履歴書添え状のWordテンプレート｜省いて大丈夫？採用担当者の判断基準

この記事では、履歴書に同封する添え状のWordテンプレートの選び方と、採用担当者に通じる書き方を解説します。「本当に必要か」という疑問への答えから、コピペだけでは逆効果になる理由、各項目の具体的な記載例まで紹介します。

履歴書の添え状は「いらない」のか（採用担当者が本音で答えます）

添え状とは何か・送付状との違い

添え状と送付状は同じものです。企業に履歴書や職務経歴書を郵送する際、書類に添えるあいさつ状のことを指します。採用担当者が書類を開けた瞬間に最初に手にするため、ビジネスマナーの第一印象を決める書類ともいえます。

「添え状」「送付状」「送り状」「カバーレター」と呼び方はさまざまですが、役割はすべて同一です。採用担当者側からすると呼び名の違いは関係なく、「書類の種類と枚数を示す一覧」と「応募の意思を伝えるあいさつ文」が記載されているかどうかを見ています。

添え状が必要な場面・不要な場面

添え状が必要かどうかは、提出方法と求人票の指定によって変わります。

状況	添え状の要否	理由
郵送で応募書類を送る	必要	書類の内容を事前に示すビジネスマナー
メールに書類を添付する	メール本文が代わり	メール本文に送付状の内容を記載すればよい
面接・採用担当者に手渡しする	不要	担当者が目の前にいるため省略可
求人票に「添え状不要」と明記	不要	指定に従う（無視すると手間を増やすだけ）

迷う場合は「郵送するなら必ず入れる」と覚えてください。メール送付の場合は本文に送付状相当の内容を書けば十分です。

添え状なしで届いたとき、採用担当者が感じること

「添え状がなかったから落とした」という採用担当者は多くありませんが、「封筒を開けたときに添え状があると整理しやすく、印象も良い」と感じる担当者は多くいます。どうせ書くなら、プラスに働く機会を活かしたほうが得です。

添え状のWordテンプレートを使う前に確認すること

無料テンプレートで採用担当者に通用するか

大手転職サービスや厚生労働省が提供する無料のWordテンプレートは、採用担当者に十分通用します。doda・マイナビ転職・リクナビNEXTなどが配布するテンプレートは、様式・レイアウトともに標準的なビジネス文書として認められるフォーマットです。

選ぶ際のポイントは3点です。

• 用紙サイズがA4：履歴書・職務経歴書と同じA4に統一する
• 横書き形式：パソコン作成・横書きがビジネス文書の標準
• 同封書類欄がある：書類の種類と枚数を記入できるスペースが確保されている

凝ったデザインのテンプレートより、シンプルで必要事項が漏れなく記入できる様式を選ぶほうが採用担当者への印象は高くなります。テンプレートの見た目にこだわる必要はありません。

なお、履歴書本体のテンプレートをお探しの方は、履歴書テンプレートの無料おすすめと採用担当者が見るポイントも参考にしてください。

テンプレートをコピペするだけでは逆効果になる理由

採用担当者は毎日大量の添え状を確認します。その中で、テンプレートをそのままコピーした文章は数行読めばすぐにわかります。問題は「コピペした」こと自体ではなく、読んでもその人が何の職種に応募しているのかが一切わからない点です。

変更箇所は「応募職種」と「応募理由の一行」だけです。テンプレートの定型文を活かしながら、この2点だけオリジナルで追加するだけで他の候補者との差がつきます。

履歴書添え状の書き方・基本構成（各項目の記載例）

添え状には決まった構成があります。各項目を順番に確認していきましょう。

①日付・宛先・差出人の正しい書き方

項目	正しい書き方	よくある間違い
日付	郵送なら投函日、手渡しなら提出日	履歴書の作成日をそのまま転記する
宛先	会社名（正式名称）＋部署名＋「御中」または「採用ご担当者様」	「（株）」と省略する、会社宛に「様」を使う
差出人	住所・氏名を右揃えで記載	宛先の下に並べて書く（右揃えが正しい）

宛先の敬称は会社・部署宛なら「御中」、担当者の個人名がわかる場合は「様」が正解です。担当者名が不明の場合は「〇〇株式会社 採用ご担当者様」とするのが正しい表現です。「御中」と「様」を混用するのもNG（「〇〇株式会社 御中 採用ご担当者様」とは書かない）です。

②頭語・結語と時候の挨拶（そのまま使える例文）

添え状は「拝啓」で始まり、「敬具」で終わる形式が標準です。時候の挨拶は季節を問わず使える定型を一つ覚えておくと便利です。

6〜7月に送る場合、季語を使いたいときは「初夏の候」「梅雨の候」「向夏の候」なども使えます。ただし、季語が月と合っているかの確認が必要です。時候の挨拶のミスは採用担当者に気づかれることがあるため、自信がない場合は「時下ますますご清栄」の定型を選ぶほうが安全です。

③本文の3要素（送付の旨・一言PR・依頼文）

添え状の本文はシンプルに3つの要素で構成します。

• ①送付の旨：「このたびは貴社〇〇職の求人に応募させていただき、下記書類をご送付申し上げます。」
• ②応募理由の一言：前職の経験・スキルと応募職種の接点を1〜2文で。ここだけオリジナルで書く箇所
• ③依頼文：「ご査収のうえ、ご検討いただけますと幸いです。何卒よろしくお願いいたします。」

本文は合わせて3〜5行が目安です。志望動機の詳細は職務経歴書や履歴書に書くべき内容であり、添え状に書くのは「一言の補足」程度にとどめてください。長くなるほど採用担当者が読む時間が増え、書類全体の印象が散漫になります。

④同封書類リストの書き方

本文の下、「記」と「以上」で挟んで書類の種類と枚数を列挙します。

封入した書類と記載内容が一致しているかを必ず確認してから封をしてください。書類の抜け・誤記は採用担当者が書類を取り出した瞬間に気づきます。ここでのミスは書類選考前に不注意な印象を与えることになります。

採用担当者が見る「良い添え状」とNGの違い

採用担当者が好印象を持つ添え状の3条件

書類選考前の評価を下げる5つのNGパターン

添え状が原因で書類選考の評価を下げるケースには、次の5つのパターンが多く見られます。

• 会社名・担当者名の誤記：「（株）」と省略する、複数社に一括送付する際に他社名が残ってしまう
• 志望動機を長々と書く：添え状に500字以上の志望動機を書くのはNG。詳細は職務経歴書が担う
• 他社名がそのまま残っている：テンプレートを使い回す際のコピーミスで他社名が混入するのは致命的
• 「熱意があります」だけの文章：具体性がなく、どの応募者にも当てはまる文章は読み飛ばされる
• 同封書類欄が白紙のまま：テンプレートをダウンロードしたまま書類欄を埋め忘れるケース

これらのミスはどれも「確認すれば防げる」ものです。投函前に会社名・応募職種・同封書類の3点を声に出して確認する習慣をつけてください。

添え状をスマホや手書きで用意したい場合

パソコンが手元にない場合でも、添え状は作成できます。

スマホで作成する場合：Googleドキュメントのスマホアプリ、またはスマホ版Wordで作成し、PDF変換後にコンビニで印刷する方法が最も手軽です。セブン・ローソン・ファミマのどの店舗でも印刷可能で、費用は1枚数十円程度です。詳しい手順は添え状をスマホで作ってコンビニ印刷する手順で解説しています。

手書きで作成する場合：白紙（B5またはA4）にボールペンで横書きが基本です。縦書きでも問題ありませんが、時候の挨拶の書き方に注意が必要です。ボールペンは黒または濃いネイビー、修正液・修正テープの使用は避けて書き直すのがビジネス文書のマナーです。

封筒への入れ方（郵送マナー）

添え状と応募書類を封筒に入れる際の順番には決まりがあります。添え状は必ず一番上、採用担当者が封を開けた瞬間に最初に見える位置に入れます。

• 封筒のサイズ：A4書類を折らずに入れられる「角形2号」が最適。添え状もA4ならそのまま入る
• 入れる順番（上から）：添え状 → 履歴書 → 職務経歴書（枚数が多い場合はクリップで留める）
• 折り方：A4を三つ折りにして長形3号封筒に入れる方法もあるが、角形2号で折らずに送るほうが書類が傷まず丁寧な印象

郵送時の封筒の書き方や「履歴書在中」の表記など、封筒に関するマナーは履歴書の郵送・封筒の書き方と採用担当者が見るポイントで詳しく解説しています。

まとめ

• 添え状（送付状）は郵送で応募書類を送る際に必要。手渡し・求人票で不要と明記がある場合は省いて問題ない
• Wordテンプレートは大手転職サービスや厚生労働省が配布する無料のものを使えば十分。デザインより記載内容の正確さが重要
• テンプレートはそのままコピペせず、「応募職種」と「応募理由の一行」だけオリジナルで追加する
• 会社名の誤記・他社名の混入・同封書類欄の空白は採用担当者の評価を下げるNG。投函前に必ず3点確認する
• 封筒には添え状を一番上に入れ、角形2号封筒で折らずに送るのが丁寧な対応

添え状は採用担当者への最初の挨拶です。テンプレートをベースに一行のカスタマイズを加えるだけで、他の候補者との差を作れます。

履歴書の添え状に関するよくある質問

添え状はWordで横書きで作成してよいですか？

はい、問題ありません。添え状はパソコンで作成した横書きが標準です。手書きの場合も横書きが一般的ですが、縦書きも問題はありません。フォントは明朝体またはゴシック体（10.5〜11pt）が読みやすく、採用担当者への印象も整います。

添え状は手書きでも問題ありませんか？

採用上の問題はありません。ただし、パソコン作成のほうが読みやすく誤字の確認もしやすいため、特別な指示がない限りパソコン作成を推奨します。手書きで作成する場合は黒または濃いネイビーのボールペンを使い、修正液・修正テープは使わずに書き直してください。

メールで書類を送る場合も添え状は必要ですか？

メールの場合は本文に送付状相当の内容（宛先・挨拶・送付書類の一覧・応募の旨）を記載すればOKです。別途Wordファイルで添え状を添付する必要はありません。メール本文の件名は「〇〇職応募書類のご送付（氏名）」のように明記しておくと採用担当者が整理しやすくなります。

添え状なしで郵送してしまいました。どうすればよいですか？

添え状なしで送っても書類内容で選考は進みます。気になる場合は翌日中に採用担当者宛のメールで「添え状の同封を失念してしまいました」と一言添えるだけで十分です。電話よりもメールが採用担当者の手間を増やさずに済む方法として適しています。