職務経歴書のパソコン作成手順｜Wordで採用担当者に伝わる書き方

この記事では、職務経歴書をパソコンで作る具体的な手順を解説します。WordとExcelの使い分け、採用担当者が確認するフォーマットの基準、PDF化・ファイル送付まで一連の流れを網羅します。パソコンが手元にない場合のスマホ作成の方法もあわせて紹介します。

職務経歴書はパソコン作成が基本｜採用担当者の本音

転職活動で初めて職務経歴書を書く際、「手書きとパソコン、どちらで作ればいいのか」と迷う方は少なくありません。結論からいうと、現在の採用市場ではパソコン作成が圧倒的に主流です。

採用担当者の約半数がパソコン作成を推奨する理由

マイナビ転職が採用担当者352名に実施した調査によると、「パソコン作成のほうが良い」と回答した割合は50.9%、「どちらでも良い」が30.4%、「手書きのほうが良い」が18.8%でした。

採用担当者の回答	割合
パソコン作成のほうが良い	50.9%
どちらでも良い	30.4%
手書きのほうが良い	18.8%

出典：マイナビ転職「採用担当者352名への調査」

パソコン作成が支持される理由は「読みやすさ」だけではありません。採用担当者が挙げる主な理由は以下の3点です。

• 読みやすく内容が把握しやすい：フォントや行間を統一できるため、採用担当者が重要な情報を短時間で拾いやすい
• ビジネスPCスキルを示せる：整った文書をパソコンで作れることは、基本的なオフィス作業への適応力を暗示する
• 複数社への応募が効率化できる：データとして保存・編集できるため、応募ごとに一から書き直す必要がない

手書きが認められるのは例外的なケース

採用担当者の約8割は「パソコン or どちらでも良い」と答えており、手書きを明示的に求められていない限りはパソコン作成を選ぶべきです。書道・アナログクラフト・陶芸などごく限られた職種を除き、手書きを選ぶことは「PCが苦手」という印象を与えるリスクを伴います。応募要項に指定がなければ、迷わずパソコン作成を選んでください。

WordかExcelか？職務経歴書に向くソフトの選び方

パソコンで作成すると決めたら、次の悩みは「WordとExcelのどちらを使うべきか」という問題です。どちらでも採用担当者に問題はありませんが、それぞれ向き・不向きがあります。

比較項目	Word	Excel
レイアウトの自由度	高い（文章・段落の調整が直感的）	セル単位のためやや低い
文章の読みやすさ	○ 文書作成に最適	△ 表計算がメイン
表形式の整理	△ 手間がかかる	○ 直感的に作れる
PDF変換の容易さ	○ 「名前を付けて保存」で即対応	○ 同様に対応可
テンプレートの豊富さ	○ 転職サイトが多数提供	△ やや少ない

Wordが向いているケース

職務経歴書の大部分は「文章で経験・実績を説明する」記述が中心になります。Wordはテキスト量が多い文書に向いており、見出しや段落の調整がしやすいため、多くの転職者に適したソフトです。転職サイト（doda・マイナビ転職・リクルートエージェント等）が提供する無料テンプレートもWord形式が主流で、ダウンロードしてそのまま使えます。

• 転職が初めてで、フォーマット選びに迷っている
• 職歴・実績の説明に文章量が多くなる
• 転職サイトのテンプレートをそのまま活用したい

Excelが向いているケース

Excelは表形式で情報を整理する際に優れています。スキルシート・資格一覧・プロジェクト別の経歴表など、項目ごとに記入欄が決まっているフォーマットを使う場合は、Excelのほうが入力しやすいこともあります。ただし、文章の段落調整や見出しの整形はWordほど直感的ではないため、文章量が多くなる職種ではWordのほうが仕上がりがきれいになりやすいです。

• スキルシートや資格一覧を表で整理したい
• プロジェクト単位でまとめる経歴が多いITエンジニアなど
• 応募先が「Excelフォーマット」を指定している

パソコンがない場合はスマホ対応ツールが最短ルート

「自宅にパソコンがない」という場合も、スマートフォンから職務経歴書を作成できる無料ツールが複数あります。入力ガイドに従って情報を入れるだけでWord・PDF形式の書類が出力でき、コンビニ印刷に対応しているサービスもあります。詳しくは後述のスマホ作成ツールのセクションで紹介します。

書き方が思い浮かばない場合は、AIが文章を自動生成してくれる職務経歴書の自動作成ツールとの組み合わせも有効です。

パソコンで職務経歴書を作る5ステップ【Word手順】

Wordで職務経歴書を初めて作る場合の手順を、5つのステップで解説します。テンプレートの入手から最終的なPDF変換・送付まで、一連の流れを順番に押さえておきましょう。

ステップ1：テンプレートを入手する

ゼロから作成するより、信頼できるテンプレートを入手してから始めるほうが効率的です。転職サイトが提供するテンプレートは採用担当者に見慣れたフォーマットを使っているため、第一印象が安定しやすいというメリットがあります。

• doda：職歴・スキル・自己PR欄が分かれた標準的なフォーマットをWord形式で提供
• マイナビ転職：年代・職種別のテンプレートが充実。英文対応版もある
• リクルートエージェント：書き方見本付きのWordテンプレートを無料提供
• ハローワーク：厚生労働省推奨の様式（PDF・Word）を公式サイトから入手可

ステップ2：職歴・スキルを入力する

テンプレートを開いたら、以下の順で情報を入力します。職務経歴書の基本的な構成は「職歴→業務内容・実績→保有スキル・資格→自己PR」の流れが一般的です。

セクション	記載内容
職務要約	3〜5行で職歴の全体像・主な経験をまとめる
職務経歴	会社名・在籍期間・業務内容・達成した実績（数値あり）
スキル・資格	業務で使えるソフト・言語・保有資格を列挙
自己PR	強み・貢献できることを採用先に響く形で記述

入力の際は「何をしたか」だけでなく、「どのくらいの規模・成果か」を数値で示すことが採用担当者の評価を高める最大のポイントです。「営業で売上目標を達成した」より「月次目標120%達成を6か月継続した」のほうが、具体性が格段に増します。

ステップ3：フォント・余白・見出しを整える

内容の入力が終わったら、全体の体裁を整えます。フォントや余白が乱れていると、内容が良くても「読みにくい書類」という印象を与えてしまいます。基本の設定は次の通りです。

項目	設定の目安
フォント（本文）	明朝体（游明朝・ヒラギノ明朝）またはゴシック体（游ゴシック）を1種類に統一
フォントサイズ	本文10.5〜11pt、見出し12〜14pt
余白（上下左右）	20〜25mm程度を確保
行間	固定値18〜20pt前後（詰まりすぎず読みやすい範囲）
用紙サイズ	A4縦・白無地・横書き

フォントは明朝体かゴシック体のどちらか1種類に統一するのが基本です。複数の書体が混在していると、採用担当者に「雑な仕事をする人」という印象を与えます。フォント選びの詳細は履歴書の書体・フォントの選び方も参考にしてください。

ステップ4：セルフチェック（誤字・内容確認）

入力が完了したら、提出前に必ずセルフチェックを行います。パソコン作成で最も多いミスは変換ミス（企業名・役職名の誤変換）です。Wordの自動修正に頼らず、必ず1行ずつ目で追って確認する習慣をつけましょう。

• 企業名・サービス名の漢字が正しいか（変換で近い字に置き換わりやすい）
• 在籍期間の「年月」が正確に入力されているか
• 句読点・改行の統一感が崩れていないか
• 数値・単位の記載に一貫性があるか（「万円」か「百万円」かなど）

ステップ5：PDFに変換して保存・送付する

チェックが完了したら、ファイルをPDFに変換します。WordファイルをそのままメールやWEB応募フォームに添付するのは避けてください。相手のパソコン環境によってはレイアウトが崩れる可能性があるため、PDF形式での送付が基本です。

採用担当者が30秒で判断するフォーマットのルール

採用担当者は1日に多数の書類を確認します。最初の30秒で「読む価値があるかどうか」を判断していると言われるほど、一目で伝わるレイアウトが選考結果を左右します。内容の前に「体裁」で判断される現実を知っておくことが、書類通過の第一歩です。

採用担当者の目が止まる見出しの使い方

職務経歴書を開いた瞬間、採用担当者が最初に目を向けるのは「見出し部分」です。職歴のブロックごとに罫線や見出しを使って区切ることで、どのセクションに何が書いてあるかを一目で把握できる構成になります。

ファイル名・送付形式で落とされないために

ファイルの中身以前に、ファイル名と送付形式のミスで「注意力が低い」と判断されるケースがあります。採用担当者は複数の応募者のファイルを一括で管理するため、誰のファイルかが一目で分かる命名が好まれます。

パソコン作成でやりがちな5つのNGと採用担当者の本音

パソコンで作成した職務経歴書でも、よくある失敗をしてしまうと採用担当者の評価を大きく下げることがあります。以下の5つは特に頻繁に見られるNGパターンです。

NG1：フォントが混在している

テンプレートを部分的に修正したり、複数のソースからコピー＆ペーストしたりすると、書体がバラバラになりやすいです。明朝体・ゴシック体・MSフォントが混在した書類は、採用担当者に「雑な仕事をする人」という印象を与えます。全体を選択してフォントを一括変更し、仕上げ前に必ず確認しましょう。

NG2：変換ミス・誤字の放置

パソコン作成では手書きと違い「消しゴムで消した跡」がないため、採用担当者は誤字・変換ミスを「提出前に確認していない」と解釈します。企業名・役職名・専門用語は特に変換ミスが起きやすい箇所です。Wordのスペルチェックだけに頼らず、声に出して読み上げながら確認する方法も効果的です。

NG3：WordファイルをPDF化せずそのまま送付

Wordファイル（.docxや.doc）をそのまま送付すると、受け取った側の環境によってはレイアウトが崩れます。また、採用担当者がファイルを開くと編集できる状態になるため、意図しない変更が加わるリスクもゼロではありません。メール・WEB応募フォームを問わず、添付ファイルは必ずPDF形式に変換してから送付してください。

NG4：枚数が3枚を超えている

職務経歴書は1〜2枚が理想で、どうしても多くなる場合でも3枚以内にまとめるのが原則です。転職回数が多い方ほど内容を詰め込みたくなりますが、採用担当者は短時間で要点を把握したいと考えています。各職歴の業務内容は箇条書きで簡潔にまとめ、特に注目してほしい実績に絞って記述することで、読みやすさと印象の強さが両立します。

NG5：ファイル名が「職務経歴書.docx」のまま

採用担当者は複数の応募者の書類を一度に管理します。「職務経歴書.pdf」という汎用的なファイル名では、どの応募者のファイルか判別しにくく管理の手間を増やしてしまいます。「氏名_職務経歴書_日付.pdf」のように、ファイル名だけで誰の書類かが分かる命名規則を守りましょう。

PCがなくてもできる｜スマホ対応の職務経歴書作成ツール

「自宅にパソコンがない」「会社のPCは私用に使えない」という場合でも、スマートフォンから職務経歴書を作成できる無料ツールが複数存在します。

ツール名	特徴	出力形式
dodaレジュメビルダー	入力ガイドに従うだけで完成。コンビニ印刷対応	Word / PDF
Yagish	履歴書・職務経歴書の両方を一括作成できる。PDF出力あり	PDF
ミライトーチResume	スマホ完結・会員登録なしで使用可。テンプレート多数	PDF / Word

スマホツールを使う際も、提出前に必ず画面上でプレビューを確認し、文字化けや改行崩れがないことをチェックしてください。印刷はコンビニのマルチプリンタを利用すれば、A4サイズで出力できます。

書く内容に悩む場合は、AIが経歴情報をもとに文章を自動生成してくれる職務経歴書の自動作成ツールとの組み合わせが特に効果的です。

また、完成した職務経歴書の内容に自信が持てない場合は、職務経歴書の添削サービスを活用することも選択肢のひとつです。転職エージェントによる無料添削のほか、有料の専門サービスでは具体的な改善提案を受けられます。

まとめ

• 職務経歴書はパソコン作成が基本。採用担当者の約半数がパソコン推奨という調査結果がある
• ソフトはWordが最も汎用的。スキルシートが中心の場合はExcelも有効
• 作成手順は「テンプレート入手→入力→フォーマット整理→セルフチェック→PDF変換」の5ステップ
• フォント統一・変換ミス確認・PDF変換は必須。ファイル名も氏名と日付を含める
• パソコンがない場合は、dodaレジュメビルダーなどスマホ対応の無料ツールを活用できる

書類の中身と同じくらい、フォーマットの整え方やファイルの送り方が採用担当者の印象を左右します。内容を書き終えた後も、体裁の確認に十分な時間をかけることが書類通過率を上げる近道です。

職務経歴書のパソコン作成に関するよくある質問

職務経歴書はWordとExcelどちらで作るべきですか？

どちらでも問題ありませんが、初めて職務経歴書を作る場合はWordが適しています。文章中心の記述がしやすく、転職サイトが提供するテンプレートもWord形式が主流です。スキルシートを中心に記載する場合や、応募先がExcelフォーマットを指定している場合はExcelを選んでください。

パソコンがない場合、スマホで職務経歴書を作れますか？

作れます。dodaのレジュメビルダー、Yagish、ミライトーチResumeなどのスマホ対応無料ツールを使えば、入力ガイドに従うだけでPDFまたはWord形式の職務経歴書が完成します。完成後はコンビニのマルチプリンタでA4印刷が可能です。

職務経歴書のファイルはPDFで送るべきですか？

原則としてPDF形式での送付を推奨します。Wordファイルのままだと受け取った相手の環境によってレイアウトが崩れることがあります。WordからPDFへの変換は「名前を付けて保存」→「ファイルの種類：PDF」を選ぶだけで行えます。送付前にPDFを開いて表示を確認しておくと安心です。

職務経歴書の枚数は何枚が適切ですか？

1〜2枚が理想です。転職回数が多いなどどうしても内容が多くなる場合でも、3枚以内にまとめることを目指してください。枚数が増えると採用担当者が内容を把握しにくくなります。各職歴の業務内容は箇条書きで簡潔に整理し、特に伝えたい実績に絞って記述することが大切です。