履歴書テンプレート無料ダウンロード｜採用担当者が教える形式選びの正解

この記事では、履歴書テンプレートの無料ダウンロード先と、形式（Word・Excel・PDF・Webツール）の正しい選び方を解説します。厚生労働省推奨様式の2021年改定の変更点、用途別のテンプレートの選び分け、採用担当者がフォーマットを見て実際に気にするポイントまで、転職・就活・アルバイト別にまとめています。

履歴書テンプレートを選ぶ前に知っておきたいこと

テンプレートをダウンロードする前に、まず押さえておきたい前提が2点あります。選ぶ様式が採用の評価に直結するわけではありませんが、使い古したフォーマットや読みにくいレイアウトは採用担当者の印象に影響することが実際にあります。自分に合った形式を選んで正しく使うことが、書類選考の第一歩です。

2021年改定の厚生労働省推奨様式とは

2021年4月、厚生労働省は企業が使用する履歴書の「推奨様式」を改定しました。主な変更点は以下のとおりです。

改定前	改定後（2021年4月〜）
性別欄：男・女の選択式（必須）	性別欄：記入任意（自由記述欄に変更）
配偶者欄：あり・なし（必須）	配偶者欄：削除（任意で記載可）
扶養家族欄：あり	扶養家族欄：削除

これは、応募者のプライバシーや多様性に配慮した改定です。2021年以前の古いフォーマットには性別・配偶者欄が必須項目として残っているケースがあります。現在ダウンロードするなら、2021年改定後の最新様式に準拠したテンプレートを選ぶことが基本です。

テンプレート選びで採用担当者が気にすること

採用担当者は1通の書類を長くて数十秒で確認します。内容以前に「読みやすいかどうか」が最初の判断基準です。テンプレートそのものではなく、そのテンプレートを使った仕上がりの読みやすさが評価対象になります。

形式別・用途別｜無料ダウンロードできる履歴書テンプレート

転職・新卒・アルバイトなど状況によって必要なレイアウトは異なります。用途ごとに適したテンプレートと、信頼できる無料ダウンロード先をまとめます。

厚生労働省様式の基本テンプレート（Word・Excel・PDF対応）

最もスタンダードで迷いにくいのが、厚生労働省が公開している推奨様式です。転職・就活・アルバイトを問わず幅広く使えます。doda・マイナビ転職・リクナビNEXTなどの主要転職サイトでもWord・Excel・PDF形式でそれぞれ無料配布されています。

• 対応形式：Word・Excel・PDF（各サイトで選択可能）
• 特徴：2021年改定済み。性別・配偶者欄が任意記載に対応したフォーマット
• こんな人に：どれを選べばいいかわからない、まず標準的なものを使いたい人

転職・中途採用向け｜職歴欄が多いテンプレート

転職経験が多い人や職歴が長い人には、職歴欄と免許・資格欄が広めに取られたテンプレートが向いています。スペースが足りなくなって欄外に書くような状態を避けられます。

• 目安：職歴が3社以上、または転職回数が2回以上の人
• 配布先の例：doda・マイナビ転職・リクナビNEXT（各サイトで「職歴欄広め」の選択肢あり）
• 注意点：職歴が少ないのに大きい欄を使うと、空白が目立って逆効果になる

新卒・第二新卒向け｜自己PR・志望動機欄が広いテンプレート

職歴が浅い新卒・第二新卒には、自己PR欄と志望動機欄が大きいテンプレートが有利です。経験を書く代わりに、意欲と人柄を伝えるスペースを最大限に活用できます。

• 目安：就活中の学生、卒業後1〜3年の第二新卒
• 配布先の例：リクナビ・マイナビ（新卒向けテンプレートとして専用配布）
• 注意点：自己PR欄が広くても内容が薄いと逆効果。欄の大きさより中身で差をつけること

アルバイト・パート向け｜A4判1枚のシンプルテンプレート

アルバイトやパートの応募であれば、A4判1枚のシンプルなフォーマットで十分です。多くのコンビニや書店でも購入できる一般的な履歴書用紙と同じレイアウトです。

• 目安：アルバイト・パート・業務委託など短期・単発雇用の応募
• 配布先の例：タウンワーク・バイトル（応募先が書式を指定する場合はそちら優先）
• 注意点：アルバイトでも証明写真は必須。「写真なし」での提出は原則NG

スマホだけで完結したい人向け｜Webツール型テンプレート

Word・Excelが手元にない場合や、パソコン不要で完成させたい場合は、ブラウザ上で入力・PDF出力できるWebツールが便利です。

• 代表的なサービス：Yagish（ヤギッシュ）・doda履歴書作成・マイナビ転職（会員登録不要のツールあり）
• メリット：スマホのカメラで証明写真も設定できる。コンビニ印刷に直接対応するツールも多い
• 注意点：サービス終了や仕様変更のリスクがある。完成後は必ずPDFで手元に保存すること

スマホで履歴書を作る際のツール選びについては、以下の記事でより詳しく比較しています。

Word・Excel・PDF・Webツール、どの形式を選ぶべきか

テンプレートをダウンロードする際、形式の選択で迷う人は多いです。それぞれに向き不向きがあります。用途と提出方法に合わせて選んでください。

形式	向いているケース	注意点
Word	文章量の多い自己PR欄を入力したい、後から修正・再利用したい	フォント・レイアウトが環境によってズレることがある。送付時はPDF変換を
Excel	日付の自動計算や罫線を活用したい、表形式の整列が得意な人	文章入力には向かない。セルの幅管理が手間になりやすい
PDF（記入可能型）	手書き感覚でフォームに直接入力したい	Adobe Acrobatなど対応リーダーが必要
PDF（手書き用）	手書きで書きたい人。印刷して使う	一度書いたら修正が難しい。下書きを必ず準備する
Webツール	スマホのみで作業したい、WordもExcelも手元にない	ネット環境が必要。完成後はPDF保存を忘れずに

採用担当者の本音｜提出形式の優先順位

メールや応募フォームで提出する場合、ファイル形式はPDFが最も安全です。WordやExcelで送ると、受け取り側の環境でレイアウトが崩れるリスクがあります。特にフォントが変換されてしまうと、丁寧に整えたレイアウトが崩壊します。作成がWordでもExcelでも、完成後は必ずPDF変換してから送付してください。

郵送・持参の場合は印刷物で提出するため、どの形式で作ったかは関係ありません。WordでもExcelでも、最終的に印刷されたものの見栄えで判断されます。

作成ツールをどれにすべきか、より詳しい比較はこちらの記事も参考にしてください。

採用担当者が見て気になるテンプレートの「地雷」

「どのテンプレートを使っても同じ」と思われがちですが、採用担当者が受け取る書類の中には、フォーマット起因のマイナス印象が生まれているケースが実際にあります。内容より先に目に入るのが「読みやすさ」と「フォーマットの整合性」だからです。

上記のうち特に注意が必要なのが会社指定書式の見落としです。求人票や応募ページに「当社規定の書式をご使用ください」と書かれている場合は、市販・ダウンロードテンプレートは使えません。必ず応募先の指定を確認してから作成を始めてください。

ダウンロード後すぐにやること｜テンプレート活用の3ステップ

テンプレートをダウンロードしたら、すぐに書き始める前に以下3つを確認してください。順番を守ることで、やり直しのリスクを大幅に減らせます。

ステップ1：応募先の書式指定を確認する

まず求人票や採用ページに「書式指定」がないかを確認します。指定がない場合は、ダウンロードしたテンプレートをそのまま使用できます。指定がある場合は応募先のフォームを入手してから作成を始めてください。この確認を省いてテンプレートを完成させると、一からやり直しになります。

ステップ2：印刷設定とフォントを確認する

Word・Excelテンプレートの場合、書き始める前に印刷プレビューで以下を確認します。

• 用紙サイズがA4またはB5に設定されているか（テンプレートによって異なる）
• フォントが統一されているか（明朝体 or ゴシック体、混在NG）
• 文字サイズが読みやすいか（推奨：10.5〜11pt）
• 証明写真の枠サイズ（縦4cm×横3cmが標準）を確認する

フォントの選び方について詳しくはこちらの記事で解説しています。

ステップ3：手書きかPC入力かを決めてから書き始める

転職・就活の場合はPC入力が標準です。手書きを求める企業は減っていますが、求人票に「手書き推奨」「手書きのみ」と記載がある企業には手書きで対応します。

提出方法	おすすめの作成方法
メール・Web応募（PDF添付）	WordまたはWebツールで作成 → PDF変換して送付
郵送	Word/Excelで作成 → 印刷 or PDFをコンビニ印刷
持参（面接当日）	Word/Excel印刷 or 手書き（指定がない場合はPC入力が無難）
手書き指定あり	PDFテンプレートを印刷 → 黒のボールペンで記入

手書きの場合は下書きを準備してから清書します。一度書いたら修正が難しいため、特に志望動機・自己PR欄は別紙に書く練習をしてから本番に臨んでください。

テンプレートの選び方全般については、こちらの記事もあわせて確認してください。

まとめ

• 履歴書テンプレートは2021年改定後の厚生労働省推奨様式を基準に選ぶ。古い様式には性別・配偶者欄が必須のものが残っているため注意
• 転職・中途は職歴欄が広いもの、新卒・第二新卒は自己PR欄が広いもの、アルバイトはA4判1枚のシンプルなものを選ぶ
• メール送付する場合は必ずPDF変換してから送る。WordやExcelのまま送るとレイアウトが崩れるリスクがある
• 応募先に「書式指定」がある場合は、ダウンロードテンプレートを使わず企業の指定書式を優先する
• 採用担当者が気にするのは様式の種類よりも「読みやすさ」と「フォントの統一感」

テンプレートは書類作成の土台に過ぎません。どれを使うかより、その後の記載内容と仕上がりの品質が選考結果を左右します。

履歴書テンプレートのダウンロードに関するよくある質問

履歴書テンプレートはどこで無料ダウンロードできますか？

厚生労働省の公式サイトのほか、doda・マイナビ転職・リクナビNEXTなどの主要転職サイトでWord・Excel・PDF各形式が無料で配布されています。転職・就活・アルバイトの用途別にテンプレートが揃っているため、自分の状況に合ったものを選んでください。

厚生労働省のテンプレートと市販の履歴書用紙、どちらを使うべきですか？

どちらを使っても問題ありません。ただし、市販の用紙には2021年改定前の古い様式（性別・配偶者欄が必須）のものが残っている場合があります。ダウンロードテンプレートを使う場合は2021年以降に更新された様式かどうかを確認してください。

スマホだけで履歴書テンプレートをダウンロードして使えますか？

可能です。WordファイルはスマホアプリのMicrosoft Wordで開いて編集できます。ただし操作性はパソコンより劣るため、ブラウザ上で完結できるWebツール（Yagishなど）のほうがスマホ向けとして使いやすいケースが多いです。完成後は必ずPDF保存してください。

会社指定の履歴書フォームがある場合はどうすればよいですか？

必ず応募先指定のフォームを使用してください。求人票や採用ページに「当社書式」「指定フォームをご使用ください」と記載がある場合、市販・ダウンロードテンプレートを使って応募すると書類不備とみなされる可能性があります。指定フォームは採用ページからダウンロードするか、企業の人事部門に連絡して入手します。

履歴書テンプレートのサイズはA4とB5どちらがいいですか？

転職・就活ではA4サイズが標準です。B5は主にアルバイト・パート向けに使われてきましたが、現在は転職・新卒ともにA4が主流です。応募先から指定がなければA4を選んでおけば問題ありません。市販のB5用紙を使う場合も、コピー機でA4に拡大コピーすれば対応できます。