職務経歴書の添え状テンプレート｜採用担当者が見る3つのポイントと書き方

この記事では、職務経歴書に添える送付状（添え状）のテンプレートを転職・郵送・求められていない場合など状況別に提供します。採用担当者が添え状で何を確認しているかを踏まえた書き方のポイントと、NGパターンも合わせて解説します。

職務経歴書の添え状（送付状）が必要な3つの理由

書類を郵送する際、添え状なしで封筒に入れても書類選考の対象になります。ただし、添え状がないと採用担当者の印象に差がつくのは事実です。理由は3つあります。

• 誰から何が届いたかを一目で確認できる：採用担当者は1日に複数の応募書類を受け取ります。添え状があれば、封筒を開けた瞬間に「誰が・何を・どの求人に」応募してきたかがわかります。
• ビジネスマナーの確認材料になる：書類を送る際に挨拶状を添えるのは社会人として基本的な作法です。特に事務職・営業職・管理職など対人コミュニケーションが重要な職種では、添え状の有無が評価の対象になることがあります。
• 同封書類の確認ミスを防ぐ：添え状に同封書類の一覧を記載することで、採用担当者が書類の過不足をその場で確認できます。送付した側の確認漏れ防止にもなります。

採用担当者は添え状の「この3か所」を確認する

採用担当者が添え状を読むのは数十秒です。全文を精読するわけではなく、特定の3か所を瞬時に確認しています。

裏を返せば、この3か所が正確に書かれていれば、添え状の役割は十分に果たせます。時候の挨拶の質や文章の上手さよりも、正確性と簡潔さが重要です。

そのまま使える添え状テンプレート（コピー可）

基本テンプレート｜履歴書・職務経歴書を同封して郵送する場合

転職活動で最も多いケースです。履歴書と職務経歴書を一緒に郵送する場合の添え状テンプレートを以下に示します。

「〇〇の候」の部分は送付月に合わせて変更してください。月別の時候の挨拶は後述の一覧表を参照してください。

職務経歴書のみを郵送する場合のテンプレート

履歴書はすでに提出済みで、追加で職務経歴書のみを郵送する場合や、職務経歴書の提出が求められた場合のテンプレートです。

求められていない場合に職務経歴書を自発的に送る場合

求人票に「履歴書のみ提出」と書かれているが、自分のキャリアをより詳しくアピールしたくて職務経歴書も同封したい場合があります。この場合も添え状は必要で、本文中で「募集要項に記載はありませんでしたが〜」と断りを入れるのがマナーです。

採用担当者の立場から見ると、断りを入れた上で同封された職務経歴書を迷惑に感じることはほぼありません。むしろ自分のキャリアを伝えようとする積極性として好意的に受け取られるケースが多いです。ただし、アルバイト採用など、明らかに職務経歴書が不要な採用規模の場合は無理に同封しなくても問題ありません。

添え状の書き方と7つの必須要素

添え状はA4サイズ1枚、横書き、パソコン作成が基本形式です。手書きでも問題はありませんが、職務経歴書との統一性を考えると、パソコン作成のほうがまとまりがよく見えます。

添え状に必ず記載すべき要素は以下の7つです。

要素	記載位置	ポイント
①日付	右上	投函する日付（書いた日ではなく）。和暦・西暦どちらでも可。職務経歴書と統一する
②宛名	左上	会社名は「株式会社」を省略せず正式名称で。担当者名がわかる場合は「〇〇様」、不明な場合は「採用担当者様」
③差出人情報	右側	氏名・住所・電話番号・メールアドレス。宛名より右下に配置する
④頭語・結語	本文前後	「拝啓」で始まり「敬具」で締める。「拝啓」と「敬具」は必ずセットで使う
⑤時候の挨拶	頭語の直後	月ごとに変える。後述の一覧表を参照
⑥本文	挨拶の後	応募の経緯と応募職種を3〜5行で簡潔に。自己PRや志望動機の長文は不要
⑦同封書類一覧	「記」の下	書類名と部数を箇条書き。最後に「以上」で締める

時候の挨拶は月ごとに変える（月別早見表）

時候の挨拶は「〇〇の候」形式が最もオーソドックスです。以下の一覧から投函月に合った表現を選んでください。

月	時候の挨拶の例
1月	厳冬の候　／　新春の候
2月	立春の候　／　余寒の候
3月	早春の候　／　春暖の候
4月	春陽の候　／　陽春の候
5月	新緑の候　／　薫風の候
6月	初夏の候　／　梅雨の候
7月	盛夏の候　／　酷暑の候
8月	晩夏の候　／　残暑の候
9月	初秋の候　／　爽秋の候
10月	秋涼の候　／　紅葉の候
11月	晩秋の候　／　霜降の候
12月	師走の候　／　歳末の候

フォーマルな印象を持たせたい場合は「〇〇の候」形式が適しています。堅すぎず自然な文体にしたい場合は「〇〇の季節となりました」のように置き換えても問題ありません。採用担当者が添え状の時候の挨拶で良し悪しを判断することはほぼないため、正確な月の表現を使うことだけを守れば十分です。

なお、添え状のスマホ作成・コンビニ印刷の手順については以下の記事も参考にしてください。

採用担当者が見てわかる「落とされるNG添え状」の特徴

添え状の出来が直接選考に影響することは少ないですが、明らかなNG例がある場合は「ビジネスマナーが身についていない」と判断されます。避けるべきNG例を採用担当者の視点から整理します。

手渡し・メールの場合はどうする？状況別の対応

直接持参・手渡しの場合

面接時などに書類を直接手渡しする場合、添え状の必要性は郵送より低くなります。採用担当者と直接対面しているため、書類が誰から何のために渡されたかは口頭でわかるからです。

ただし、添え状を用意している場合はそのまま同封するのが丁寧です。「不要だろう」と省略するより、準備している方が好印象を与えます。手渡しの場合でも郵送用テンプレートをそのまま使えます（「拝啓〜敬具」の形式で問題ありません）。

メール添付で提出する場合

職務経歴書をメールでPDF添付して送る場合、紙の添え状は不要です。代わりにメール本文が添え状の役割を果たします。

メール本文に記載すべき内容は以下の通りです。

• 件名：「【応募書類送付】〇〇職 氏名」のように、開封前に内容がわかる形式にする
• 宛名：「株式会社〇〇 人事部 採用担当者様」（郵送と同様）
• 本文：挨拶文、応募の経緯・応募職種、添付ファイルの説明、連絡先を簡潔に記載する
• 添付ファイル名：「氏名_履歴書.pdf」「氏名_職務経歴書.pdf」のように、誰のどの書類かがわかるファイル名にする

メール送付の場合も、添付し忘れ・ファイルが開けない状態で送付といったミスが起きやすいため、送信前に必ず確認してください。

また、病院・医療機関宛ての添え状には敬称のルールが異なる点があります。詳しくは以下の記事を参照してください。

まとめ

• 添え状はA4横書き・パソコン作成が基本。採用担当者は宛名・同封書類一覧・応募の経緯の3か所を確認する
• 履歴書と職務経歴書を同封する場合・職務経歴書のみの場合・求められていない場合の3パターンでテンプレートを使い分ける
• 時候の挨拶は月ごとに変える。本文は3〜5行に収め、自己PRの長文は職務経歴書に任せる
• 手渡しの場合も添え状を同封するのが丁寧。メール提出の場合はメール本文が添え状の役割を果たす
• 最大のNG例は宛名の誤字・使い回しと、同封書類の入れ忘れ。送付前に必ず照合する

職務経歴書の内容に自信がない場合は、書類を送付する前に添削サービスを活用するのも一つの選択肢です。

関連記事：職務経歴書の有料添削おすすめ5選

職務経歴書の添え状に関するよくある質問

添え状を入れ忘れた場合はどうすればよいですか？

添え状なしで書類が届いても、選考が無効になることはありません。ただし、入れ忘れに気づいた場合は「先ほどお送りした書類に添え状を同封し忘れておりました。誠に失礼いたしました」とメールで一言お詫びを入れると、誠実さのアピールになります。入れ忘れをそのままにしておくよりも好印象です。

添え状に応募動機を詳しく書いた方がよいですか？

採用担当者は添え状に長文の応募動機を求めていません。添え状の本文は「どこで求人を見たか」「どの職種に応募するか」を3〜5行程度で伝えるだけで十分です。応募動機や自己PRは職務経歴書に記載する内容です。添え状と職務経歴書の役割を分けることで、全体の書類が読みやすくなります。

添え状は手書きでも構いませんか？

手書きでも問題ありません。ただし、職務経歴書がパソコン作成の場合は添え状もパソコンで作成し、書類のフォーマットを揃えた方が統一感が出ます。手書きで丁寧に書く場合も、文字の乱れや修正テープの使用は避けてください。書き直しが必要な場合は新しい用紙を使ってください。

添え状の書き方で「拝啓」「敬具」以外の頭語・結語は使えますか？

転職活動の添え状では「拝啓〜敬具」の組み合わせが最もオーソドックスです。より丁寧な表現として「謹啓〜謹白」を使うことも可能ですが、過剰に堅くなるため一般的な企業への応募では「拝啓〜敬具」が適切です。必ず頭語と結語はセットで使い、「拝啓〜敬白」など誤った組み合わせは避けてください。