履歴書送付メールの書き方と例文｜採用担当者に伝わる件名・本文の型

この記事では、履歴書をメールで送付する際の件名・本文の書き方を解説します。中途採用・エージェント経由・送付方法指定なしの状況別例文と、添付ファイルのマナー、送信前チェックリストをあわせてまとめています。

履歴書送付メールを書く前に確認すること

メールで履歴書を送る機会は、転職活動が進むにつれて必ず訪れます。採用担当者から「メールで送ってください」と指示を受けたとき、慌てて送ってしまう前に、基本マナーを3つ確認してください。

指示があったらできるだけ早く送る

採用担当者からメール送付の指示を受けたら、当日か翌日中を目安に送信するのが基本です。返信が3日以上遅れると「仕事のスピードも同じくらいかな」と思われる可能性があります。

当日中に送れない事情がある場合は、「〇日中にお送りします」と理由と送付予定日を一言メールで伝えておくだけで印象は変わります。

ファイルはPDF形式に変換する

WordやExcelで作成した履歴書は、PDF形式に変換してから添付します。PDFにしておくと受信側のパソコン環境によるレイアウト崩れを防げます。また、意図せず内容を編集されるリスクも防げます。

企業側から「Wordで送ってください」と指定があった場合は、その指示に従います。指定がなければPDFが無難です。

件名と本文はシンプルかつ明確に

採用担当者は1日に多くのメールを受け取ります。件名や本文が長すぎたり、志望動機をメール本文に長々と書いたりすると、読んでもらえないこともあります。

件名は何の用件かを一目でわかるように、本文は要点だけを簡潔に。これがメール送付の鉄則です。

【例文あり】履歴書送付メールの基本フォーマット

履歴書送付メールには、守るべき構成があります。件名・本文・署名の3要素を順に解説します。

件名の書き方

件名は「用件＋氏名」が基本型です。採用担当者が受信トレイを見たときに、一瞬で「誰からの何のメール」かわかる書き方にします。

本文の構成（5要素）

履歴書送付メールの本文は、以下の5要素で構成します。志望動機や自己PRをメール本文に入れる必要はありません。「応募書類を確実に届ける」ことがこのメールの目的です。

要素	書き方のポイント
①宛名	会社名（正式名称）→部署名→担当者名の順。担当者名不明なら「採用ご担当者様」
②挨拶・名乗り	「お世話になっております。〇〇と申します。」シンプルに一文で
③用件	「〇〇職への応募に際し、履歴書をPDFにて添付します。ご査収ください。」
④結び	「ご多忙のところ恐れ入りますが、ご検討のほどよろしくお願い申し上げます。」
⑤署名	氏名・住所・電話番号・メールアドレスを記載

署名の書き方

メール署名には氏名・住所・電話番号・メールアドレスを記載します。採用担当者がこのメールから折り返し連絡できるよう、電話番号は必ず入れるのがマナーです。

状況別！履歴書送付メールの例文集

送付の状況によって、メールに添える一言の内容が変わります。自分の状況に合った例文を確認してください。

中途採用・直接応募の基本例文

転職活動で企業へ直接応募する場合、最も使用頻度が高い基本フォーマットです。

転職エージェント経由で紹介を受けた場合の例文

転職エージェントを通じて企業を紹介してもらった場合、本文にエージェント名（担当者名）を添えると、採用担当者が経緯を把握しやすくなります。

送付方法の指定がなく自分から送る場合の例文

求人票に「メールで応募可」と記載がある場合や、「送付方法はお任せします」と言われた場合は、どこで求人を見たかをひと言添えると採用担当者が状況を把握しやすくなります。

添付ファイルの正しい扱い方

メール本文だけでなく、添付ファイルの扱いも採用担当者の目に入ります。細かいことのようですが、ここで雑さが出ると選考に影響することがあります。

ファイル名は「履歴書＋氏名」にする

採用担当者が複数の応募者からファイルを受け取ると、「履歴書.pdf」というファイル名では誰のものかわからなくなります。受信後すぐに識別できるよう、氏名を含めたファイル名にしましょう。

パスワード設定は指示がある場合のみ

以前は「パスワード付きZIPで送付するのがマナー」とされていましたが、近年はセキュリティ上の実効性が低いとして見直されています。以下の基準で判断してください。

• 企業から指示があった場合：その指示に従う
• 指示がない場合：PDFをそのまま添付でOK（パスワードなし）
• パスワードを設定する場合：ファイルを添付したメールとは別のメールでパスワードを通知する

パスワードを設定して同一メールに記載するのは意味がありません。設定するなら、必ず別メールで送ります。

採用担当者が困る「やってしまいがち」なNG例

履歴書送付メールで多く見られる失敗例を整理します。送信前にこれらに当てはまっていないか確認してください。

NG例	なぜ問題か	正しい対応
送付が3日以上遅れる	意欲・仕事の速さを疑われる	当日〜翌日中を目標に送る
件名が「履歴書」だけ	誰からの何のメールか不明	用件＋氏名をセットで記載
本文で志望動機を長々と書く	用件の整理ができない人と思われる	本文は要点のみ、志望動機は書類に記載
ファイル名が「履歴書.pdf」	誰のファイルか区別できない	「履歴書_氏名.pdf」で送る
Wordファイルのまま送付	環境によってレイアウトが崩れる	PDF形式に変換してから添付
添付を忘れて本文だけ送る	再送のやりとりが発生し印象が悪い	送信前に「添付ファイルの確認」を必ずする
宛名の会社名を略して記載	「調べない・雑な人」という印象になる	正式名称（前株・後株）を確認してから書く

送信前チェックリスト

メールを送信する前に以下の項目を必ず確認してください。添付忘れや宛名ミスは、送信後に気づくと対応が面倒になります。

• 件名に用件と氏名が入っているか
• 宛名（会社名・部署名・担当者名）が正確か
• 本文の誤字脱字はないか
• 履歴書ファイルが実際に添付されているか
• ファイル名に氏名が含まれているか
• ファイル形式はPDFか（指定がある場合はその形式か）
• 署名に電話番号・メールアドレスが記載されているか
• 送信先メールアドレスに誤りがないか

まとめ

• 送付はできるだけ早く：指示を受けたら当日〜翌日中を目安に送信する
• ファイルはPDF形式：レイアウト崩れを防ぐため、原則PDF化する
• 件名は「用件＋氏名」：採用担当者が一目で内容を把握できる件名にする
• 本文は要点のみ：志望動機は書類に記載し、メール本文には長々と書かない
• ファイル名に氏名を入れる：「履歴書_氏名.pdf」で識別しやすくする
• 送信前の確認を徹底：添付忘れ・宛名ミスはチェックリストで防ぐ

履歴書の送付メールは、採用担当者に最初に届く書類の一つです。内容の丁寧さが第一印象を左右します。

履歴書送付メールに関するよくある質問

履歴書をメールで送る場合、件名はどう書けばいいですか？

「用件＋氏名」の組み合わせが基本です。例：「履歴書ご送付の件（山田太郎）」「〇〇職 応募書類送付の件　山田太郎」のように記載してください。件名が「履歴書」だけでは誰からのメールか判別できず、後回しにされる可能性があります。

メールで履歴書を送るとき、ファイル形式は何がいいですか？

企業から指定がない場合はPDF形式が無難です。PDFにしておくと、受信側のパソコン環境によるレイアウト崩れを防げます。企業から「Wordで」と指定があった場合は、その指示に従ってください。

パスワードを設定して送るべきですか？

企業から指示がある場合はその指示に従います。指示がなければ、PDFをそのまま添付しても問題ありません。パスワードを設定する場合は、履歴書を添付したメールとは別のメールでパスワードを通知してください。同一メールに記載するとセキュリティ対策として意味をなしません。

添付を忘れて送ってしまいました。どうすればいいですか？

気づいたらすぐに「先ほどのメールで添付を失念しておりました」と一言お詫びのメールを送り、改めてファイルを添付して再送してください。誰でも起こりうるミスです。慌てず、丁寧に対応することが大切です。

履歴書送付メールに志望動機を書く必要はありますか？

必要ありません。志望動機は履歴書に記載するものです。メール本文には「履歴書を添付しました。ご査収ください」という用件のみを簡潔に書いてください。長々とした志望動機や自己PRをメール本文に書くのは避けてください。メールの目的は「書類を確実に届けること」です。