履歴書の書き方と見本｜採用担当者が落とすNG例と通過する記入例

この記事では、履歴書の各項目（基本情報・学歴職歴・資格・志望動機・自己PRなど）の書き方を、採用担当者が実際に確認するポイントと記入見本とともに解説します。書き方の基本ルールから、採用担当者が見た瞬間に落とすNG例まで網羅しています。

履歴書の書き方を始める前に確認すべき3つの基本

履歴書を書き始める前に、フォーマット・作成方法・記入ルールという3つの基本を押さえておく必要があります。この3点を確認せずに書き始めると、書き直しが発生したり、細かいルール違反で採用担当者に悪印象を与えたりするリスクがあります。

フォーマット（テンプレート）の選び方

現在、採用現場で最も広く使われているのは厚生労働省が推奨する「履歴書様式例」です。2021年4月以降の改訂版では、通勤時間・扶養家族数・配偶者欄が削除され、個人情報の不要な記載を求めない方向に変わっています。

フォーマットの選び方は、応募先の業種・雇用形態・自分の経歴によって異なります。目安として以下を参考にしてください。

フォーマットの種類	向いている人
厚生労働省の様式例	転職活動中の社会人（最もスタンダード）
志望動機・自己PR欄が広いタイプ	アピールできる経験が豊富な転職者
学歴欄が広いタイプ	新卒・第二新卒・職歴が少ない方
A4一枚タイプ	アルバイト・パート応募

テンプレートの無料ダウンロード先や、状況別の選び方は履歴書テンプレートの選び方と注意点でも詳しく解説しています。

手書きかPC作成か｜採用担当者の本音

「手書きとPCどちらが有利か」という質問は非常に多いですが、採用担当者の多くは作成方法よりも内容を重視しています。どちらが絶対的に有利という答えはなく、状況によって判断が必要です。

PC作成の場合、フォントの選び方が読みやすさに直結します。明朝体（游明朝・ヒラギノ明朝など）が基本で、サイズは10.5〜11ポイントが標準的です。フォントと文字サイズの詳細は履歴書の書体おすすめ｜PC・手書き別フォント選びで確認できます。

記入ルール早見表｜日付・年号・ペン色・修正方法

各項目を書き始める前に、以下のルールを確認してください。細かいミスが採用担当者に「書類を丁寧に扱っていない」という印象を与えることがあります。

項目	正解	NG
日付	提出日を記入（郵送→投函日、持参→面接日、メール→送信日）	空白・過去日付の使い回し
年号	西暦・和暦のどちらか一方に統一	西暦と和暦の混在
ペンの色	黒ボールペン・万年筆	鉛筆・シャープペン・消せるペン・カラーペン
修正方法	手書きは書き直し必須	修正テープ・修正液の使用
用紙サイズ	A4が主流（B5も可）	バラバラのサイズで複数枚提出
押印	不要（求められた場合のみ捺印）	必要ない場所へのはんこ

【項目別】履歴書の書き方と記入見本

ここからは、履歴書の各項目について書き方と記入見本を解説します。採用担当者が特に注意して確認するポイントも各欄に組み込んでいます。

①基本情報欄（氏名・住所・電話番号・メールアドレス）

基本情報欄はすべての欄の中で確認頻度が最も高い箇所です。誤字・転記ミスがあると「他の記載も雑かもしれない」という印象につながります。以下のポイントを一つずつ確認してから記入してください。

• 氏名：フリガナの指定（カタカナ or ひらがな）に従って記入。略さず本名を記載する
• 住所：都道府県から正式名称で記載（「東京都渋谷区〇〇町1-2-3 〇〇マンション201号室」まで記入）。郵便番号も忘れずに
• 電話番号：採用担当者が連絡を取りやすい番号を記入。携帯番号が基本
• メールアドレス：ビジネス利用にふさわしいアドレスを使う。数字や旧来のニックネームが入ったアドレスは避ける

②証明写真欄

証明写真は履歴書の中で唯一「視覚情報」として伝わる部分です。採用担当者が最初に目に入る箇所でもあり、第一印象に直接影響します。

• サイズ：縦4cm×横3cmが標準（一部の企業・業種では指定が異なる場合あり）
• 撮影期限：3ヶ月以内が目安。古い写真の使い回しは本人確認で違和感を生む
• 服装：スーツが基本。業種によってはオフィスカジュアルも可
• 背景：白・グレー・水色など無地が定番。赤や柄物の背景はNG
• 表情：口角を上げた自然な表情。無表情は「愛想がない」という印象につながることがある

スマートフォンアプリで撮影する場合、過度な美肌補正や明るさ調整は採用担当者に違和感を与えます。本人と写真の印象が大きく異なると面接時にも影響します。アプリを使う場合の選び方と注意点は履歴書写真アプリおすすめ7選で確認できます。

③学歴・職歴欄の書き方と見本

学歴・職歴欄は、採用担当者がキャリアの流れを確認するために最も丁寧に読む箇所です。「どこで何をしてきたか」を正確に、かつわかりやすく伝えることが求められます。

学歴の書き方ルール：

• 中学校卒業（または高校入学）から記載するのが一般的
• 学校名は省略せず正式名称で（「○○大学○○学部○○学科」まで記載）
• 「入学」「卒業」の記載を徹底する（入学年月と卒業年月の両方を明記）
• 「学歴」と書いた一行を設けてから記入を始める

職歴の書き方ルール：

• 「職歴」の一行を設けてから記入する（学歴欄と明確に区切る）
• 会社名は「株式会社〇〇」と正式名称で（「（株）〇〇」と略すのはNG）
• 「入社」「退社」を使う（「就職」「辞職」「離職」は正式な履歴書表記ではない）
• 在職中の場合は「現在に至る」→次の行に「以上」で締める
• 退職済みの場合は「退社」→「以上」で締める

④資格・免許欄の書き方と見本

資格・免許欄は、正式名称の記載が特に重要な箇所です。略記や通称で書いてしまうと、採用担当者が「本当にその資格を保有しているのか」を確認できません。

• 運転免許：「普通自動車第一種運転免許（AT限定）」が正式。「普通免許」は略記のためNG
• TOEIC：「TOEIC L&R TEST ○○○点」のように点数も記載する（資格ではなくスコアが評価対象のため）
• 日商簿記：「日本商工会議所主催 日商簿記検定○級 合格」が正式表記
• 書く資格がない場合：「特になし」と記載する（空白はNG）
• 取得予定の資格：試験合格後に免許を取得する場合は「○年○月取得見込み」と記載可能

⑤志望動機欄の書き方と見本

志望動機欄は、採用担当者が「この人はうちで活躍できるか」を最も判断する欄です。どれだけ他の欄を丁寧に書いても、志望動機が薄ければ書類選考は通過しません。「なぜこの会社か」「自分の何を活かせるか」「何を実現したいか」の3点を必ず盛り込んでください。

文字数の目安は200〜300文字。枠の8割以上を埋めることが基本です。少なすぎると「志望度が低い」と判断されるリスクがあります。

⑥自己PR欄の書き方と見本

自己PR欄で採用担当者が確認するのは「この人が持っているスキルや強みが、うちの職場で活かせるかどうか」という1点です。強みを2〜3つ並べても印象は薄くなります。1〜2つに絞り、それを裏付けるエピソードを具体的に書くことが通過率を上げる書き方です。

⑦本人希望欄の書き方と見本

本人希望欄は「貴社規定に従います」が基本です。ただし、本当に外せない条件（勤務地・勤務形態など）がある場合はここに明記します。記入が不要な場合も「特になし。貴社規定に従います」と書き、空欄を避けてください。

採用担当者が見た瞬間に落とすNG記入例5選

書類選考で落とされる理由は「内容の薄さ」だけではありません。細かい記入ミスや習慣の違いが、採用担当者に「丁寧さが欠ける人物」という印象を与えることがあります。以下の5つは採用担当者が実際に見て「ここで判断する」パターンです。

NG①　日付が古い（使い回しが一目でわかる）

「令和4年10月1日」と記載された履歴書を「令和6年11月」に受け取った場合、採用担当者は「この履歴書は2年前に他の企業に送ったものを流用している」と判断します。履歴書の日付は、提出するたびに必ず書き直すことが鉄則です。PC作成の場合も、日付のセルだけ更新して出力し直してください。

NG②　修正テープや修正液の跡がある

手書き履歴書で修正テープを使うことは、採用担当者に「書き直す手間を省いた」という印象を与えます。手書きの場合、修正は書き直し一択です。時間がかかっても、新しい用紙で最初から書き直してください。修正テープがある書類は選考上のマイナス材料になります。

NG③　年号が混在している

「2020年4月 入学」「令和4年3月 卒業」のように、西暦と和暦が混在している履歴書は見にくく、「確認不足」と判断されます。全欄を西暦に統一するか和暦に統一するかを最初に決めてから記入を始めてください。どちらを選んでもSEO的に差はありませんが、採用担当者が読みやすい方を選ぶことが重要です。

NG④　学校名・会社名を省略している

「○大学」「△△社」のような略記は、採用担当者が正式名称を確認する手間を生じさせます。正式名称を調べて記載することは最低限のマナーです。会社名は「株式会社」の位置（前株・後株）も正確に記載し、業種によっては「事業部名」まで記入することで経歴の詳細が伝わります。

NG⑤　志望動機が一般論・定型文のみ

「御社の経営理念に共感しました」「成長できる環境に魅力を感じました」といった表現は、どの企業にも送れる汎用文です。採用担当者は志望動機欄を通じて「本当にうちに来たいのか」「自社に貢献できる根拠があるか」を読み取ろうとしています。

書類選考を通過する志望動機には、必ず「その企業の具体的な情報（事業・製品・サービス名など）」と「自分の経験との接続」が含まれています。どの企業にも送れる内容は、どの企業にも届かない内容です。

状況別・こんな場合はどう書く？

履歴書の書き方は「正社員で在職中の転職者」だけを想定したものではありません。空白期間がある場合、資格が一切ない場合、雇用形態が複雑な場合など、状況によって書き方を調整する必要があります。

転職者の場合｜前職の書き方と退職理由の扱い

転職者が職歴欄に書くのは「入社・退社の事実」のみです。履歴書の職歴欄に退職理由は書きません。退職理由は面接で聞かれたときに答える情報です。

在職中に転職活動をしている場合、職歴欄の最後は「現在に至る」で締め、次の行に「以上」と記載します。会社都合による退職の場合は「会社都合により退社」と明記してもよいですが、詳細は面接で説明するのが一般的です。詳しい書き方は会社都合退職の履歴書の書き方と例文も参考にしてください。

ブランク（空白期間）がある場合

空白期間があっても、それだけで不採用になるわけではありません。採用担当者が気にするのは「ブランクがあること」ではなく「ブランクの説明ができるかどうか」です。

履歴書の職歴欄に空白期間の説明は書かなくて問題ありません。「退社」の後に「以上」と記載するだけで、詳細は面接で説明します。ただし、職務経歴書がある場合は空白期間中に行っていたこと（資格取得・家族介護・留学など）を簡潔に記載するとよいです。

派遣就労やアルバイトのみの期間が続いた場合の書き方はフリーターの履歴書の書き方｜職歴・空白期間を採用担当者目線で解説も参考になります。

資格・特技が特にない場合

資格・免許欄に書けるものがない場合は「特になし」と記載します。空欄にすることは避けてください。採用担当者は「記入漏れ」と判断することがあります。

「趣味・特技」欄がある場合も同様に「特になし」と書くのが基本ですが、日常的にやっていること（料理・読書・スポーツなど）が書ける場合は積極的に記載してください。採用担当者は特技欄から応募者の人柄や面接での会話のきっかけを探していることがあります。趣味・特技は「誰でも持っているもの」で構いません。無理にユニークな内容にする必要はありません。

まとめ

• フォーマットは厚生労働省の推奨様式（2021年4月〜）を使い、応募先や状況に合わせて選ぶ
• 手書きかPCかは業種・採用要項の指定によって選ぶ。内容が最も重要
• 年号の統一・正式名称の使用・修正ルールの遵守は全欄共通の基本ルール
• 志望動機は「なぜこの会社か」「自分の何を活かせるか」「何を実現したいか」の3点を200〜300文字で盛り込む
• 採用担当者が落とすNG例（日付の使い回し・修正テープ・略記・汎用志望動機）を提出前に必ず確認する

履歴書は「書類を正確に作れるか」を見られている場でもあります。各項目を埋めたら、採用担当者の目線で一度通し読みをしてから提出してください。

履歴書の書き方・見本に関するよくある質問

学歴欄はどこから書き始めればよいですか？

一般的には中学校卒業（または高校入学）から記載します。「学歴」の一行を設けてから、高校・大学の入学・卒業を順番に記載する形が正式です。採用担当者が確認しやすいよう、入学年月と卒業年月を必ずセットで記載してください。

手書きで書き間違えたらどうすればよいですか？

修正テープや修正液は使用禁止です。書き間違えた場合は、新しい用紙で最初から書き直してください。修正のある履歴書は採用担当者に「書き直す手間を惜しんだ」という印象を与え、選考に悪影響を及ぼすことがあります。

空白期間（ブランク）がある場合、履歴書にどう書けばよいですか？

職歴欄には「退社」の記載のみで問題ありません。ブランク期間中の説明は面接で口頭で行うのが一般的です。ただし、職務経歴書がある場合は空白期間に行っていたこと（資格取得・介護・留学など）を簡潔に書くとよいです。

志望動機は何文字くらい書けばよいですか？

200〜300文字が目安です。枠の8割以上を埋めることを意識してください。文字数が少なすぎると「志望度が低い」「準備が足りない」と判断されることがあります。ただし、無理に字数を増やして内容を薄めるより、200文字でも具体性のある内容を書く方が評価されます。

履歴書と職務経歴書は両方提出するものですか？

転職の場合、多くの企業で両方の提出を求めます。履歴書は「基本情報と経歴の概要」を伝えるための書類で、職務経歴書は「具体的なスキルと経験」を詳しく伝えるための書類です。求人票に「履歴書のみ」と指定がある場合を除き、両方準備することを推奨します。