（業務内容＋成果の数字）
新規顧客開拓	新規開拓：月3〜5件のアポを獲得し、年間受注8,000万円達成
チームのリーダー	5名チームのリーダー（売上目標達成率12期連続100%以上）
予算管理	年間予算5億円の管理を担当し、コスト削減率15%を2期連続達成

数字が出せない業務の場合でも、担当件数・担当エリアの規模・所属したプロジェクトの人数や期間などを書くことで具体性が増します。「数字が書けない職歴しかない」場合でも採用担当者に伝わる書き方については、以下の記事で詳しく解説しています。

実績ゼロの職務経歴書でも通過する書き方と例文

Step3：スキル欄は応募職種に直結するものだけに絞る

スキル欄・資格欄は「持っているものをすべて書く」場所ではありません。採用担当者が確認するのは「このスキルが今回の仕事で使えるか」です。応募職種と無関係なスキルや古い資格が大量に並んでいると、読みにくくなるうえに「自分の強みを把握できていない人」という印象になります。

Step4：自己PRは「入社後に何ができるか」で締める

自己PRは過去の実績を語る欄ではなく、「これまでの経験を使って入社後に何ができるか」を伝える欄です。最後の一文を「御社の〇〇において〇〇で貢献できます」という形で締めると、採用担当者が「この人を呼んで話を聞こう」と判断しやすくなります。

採用担当者が職務経歴書を見る最初の30秒

採用担当者は1日に数十〜数百枚の書類に目を通すこともあります。書類全体を丁寧に読んでいるわけではなく、特定の箇所だけを先にチェックして「読み進めるかどうか」を判断しています。

採用担当者が最初に視線を向ける3か所

この3か所が「読み進めるかどうかの判断ポイント」です。どれか一つでも曖昧だと、そこで読み飛ばされるリスクがあります。テンプレートに記入した後、この3か所だけを改めて見直す習慣をつけると書類通過率が上がります。

「詳しく読もう」と思わせる書き方のポイント

採用担当者に「この人は詳しく読もう」と思わせるために押さえておきたい3点を紹介します。

• 職務要約の最初の一文に「業界・年数・職種」の3要素を入れる
• 直近の職務経歴欄に「最も大きな数字の実績」を1つ必ず入れる
• 自己PRの冒頭に「応募職種で直接使えるスキルまたは経験」を明示する

書き方の細かいルールや各欄の記入方法については、以下の記事も参考にしてください。

書類で落とされる人が見落としている職務経歴書の書き方

テンプレートそのままで落とされる4つのパターン

職務経歴書の作成で採用担当者が書類を一読して気づく失敗を4つ紹介します。テンプレートを記入したら、このパターンに当てはまっていないかを必ず確認してください。

パターン1：業務内容の羅列で実績がゼロ

最もよく見られるパターンです。職務経歴欄に「〇〇業務担当」「〇〇の対応」のように業務内容だけを列挙し、成果や実績がまったく書かれていない状態です。

採用担当者の立場では「この人が職場に来たら何が変わるのか」が伝わらないため、他の応募者と比べたときに印象が薄くなります。どんな職種でも「件数」「金額」「期間」「比率」「人数」のいずれかで数字を添えることができます。

パターン2：職務要約が長すぎて要点が伝わらない

職務要約の目安は200〜300文字ですが、これを大幅に超えて400〜500文字以上になっているケースがあります。長すぎると要点を凝縮できていない印象を与え、採用担当者の読む負担も増します。

職務要約は「この人が何者か」を端的に伝える欄です。詳細は職務経歴欄に書けば十分です。職務要約が長くなった場合は、「直近の職種名」「実績の数字」「応募職種への活かし方」の3点だけを残して削ってください。

パターン3：スキル欄に応募職種と関係のない資格が並んでいる

持っている資格をすべて書こうとすると、応募職種と無関係なものが混在しやすくなります。採用担当者は「この人は自分がこの仕事に向いているかを理解しているか」を読み取ります。関係のないスキルを並べることで「この会社で何をしたいのかわかっていない」という印象になりかねません。

スキル欄は「今回の応募職種で使えるもの」に絞り込んでください。応募先が複数ある場合は、企業ごとにスキル欄の記載内容を調整する手間を惜しまないことが書類通過率の向上につながります。

パターン4：自己PRと職務要約の内容が同じになっている

テンプレートには「職務要約」と「自己PR」の両方の欄があります。両方に同じ内容を書いてしまうと、余白を埋めただけという印象になり、採用担当者から「書類の構成を理解していない」と判断されることがあります。

欄	書く内容の区分け
職務要約	経歴の客観的な事実（業界・年数・役職・実績の数字）
自己PR	経験から得た強み＋入社後に活かせる理由（主観的なアピール）

この2つは意図的に書き分ける必要があります。職務要約は「ファクト（事実）」、自己PRは「インサイト（経験から得た洞察と入社後の展望）」という位置づけで書くと、重複しにくくなります。

【状況別】シンプルに書けるテンプレート活用のコツ

テンプレートを使っても、自分の経歴状況によって書き方を変える必要があります。よくある3つの状況別にポイントを解説します。

転職回数が多い・短期離職がある場合

転職回数が多い場合、テンプレートの職務経歴欄が不足することがあります。各社の在籍期間を短く整理し、「最も応募職種に関連する職歴を厚く書き、関連度が低い職歴は簡潔にまとめる」という方針で記入してください。

転職回数の多さ自体より、「なぜ転職したか」と「次の職場で何がしたいか」がつながっているかどうかのほうが採用担当者には重要です。職務要約でこの流れを整理しておくと、個別の職歴欄の説得力が増します。

複数社を渡り歩いた転職歴がある場合の書き方は、以下の記事で詳しく解説しています。

転職回数が多くても書類選考を通過する職務経歴書の書き方

ブランク期間がある場合

職歴にブランクがある場合、テンプレートの職務経歴欄に空白期間が生まれます。この扱いで悩む方が多いですが、ブランクの長さに応じて対応方法が変わります。

• 3カ月以内：特に補足しなくても問題ないことが多い
• 3カ月〜1年：職務経歴欄の最後に「〇年〇月〜〇年〇月：転職活動のため休職」と一行追記する
• 1年以上：理由（育児・介護・病気・留学・スキルアップなど）を自己PR欄または職務要約末尾で補足する

採用担当者がブランクで確認したいのは「理由が正直かどうか」と「現場に戻れる状態かどうか」の2点です。隠そうとすると面接でかえって印象が悪くなるため、正直に一行添える対応が最も有効です。

職歴が少なく書くことがない場合

「職歴が1〜2社しかない」「在籍期間が短くて書けることが薄い」という場合も、テンプレートを空白のまま提出する必要はありません。職歴が少ない場合こそ、以下の欄を充実させることで読み応えが生まれます。

• スキル・保有資格欄：応募職種に関連するスキルを整理して記載する
• 自己PR欄：業務の量ではなく「主体的に取り組んだこと」「工夫したこと」を具体的に書く
• 活かせる経験欄（テンプレートにある場合）：業務外で身につけた知識や視点を記載する

テンプレートをゼロから埋めることが難しい場合は、自動作成ツールを使って入力から書類を作成する方法もあります。詳しくは以下の記事をご覧ください。

入力するだけで職務経歴書を作れる自動作成ツール比較

まとめ

• 職務経歴書のテンプレートは逆編年体式・編年体式・キャリア式の3種類。転職経験者には逆編年体式が基本
• ExcelとWordの選び方は「職歴の多さ」と「文章量のバランス」で判断する
• 書き始めは「職務要約」から。採用担当者が最初に読む欄であり、200〜300文字でまとめる
• 職務経歴欄は「業務内容＋成果の数字」のセットで記入する
• 採用担当者が最初に見る3か所（職務要約冒頭・直近の職歴・自己PR第一文）を仕上げる
• よくある4つのNGパターン（実績ゼロ・要約が長い・無関係スキル・自己PRと要約の重複）を確認して修正する

書き方の細かいルールについては、以下の記事もあわせてご覧ください。

書類で落とされる人が見落としている職務経歴書の書き方

職務経歴書のテンプレートに関するよくある質問

職務経歴書は手書きでも問題ありませんか？

手書きでも選考対象外になることは少ないですが、PCでの作成が一般的です。採用担当者がWordやExcelで受け取ることを前提にしているケースが大半で、修正のしやすさと読みやすさからPCでの作成を推奨します。

テンプレートのデザインや色を変えても大丈夫ですか？

フォントや軽微なレイアウトの変更は問題ありません。ただし、派手すぎるデザインや職務要約・職務経歴・スキル・自己PRの基本構成を崩した場合は読みにくくなります。テンプレートを大きくカスタマイズするのは書き慣れてからにするほうが無難です。

職務経歴書は何枚まで書いてよいですか？

A4用紙2枚が一般的な目安です。転職経験が豊富な場合は3枚になることもありますが、採用担当者が読む時間は限られているため、できるだけ2枚以内にまとめることが望ましいです。

WordやExcelで作った職務経歴書はPDFで送るべきですか？

メール添付で送る場合はPDFへの変換を推奨します。PDFにすることで相手のPC環境に関係なくレイアウトが崩れません。ただし「Word形式で送ってください」と指示があった場合はそれに従ってください。