電子履歴書でバイト応募｜採用担当者が落とすNGと正しい作り方

この記事では、アルバイト応募で電子履歴書を使う際の正しい作り方と送り方を、採用担当者視点で解説します。無料で使えるスマホ対応ツールの選び方から、PDFでの送付マナー、採用担当者が実際に見るNGポイントまで具体的に紹介します。

アルバイト応募で電子履歴書を使っても問題ない？

結論から言うと、電子で作成してPDF形式で送る方法は、アルバイト採用において問題ありません。アルバイト採用担当者を対象とした調査では、「手書きでもパソコンでもどちらでも構わない」と回答した割合が約75%に達しています。

ただし、電子で送る場合にも守るべきルールがあります。この点をおろそかにすると、どれだけ丁寧に作成した履歴書でも「雑な応募者」という印象を与えかねません。

採用担当者の約75%が「どちらでもOK」と回答

アルバイト採用担当者の多くは、手書きかPCかよりも「内容が正確に伝わるか」「読みやすいか」を重視しています。ただし、残り25%の企業は手書きを好む場合もあります。

応募前に求人票や企業サイトに「手書きでお送りください」などの指示がないか確認するのが確実です。指示がなければ、電子で作成した履歴書で問題ありません。

電子で送っても印象が下がらない3つの条件

採用担当者が「電子でも丁寧」と判断する履歴書には、次の3つの共通点があります。これを守るだけで、電子履歴書に対するネガティブな印象は防げます。

電子履歴書の作り方【3ステップ】

電子履歴書を作成する手順は大きく3つです。ツールによって操作画面は異なりますが、基本的な流れは共通しています。

ステップ1：アルバイト用フォーマット・ツールを選ぶ

アルバイト応募用の履歴書には、一般的な転職用と異なる特徴があります。フォーマット選びの段階でこの点を確認しておくと、後から書き直す手間が省けます。

• 勤務希望曜日・時間の記入欄がある（シフト希望を書く欄が必要）
• 自己PR欄が比較的コンパクト（転職用と比べて短くて問題ない）
• 未成年向けに保護者同意欄が設けられている場合がある

転職用のフォーマットをアルバイト応募に流用すると、シフト希望を書く欄がなく、別途書き添える必要が生じます。最初からパート・アルバイト対応のフォーマットを選ぶのが効率的です。

フォーマットは無料でダウンロードできるものが多数あります。詳しい選び方は履歴書テンプレート無料おすすめで解説しています。

ステップ2：各項目を入力する（アルバイト特有の注意点）

電子作成では文字の修正が容易なため、入力ミスや漏れに気づかないまま送ってしまうケースがあります。採用担当者が最初に確認する項目を中心に、丁寧に入力してください。

特にアルバイト応募で重要なのが本人希望欄（シフト希望欄）です。「相談次第」「応相談」のみの記入は、採用担当者から「シフト調整が難しい応募者」と判断されやすくなります。

ステップ3：PDF形式で保存・書き出す

電子履歴書を送付する際は、必ずPDF形式に変換してから送ります。WordやExcelのまま送ると、受信側の設定によってレイアウトが崩れる可能性があるためです。

作成ツール	PDF変換方法
Word（Windows）	ファイル → 名前を付けて保存 → ファイルの種類：PDF
Word（Mac）	ファイル → プリント → PDFとして保存
Googleドキュメント	ファイル → ダウンロード → PDF形式
Yagishなどの専用ツール	ツール内でそのままPDFダウンロード

変換後は必ずPDFを開いて、フォントの崩れや空白の広がりがないかを確認してください。変換後の確認を忘れると、採用担当者に読めない状態の書類が届くリスクがあります。

スマホだけで完結！無料で使えるアルバイト向け電子履歴書ツール

電子履歴書の作成は、スマホのみで完結できます。パソコンを持っていない場合でも問題はありません。以下の3つのツールは無料で使えて、スマホに対応しています。

Indeed（インディード）履歴書作成

Indeedの履歴書作成機能は、スマホから操作でき、作成後はPDFとしてダウンロードできます。アルバイト・パート向けフォーマットにも対応しており、作成した履歴書をIndeedの求人への応募に直接使用することもできます。シンプルな操作で、初めて履歴書を作成する人にも使いやすい設計です。

Yagish（ヤギッシュ）

会員登録不要で即時使えるWebサービスです。スマホから操作でき、作成したPDFをセブン・ローソン・ファミマのコンビニで印刷できます。「メールで送りたい」「当日持参で印刷も必要」という両方のケースに対応している点が便利です。フォーマットの種類も豊富で、アルバイト用も選択できます。

タウンワーク（レジュメアプリ）

バイト求人サイト「タウンワーク」のアプリで作成する履歴書サービスです。シフト希望欄など、アルバイト応募に特化した項目が充実しており、タウンワーク経由の応募に直接使用できます。証明写真はアプリ内で撮影・加工が可能です。

より詳しいツール比較は以下の記事で解説しています。

採用担当者視点で選んだ履歴書作成ツールのおすすめ7選も参考にしてください。

スマホだけで作成から印刷まで完結させたい場合は、以下の記事も参考にしてください。

メールで送る前に確認！採用担当者が見る5つのポイント

電子履歴書をメールで送る際は、「添付ファイルを送る」だけが目的ではありません。採用担当者にとって「受け取りやすく、わかりやすい」送り方をすることが前提です。以下の5点を送信前に確認してください。

①ファイル名は「氏名_履歴書.pdf」に統一する

採用担当者は複数の応募者の書類を同時に管理しています。ファイル名に氏名が入っていないと、誰の書類かを瞬時に判断できません。管理の手間を増やす応募者は、それだけで「気が利かない人」という印象を与えます。

②件名は「応募書類送付のご連絡（山田太郎）」が基本

件名のないメールや曖昧な件名のメールは、迷惑メールフォルダに振り分けられる可能性があります。また、件名から送り主と目的がわかることで、採用担当者の対応が早くなります。

③パスワード設定は応募先の指示に従う

個人情報保護の観点からPDFにパスワードを設定する方法もあります。ただし、指示がない場合はパスワード設定は不要なことがほとんどです。設定する場合は、パスワードを「別メール」で送付することを忘れないでください。

同じメールにパスワードを記載すると、パスワードが流出した場合に意味がなくなります。「先ほどお送りしたファイルのパスワードは〇〇〇〇です」という形で、別送することが原則です。

④添付前に必ず開いてレイアウトを確認する

PDF変換後は、別のデバイスやPDFビューアーで必ず開いて確認します。特に以下の3点をチェックしてください。

• 文字化けや豆腐（□）になっている文字がないか
• 表やフォントのレイアウトが崩れていないか
• 写真がきちんと表示されているか

⑤送信前に宛先アドレスを再確認する

送信ボタンを押す前に、宛先のメールアドレスが正しいかを確認してください。メールの誤送信は取り消せません。応募先のアドレスはコピー&ペーストで入力し、手打ちのミスを防ぎましょう。

採用担当者が実際に落とすNGパターン5選

電子履歴書での応募が原因で書類選考に落ちるケースには、共通したパターンがあります。それぞれの理由を理解しておくと、応募前のチェックリストとして活用できます。

NGパターン①：Word形式（.docx）のまま添付

Word形式で送ると、受信側のWord設定やフォントによってレイアウトが崩れます。採用担当者が「崩れた履歴書」を見た時点で、書類の内容より先に「PC操作が不慣れな応募者」という印象がつくことがあります。

NGパターン②：志望動機欄が「なし」または空欄

電子作成の場合、入力を省略しやすくなります。しかし採用担当者は志望動機から「なぜここで働きたいのか」を判断します。アルバイトであれば長文は不要ですが、空欄や「なし」のまま送付すると応募意欲がないと判断されます。

NGパターン③：メール本文が1〜2行のみ

採用担当者が受け取るメールの本文に最低限必要なのは、宛先・氏名・連絡先・送付内容の4つです。「添付します」だけでは要件が伝わらず、採用担当者の印象を損ねます。

NGパターン④：パスワード設定後に解除方法を知らせない

PDFにパスワードを設定した場合、必ず別メールでパスワードを送付してください。採用担当者がファイルを開けない状態になると、書類を確認できずに「対応不可」と判断されることがあります。同じメールにパスワードを記載するのは意味がないため、別送が必須です。

NGパターン⑤：証明写真の貼り忘れ

電子作成では、証明写真のデータを貼り付ける作業を忘れやすくなります。採用担当者が受け取った履歴書の写真欄が空白のままでは、本人確認の手段がなく、書類として不完全な状態になります。送信前に写真欄が正しく表示されているかを必ずPDFを開いて確認してください。

応募方法別の電子履歴書の提出手順

電子履歴書の提出手順は、応募方法によって異なります。主な3パターンを確認しておきましょう。

【メール応募】の場合

メール応募は最も一般的な電子履歴書の提出方法です。以下の手順で送付します。

• 作成済みの履歴書をPDF形式で保存する
• メールソフトを開き、宛先アドレスをコピー&ペーストで入力する
• 件名を入力する（例：アルバイト応募書類のご送付（山田太郎））
• 本文に挨拶文・氏名・連絡先を記入する
• PDFファイルを添付する
• 宛先・件名・添付ファイルを再確認してから送信する

【求人サイトのフォーム】から応募する場合

Indeed、タウンワーク、バイトルなどの求人サイトから応募する場合は、サイト独自のフォームへの入力が求められます。フォーム経由では、事前に作成したPDFをアップロードするケースと、フォームへ直接入力するケースがあります。

フォーム経由の応募はメール送付のマナーを気にする必要はありませんが、各項目を空欄なく丁寧に入力することが重要です。特にシフト希望欄と志望動機欄は必ず記入してください。

Webサービスで履歴書を作成する場合の比較は、web履歴書おすすめ9選で詳しく解説しています。

【当日持参・印刷が必要】な場合

応募先から「当日に紙の履歴書を持参してください」と求められた場合は、電子作成したPDFをコンビニで印刷することで対応できます。プリンターがない場合でも、スマホからコンビニ印刷が可能です。

コンビニ	印刷サービス	スマホからの方法
セブン-イレブン	netprint / マルチコピー機	netprintアプリから送信
ローソン	Loppi・マルチコピー機	PrintSmash等のアプリを使用
ファミリーマート	マルチコピー機	PrintSmash等のアプリを使用

印刷後は写真がきちんと印刷されているかを確認してください。また、折り曲げずにクリアファイルに入れて持参するのが基本マナーです。

印刷対応のサービス比較はオンライン履歴書おすすめ7選でも解説しています。

まとめ

• 採用担当者の約75%が「手書き・PCどちらでもOK」と回答しており、電子履歴書でのバイト応募に問題はない
• 電子履歴書は必ずPDF形式で保存・送付する。Word形式のまま送るのはNG
• ファイル名は「氏名_履歴書.pdf」の形式に統一する
• メール本文には宛先・氏名・連絡先・送付内容を必ず記載する
• アルバイト用フォーマットはシフト希望欄があるものを選ぶ
• 送信前に、写真の貼り付けとレイアウトの確認を必ず行う
• スマホのみでも無料ツールを使えば電子履歴書の作成から送付まで完結できる

電子履歴書の作成に不安がある場合は、無料のWebツールやアプリを活用することで、スマホのみでも書類を仕上げることができます。履歴書作成サービス・アプリの詳しい比較も参考にしてください。

電子履歴書・アルバイト応募に関するよくある質問

電子履歴書はWordとPDFのどちらで送るべきですか？

PDFで送るのが基本です。Word形式（.docx）はお互いの環境によってレイアウトが崩れる可能性があります。応募先から指定がない限り、必ずPDF形式に変換してから添付してください。WordやGoogleドキュメントを使っている場合は、ファイル保存の際に「PDF形式」を選択するか、「プリント→PDFとして保存」で変換できます。

スマホのみで電子履歴書を作れますか？

はい、作成できます。Indeed、Yagish（ヤギッシュ）、タウンワークのレジュメアプリなど、スマホに対応した無料ツールがあります。作成後はPDF形式で保存し、メール送付やコンビニ印刷に活用できます。パソコンがない場合でも電子履歴書の作成・提出が可能です。

バイトの電子履歴書に手書きの日付・署名は必要ですか？

電子作成の場合、日付はデータ入力で構いません。手書きの署名欄があるフォーマットを使用している場合は、印刷後に手書きで記入するか、電子送付の場合はテキスト入力で代替できます。応募先から手書き署名を求める指示がない限り、入力した日付のみで問題ありません。

参考：高校生の履歴書の書き方｜初めてでも落とされない全項目解説

参考：フリーターの履歴書の書き方｜職歴・空白期間を採用担当者目線で解説