職務経歴書 簡単テンプレートPDF｜採用担当者が通過させる作り方

この記事では、職務経歴書のテンプレートをPDFで入手できる無料サービス5選を紹介します。テンプレートを使いながら採用担当者の目に止まる書類に仕上げるコツと、書類選考で落とされる人の共通パターン、書くことに詰まったときの解決策も解説します。

職務経歴書テンプレートPDFを「ダウンロードして終わり」にしてはいけない理由

無料でダウンロードできる職務経歴書テンプレートは数多くあります。しかし、採用担当者が毎日受け取る書類の中で、テンプレートをそのまま使っただけの書類は一目でわかります。フォーマットを整えることは最低ラインにすぎず、テンプレートに何をどう書き込むかが選考結果を分けるポイントです。

採用担当者がテンプレート書類で最初に確認すること

採用担当者が職務経歴書を開いて最初に目を向けるのは、冒頭の「職務要約」です。ここに5行以内で「何ができる人物か」が書かれているかどうかで、その後を読み続けるかどうかが決まります。

テンプレートを使うこと自体は問題ありません。問題なのは、フォーマットを整えることに満足して中身を応募先に合わせていないことです。採用担当者は同じ求人に何十枚・何百枚という書類を受け取ります。そのなかで「うちに来てほしい」と思わせる書類には、必ず応募先を意識した具体性があります。

PDF形式で提出する前に確認すべき3点

職務経歴書をPDF形式で提出する場合、送る前に以下を必ず確認してください。フォーマットが崩れたまま送ると、どれだけ中身がよくても第一印象で損をします。

• フォントが文字化けしていないか：Windows・Mac双方の環境で表示を確認する
• 余白が均一に保たれているか：A4一枚または二枚に収まっているか
• ファイル名が適切か：「職務経歴書_氏名_提出日」の形式が基本。「新しいMicrosoft Word文書.pdf」のままでは失礼にあたる

無料で使える職務経歴書テンプレートPDF【5選】

ここでは、職務経歴書のテンプレートを無料でダウンロードまたは作成できるサービスを5つ紹介します。各サービスの特徴を比較表にまとめたので、自分の状況に合ったものを選んでください。

サービス名	形式	特徴	向いている人
doda	Word/Excel→PDF変換	133職種対応テンプレート	職種が決まっている人
マイナビ転職	Word→PDF変換	97職種の記入見本付き	初めて作成する人
リクナビNEXT	Web入力→PDF自動生成	入力するだけで完成	時間をかけたくない人
テンプレートBANK	Word/Webフォーム→PDF	スマホから印刷まで完結	PCが苦手な人
Canva	Web→PDF出力	デザイン性の高いレイアウト	クリエイティブ職の人

doda ─ 133職種対応のテンプレートが揃う

dodaは国内最大規模の転職サービスのひとつで、職務経歴書のテンプレートをWord・Excel形式で無料ダウンロードできます。133職種に対応した記入例が用意されており、自分の職種を選べばどの欄に何を書けばよいかが一目でわかります。

ダウンロードしたWordファイルに必要事項を入力し、「名前を付けて保存」からPDF形式で出力すれば提出できる状態になります。職種別の記入例を見ながら書ける点が最大の強みで、初めて職務経歴書を作る方に特に向いています。

マイナビ転職 ─ 97職種の見本付きで書き方がわかる

マイナビ転職は、97職種に対応した職務経歴書テンプレートと書き方見本を無料で提供しています。テンプレートのダウンロードだけでなく、各職種の「記入ポイント」「アピールすべきスキル」の解説が付いているため、書き方で詰まりにくい構成です。

完成したWordファイルはPDF変換できます。営業・事務・ITエンジニア・医療職など幅広い職種に対応しており、自分の職種に合わせた書き方を学びながら作成できます。

リクナビNEXT ─ 入力するだけでPDFが自動生成される

リクナビNEXTのWeb履歴書機能は、フォームに情報を入力するだけでPDF形式の職務経歴書が自動で生成されます。WordやExcelを操作する手間が不要で、「とにかく簡単に作りたい」という方に最も向いているサービスです。

ただし、自動生成されたレイアウトは全員同じ形式になるため、差別化がしにくいという側面もあります。テンプレートの利便性を取るか、独自性を出すかは応募する職種や企業の規模によって判断してください。

テンプレートBANK ─ スマホからPDF印刷まで完結する

テンプレートBANKは、A4サイズに対応した職務経歴書テンプレートのWord編集とWebフォーム入力の両方に対応しています。スマホからでもフォームに入力してPDFを作成でき、コンビニ印刷まで完結します。

パソコンが手元にない状況での転職活動や、急いで書類を準備しなければならない場面で役立つサービスです。シンプルな構成のテンプレートが多く、初心者でも使いやすい設計になっています。

Canva ─ デザイン性の高いPDFを作れる

Canvaはグラフィックデザインツールとして知られていますが、職務経歴書テンプレートも豊富に用意されています。視覚的にわかりやすいデザインで、クリエイティブ職やポートフォリオと合わせて提出したい方に向いています。

ただし、デザインが凝りすぎると採用担当者にとって読みにくい書類になる場合があります。事務・営業・製造業など一般的な職種への応募では、シンプルなWordベースのテンプレートが基本です。Canvaを使う場合は、読みやすさを最優先にレイアウトを選んでください。

なお、AIを活用して職務経歴書を自動作成できるサービスについては、以下の記事でまとめています。

テンプレートPDFを活かす職務経歴書の簡単な書き方【4ステップ】

テンプレートを入手したら、次は実際に書き込んでいきます。採用担当者が評価する書類に仕上げるための4ステップを解説します。順番に進めるだけで、書くことに詰まりにくい流れになっています。

Step1: 職務要約 ─ 5行以内に「何者か」を伝える

職務要約は職務経歴書の冒頭に置く、自分の経歴を凝縮した自己紹介文です。5行以内（200文字程度）に収めることが基本ルールで、「業種・職種・経験年数・主なスキル」を盛り込みます。

Step2: 職務経歴 ─ 数字で業務量・実績を表現する

職務経歴の欄では、各職場での業務内容を箇条書きで記載します。採用担当者が最も注目するのは業務内容の「具体性」です。「営業業務を行っていました」では伝わらず、数字と事実で表現することが不可欠です。

NG表現	OK表現（数字で具体化）
多くのお客様に提案しました	月平均50件の提案活動を実施（新規20件・既存30件）
売上に貢献しました	担当エリアの年間売上：2億3,000万円（前年比108%）
チームをまとめていました	8名チームのリーダーとして月次目標の達成率を管理

数字が出しにくい業務については、「処理件数」「担当顧客数」「チーム規模」など間接的な規模感でも構いません。「量」「率」「順位」のいずれかで表現できないか考えてみてください。

Step3: 活かせるスキル ─ 応募先に合わせて絞り込む

スキル・資格欄は、持っているものをすべて列挙するのではなく、応募する職種で役立つものに絞るのが正解です。関係のないスキルを大量に並べると、本当にアピールしたいスキルが埋もれてしまいます。

• 営業職：CRM・SFAの操作経験、提案書作成ツール（PowerPoint等）、業界資格など
• 事務職：Excelのマクロ・関数、Wordでの書類作成、簿記資格など
• ITエンジニア：使用言語・フレームワーク・開発環境、関連資格など

Step4: 自己PR ─ テンプレートに頼らない独自の切り口を加える

自己PRはテンプレートにスペースが用意されていても、書き方まで用意されているわけではありません。ここが他の応募者と差がつく箇所です。採用担当者が思わず通過させたくなる自己PRには、次の要素が含まれています。

職務経歴書の各項目の詳しい書き方は、以下の記事で採用担当者の視点から解説しています。

テンプレートを使っても落とされる3つのパターン

テンプレートを正しく使っても書類選考を通過できない場合、原因はほぼ以下の3つのどれかです。提出前に心当たりがないか確認してください。

パターン①: 業務内容が抽象的で採用担当者が判断できない

「幅広い業務に携わりました」「チームに貢献しました」のような表現は、採用担当者に何も伝えません。業務内容は誰が読んでも具体的に想像できる文章で書く必要があります。同じ「営業」でも、対象が法人か個人か、新規かルートかで採用判断はまったく変わります。

パターン②: 実績欄に数字がひとつもない

成果を数字で表していない書類は、採用担当者から「実績が思い当たらない人」と判断されることがあります。「営業で頑張りました」という表現より「担当エリア売上を前年比120%に伸ばしました」という数字のほうが、圧倒的に説得力があります。

数字が出しにくい業務でも、「件数」「人数」「期間」「順位」のどれかで規模感を示すことは多くの場合できます。テンプレートを使ってフォームを埋めた後、改めて各項目に数字が入っているか確認してください。

パターン③: 応募先に関わらず同じ書類を使い回している

テンプレートを使うと「一度作った書類を使い回しやすい」という利便性があります。しかし全く同じ書類を複数社に送り続けると、書類選考の通過率は下がります。採用担当者は「うちに来たいのかどうか」を書類から読み取ります。

最低限、自己PRの末尾に応募先の事業・特徴に触れた一文を加えるだけで、書類の印象は変わります。テンプレートの本文部分は共通でも、締めの文章は毎回カスタマイズする習慣をつけてください。

書くことに詰まったら転職エージェントのサポートを活用する

テンプレートを入手して書き始めても、「自分の経歴をどう表現すればいいかわからない」「書いてみたが本当にこれで大丈夫か不安」という状態になる方は少なくありません。そのような場合は、転職エージェントが提供している書類添削サービスを活用するのが効率的です。

大手転職エージェントのほとんどは、キャリアアドバイザーによる職務経歴書の添削を完全無料で提供しています。採用担当者出身のアドバイザーが添削してくれるサービスもあり、自分では気づかないNG表現や差別化のポイントを指摘してもらえます。

また、どうしても自分で書くことが難しい場合には、代行サービスという選択肢もあります。

有料の添削サービスを活用したい場合は、こちらの記事で各サービスの違いをまとめています。

まとめ

• 職務経歴書のテンプレートPDFはdoda・マイナビ転職・リクナビNEXTなどから無料で入手できる
• テンプレートを使うこと自体は問題ないが、「中身を応募先に合わせる」ことが選考を通過する条件
• 採用担当者が最初に見るのは「職務要約（5行以内）」。ここで判断できない書類は後半を読まれない
• 業務内容は「件数・売上・達成率」など数字で表現するだけで説得力が大きく変わる
• 書くことに詰まった場合は転職エージェントの無料添削サービスを活用する

テンプレートはあくまで「器」です。採用担当者を動かすのは、その器に何を入れるかです。

職務経歴書テンプレートPDFに関するよくある質問

職務経歴書のテンプレートはどこでPDFダウンロードできますか？

doda・マイナビ転職・リクナビNEXTなどの大手転職サービスで無料ダウンロードできます。リクナビNEXTはWebフォームに入力するだけでPDFが自動生成されるため、WordやExcelの操作が苦手な方にも向いています。

職務経歴書はPDF形式で提出しても問題ありませんか？

多くの企業でPDF形式での提出は問題ありません。求人票や応募フォームに「Word形式で提出すること」という指定がある場合はその指示に従ってください。指定がない場合はPDFが基本です。ファイル名は「職務経歴書_氏名_提出日」のように整理しておくと採用担当者に好印象を与えます。

職務経歴書はA4何枚が適切ですか？

経験年数によって異なりますが、一般的には1〜2枚が目安です。新卒・第二新卒や転職回数が少ない場合はA4一枚にまとめるのが基本です。10年以上のキャリアがある場合は2枚まで許容されますが、3枚以上は採用担当者の負担になるため避けてください。テンプレートの多くはA4一枚・二枚の形式で設計されています。

テンプレートを使うと書類選考で不利になりますか？

テンプレートの使用が不利になることはありません。多くの採用担当者はフォーマットよりも中身を重視します。問題になるのは、テンプレートを埋めることに満足して応募先に合わせた中身を書いていない場合です。職務要約・実績の数値化・自己PRのカスタマイズができていれば、テンプレートを使っても書類選考を通過できます。