この記事では、職務経歴書に書くべき基本項目と各項目の書き方を採用担当者の目線から整理します。「何を書けばいいかわからない」「自分にはアピールできることがない」という悩みに対し、状況別の対処法も解説します。書き出しから提出まで、具体的な手順を順番に確認してください。
職務経歴書の書き方がわからない人がまずやること
「わからない」の原因は3パターンに分かれる
職務経歴書の書き方がわからないといっても、その原因は人によって異なります。まず自分がどのパターンに当てはまるかを確認することで、対処法が明確になります。
| パターン | 具体的な症状 | 対処法 |
|---|---|---|
| ①フォーマットがわからない | どのテンプレートを使えばいいか不明 | 編年体形式から始める（本記事で解説） |
| ②何を書けばいいかわからない | 必要な項目・記載内容がわからない | 基本6項目を把握する（本記事で解説） |
| ③どう表現すればいいかわからない | 自分の経験をどうアピールするか迷う | 数字化と応募先目線のカスタマイズ（本記事で解説） |
1つだけに悩んでいる人もいれば、3つ全部に困っている人もいます。いずれも、この記事で順を追って解説しています。
まず5分でやること：これまでの職歴を書き出す
職務経歴書を書き始める前に、メモ帳やノートに「これまでの仕事経験」を書き出す作業から始めてください。完璧でなくて構いません。以下の4つの問いに答えるだけで十分です。
- どこで働いたか：会社名・在籍期間（入社月〜退社月）
- 何をしていたか：担当業務・役割・関わったプロジェクト
- どんな成果を出したか：売上・件数・改善結果（数字にできるもの）
- 何が得意になったか：身についたスキル・知識・取得した資格
この4点を書き出してから職務経歴書を作ると、書く内容に迷う時間が格段に減ります。書く前の「材料整理」が、職務経歴書作成の最初の一歩です。
職務経歴書に書く6つの基本項目
職務経歴書に決まった書式はありませんが、採用担当者が確認したい情報には共通したパターンがあります。以下の6項目を押さえておけば、どんな職種・業種でも対応できます。
①職務要約（全体の経歴を100〜200字でまとめる）
職務要約は、職務経歴書の冒頭に入れる「経歴の概要」です。採用担当者は多くの書類を読んでいるため、最初の数行で「この人がどんな経験をしてきたか」を把握します。100〜200字で「何年・どんな業界・どんな役割・どんな強み」を凝縮して伝えます。
良い書き方（職務要約）
「小売業にて5年間、店舗スタッフとして顧客対応・在庫管理・スタッフ育成に従事しました。後半2年は副店長として5名のチームをマネジメントし、担当店舗の年間売上目標を2期連続で達成しました。接客スキルと組織管理の経験を活かして、貴社の店舗運営に貢献したいと考えています。」
NG例（職務要約）
「これまで様々な業務を経験してきました。どの職場でも一生懸命取り組んできました。」
「様々な」「一生懸命」では何も伝わりません。具体的な業種・年数・役割を必ず書いてください。
②会社概要（勤務先の基本情報）
各職歴の冒頭に、在籍した会社の基本情報を記載します。採用担当者が会社を調べなくても業界・規模がわかるよう、簡潔にまとめます。
| 記載項目 | 記載例 |
|---|---|
| 会社名 | 〇〇株式会社 |
| 事業内容 | 家電製品の小売業（全国50店舗展開） |
| 従業員数 | 約800名 |
| 在籍期間 | 2019年4月〜2024年3月（5年間） |
| 雇用形態 | 正社員 |
③職務経歴（担当業務と実績の詳細）
職務経歴書の中で最も重要な部分です。「いつ・どこで・何を・どのように・どんな成果を出したか」を具体的に記載します。担当業務は箇条書きで整理し、実績は数字で表すことが書類選考の通過率を上げる最大のポイントです。
採用担当者はここを見ている
- 業務の具体性：「営業」ではなく「新規法人向けルート営業（担当80社）」のように詳細が書かれているか
- 実績の数値化：「売上を上げた」ではなく「前年比120%の売上を達成」と数字で示しているか
- 応募職種との関連性：応募する仕事に直接つながる経験を優先的に書いているか
④活かせるスキル・経験
職務経歴の詳細とは別に、応募先で即戦力として使えるスキルを箇条書きでまとめるセクションです。パソコンスキル・語学・業務ツールの経験・業界知識など、具体的なレベルも添えて記載します。
- PC操作：Microsoft Office（Word・Excel・PowerPoint）中級レベル
- 顧客管理システム：Salesforce（3年使用）
- 語学：英語（日常会話レベル、TOEIC 650点）
⑤資格・免許
取得年月・正式名称を記載します。応募職種に関連する資格は上位に配置し、無関係なものは省略して構いません。取得年月は「2022年6月取得」のように月まで明記するのが正式な書き方です。
⑥自己PR
自己PRは「応募先でどう活躍できるか」を伝えるセクションです。過去の経験から強みを述べ、「だから貴社でこうした貢献ができる」という流れで締めくくります。150〜250字が適切な長さです。
良い書き方（自己PR）
「前職ではSNS広告運用を2年担当し、月間広告費200万円の管理と成果改善に取り組みました。PDCAを繰り返す中で獲得単価を半年で30%削減することができました。数字を追いながら仮説検証を繰り返すスタイルは、貴社のデジタルマーケティング部門でも即戦力として活かせると考えています。」
採用担当者が重視する職務経歴書の書き方コツ3選
基本6項目が揃っていても、書き方次第で選考結果は大きく変わります。採用担当者が「面接で話を聞いてみたい」と感じる職務経歴書には、共通した3つの特徴があります。
コツ①：実績を数字で表す
採用担当者にとって、「頑張りました」「成果を出しました」という言葉は評価のしようがありません。抽象的な表現を数字に変えるだけで、職務経歴書の説得力は格段に上がります。
| Before（数字なし） | After（数字あり） |
|---|---|
| 売上に貢献した | 担当エリアの月間売上を前年比115%に改善した |
| 効率化に取り組んだ | 業務フロー見直しで作業時間を月20時間削減した |
| チームをまとめた | 8名のチームをリードし、プロジェクトを予算内で完了した |
| 多くの顧客を担当した | 法人顧客120社を担当し、契約更新率95%を維持した |
数字がない場合でも、「担当者数」「対象エリア数」「期間」で具体性を出せます。完璧な数字がなくても「約〇〇人」「〜件程度」という概算で記載する方法も有効です。
コツ②：応募先の求める人物像に合わせて書く
同じ経歴でも、応募先によって強調すべき経験は変わります。職務経歴書を提出する前に、必ず求人票の「求める人物像」「業務内容」「必要なスキル」を確認し、自分の経験とどこが重なるかをチェックしてください。
採用担当者はここを見ている
- 「使い回し」は伝わる：どの企業にも同じ内容を送っている応募者は採用担当者に見抜かれる。少なくとも職務要約と自己PRは1社ごとに調整すること
- 求人票のキーワードを意識する：求人に「チームマネジメント経験者」とあれば、マネジメント経験を職務経歴の中で優先的に見せる
コツ③：読みやすいレイアウトを意識する
職務経歴書はA4用紙1〜2枚に収めるのが基本です。文字が詰まりすぎているものや、情報が薄すぎるものは、採用担当者に「読む気をなくさせる」原因になります。以下の点を意識して整えてください。
- 箇条書きを活用して、業務内容を簡潔に整理する
- 文字サイズ・行間・余白を適切に設定する（10〜11ptが読みやすい）
- 1枚に無理に詰め込まず、内容が充実しているなら2枚でよい
- 提出前に必ず誤字脱字を目視チェックする（Wordの自動チェックだけでは不十分）
状況別：よくある悩みの書き方対処法
「基本の書き方はわかったけど、自分の状況が複雑で書けない…」という方向けに、よくある4つの悩みと対処法を整理します。
職歴が1〜2年と短い場合
在籍期間が短くても、担当業務の詳細・習得したスキル・業務での工夫を具体的に書けば十分に評価されます。「期間が短い＝書くことがない」ではありません。短期間でも「何を学び・どう動いたか」を丁寧に記載することで、採用担当者は成長性を読み取れます。
職歴が短い場合の書き方のポイント
- 担当業務の詳細（どんな顧客・どんな規模・どんな役割だったか）を具体的に書く
- 短期間でも「ここを改善した」「ここが評価された」エピソードを1〜2つ入れる
- 自己PRで「早く環境に馴染む力」「短期間でスキルを吸収した実例」をアピールする
転職回数が3回以上ある場合
転職回数が多いことを隠そうとすると、書類全体に不自然さが出ます。むしろ各転職にキャリアの一貫した軸があることを見せるのが効果的です。職務要約で「◯◯の専門性を高めるために経験を積んできた」という流れを最初に提示し、各職歴がその延長線上にあることを示します。
転職理由を短く添えるのも有効です。「事業縮小による希望退職」「キャリアアップのため」など、前向きな理由であれば1行で補足するだけで印象が変わります。
アピールできる実績がないと感じる場合
「数字になる実績がない」「特別なことを何もしていない」と思っている人でも、書き方次第で評価される要素は必ずあります。以下の3つの切り口で整理してみてください。
- 継続性：「3年間クレーム0件を維持した」「毎月の目標を達成し続けた」
- 対応範囲：「一人で〇〇件を担当した」「複数のプロジェクトを並行して管理した」
- 改善・工夫：「マニュアルを作成してチームの引き継ぎ時間を短縮した」
派手な成果がなくても、「日常業務で当たり前にやっていたこと」が応募先にとって価値になる場合は多いです。
空白期間（ブランク）がある場合
育児・介護・病気療養・留学など、空白期間がある場合は正直に理由を書いてください。「なぜ空白があるのか」を採用担当者は必ず確認しようとします。隠そうとするより、理由を簡潔に添えた方が信頼につながります。
良い書き方（空白期間）
「2023年4月〜2024年3月：育児に専念（第一子の育児休業取得後、保育所の空き待ちにより転職活動を一時中断）。現在は保育所入所が確定し、転職活動を再開しています。」
ブランク期間中に資格取得・スキルアップ・ボランティアなど何かに取り組んでいた場合は、そのことも一言添えると好印象につながります。
まとめ
- 「わからない」の原因を3パターン（フォーマット・項目・表現）に分けて把握する
- まず職歴の棚卸しから始める：「どこで・何を・どんな成果を・何を身につけたか」を書き出す
- 基本6項目を押さえる：職務要約・会社概要・職務経歴・スキル・資格・自己PR
- 実績は必ず数字で表す：数字がない場合は担当件数・期間・対象規模で具体性を出す
- 応募先ごとにカスタマイズする：特に職務要約と自己PRは1社ごとに調整する
- 職歴の短さ・転職回数・ブランクは隠さず、理由と文脈で補う
職務経歴書は、自分のキャリアを「採用担当者に読んでもらう言葉」に翻訳する作業です。最初は難しく感じても、項目ごとに順番に埋めていけば必ず完成します。
職務経歴書の書き方に関するよくある質問
- 職務経歴書は手書きとPCどちらで作るべきですか？
-
PCで作成することを強くおすすめします。職務経歴書は情報量が多く、修正・カスタマイズのしやすさがPCの方が圧倒的に優れています。採用担当者の多くは「職務経歴書はPC作成が標準」と考えており、手書きで提出しても特別なプラスにはなりません。よほど「手書きで提出すること」が指定されていない限り、PCで作成してください。
- 職務経歴書は何枚までOKですか？
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基本はA4用紙2枚以内です。職歴が少ない場合は1枚でもかまいません。3枚以上になる場合は、内容を精査して削れる情報がないか見直してください。ただし内容を無理に削って情報が薄くなるくらいなら、2枚をしっかり埋める方が評価につながります。
- 職歴が1社だけでも職務経歴書に書くことはありますか？
-
はい、十分に書けます。1社だけでも、部署の異動・担当プロジェクトの変化・役職の変化がある場合は時系列で整理できます。また、担当業務の詳細・数字で表せる実績・身についたスキルを丁寧に記載することで、1社でも充実した職務経歴書を作ることができます。
- 職務経歴書と履歴書の違いは何ですか？
-
履歴書は「基本情報（住所・学歴・職歴の概要・志望動機）」を一覧でまとめる書類です。職務経歴書は「実際に何をしてきたか・どんなスキルがあるか」を詳しく伝えるための書類です。履歴書が「事実の一覧」なら、職務経歴書は「経験のアピールシート」です。セットで提出を求められる場合が多いため、両者の内容に矛盾がないよう確認してください。
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