この記事では、職務経歴書のExcelテンプレートを無料でダウンロードできるサイト5選を採用担当者視点で比較しながら、4種類の形式から自分に合ったものを選ぶ方法を解説します。Excelファイルの編集手順とPDF変換の方法まで、作成を始める前に知っておきたい情報をまとめています。
職務経歴書テンプレート（Excel・無料）をダウンロードできるサイト5選
無料でExcelテンプレートをダウンロードできるサイトは複数ありますが、対応している職種の幅や形式の種類はサイトごとに異なります。採用担当者の視点から見た特徴とともに、信頼性の高い5つのサイトを紹介します。
①doda ——職種別97パターンを網羅する
dodaでは、営業・IT・医療・製造など97職種以上に対応したテンプレートをWord・Excel形式で無料ダウンロードできます。自分の職種に特化したフォーマットを選べるため、「職務要約欄に何を書けばいいかわからない」という状況を解消しやすい点が強みです。
採用担当者はここを見ている
- 職務要約（概要）欄：4〜6行で経歴の概要が書かれているか。最初の30秒でここを読んで通過・不通過を判断するケースが多い
- 職務内容詳細の数値：売上金額・達成率・対応件数などが具体的に書かれているか
- 活かせるスキル欄：自社の求める役割とマッチするキーワードが含まれているか
②リクナビNEXT ——4形式すべてExcel対応・110職種見本付き
リクナビNEXTは、4種類の形式（逆編年体式・編年体式・キャリア式・スキルシート式）すべてをExcel形式で無料提供しており、110職種の記入例も合わせて参照できます。
「どの形式を選ぶか迷っている」「職種ごとに何を書けばいいかわからない」という場合は、記入例を横に開きながらテンプレートを埋めていく使い方が効果的です。形式選びについてはこの記事の次のセクションで詳しく解説します。
③マイナビ転職 ——シンプルで編集しやすい構成
マイナビ転職のテンプレートは余計な装飾がなく、セル構造がシンプルなため、Excelの操作に慣れていない人でも扱いやすい設計です。行の追加・削除がしやすく、自分の経歴の量に合わせてレイアウトを調整しやすい点が特徴です。初めて職務経歴書を作る場合は、このテンプレートから始めるのが無難です。
④プロフェッショナルバンク ——マネージャー・専門職向け
プロフェッショナルバンクは管理職・スペシャリスト・外資系転職を専門とするエージェントが提供するテンプレートです。職務概要・担当プロジェクト・マネジメント経験などを詳細に記載できる構成になっており、実績を深く掘り下げて書きたいハイキャリア層に向いています。
⑤Adobe ——Word・PDF変換まで一貫して対応
AdobeのサイトではWord・Excel・PDF形式のテンプレートを提供するほか、ExcelファイルをPDFに変換するツールも用意されています。テンプレートのダウンロードからPDF変換まで同じサイトで完結させたい場合に便利です。
なお、テンプレートをExcelで編集した後は必ずPDFに変換してから提出します。変換手順はこの記事の後半で解説します。
4種類の形式の違いと「自分に合うもの」の選び方
職務経歴書のテンプレートには大きく4種類の形式があります。採用担当者は形式そのものより「経歴が読みやすいか」を見ているため、自分の経歴のタイプに合った形式を選ぶことが選考通過率に直結します。
| 形式 | 書き方 | 向いている人 |
|---|---|---|
| 逆編年体式 | 直近→過去の順 | 転職経験あり・社会人3年以上 |
| 編年体式 | 過去→現在の順 | 社会人歴が浅い・一貫したキャリア |
| キャリア式 | 業務種別にまとめる | 同職種で複数社経験・転職回数が多い |
| スキルシート式 | プロジェクト単位 | ITエンジニア・専門職 |
逆編年体式：転職活動のスタンダード形式
直近の会社・業務から順に過去にさかのぼる形式で、転職活動では最も多く使われています。採用担当者が「今の実力」を素早く把握できるため、書類選考で最初に目が止まる情報を前半に配置できます。
迷ったらこの形式を選ぶのが基本です。社会人3年以上で転職活動をする場合は、特別な理由がない限り逆編年体式を使います。
編年体式：社会人経験が浅い・キャリアの一貫性を見せたい場合
過去から現在の順に経歴を書く形式です。新卒・第二新卒・社会人3年未満の場合に使われることが多く、入社からの成長過程を採用担当者に伝えやすい構成になります。同じ会社でキャリアを積んできた人が方向転換を図る際も、段階的な成長を時系列で示すことで説得力が増します。
キャリア式：同じ職種を複数社でこなしてきた場合
業務の種類・職務ごとにまとめて記載する形式です。転職回数が多い場合や、「営業→マーケティング→企画」のように職種をまたいで経験を積んできた場合に、特定のスキルを前面に出せます。
採用担当者が感じるキャリア式のデメリット
どの会社でどの業務をしたのかが把握しにくく、「直近で何をしていたのか」がわかりにくくなりがちです。キャリア式を使う場合は、冒頭の職務要約欄でキャリアの流れを3〜4行で補足することを推奨します。
スキルシート式：ITエンジニア・専門職向け
プロジェクト名・担当フェーズ・使用技術・期間を一覧形式で整理する形式です。ITエンジニア・デザイナー・コンサルタントなど、プロジェクト単位で実績を管理している職種に向いています。
IT企業の技術採用担当が最初に確認するのは、スキルシートの「使用技術・言語」欄と「担当フェーズ（要件定義〜運用保守）」の記述です。ここに具体性がなければ技術レベルの判断ができず、面接候補から外れるケースがあります。
Excelテンプレートをそのまま提出してはいけない理由
テンプレートをダウンロードして内容を入力するだけでは、書類選考で不利になるケースがあります。採用担当者は1日に数十〜数百件の書類を確認するため、「テンプレートのまま使っている書類」はひと目でわかります。
採用担当者が見てすぐわかるNG3パターン
NG例
- 白紙の項目が残っている：「資格・スキル」「自己PR」欄が初期値または空白のまま提出されているケース。「埋める気がない」と受け取られます
- 行の高さ・フォントがばらばら：自分で行を追加した際に書式が崩れ、読みにくくなっているケース。採用担当者は書類の「細かいところへの注意力」からビジネスマナーを判断します
- 業務内容が「〇〇を担当」だけ：「営業を担当」「チームのリーダーを担当」のように業務内容だけを書いて、数値・結果・規模が一切ないケース。採用担当者は実績の具体性で候補者を比較します
テンプレートを「自分仕様」に変える3つの作業
ダウンロードしたテンプレートに以下の3つの作業を加えることで、採用担当者の目に留まる書類に変わります。
- 不要な項目を削除してレイアウトを調整する：テンプレートは「最大限の情報を盛り込む前提」で設計されています。経験年数が短い場合は、使わない項目のセルを削除または縮小してバランスを整える
- 業務内容欄に「数値」「規模」「成果」を入れる：「月間50件の新規顧客を担当、達成率120%」「10名のチームをリードして売上前年比130%を達成」のように具体的な数値を加える
- フォントと行高さを全セルで統一する：テンプレートのフォント（游明朝・MSP明朝など）と文字サイズ（10.5〜11pt）を全セルで統一し、自分で追加した行だけ書式が変わっていないかを最後に確認する
テンプレートに何を書けばいいかが全くわからない場合は、転職エージェントによる職務経歴書の作成サポートという選択肢もあります。無料で添削・代行を依頼できるサービスも多く、テンプレート選びの段階から相談できます。
ExcelファイルをPDFに変換して提出する手順
完成した職務経歴書のExcelファイルは、必ずPDFに変換してから提出します。Excelファイルのまま送ると、受け取った側の環境によってレイアウトが崩れたり、フォントが変わって読みにくくなる可能性があります。企業から「Excelで提出」と指定されていない限り、PDFが基本です。
WindowsでExcelをPDF化する方法
- ステップ①：Excelファイルを開き、「ファイル」タブをクリック
- ステップ②：「エクスポート」→「PDF/XPS形式で発行」を選択
- ステップ③：「最適化」は「標準（オンラインでの発行および印刷）」を選択
- ステップ④：「発行」ボタンをクリックしてPDFを保存
「ファイル」→「印刷」→「プリンター：Microsoft Print to PDF」を選択して印刷する方法でも同じ結果が得られます。どちらの手順でも問題ありません。
MacでExcelをPDF化する方法
- ステップ①：Excelファイルを開き、「ファイル」→「名前を付けて保存」を選択
- ステップ②：「ファイル形式」のプルダウンを開き、「PDF」を選択
- ステップ③：保存場所を指定して「エクスポート」または「保存」をクリック
Mac標準の「プレビュー」アプリからも同様の操作でPDF変換が可能です。Numbers（Apple純正の表計算ソフト）でExcelファイルを開いた場合は、「ファイル」→「PDFに書き出す」から変換できます。
PDF変換前に必ず確認する3つのポイント
変換前チェックリスト
- 印刷プレビューで全ページを確認：表がページをまたいで途切れていないか、文字が見切れていないかを確認する
- 用紙サイズはA4縦で統一：印刷設定で「A4・縦」以外に変わっていないかを確認する。B5・横設定になっていると採用担当者側が正常に印刷できない
- ファイル名に氏名を入れる：「職務経歴書_氏名.pdf」の形式でファイル名を設定する。「document.pdf」「template.pdf」のような名前は採用担当者側でのファイル管理を煩雑にする
職務経歴書の作成に時間がかかりすぎる場合は、職務経歴書の添削サービスを活用して、完成した書類をプロに確認してもらう方法もあります。
まとめ
- 職務経歴書のExcelテンプレートはdoda・リクナビNEXT・マイナビ転職などから無料でダウンロードできる
- 形式は「逆編年体式」が転職活動のスタンダード。迷ったらこの形式を選ぶ
- テンプレートはそのまま使わず「自分仕様」に変えることが必須。白紙の項目・数値のない業務記述・崩れたレイアウトは採用担当者にすぐ見抜かれる
- 提出前にPDF変換を行う。WindowsはExport機能、MacはPDF書き出しで対応できる
テンプレートの選択が終わったら、AI・自動作成ツールと組み合わせる方法も選択肢のひとつです。基本の書き方を身につけた段階でツールを導入すると、作成時間を大幅に短縮できます。
職務経歴書テンプレート（Excel・無料）に関するよくある質問
- ExcelとWordどちらのテンプレートを使えばいいですか？
-
どちらを使っても採用担当者が形式で書類を落とすことは通常ありません。Excelは行や列を自由に増減できるため、経歴の量に合わせてレイアウトを柔軟に調整したい場合に向いています。Wordは文章量が多い場合（職務要約・自己PRに詳しく書く場合）に向いています。どちらを選んでも、提出前にPDFへ変換してから送ることが前提です。
- スマートフォンでExcelテンプレートを編集して提出できますか？
-
Microsoft Excelのスマートフォンアプリを使えばExcelファイルの編集は可能です。ただし、セルの書式設定・行高さの調整・印刷プレビューの確認はPC版Excelの方が正確に行えます。最終確認はできる限りPCで行うことを推奨します。
- テンプレートをダウンロードしたのに書き方がわからない場合はどうすればいいですか？
-
転職エージェントに相談するのが最もスムーズです。多くのエージェントは職務経歴書の作成サポートを無料で提供しており、自分の経歴をどう表現すればいいかを一緒に考えながら作成を進められます。テンプレートの選び方から添削まで対応しているサービスも多くあります。
- 職務経歴書のExcelテンプレートは何ページが適切ですか？
-
A4用紙で1〜2枚（2ページ）が基本です。経験年数が5年未満であれば1枚でまとめる方が読みやすく、10年以上のキャリアがある場合でも3ページ以上になると採用担当者が内容を把握しにくくなります。ページ数より「1ページ内の情報密度と読みやすさ」を優先してください。
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