総務の職務経歴書テンプレート｜採用担当者が落とす書き方を徹底解説

この記事では、総務職の職務経歴書をどう書けば採用担当者の目に止まるかを解説します。テンプレートの使い方から、数値化しにくい業務の言語化法、採用を左右するNG例と例文まで順を追って説明します。

総務の職務経歴書が採用担当者に落とされる3つのパターン

総務は人事・経理を除くバックオフィス業務のほぼすべてを担う職種です。その幅広さゆえに、書き方を誤ると「何をやってきた人かわからない」書類になりやすい特徴があります。採用担当者が実際に落とす書き方には、共通した3つのパターンがあります。

業務内容が「各種事務業務」で終わっている

最も多い失敗は、業務内容を「庶務業務全般」「各種事務処理対応」といった曖昧な表現でまとめることです。採用担当者はこの一文から「具体的に何をやってきたか」を判断できません。

総務の仕事は企業によって内容が大きく異なります。「備品管理をしていたのか」「株主総会の運営を担っていたのか」「BCP策定に関わっていたのか」——書き方ひとつで、次の選考に進む人材かどうかが変わります。

企業規模・業種の情報が書かれていない

総務の仕事は、従業員50名の中小企業と500名の上場企業では内容がまったく異なります。採用担当者が「自社と近い規模・業種での経験か」を判断するために、企業の基本情報は必ず職務経歴書に記載してください。

記載すべき企業情報	記載例
業種	建設資材メーカー
従業員数	約200名（本社）
所属部署	総務部 総務課
在籍期間	2019年4月〜2024年3月（5年）

成果・数値の記載がない

「備品管理を担当していました」だけでは採用担当者の判断材料になりません。「月次の消耗品コストを前年比15%削減した」「社内規程を30本以上整備した」のように、業務の規模感や改善の結果を数値で示すことが選考通過率を左右します。

数値化が難しいと感じる方も多いですが、総務業務にも成果を表す指標は必ずあります。具体的な言語化の方法は後ほど詳しく説明します。

総務の職務経歴書テンプレートの基本構成

総務の職務経歴書は、大きく4つのブロックで構成します。各ブロックで「採用担当者が知りたいこと」を意識して書くことが重要です。

① 職務要約（3〜5行でまとめる）

職務要約は採用担当者が最初に目を通す部分です。「何年、どの業種・規模の会社で、どのような総務業務に携わってきたか」を3〜5行で端的にまとめます。

職務要約の役割は書類の「第一印象」を決めることです。詳細はあとのブロックで書くので、ここでは全体像を伝えることだけに集中してください。

② 職務経歴（企業情報＋業務内容＋成果）

職務経歴欄は3つの要素をセットで書きます。

• 企業情報：社名・業種・従業員数・所属部署・在籍期間
• 業務内容：担当した業務を箇条書きで具体的に列挙
• 成果・実績：コスト削減・業務効率化・制度構築などの結果を数値で示す

複数社での経験がある場合は、新しい在籍先から順番に（逆年代順で）記載するのが基本です。職務経歴書の書き方の基本については別記事で詳しく解説しています。

③ 活かせる能力・スキル一覧

総務担当者がアピールできる主なスキルを表にまとめておくと、採用担当者が即戦力かどうかを素早く判断できます。

スキル・知識	記載例
法務・コンプライアンス	社内規程の整備・改訂、就業規則の管理
ファシリティ管理	オフィス移転の企画・運営（50名規模）
安全衛生管理	衛生委員会の運営、ストレスチェック実施
PCスキル	Word・Excel・PowerPoint（中級）
資格	衛生管理者1種、ビジネス実務法務検定2級 など

スキル欄の書き方と例文については、活かせる能力の書き方と例文も参考にしてください。

④ 自己PR

自己PRでは、単なる業務の羅列ではなく「その経験から何を学び、次の職場でどう活かせるか」を書きます。総務職の場合、課題発見力・調整力・コスト意識といった汎用スキルをどう発揮してきたかを、具体的なエピソードとともに示すことが有効です。

採用担当者が通したくなる例文集

ここでは、職務要約・業務内容・自己PRそれぞれの良い例とNG例を示します。自分の経験に当てはめながら確認してください。

職務要約の例文（良い例・NG例）

業務内容欄の書き方と例文

業務内容は箇条書きで列挙するのが基本です。採用担当者が短時間で全体を把握できるよう、業務カテゴリを分けて記述すると読みやすくなります。

自己PR欄の例文

自己PRは「スキルの有無」より「課題をどう解決してきたか」を書く欄です。エピソードとその結果をセットで書くことで、採用担当者に具体性を示せます。

「数値化しにくい」総務業務の言語化テクニック

総務の仕事は「数字で測れない」と思われがちです。しかし実際には、見え方を変えるだけで成果を数値化できる業務がほとんどです。業務カテゴリ別に具体的な言語化の方法を示します。

備品・施設管理の書き方

備品管理は、業務の「規模感」と「改善の結果」を組み合わせることで成果を示せます。

言語化の視点	書き方の例
業務の規模感	全社200名分の消耗品・OA機器を管理
コスト削減	発注方法の見直しにより年間コスト15%削減
管理品目数	備品管理台帳を整備し、管理品目数を50→80品に拡充
プロジェクト規模	本社移転プロジェクトに従事（2フロア・200坪）

社内規程・制度構築の書き方

社内規程の管理・整備は、「何本の規程を管理したか」「法改正にどう対応したか」という観点で数値化できます。

新制度の立ち上げ経験がある場合は特に評価されます。「育児介護休業規程を法改正に合わせて改訂し、社内説明会を3回実施」のように、制度を動かした実績として書いてください。

部門間調整・社内横断業務の書き方

総務が担う社内横断業務（株主総会準備・社内行事・安全衛生委員会など）は、「規模」と「関係者数」で具体性を出せます。

• 株主総会の事務局として準備・当日運営を担当（参加者約300名規模）
• 全社防災訓練を企画・実施（年2回、対象200名）
• 衛生委員会の事務局として運営・議事録作成を月次で担当
• 5部門の調整を行い、オフィス移転を予算内・工期通りに完了

複数の部署を調整しながら業務を進めた経験は「折衝力・コミュニケーション力」のエビデンスになります。「〇部門と調整し」「関係者×名との合意を得た上で」という記述を意識して加えてください。

成果の書き方で悩む場合は、実績なしの職務経歴書の書き方も参考にしてください。

大企業出身か中小企業出身かで変わる書き方の重点

総務の職務経歴書で見落とされがちな点として、「出身企業の規模によってアピールすべきポイントが変わる」ことがあります。採用担当者は「自社の規模感に近い環境での経験か」を必ず確認しています。

大企業出身の場合

大企業では総務の業務が細分化されているため、「特定業務の専門家」として書くのが基本です。その一方で、転職先が中小企業の場合は「他の業務も幅広くこなせるか」を懸念されます。

中小企業出身の場合

中小企業では一人で複数業務を掛け持ちすることが多く、「業務の幅の広さ」こそが最大のアピールポイントになります。

部署異動の経験がある方は、職務経歴書の異動歴の書き方も合わせて確認しておいてください。

まとめ

• 採用担当者に落とされる総務の職務経歴書には「曖昧な業務記述」「企業規模の未記載」「成果の欠如」という共通点がある
• テンプレートの基本構成は「職務要約・職務経歴・スキル一覧・自己PR」の4ブロック
• 数値化しにくい業務も「規模感・管理本数・コスト削減率」という視点で言語化できる
• 出身企業の規模（大企業か中小企業か）によってアピールの重点が変わる

職務経歴書の書き方で迷ったときは、採用担当者が「この人と会ってみたい」と思えるかどうかを基準にしてください。具体性のある一枚が、書類選考の通過率を大きく変えます。

総務の職務経歴書に関するよくある質問

総務の職務経歴書は何枚が適切ですか？

転職の場合は2枚以内が基本です。経験が複数社・10年以上にわたる場合でも3枚を超えると読まれにくくなります。業務内容は箇条書きで簡潔にまとめ、直近の経験を中心に書くことで2枚に収まることがほとんどです。

総務の仕事に資格は必要ですか？職務経歴書に書けるものがありません

資格がなくても書類選考で落ちることはほとんどありません。衛生管理者・ビジネス実務法務検定・社会保険労務士などは取得していれば有利になりますが必須ではありません。資格欄に書けるものがない場合は、業務で習得したスキル（Excel・法改正対応経験など）をスキル欄に詳しく記載することで補えます。

総務経験が1〜2年しかありませんが、職務経歴書に書けますか？

1〜2年の経験でも十分に書けます。経験年数が短い場合は「何を担当したか（業務の具体性）」と「何を学び改善したか（成長の跡）」を前面に出すことが重要です。担当業務が限られている場合は、補助的に関わった業務や自主的に取り組んだことも合わせて記載し、積極性をアピールしてください。