履歴書 電子テンプレートを選ぶ前に読む採用担当者の本音

この記事では、電子履歴書テンプレートの形式別の選び方と、採用担当者が実際に確認しているチェックポイントを解説します。Word・Excel・PDFの特徴と使い分け、書類選考を通過するための設定・提出方法も合わせて紹介します。

電子テンプレートで作った履歴書は採用に通じるか

今の採用現場では、PC作成の履歴書は完全なスタンダードです。企業から「手書きで提出してください」と明示されていない限り、電子テンプレートをそのまま使って問題ありません。

厚生労働省が提供する「履歴書様式例（令和3年4月改定）」もExcel・PDF形式で配布されており、官公庁レベルで電子作成を前提とした様式が整備されています。手書きのほうが丁寧に見えるという先入観は、現在の採用現場では大きく薄れています。

電子テンプレートを使えばそれだけで通過するわけではありません。フォーマットの選び方と入力の仕上げ方が、書類の完成度を左右します。

Word・Excel・PDF形式の特徴と選び方

電子テンプレートの主流はWord・Excel・PDFの3形式です。それぞれ特徴が異なるため、自分の用途に合わせて選ぶことが大切です。

形式	作成のしやすさ	レイアウト安定性	提出時の対応
Word	◎ 直感的に入力できる	△ 相手環境で崩れることあり	PDF変換して提出
Excel	○ セルで整えやすい	○ 比較的安定	PDF変換して提出
PDF	× 直接編集は困難	◎ 完全に固定される	そのまま提出可

Wordテンプレートが向いている人

Wordは履歴書テンプレートの中で最も普及している形式です。文章の入力・修正がしやすく、フォントや行間の調整も直感的に操作できます。転職活動で初めて電子テンプレートを使う方に最も向いています。

ただし、WordファイルのままメールやWebフォームで提出すると、受け取った側の環境（OSやWordのバージョン）によってレイアウトが崩れることがあります。提出直前にPDF形式に変換することが最低限のマナーです。

Excelテンプレートが向いている人

Excelテンプレートは、セルのサイズを活用したマス目レイアウトが特徴です。文字の折り返しや項目ごとの幅を数値で調整できるため、フォーマットを細かく整えたい方に向いています。

注意点は、セルの結合や枠線の設定が複雑になると、印刷時にズレが生じやすい点です。完成後はプレビューを確認してから、A4用紙1枚に収まるようにしてPDF変換してください。

PDF形式テンプレートの正しい使い方

PDFは「最終提出用の出力形式」として位置づけるのが正解です。直接テキストを入力するには専用アプリが必要なため、履歴書の作成はWordやExcelで行い、完成後にPDFに変換して使うのが基本的な流れです。

厚生労働省が配布しているPDF版テンプレートは印刷後に手書きで記入する用途のものです。電子入力には同省が配布するExcel版を使うか、転職サイトのWordテンプレートを活用するとスムーズです。

状況別に適したテンプレートの種類については、採用担当者視点でまとめた以下の記事も参考にしてください。

採用担当者が10秒で判断するフォーマットの印象

採用担当者が複数の書類を短時間で確認する際、フォーマットそのものが最初の印象を左右します。内容を読む前に「この書類は見やすいか」を無意識に判断しているのが実態です。

特に多いのが、テンプレートの枠や列幅を変えてしまい、印刷時にレイアウトが崩れているケースです。テンプレートの構造は変えず、変更するのはテキストの内容だけという原則を守ることが、完成度を高める最短の手順です。

Web上で作成から提出まで完結できるサービスを使えば、フォーマット崩れのリスクを回避しやすくなります。

目的別の電子テンプレートの選び方

電子テンプレートは用途によって最適な形式が変わります。転職・就活・アルバイトそれぞれの状況に合わせた選び方を整理します。

転職活動向けのテンプレートの基準

転職活動では、職歴欄が充実しているテンプレートを選ぶことが基本です。勤務先が複数ある場合、記載スペースが少ないテンプレートでは職歴欄が窮屈になり、採用担当者が職務内容を把握しにくくなります。

厚生労働省の推奨様式は、性別記載が任意となった現行の採用実務に対応しています。転職活動の基本として、まずこのテンプレートを選ぶのが最も安全な判断です。

新卒・就活向けのテンプレートの基準

新卒の就職活動では、職歴より学歴・ゼミ・得意科目を充実させて記載できるテンプレートが向いています。クラブ活動・アルバイト経験・趣味欄が設けられている様式は、人物像が伝わりやすい形式です。

就活用テンプレートにはB5サイズのものも多く出回っています。採用担当者が書類を管理しやすいのはA4であるため、A4サイズのテンプレートを選ぶようにしてください。

アルバイト・パート向けのテンプレートの基準

アルバイト・パートの応募では、志望動機欄が1〜2行程度のシンプルな書式で十分です。通勤時間・希望シフトなど、採用担当者が確認したい情報を素早く書けるコンパクトなテンプレートが、実際の選考では扱いやすいと判断されます。

以前のアルバイト経験を職歴欄に記載する場合も、正社員転職ほど詳細な説明は不要です。「いつ・どこで・どんな業務をしたか」を1〜2行でまとめられる書式を選んでください。

電子テンプレートを使った作成のポイント

テンプレートをダウンロードした後、どう入力・設定するかで書類の完成度が変わります。採用担当者が「きれいに仕上がっている」と感じる書類を作るために、以下のポイントを押さえてください。

フォントと文字サイズの正解

フォントは、PCで履歴書を作成する際に最もつまずきやすい設定です。明朝体を基本として全項目で統一することが原則です。

OS	推奨フォント
Windows	游明朝、ＭＳ明朝
Mac	ヒラギノ明朝

文字サイズは本文（氏名欄以外）を10.5ptまたは11ptに統一するのが読みやすさの基準です。氏名のみ12〜14ptに大きくする場合がありますが、その他の項目はサイズを揃えてください。フォントについての詳細は以下の記事で採用担当者視点から解説しています。

PDF変換と提出前の最終確認

WordやExcelで作成した履歴書をメール提出する際は、必ずPDFに変換してから送ります。

1. Word/Excelで「ファイル」→「名前を付けて保存」を選択する
2. 保存形式のプルダウンで「PDF」を選択する
3. 「保存」をクリックして変換する
4. 変換後のPDFを開いてレイアウトを確認する

ファイル名は「履歴書_（氏名）.pdf」の形式が採用担当者にとって管理しやすい命名ルールです。「document.pdf」「無題.pdf」のようなファイル名のままでは、先方が複数の候補者の書類を管理する際に手間が増えます。

電子履歴書をメール提出するときのマナー

電子テンプレートで作成した履歴書をメールで提出する場合、ファイルの形式だけでなく本文の書き方にも気を配る必要があります。

件名と本文の書き方

メールの件名は「履歴書送付のご連絡／（氏名）」が基本形です。特定の求人に応募する場合は「【株式会社○○（職種名）応募】履歴書送付のご連絡／（氏名）」のように先頭に応募先を追記します。

Web上のフォームに直接入力できる「Web履歴書」や「オンライン履歴書」を使えば、PDF変換やメール送付の手順を省略できます。

まとめ

• 電子テンプレートで作成した履歴書は、企業から手書き指定がない限り問題なく提出できる
• 作成はWordまたはExcelで行い、提出前に必ずPDFに変換するのが基本
• 採用担当者が評価するのはフォントの統一、レイアウトの整然さ、記載内容の正確さ
• テンプレートの枠構造は変えず、テキストのみ変更するのが崩れを防ぐ基本原則
• 目的（転職・新卒・アルバイト）によって選ぶテンプレートの形式が変わる

フォーマット選びと提出方法を押さえた上で、記載内容をしっかり作り込むことが書類選考通過への近道です。

電子履歴書テンプレートに関するよくある質問

電子テンプレートで作成した履歴書を手書きに変える必要はありますか？

企業から「手書きで提出してください」と明示されていない限り、電子テンプレートで作成した書類のままで問題ありません。現在の採用現場では、PC作成の履歴書は一般的な提出方法として広く定着しています。ただし、業界や企業の方針によって手書きを求める場合があるため、求人票や募集要項を事前に確認することをおすすめします。

WordとExcelのどちらのテンプレートを選べばいいですか？

初めて電子テンプレートを使う場合はWordをおすすめします。文章の入力・修正がしやすく、フォントや行間の調整も直感的に操作できます。職歴が多く、セルのレイアウトを細かく管理したい場合はExcelが向いています。どちらの場合も、提出時は必ずPDF形式に変換してから送付してください。

テンプレートの項目を自分用にカスタマイズしてもいいですか？

基本的な項目（学歴・職歴・資格・志望動機など）の構成は変えず、テキストの内容のみ変更するのが原則です。フォントのカスタマイズや一部の調整は許容されますが、枠組みを大幅に変えたりカラフルなデザインを加えたりすることは避けてください。採用担当者が書類の内容を確認しにくくなるほどの変更は、マイナスの印象につながります。

電子テンプレートはどこからダウンロードできますか？

厚生労働省の公式サイトでExcel・PDF形式のテンプレートが無料公開されています。転職活動向けにはマイナビ転職・doda・リクナビNEXTなどの転職サイトからWord・Excel・PDF形式で無料ダウンロードできるテンプレートが多数用意されています。サイトによって様式の種類（職歴欄の多さ・自己PR欄の広さなど）が異なるため、自分の用途に合ったものを選んでください。