職務経歴書の添え状テンプレート｜採用担当者が落とすNG例と書き方

この記事では、職務経歴書に同封する添え状（送付状）のテンプレートと書き方を解説します。今すぐコピペして使えるテンプレートと、採用担当者が実際に見るNG例もあわせて紹介します。

職務経歴書の添え状（送付状）は必要か

職務経歴書を郵送する場合、添え状を同封するのは社会人としての基本マナーです。法的な義務ではありませんが、添え状がないと「ビジネス文書の作法を知らない人」という印象を与えるリスクがあります。

採用担当者は毎日複数の応募書類を処理します。添え状には「誰が」「何の書類を」「何通送ったか」を知らせる目録としての役割があり、書類管理の実務にも直結する文書です。

添え状がない場合に採用担当者が感じること

「内容に自信があれば添え状は不要」という考えは採用担当者には通用しません。添え状のない書類は、次のような懸念を生じさせます。

メールで送付する場合は添え状不要

メールに職務経歴書をPDFで添付して送る場合は、別途添え状を用意する必要はありません。ただし、メール本文に宛名・件名・本文・署名を必ず記載することが最低限のマナーです。「ご確認ください」の一言だけでは不親切な印象になります。

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履歴書と職務経歴書をあわせて郵送する場合

「時下ますますご清祥のこととお慶び申し上げます」は季節を問わず使える表現です。特定の月に合わせた時候の挨拶（例：6月なら「初夏の候」）に変えると、より丁寧な印象になります。

職務経歴書のみを郵送する場合

企業から「職務経歴書のみ提出してください」と指示された場合も、添え状は同封します。同封書類一覧の部分だけを変更し、その他の本文はそのまま使えます。

添え状の6つの構成要素と書き方

添え状を初めて書く場合、各項目の意味を理解していないと細部でミスが出ます。6つの構成要素と採用担当者が実際にチェックするポイントを整理します。

構成要素	記載内容のポイント
①日付	投函する日（履歴書と同じ日付に統一）
②宛名	会社名・部署名・担当者名（敬称を正確に）
③自分の連絡先	住所・氏名・電話番号・メールアドレス
④件名	「応募書類のご送付について」等
⑤本文	頭語→時候の挨拶→趣旨→末文→結語の順
⑥同封書類一覧	「記」と「以上」で囲み、書類名と通数を列記

①日付の書き方

日付は「実際に投函する日」を記載します。あらかじめ作成しておく場合でも、封入して投函する当日の日付に書き換えてから送るのが正しいマナーです。履歴書・職務経歴書と日付は必ず統一してください。西暦・和暦どちらでも問題ありませんが、書類全体で表記を揃えることが前提です。

②宛名の書き方（御中と様の使い分け）

宛名の敬称を誤ると、最初から印象が悪くなります。以下の使い分けを確認してください。

状況	正しい敬称	NG例
部署宛（担当者名不明）	〇〇部 御中	〇〇部 御中 〇〇様（御中＋様の併用）
担当者名がわかっている	〇〇部 〇〇様	〇〇部 御中 〇〇様（重複）
担当者名を記載したい場合	採用担当者様	御担当者様（正式ではない）

「御中」と「様」は絶対に同じ宛名に併記しないのが鉄則です。どちらかの誤字・混用は第一印象に直接影響します。

③本文（頭語・時候の挨拶・本文・結語）

本文は「拝啓」で始まり「敬具」で終わります。この頭語と結語は必ずセットで使うルールがあります。それぞれの役割を整理します。

• 頭語：「拝啓」（一般的な書類送付に対応）
• 時候の挨拶：「時下ますますご清祥のこととお慶び申し上げます」は通年使える表現
• 趣旨：どの求人に応募するのかを1〜2文で簡潔に記載
• 末文：「ご査収くださいますようお願い申し上げます」等で締める
• 結語：「敬具」（拝啓に対応）

本文で自己PRを長文で書く必要はありません。添え状の役割は「書類の目録と礼儀のご挨拶」であり、詳しいアピールは職務経歴書に任せてください。

④同封書類一覧の書き方

「記」と「以上」で挟むのが正式な形式です。書類の数え方は枚数ではなく「1通」とカウントします。履歴書5枚・職務経歴書3枚がセットでも、それぞれ「1通」と表記します。

実際に封入した書類と同封書類一覧が一致しているか、送付前に必ず確認してください。記載と実物が異なる場合、書類管理が不正確な人という印象を与えます。

職務経歴書そのものの作成に時間がかかっている場合は、職務経歴書の自動作成ツールを活用すると効率よく仕上げられます。

採用担当者が実際に見るNG例と改善ポイント

以下は添え状作成でよく見られる失敗パターンです。それぞれの改善ポイントとあわせて確認してください。

添え状作成時に守るべき5つのマナー

• A4サイズ・1枚に収める：2枚以上になると「要点をまとめられない人」という印象を与えます
• パソコンで作成する：手書きが禁止されているわけではありませんが、ビジネス文書はPCで作成するのが現在の主流です
• フォントは明朝体またはゴシック体：装飾フォントは使用しないこと。本文サイズは10〜11ptが読みやすい基準です
• 封筒への入れ方に注意する：A4書類を三つ折りにして封筒に入れるのが一般的です。添え状は書類の一番上（取り出したときに最初に見える位置）に置きます
• 封筒の表に「応募書類在中」と記載する：赤字で明示します。縦書き封筒は縦書き、横書き封筒は横書きで統一してください

添え状をスマホで作成してコンビニ印刷したい場合は、送付状のスマホ作成からコンビニ印刷までの手順を参考にしてください。

まとめ

• 職務経歴書を郵送する際は添え状の同封が基本マナー（メール送付時は不要）
• 添え状の構成は「日付・宛名・連絡先・件名・本文・同封書類一覧」の6要素
• 宛名の敬称（御中・様）は絶対に混用しないこと
• 同封書類一覧と実際に封入した書類が一致しているか、送付前に必ず確認する
• 添え状はA4・1枚・パソコン作成が標準

添え状の内容そのものは採用可否を左右しませんが、丁寧な書類作成は採用担当者への誠意の表れとして評価されます。この記事のテンプレートをそのまま活用して、書類送付の不安を解消してください。

職務経歴書の内容に不安がある場合は、転職エージェントの添削サービスを活用すると書類全体の完成度が高まります。

職務経歴書の添え状に関するよくある質問

添え状は手書きとパソコン作成、どちらがよいですか？

パソコン作成が一般的です。手書きが禁止されているわけではありませんが、ビジネス文書の標準的な作法としてWordでの作成が主流になっています。手書きの場合は誤字に注意し、修正液の使用は避けてください。

添え状に志望動機を詳しく書く必要はありますか？

必要ありません。添え状の本文は3〜4行程度で簡潔にまとめるのが基本です。「どの求人に応募するのか」と「書類を確認してほしい」という趣旨だけを伝えれば十分です。詳細な志望動機や自己PRは職務経歴書に記載してください。

同じ添え状テンプレートを複数の企業に使い回してよいですか？

問題ありません。添え状の役割は書類の目録と礼儀としての挨拶状であり、企業ごとにゼロから書き直す必要はありません。ただし、会社名・部署名・担当者名・日付・応募職種の記載が正確かどうかを毎回確認することを忘れないようにしてください。