履歴書の書き方ワード編｜採用担当者が通すPC作成の手順

この記事では、Word（ワード）で履歴書を作る手順を、テンプレートの入手から項目ごとの入力、レイアウト崩れの防ぎ方、証明写真の貼り方、PDF変換と提出までまとめて解説します。採用担当者がPC作成の履歴書で実際に見ているポイントや、手書き指定の見極め方も合わせて紹介します。

履歴書はワードで作ってもいい？採用担当者の本音と手書き指定の見極め

Wordで履歴書を作ると失礼になるのではないか、と手が止まる方は少なくありません。結論として、応募先から「手書き」の指定がなければ、Wordで作成した履歴書で不利になることはほぼありません。中途採用では、業務でPCを使う前提の職種が大半のため、読みやすく整ったPC作成の書類はむしろ好意的に受け取られます。

判断が分かれるのは「手書き指定」があるケースだけです。求人票や募集要項に「履歴書は手書きで」と明記されている場合は、その指示に従います。指定がなければ、Wordで作って問題ありません。迷ったときは、応募先の業種で見分けると判断しやすくなります。

作成方法	向いているケース
Word（PC作成）	IT・事務・営業など多くの中途採用／複数社に応募して使い回したい／字に自信がない
手書き	「手書き」の指定がある／一部の伝統的な業種・職人系／熱意を字で伝えたい場合

ワードで履歴書を作る前に準備する3つのもの

作り始めてから手戻りしないために、先に3つを揃えます。テンプレート・証明写真データ・フォントの方針です。ここを固めておくと、あとの入力作業がスムーズに進みます。

1. Word形式のテンプレートを入手する

ゼロから罫線を引く必要はありません。転職サイトや厚生労働省がWord形式のテンプレートを無料配布しているので、それをダウンロードして使います。自分に合った様式を選ぶことで、書きたい内容を無理なく収められます。

• 職歴が多い人：学歴・職歴欄が広いタイプ
• 職歴が浅い人・新卒：志望動機や自己PR欄が広いタイプ
• アピール材料が多い人：資格・スキル欄が充実したタイプ

どの様式を選ぶか迷う場合は、無料で使える履歴書テンプレートの選び方を先に確認しておくと、自分の状況に合った1枚が選べます。

2. 証明写真のデータを用意する

Word作成では、写真をデータで貼り込むと仕上がりがきれいで、印刷後に手貼りする手間もかかりません。スピード写真機や写真アプリで撮影し、画像データ（JPEGなど）を手元に保存しておきます。サイズは縦4cm×横3cmが基本です。貼り方の手順は後述します。

スマホで証明写真を用意したい場合は、履歴書写真アプリのおすすめと撮影のコツで、加工のOKラインまで確認できます。

3. フォントを決めておく

テンプレートによって初期フォントはバラバラです。先に方針を決めておくと、途中でフォントが混在する失敗を防げます。ビジネス文書では明朝体（MS明朝・游明朝など）が基本で、本文の文字サイズは10.5〜11ポイントが読みやすい目安です。

フォントや文字サイズの正解をもう少し詳しく知りたい方は、PC・手書き別のおすすめ書体の選び方も参考になります。あわせて、無料のWeb作成ツールを使いたい場合は履歴書作成ツールの比較も検討できます。

ワードでの履歴書の書き方｜項目別の入力手順とフォント設定

テンプレートを開いたら、上の項目から順に入力します。Wordならではのつまずきポイントを、欄ごとに押さえていきます。

日付・氏名・ふりがな

日付は提出日を書きます。郵送なら投函日、持参や面接で渡すならその当日です。年号は西暦・和暦のどちらでも構いませんが、書類全体で必ず統一します。氏名は他の項目より大きめのサイズにすると見栄えが整い、ふりがなの「ふりがな」表記ならひらがな、「フリガナ」表記ならカタカナで書きます。

欄	文字サイズの目安
氏名	大きめ（24〜26pt程度）
ふりがな	10.5pt前後
本文（学歴・職歴・志望動機など）	10.5〜11pt

住所・連絡先・メールアドレス

住所は都道府県から省略せずに書き、番地やマンション名も正式表記にします。現住所と連絡先が同じなら連絡先欄は「同上」で構いません。メールアドレスは個人のものを記載します。在職中の方が現在の勤務先アドレスを書くのは厳禁です。

学歴・職歴欄

1行目の中央に「学歴」と入れ、高校入学から時系列で書きます。学校名・学部学科は省略せず正式名称にします。1行空けて「職歴」と入れ、会社名は「株式会社」を（株）と略さずに記載し、入社・退社を古い順に並べます。最後の行に右揃えで「以上」を入れて締めます。

• 在職中の場合は職歴の最後に「現在に至る」と書く
• 部署異動や昇進も、アピールになるなら簡潔に記載する
• 「以上」は右揃え。Wordでは右揃えボタンで揃える

免許・資格欄

取得した順に、正式名称で書きます。「普通自動車第一種運転免許」のように略さないのが基本です。取得予定のものは「〇〇 取得見込み」と書けます。書ける資格がない場合は空欄にせず「特になし」と記載します。

志望動機・自己PR欄

Wordで最も崩れやすいのがこの欄です。文章量で行数が変わり、下の欄が押し下げられてページ全体のバランスが崩れます。先に文章を確定させてから、行間や文字サイズで枠内に収めると調整が楽になります。内容は使い回しの汎用文ではなく、その会社に向けた具体的な理由を1つ入れるだけで印象が変わります。

ワード特有のレイアウト崩れを防ぐ操作のコツ

Word履歴書のつまずきは、ほぼすべて「レイアウト崩れ」に集約されます。原因と対処を知っておけば、見た目で損をせずに済みます。

崩れる場面	対処法
文字を入れたら隣の欄とつながった	Ctrl+Zで直前に戻し、文字サイズを下げて調整する
志望動機で下の欄が押し下がる	Enterと行間設定で行数を調整し、枠内に収める
余白ページ（白紙）ができた	白紙にカーソルを置きDeleteキーで削除する
罫線がずれて表が崩れた	表の枠線をドラッグで戻す。むやみに改行しない

性別欄などで丸をつけたいときは、「囲い文字」機能を使うと、該当する文字にきれいな〇を重ねられます。手打ちで記号の〇を並べるより整って見えます。作業中はこまめに上書き保存し、崩れたらCtrl+Zで戻すのが鉄則です。

証明写真をワードに貼る2つの方法

Word履歴書の写真は、データで貼る方法と、印刷後に手貼りする方法の2つがあります。仕上がりのきれいさと手間で選びます。

方法	手順とポイント
データで貼る（推奨）	「挿入」→「画像」で写真データを選び、写真枠に合わせてサイズ調整。ズレを防ぐため配置を固定する
印刷後に手貼り	写真欄を空けて印刷し、裏に氏名を書いた写真をのりで貼る。剥がれ防止に全面のりを使う

データで貼る場合は、写真の縦横比を崩さないよう角をドラッグして拡大縮小します。引き伸ばして顔がゆがむと印象が悪くなるため注意します。貼り付け後は必ず印刷プレビューで、写真が枠からはみ出していないかを確認しましょう。

作成後の保存・PDF変換・提出までの流れ

入力が終わっても、Wordのまま提出してはいけません。メール添付でもデータ持参でも、PDFに変換してから提出するのが基本です。WordのままだとPCによってレイアウトが崩れたり、内容を書き換えられたりする恐れがあるためです。

PDFへの変換手順

• 「ファイル」→「エクスポート」→「PDF/XPSの作成」を選ぶ
• 保存先とファイル名を決めて出力する
• 出力したPDFを開き、写真や文字が崩れていないか確認する

ファイル名のマナー

意外と見落とされがちなのがファイル名です。「履歴書」だけの名前だと、担当者の手元で他の応募者のファイルと混ざります。「履歴書_氏名_日付」のように、誰の書類かひと目でわかる名前にしておきます。

印刷して提出する場合

持参や郵送で紙提出するときは、PDFにしてからコンビニのマルチコピー機やプリンターで印刷します。用紙はA4かB5の白色・普通紙より少し厚めが読みやすく、写真部分はカラー、本文は白黒でも問題ありません。折らずにクリアファイルに入れて封筒で送るのが丁寧です。

採用担当者が「通す」ワード履歴書の3つの違い

同じテンプレートを使っても、通過する履歴書とそうでない履歴書には差があります。採用担当者が短時間で判断するときに効いてくるのは、次の3点です。

• 統一感：フォント・文字サイズ・年号の表記がすべて揃っている
• 読みやすさ：文頭が揃い、余白と行間が詰まりすぎていない
• 具体性：志望動機と自己PRに、実績と応募先をつなぐ一文がある

Wordの利点は、この3つを何度でも直せる点にあります。手書きなら書き直しに数十分かかる修正も、PCなら数秒です。提出前に一度PDFで全体を眺め、他人の目で見返すだけで、崩れや誤字の大半は防げます。

状況別｜転職・新卒・アルバイトでのワード履歴書の使い分け

同じWord作成でも、立場によって力を入れる欄と選ぶ様式が変わります。自分の状況に近いものを参考にしてください。

状況	Word作成のポイント
転職	職歴欄が広い様式を選び、実績を具体的に。職務経歴書とセットで提出する
新卒	志望動機・自己PR欄が広い様式を選ぶ。学業やガクチカを厚めに書く
アルバイト	本人希望欄でシフトや勤務可能日を明記。写真と誤字の丁寧さで差がつく

外出先やPCが手元にないときは、スマホでの作成も選択肢になります。スマホで履歴書を作成する方法なら、PDF出力やコンビニ印刷まで完結できます。

Word以外にブラウザ上で完結させたい場合はweb履歴書サービスの比較、作成手段全体を見比べたい場合は履歴書作成サービスの選び方も合わせて確認できます。

まとめ

• 手書き指定がなければ、Word作成の履歴書で不利になることはない
• テンプレート・写真データ・フォント方針の3つを先に準備する
• 崩れやすい志望動機欄は文章を確定させてから行間で調整する
• 提出はPDF変換が基本。ファイル名は「履歴書_氏名_日付」にする

Wordの強みは、統一感・読みやすさ・具体性を何度でも直せることです。提出前にPDFで全体を見返せば、崩れも誤字も防げます。

履歴書のワード作成に関するよくある質問

ワードで作った履歴書に手書きの署名や押印は必要ですか？

基本的に不要です。現在の履歴書は押印欄がない様式が主流で、氏名も入力で問題ありません。応募先から「自筆署名」「要押印」の指定がある場合のみ、印刷後に手書き・押印を加えます。

WordとExcelはどちらで作るのがよいですか？

どちらでも構いません。文章量の多い志望動機を書きやすいのはWord、方眼状に整えやすいのはExcelです。使い慣れたほうを選び、最終的にPDFへ変換して提出すれば、見え方の差は出ません。

Wordの履歴書をコンビニで印刷するにはどうすればいいですか？

先にPDFへ変換し、ネットプリントサービスにファイルを登録します。発行された予約番号をコンビニのマルチコピー機に入力すれば印刷できます。写真部分はカラー、本文は白黒でも問題ありません。

同じWord履歴書を複数の会社に使い回してもいいですか？

学歴・職歴などの共通部分は使い回して問題ありません。ただし志望動機は会社ごとに書き換えます。使い回しの汎用的な志望動機は採用担当者に見抜かれ、書類選考で落ちる原因になります。