職務経歴書テンプレートexcel｜採用担当者が通す書類の作り方

この記事では、職務経歴書のExcelテンプレートを無料でダウンロードできるサイトと、採用担当者が書類選考で確認するポイントを解説します。フォーマットの種類・選び方、ExcelとWordどちらを使うべきかの答え、PDF変換して提出するまでの手順を網羅しています。

職務経歴書のExcelテンプレートを無料でダウンロードする方法

職務経歴書のExcelテンプレートは、転職サービスの運営サイトが無料で配布しています。ダウンロードして簡単に書き始められる形式から、職種別の記入例付きまで、目的に応じて選べます。

サイト名	ファイル形式	職種対応	特徴
doda	Word・Excel・PDF	あり（職種別）	逆編年体式・キャリア式など4形式を用意。記入例付き
マイナビ転職	Word・Excel	97職種対応	職種別の書き方見本とテンプレートがセット
リクナビNEXT	Word・Excel	110職種対応	最多職種数。逆編年体式・編年体式・キャリア式・スキルシート式を網羅
ビズオーシャン	Word・Excel・PDF	なし（汎用）	シンプルな汎用テンプレートが多数。登録不要で即ダウンロード可能

はじめて職務経歴書を作成する場合は、マイナビ転職またはリクナビNEXTを選ぶと、自分の職種に合った書き方見本を参照しながら進められます。「とにかく簡単に書き始めたい」という場合はビズオーシャンのシンプルなテンプレートが使いやすいです。

職務経歴書のフォーマット4種類と選び方

Excelテンプレートには主に4つの形式があります。形式を間違えると採用担当者が読みにくくなるため、自分の経歴パターンと照らし合わせて選んでください。

形式	書き方の特徴	向いている人
逆編年体式	直近の職歴から時系列を遡って書く	転職回数が少ない・キャリアが一貫している人
編年体式	古い経歴から順番に書く	新卒・第二新卒・経歴が段階的に成長している人
キャリア式	業務内容・職種ごとにまとめて書く	転職回数が多い・複数社で同じ業務をしてきた人
スキルシート式	プロジェクト・案件単位で書く	ITエンジニア・コンサルタント・フリーランス経験者

書き方に迷う場合は、テンプレートをそのまま埋めるだけでなく、AIツールで下書きを作成してから内容を整える方法もあります。職務経歴書の自動作成ツールと組み合わせると、下書き作成の時間を大幅に短縮できます。

ExcelとWordどちらで職務経歴書を作るべきか

「Excelで作ったら採用担当者に失礼ではないか」という疑問はよく耳にします。結論として、採用担当者はExcelかWordかを特にこだわりません。ただし、提出方法に一つだけ条件があります。

採用担当者が職務経歴書を受け取る形式は、PDF形式がほとんどです。Word・Excelのまま送ると、開く環境によってレイアウトが崩れることがあります。受け取る側にとっても、編集できない状態のPDFのほうが管理しやすいのが実情です。

比較項目	Excel	Word
表・数値の整理	◎ 得意	△ やや手間がかかる
文章の書きやすさ	△ セルに書くので窮屈	◎ 流れが自然
印刷・PDF変換	△ 印刷範囲の設定が必要	○ 比較的シンプル
採用担当者の評価	○ 問題なし（PDF提出前提）	○ 問題なし（PDF提出前提）

普段からExcelを使い慣れているなら、無理にWordに変える必要はありません。最終的にPDF変換して提出すれば、採用担当者の目には同じ書類として映ります。

Excelテンプレートを使った職務経歴書の書き方

テンプレートをダウンロードしても、何を・どう書けばいいかで手が止まる人が多いです。採用担当者が書類を見る順序を知っておくと、書くべき内容の優先順位が明確になります。

職務要約（冒頭のプロフィール欄）の書き方

多くのテンプレートには冒頭に「職務要約」または「自己紹介」欄があります。ここは採用担当者が最初に目を通す部分で、3〜5行で経歴の全体像を伝える箇所です。

書くべき内容は、①業種・職種、②経験年数、③代表的な実績または強みの3点です。この3点が明確に書かれていると、採用担当者は残りのページを読む前に「どんな人材か」をつかめます。

職務経歴の書き方｜採用担当者が30秒で判断する3か所

採用担当者が1枚の職務経歴書に目を通す時間は、最初のスクリーニングで30秒前後と言われています。この30秒で確認しているのは、次の3か所です。

業務内容の詳細（何の仕事をしていたか）は、書類選考通過後の面接準備段階で確認されます。つまり、最初のスクリーニングで評価されるのは「数字で示された実績」です。業務内容の箇条書きだけが並んでいる書類は、どれだけ丁寧に書いても差別化につながりません。

数字で書けるものは必ず書いてください。「担当顧客数100社」「月次レポート作成20件」のような規模感でも、何もないよりはるかに採用担当者の記憶に残ります。

自己PRの書き方

自己PRは「この人は次の仕事でどう活躍するか」を採用担当者に伝える欄です。強みを3つ並べるより、強みを1つに絞って具体的なエピソードで裏付ける方が印象に残ります。

構成は「強み（一文）→ 具体的なエピソード（2〜3文）→ 次の仕事への活用（一文）」の順で書くと採用担当者が読みやすくなります。エピソードに数字を入れられるなら必ず入れてください。

書類を自分で仕上げるのが難しい場合は、プロに添削を依頼する方法もあります。職務経歴書の有料添削サービスと無料の転職エージェント添削との違いを比較した記事も参考にしてください。

採用担当者が確認する職務経歴書のNG例

Excelテンプレートを使って作成した職務経歴書でも、書類選考の通過率を下げているパターンがあります。内容より先に「見た目・構成」で落とされているケースも少なくありません。

• セルの結合が多すぎてPDF変換後に崩れている：セルを結合して見た目を整えようとするとPDF変換で崩れやすくなります。テンプレートの元の構造をできるだけ維持してください
• 業務内容が抽象的な箇条書きだけ：「○○を担当」「○○を行う」のみで実績や規模感の数字が一切ない書類は、採用担当者の記憶に残りません
• 3ページ以上に及ぶ：職務経歴書はA4で2ページ以内が基本です。3ページを超えると「自分の経歴を整理できない人」という印象を与えます
• フォントサイズが小さすぎる：情報を詰め込もうとして9pt以下にすると、採用担当者がスキャンしたPDFで読めなくなります。本文は10.5〜11ptを守ってください
• ExcelファイルをそのままEメールで送付：必ずPDFに変換してから提出してください

ExcelファイルをPDFに変換して提出する手順

職務経歴書が完成したら、PDF変換してから提出します。変換前に必ず印刷プレビューで全ページのレイアウトを確認してください。

Windowsでの変換方法

• Excelを開き、「ファイル」→「名前を付けて保存」を選択する
• 保存形式のプルダウンから「PDF (*.pdf)」を選択する
• 複数シートがある場合は「オプション」→ 印刷対象を「ブック全体」に設定する
• 「保存」をクリックしてPDFを生成する

Macでの変換方法

• Excelを開き、メニューから「ファイル」→「プリント」を選択する
• 画面左下の「PDF」をクリック→「PDFとして保存」を選択する
• 保存先とファイル名を設定して「保存」をクリックする

職務経歴書の作成そのものを外部に委託したい場合は、無料の転職エージェントによるサポートを活用する方法があります。職務経歴書の代行サービスについては別記事で詳しくまとめています。

まとめ

• 職務経歴書のExcelテンプレートはdoda・マイナビ転職・リクナビNEXTなどで無料ダウンロードできる
• フォーマットは転職回数が少ない人には「逆編年体式」、転職回数が多い人には「キャリア式」が向いている
• ExcelとWordのどちらで作成しても問題ない。提出前に必ずPDF変換すること
• 採用担当者が30秒のスクリーニングで見るのは「在籍期間・数字で示した実績・自己PR」の3か所
• 書類はA4で2ページ以内に収め、フォントサイズは10.5〜11ptを守ること

テンプレートを使えば書類の形式は整います。採用担当者に通過させてもらえるかどうかは、数字を使った実績の書き方で決まります。

職務経歴書のExcelテンプレートに関するよくある質問

ExcelとWordどちらで作成した職務経歴書が採用担当者に好印象ですか？

採用担当者の多くはExcelかWordかを特に気にしません。最終的にPDF変換して提出するため、開く環境に左右されないからです。普段使い慣れているほうで作成してください。

職務経歴書のExcelテンプレートはA4何枚が適切ですか？

A4で2ページ以内が基本です。経験が浅い場合は1ページでも問題ありません。3ページ以上になる場合は、古い職歴の業務内容を要約して削るか、スキルシートと職務経歴を分けて提出する方法があります。

職務経歴書でExcelのシートを複数枚使っていいですか？

使っても問題ありませんが、PDF変換時に全シートが正しく含まれているか必ず確認してください。複数シートの場合は「職務要約」「職務経歴」「スキル」の順に整理すると採用担当者が読みやすくなります。

転職回数が多い場合でもExcelテンプレートで対応できますか？

対応できます。転職回数が多い場合は「キャリア式」のテンプレートを選んでください。職歴ごとに記載すると行数が増えすぎるため、業務内容をカテゴリ別にまとめると2ページ以内に収まりやすくなります。