履歴書テンプレートA4エクセル版｜失敗しない入手先と使い方

この記事では、履歴書のエクセルA4テンプレートを選ぶ際に押さえたいポイントを解説します。信頼できる入手先の選び方から、採用担当者が実際に落とすNG使い、印刷崩れを防ぐ具体的な手順まで紹介します。

履歴書テンプレート エクセルA4版の信頼できる入手先

エクセル形式のA4履歴書テンプレートを探す際、最初に迷うのが「どのサイトのものを使えばいいか」という点です。検索すると多数のサイトが表示されますが、採用担当者が見て安心するのは、公的機関または大手転職サービス提供のテンプレートです。個人ブログや素性の分からないダウンロードサイトからのテンプレートは、記載項目が不足していたり、古い様式のままだったりするリスクがあります。

厚生労働省の公式テンプレートが最も信頼性が高い

採用担当者が「このフォーマットで安心」と判断するのが、厚生労働省が公表している履歴書様式例です。2021年4月に改定されたこの様式では、性別欄の任意記載化・通勤時間欄の削除・扶養家族数欄の削除など、現代の採用基準に合わせた内容に更新されています。

ハローワークのウェブサイト（厚生労働省）からエクセル形式（.xls）でダウンロードでき、A4判2枚印刷版が提供されています。転職・就職どちらにも対応できる汎用性があり、官公庁が公表しているため、書類選考でフォーマットを理由に減点されることはありません。

転職サービスのテンプレートは用途別で選べる

リクナビNEXT・タウンワーク・マイナビ転職・dodaなど大手転職サービスは、それぞれ複数種類のエクセルA4テンプレートを無料提供しています。「転職回数が多い人向け（職歴欄が広い）」「志望動機欄を強調したい人向け」など、自分の経歴や目的に合わせて選べるのが特徴です。

用途・状況	選ぶべきテンプレートの特徴
転職回数が多い	職歴欄が広いタイプ（学歴欄が少なく職歴を多く書ける）
新卒・第二新卒	学歴・部活・資格欄が広く、職歴欄が小さいタイプ
資格・スキルを強調したい	免許・資格特記欄が大きいタイプ
志望動機を詳しく書きたい	志望動機・自己PR欄が大きいタイプ
アルバイト・パート応募	A4一枚に収まるシンプルな簡易タイプ

どのテンプレートを選ぶにしても、自分の職歴・学歴の量に合わせて「欄が余らないか・足りなくならないか」を確認してから使い始めることが重要です。欄が余りすぎると内容の薄さが目立ち、足りなくなると無理に詰め込んで読みにくくなります。

履歴書テンプレートの選び方についてさらに詳しく知りたい方は、下記の記事も参考にしてください。

履歴書のサイズ｜A4とB5はどちらを選ぶべきか

履歴書のサイズにはA4とB5の2種類があります。結論から言うと、現在の転職活動ではA4が主流です。応募先からサイズ指定がない限り、A4を選んでおけば問題ありません。

サイズ	特徴	向いている場面
A4（A3二つ折り）	記入スペースが広い。職務経歴書と統一でき書類全体を管理しやすい	転職活動全般（現在の主流）
B5（B4二つ折り）	やや小さく、職務経歴書と混ざりやすい。従来の主流サイズ	企業から指定がある場合のみ

採用担当者が複数の応募書類を管理するとき、A4で統一されているとファイリングしやすく、読む際の負担も少なくなります。また、現在の多くのエクセルテンプレートはA4版が標準となっており、B5版はラインナップが少ない傾向があります。

エクセル・ワード・PDF、どれで履歴書を作るべきか

テンプレートのサイズを選んだら、次に「どの形式で作るか」という問題があります。エクセル・ワード・PDFはそれぞれ特性が異なります。自分のPC操作スキルと提出方法に合わせて選ぶことが大切です。

エクセルが向いている人の条件

エクセルで履歴書を作ることの最大のメリットは、セルのサイズを自由に調整できる点です。職歴が多い場合は行の高さを小さくして詰め込む、記述が少ない場合はセルを広げてバランスを取る、という柔軟な対応が可能です。

ただし、エクセルはワードより「見た目の崩れ」が起きやすいという欠点もあります。次の条件を満たす人にエクセルを推奨します。

• エクセルの基本操作（セル幅変更・フォント設定・印刷プレビュー確認）に慣れている
• 職歴や資格の量に合わせてレイアウトを細かく調整したい
• 最終的にPDF変換して提出するため、崩れを防げる環境がある

ワードが向いている人の条件

ワードはエクセルと比べて印刷時のレイアウト崩れが起きにくく、文章を打ち込むだけであれば操作もシンプルです。エクセルの操作に自信がない場合、ワードの方が安全です。

• エクセルの操作が不慣れで、印刷設定に自信がない
• 志望動機・自己PRなど文章を多く書く欄が多い
• テンプレートの見た目をそのまま使いたい（レイアウト変更不要）

PDF変換はどの形式で作っても必須

エクセル・ワードどちらで作成しても、メール添付や転職サイト経由での提出時は必ずPDFに変換することが重要です。主な理由は2つあります。

• 閲覧環境への対応：採用担当者のPCでフォントが異なる場合、エクセル・ワードのまま送ると文字化けや崩れが起きる
• 内容の固定：PDF化することで、受け取った側が誤って内容を書き換えるリスクをなくせる

採用担当者が落とすエクセル履歴書の3つのミス

エクセルA4テンプレートを使った場合でも、使い方を誤ると「丁寧さが足りない」という印象を与えてしまいます。多くの書類に目を通してきた採用担当者が実際に落とした理由として多かったのが、以下の3つです。

NG1：印刷サイズがA4になっていない

エクセルの印刷設定はデフォルトでA4になっているとは限りません。別のサイズで作業していたデータを流用した場合、実際に印刷するとA4用紙に収まらず文字がはみ出すことがあります。

印刷前には必ず「ページレイアウト」タブで用紙サイズがA4・縦向きになっているか確認し、印刷プレビューで全体が指定のページ数に収まっているかを目視チェックしてください。

NG2：フォントが統一されていない

エクセルはセル単位でフォントを設定するため、コピー＆ペーストや項目追加の際に気づかないうちにフォントが混在します。採用担当者が書類を見たとき、見出しは明朝体なのに本文はゴシック体というような状態だと「仕事が雑な人」という印象につながります。

フォントの選び方についてさらに詳しく知りたい方は、下記の記事で解説しています。

NG3：フォーマット崩れに気づかず提出

テキストを入力した後に罫線が消える、セルの幅が変わって文字が隠れる、といったフォーマット崩れが起きることがあります。特に注意が必要なのが、エクセルのバージョンや環境によって表示が変わる場合です。テンプレートを配布したサイト側の環境と自分のPC環境が異なると、開いた瞬間からレイアウトが乱れていることがあります。

エクセルA4テンプレートを使うときの手順

テンプレートを入手した後、実際に使い始めるまでの手順を4ステップで説明します。

Step 1：ダウンロード後にまずやること

• ダウンロードしたファイルを「コピーして別名で保存」してから編集する（元データを保持するため）
• ファイルを開いた後、「ページレイアウト」タブで用紙サイズがA4・縦向きになっているか確認
• 使用されているフォント名をメモしておく（後で崩れた際の修正基準になる）

Step 2：文字入力の基本ルール

• 年号は元号（令和・平成）または西暦のどちらかで統一する（混在させない）
• セル内で文字が収まらない場合は、フォントサイズを小さくする前にセル内改行（Alt+Enter）を検討する
• 空白欄には「特になし」または「なし」と記入し、未記入のまま提出しない
• 日付欄は「令和○年○月○日」のように元号で統一する場合、半角数字を混在させない

Step 3：印刷前に確認すべき4つのポイント

• 用紙サイズ：「ページレイアウト」→「サイズ」でA4・縦向きに設定されているか
• 拡大縮小：「ページに合わせる」設定で指定のページ数（通常2ページ）に収まるか
• 罫線：印刷プレビューで罫線が消えていないか・途切れていないか
• 写真欄：証明写真を貼付した位置がズレていないか、切れていないか

Step 4：メール送付前のPDF変換方法

エクセルからPDFに変換する手順はOSによって異なります。変換後は必ず開いて内容と用紙サイズを確認してください。

OS	変換手順
Windows	「ファイル」→「名前を付けて保存」→ファイルの種類を「PDF(*.pdf)」に変更→「オプション」でA4・全ページを確認して保存
Mac	「ファイル」→「プリント」→左下の「PDF」ボタン→「PDFとして保存」→用紙サイズA4を確認

ファイル名は「氏名_履歴書.pdf」（例：山田太郎_履歴書.pdf）の形式が採用担当者から見て管理しやすく、他の応募書類の中で探しやすいためおすすめです。「履歴書.pdf」や「無題.pdf」のようなファイル名は、採用担当者が複数の応募書類を管理するときに混乱を招きます。

スマホやWebで手軽に履歴書を作成・PDF提出したい場合は、専用の作成ツールを活用する方法もあります。

まとめ

• エクセルA4テンプレートは、厚生労働省公式または大手転職サービスのものを使う
• 現在の転職活動ではA4が主流。指定がない限りA4を選ぶのが安全
• エクセルで作成する場合は、フォント統一・印刷プレビュー確認・PDF変換の3点が必須
• メール送付時はPDFに変換し、ファイル名を「氏名_履歴書.pdf」の形式にする
• 採用担当者はフォーマット崩れ・フォントの混在を書類の丁寧さとして判断している

テンプレートの選択から印刷・提出まで、一つひとつの手順を確認することが書類選考通過への近道です。

履歴書テンプレート エクセルA4に関するよくある質問

履歴書のエクセルテンプレートはどこでダウンロードできますか？

厚生労働省（ハローワーク）のウェブサイトから「履歴書様式例」をエクセル形式でダウンロードできます。また、リクナビNEXT・タウンワーク・doda・マイナビ転職などの大手転職サービスも、用途別の複数種類のエクセルテンプレートを無料提供しています。

エクセルで作った履歴書はそのまま印刷してもいいですか？

印刷前に「ページレイアウト」でA4・縦向きになっているか確認し、印刷プレビューでフォーマットの崩れがないかを必ず確認してください。フォントが混在していないか、罫線が消えていないかのチェックも必要です。

エクセルの履歴書をメールで送るときはどうすればいいですか？

エクセルファイル（.xlsx）のまま送付するのは避けてください。採用担当者のPCでフォントが変わり、崩れて届く可能性があります。「ファイル」→「名前を付けて保存」でPDF形式に変換し、ファイル名を「氏名_履歴書.pdf」として送付してください。

エクセルとワード、どちらで履歴書を作る方がいいですか？

エクセルの操作に慣れている場合はセルのサイズ調整ができるエクセルが使いやすく、操作に不慣れな場合はレイアウト崩れが起きにくいワードをおすすめします。どちらで作成しても最終的にPDF変換することが前提です。