この記事では、営業アシスタントの職務経歴書の書き方を採用担当者の視点で解説します。書くことがない・数字が出しにくいと感じる場合の対処法、採用担当者が30秒でチェックするポイント、通過率の上がる例文をまとめました。
採用担当者が職務経歴書で最初に確認する3箇所
採用担当者は一枚の職務経歴書を30秒ほどで確認します。その30秒で何を見ているかを知っておくことが、書く内容を整理する第一歩です。書く前に「採用する側の目線」を把握しておくと、情報の取捨選択が格段にしやすくなります。
①職務要約の冒頭3行で即戦力かどうかを見極める
職務要約は、採用担当者が最初に目を通す箇所です。「何年間、どんな規模のチームで、何を担当してきたか」が3行で伝わるかどうかが、続きを読んでもらえるかの分岐点になります。
採用担当者はここを見ている
- 何人の営業担当をサポートしてきたか（チームの規模感）
- 同業界・同規模の企業での経験があるか（学習コストの判断）
- 転職の動機がポジティブな方向か（定着率の予測）
②業務内容でツール・スキルの具体性を確認する
営業アシスタントは似た求人に対して多くの応募が集まります。採用担当者が書類を絞り込む際に最も参考にするのが「使えるツールとその習熟度」です。「Excel得意」ではなく、どの機能まで使えるかが判断基準になります。
採用担当者はここを見ている
- ExcelはVLOOKUP・ピボットテーブルまで使えるか
- SalesforceなどのCRM・SFAの操作経験があるか
- 複数の営業担当を同時にサポートした経験があるか
③自己PRで「事務の枠を超えた貢献」を見る
採用担当者が営業アシスタントに期待するのは、業務をこなすだけでなく「営業チームの成果を底上げできる人材」です。課題に気づいて自分から動けるかどうかを、自己PRで判断します。
「言われたことだけをこなしてきた」という内容に終始すると、他の候補者と差がつきません。業務の中で改善や工夫をしたエピソードを一つ添えるだけで、採用担当者の印象は大きく変わります。
営業アシスタントの職務経歴書の基本構成と各項目の書き方
職務経歴書には決まったフォーマットはありませんが、採用担当者が読みやすい構成はほぼ共通しています。以下の5項目を基本の枠として使いましょう。
| 項目 | 書くべき内容 | 目安の量 |
|---|---|---|
| 職務要約 | 経歴の概要・強み | 4〜6行 |
| 職務内容 | 担当業務・業務規模・ツール | 10〜15行 |
| 実績・成果 | 改善・効率化・評価されたこと | 3〜5行 |
| 保有スキル | PCスキル・語学・資格 | 3〜5行 |
| 自己PR | 強み・働き方・職場への貢献 | 8〜12行 |
職務要約の書き方
職務要約は職務経歴書全体の「見出し」です。採用担当者がここを読んで「もっと詳しく見たい」と思えるかどうかが、書類の命運を左右します。在籍期間・チーム規模・主な担当業務・使用ツールの4点を含めて書くと、情報が整理しやすくなります。
良い例
株式会社〇〇にて営業アシスタントとして4年間、8名の営業担当のサポート業務を担当しました。受発注管理・在庫照会・請求書作成のほか、顧客との電話応対（月平均200件）も担当。SalesforceとExcel（ピボットテーブル・VLOOKUP）を日常的に使用しており、業務フロー改善の提案も積極的に行ってきました。
NG例
営業アシスタントとして4年間働いてきました。事務全般を担当していました。「事務全般」では業務規模もスキルも何も伝わりません。採用担当者は「誰でも書ける無難な表現」では次を読みません。
担当業務の書き方と数字の入れ方
担当業務欄は、業務の内容と規模がわかるよう箇条書きで記載します。ポイントは、業務名だけでなく「月何件」「何名分」のような頻度・量を添えることです。採用担当者に業務処理能力の目安を渡す意識で書きましょう。
担当業務の記載例
- 受発注管理・在庫照会・出荷指示（月間300件）
- 見積書・請求書の作成（月40〜50件）
- 顧客からの電話・メール対応（月200件以上）
- 週次売上集計レポートの作成（Excel・ピボットテーブル使用）
- 社内資料・提案書の作成（Word・PowerPoint）
- 新規顧客のマスタ登録・Salesforceへのデータ入力
保有スキルの書き方（PCスキルの具体的な記載）
「Excel・Word・PowerPoint（いずれも普通レベル）」という書き方では、採用担当者に何も判断できる材料を渡していません。使える機能・ツール名を具体的に列挙することで、書類選考の通過率が変わります。
| NG例 | OK例（具体的な記載） |
|---|---|
| Excel（普通レベル） | Excel（VLOOKUP・ピボットテーブル・グラフ作成） |
| Word、PowerPoint使用可 | Word（書式設定・差し込み印刷）、PowerPoint（提案書作成） |
| SFA使用経験あり | Salesforce（商談管理・顧客データ更新・日報入力） |
| 会計ソフト使用可 | freee（請求書作成・支払管理）、MoneyForward経費精算 |
自己PRの書き方
自己PRは「自分がどんな人間か」ではなく、「採用した場合に職場にどんな貢献ができるか」を示す場所です。強みを語る際は抽象的な表現ではなく、職場での具体的なエピソードとセットで記載します。文字数は300〜400字が目安です。
良い自己PR例文
営業アシスタントとして8名のチームのサポートを担当するなかで、受注確認から請求書発行までのリードタイムに担当者ごとのばらつきがあることに気づきました。確認フローを整理したチェックリストを作成・共有したところ、平均処理日数が3日から2日に短縮され、営業担当から「ミスが減った」と評価を受けました。数字には直接表れにくい業務でも、仕組み化できる箇所を見つけて動くことを意識しています。
「チームへの具体的な貢献」「問題を発見して解決したプロセス」「継続的に意識していること」の3点を軸にまとめると、採用担当者に読まれる構成になります。
職務経歴書全体の書き方については、以下の記事もあわせて参照してください。
成果が数字で示せない場合の書き方
営業アシスタントの多くが直面するのが「数字で成果を語れない」という壁です。しかし採用担当者が求めているのは「売上〇千万円達成」のような数字だけではありません。業務の規模や改善の実績も、正しく書けば十分な評価対象になります。
「量」で示す：件数・人数・頻度
成果として数字がなくても、業務の量を示す数字は取り入れられます。「月何件」「何名担当」「週何回」といった頻度・規模の数字は、業務処理能力の目安として採用担当者が参考にする情報です。
| 抽象的な書き方 | 量を加えた書き方 |
|---|---|
| 電話対応を担当していた | 顧客からの電話応対（月200件以上）を担当 |
| 請求書を作成していた | 請求書・見積書の作成（月40〜50件） |
| 営業担当のサポートをしていた | 8名の営業担当のバックオフィス業務を一手に担当 |
| 資料作成を行っていた | 提案書・会議資料の作成（月10〜15件、10〜30ページ規模） |
「改善」で示す：Before → After フォーマット
業務を改善したエピソードは、「担当前の状況 → 自分が取り組んだこと → 担当後の変化」の流れで書くと伝わりやすくなります。「改善した」という言葉だけでは採用担当者には伝わりません。具体的にどう変化したかを書くことが重要です。
Before → After の記載例
入社時、受注管理はExcelで属人的に管理されており、担当者不在時に状況確認が難しい状態でした。Googleスプレッドシートに移行し、更新ルールを定めたマニュアルとあわせて運用したところ、他部門からの確認問い合わせが月15件から5件に減りました。
「評価」で示す：周囲からのフィードバック
数字でも改善でも示しにくい場合は、上司や営業担当から受けた評価を言語化します。「〇〇さんに頼むと安心」「処理が早い」「ミスが少ない」といった評価は、採用担当者に業務の信頼性を伝える情報になります。
| 定性的な成果 | 職務経歴書での言語化例 |
|---|---|
| 業務を効率化した | 見積書作成テンプレートを整備し、作成時間を20分→10分に短縮 |
| 信頼を得た | 複数の担当者から優先的に業務を依頼されるようになった |
| 引き継ぎをスムーズにした | 業務マニュアルを作成し、後任者が3日で独立対応できる環境を整備 |
| 社内問い合わせを減らした | FAQ資料を作成し、社内問い合わせを月30件から15件に削減 |
職務経歴書の作成に時間がかかる場合や、書き方に自信がない場合は、転職エージェントや添削サービスを活用する方法もあります。
状況別：転職パターンに合わせた書き方
同じ「営業アシスタント」の経歴でも、転職の状況によって強調すべきポイントが変わります。自分の状況に合わせて、書き方を調整してください。
同職種転職（営業アシスタント→営業アシスタント）
同じ職種への転職では「なぜ転職するのか」が問われやすく、アピールポイントに悩む人が多いです。この場合、スキルの積み上がりを見せる構成が有効です。
- 1社目でできなかったことが2社目でできるようになった変化を示す
- 担当する営業の人数・業務の難易度が増していることを伝える
- 後輩育成・業務フロー整備など、担当業務の幅が広がっていることを示す
「同じ仕事を繰り返してきた」ではなく、「経験とともに担当範囲と貢献の質が変化した」ことを伝えることで、キャリアが止まっていないことを採用担当者に示せます。
営業職へのキャリアチェンジを目指す場合
営業アシスタントから営業職への転換を目指す場合、職務経歴書には「顧客との関わり」と「課題解決への主体的な関与」を前面に出します。バックオフィスではなく「営業に近い動き方をしてきた」という実績を掘り起こして書くことが重要です。
自己PR例文（キャリアチェンジ向け）
受発注対応の中で顧客から要望や不満を直接お聞きする機会が多く、担当営業への情報共有を積極的に行ってきました。複数の顧客から同じ不満が上がった際には担当営業と連携して対応手順を見直し、クレームの再発を防いだ経験もあります。アシスタントとして顧客と接するなかで、直接提案・折衝の力をつけてより大きく貢献したいと考えるようになりました。
ブランク期間がある場合
育児・介護・療養などによるブランクは、職務経歴書に空白を作らず、理由を簡潔に記載します。採用担当者は「なぜ空白があるのか」よりも「現在は問題なく働けるか」を確認しています。
| ブランクの理由 | 職務経歴書への記載例 |
|---|---|
| 育児 | 〇〇年〇月〜〇〇年〇月：育児専念のため休職（現在は就業可能、転職活動中） |
| 介護 | 〇〇年〇月〜現在：家族の介護対応（本年〇月より転職活動を開始） |
| 療養 | 〇〇年〇月〜〇〇年〇月：体調管理のため休養（現在は完治、就業に問題なし） |
ブランク期間に資格取得やスキルアップをしていた場合は、その内容も添えると前向きな印象を与えられます。
まとめ
- 採用担当者が最初に見るのは、職務要約の冒頭3行・ツール・スキルの具体性・自己PRの貢献内容の3箇所
- PCスキルは「Excel普通レベル」ではなく、使える機能・ツール名を具体的に書く
- 数字が出しにくい場合は、件数・頻度・Before→After・受けた評価で実績を言語化する
- 同職種転職はスキルの積み上がりを、キャリアチェンジは顧客接点を、ブランクありは現在の就業可能状況を示す
職務経歴書に書くことが少ないと感じる場合ほど、書き方の工夫が書類通過率を左右します。採用担当者の視点から「伝わる情報」を意識した職務経歴書を作成してください。
営業アシスタントの職務経歴書に関するよくある質問
- 営業アシスタントの職務経歴書に資格は必要ですか？
-
必須ではありませんが、MOS（Microsoft Office Specialist）や日商PC検定などの資格があれば、PCスキルの客観的な証明として有効です。資格がない場合でも、使用しているツールや機能を具体的に記載することで十分にアピールできます。
- 成果が薄いと感じる場合、自己PRはどう書けばいいですか？
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売上貢献のような直接的な数字がなくても問題ありません。「月〇件の問い合わせに対応」「〇名の営業担当をサポート」のような業務規模の数字や、「業務フロー改善で処理時間を短縮」のような改善エピソードが有効です。採用担当者は「自分で考えて動けるか」を見ているため、気づいて動いたエピソードを一つ添えるだけで印象が変わります。
- 職務経歴書は手書きとPC作成のどちらがいいですか？
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営業アシスタントへの転職ではPCスキルが評価軸の一つになるため、PC作成が基本です。WordまたはExcelで作成したファイルをPDF形式で提出するのが一般的です。手書きの場合は、PCスキルをスキル欄で明確に補足するようにしてください。
- 在職中に転職活動する場合、現在の職場はどう書きますか？
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現在の職場は「在職中」と明記します。職歴欄の最後に「〇年〇月〜現在：株式会社〇〇 営業アシスタント（在職中）」と記載し、退職予定時期がわかれば「一身上の都合により〇月末退職予定」と添えると、採用側が入社時期を見通しやすくなります。
