事務職の履歴書 職歴欄の書き方｜採用担当者が落とすNG例と通過例文

この記事では、事務職の履歴書における職歴欄の書き方を採用担当者の視点から解説します。一般事務・営業事務別の例文、書類選考で落とされやすいNG例5選、派遣やブランクがある場合の対処法まで順を追って紹介します。

事務職の履歴書 職歴欄に書く3つの要素

事務職の書類選考で採用担当者が最初に確認するのが職歴欄です。ここで「どこに勤めていた人なのか」「事務の経験がある人なのか」が判断できないと、志望動機や自己PRを読む前に選考から外れます。

職歴欄に必要な要素は大きく次の3つです。

1. 会社名・事業内容（1行で記載）
2. 在籍期間（入社年月・退社年月）
3. 所属部署・役職・雇用形態（派遣・パートの場合は必ず明記）

会社情報と在籍期間の書き方

職歴欄の書き出しは「〇〇年〇月　△△株式会社　入社」から始めます。会社名は略さず正式名称で記載します。退社時は「一身上の都合により退職」に統一するのが基本です。

記載項目	記載例
入社	2020年4月　株式会社〇〇　入社
部署配属	総務部 総務課 配属
退社	2024年3月　一身上の都合により退職

在籍期間は「入社年月」と「退社年月」を正確に記載します。在籍期間の計算がズレていると、採用担当者に「経歴に虚偽があるのでは」という疑念を持たれます。数字の確認は提出前に必ず行ってください。

部署・役職・業務内容は職歴欄に書くか

履歴書の職歴欄は「在籍の事実を記録する欄」であり、業務内容の詳細説明は職務経歴書の役割です。部署名・役職名は1行で添えるのが適切ですが、業務の詳細を事細かに書き込む必要はありません。

ただし、採用担当者が職歴欄を一目見たときに「事務系の仕事をしてきた人だ」と伝わるよう、部署名は略さず書くことが重要です。「管理部」「総務課」「営業事務担当」のように役割が推測できる書き方をするだけで、採用担当者の見方が変わります。

採用担当者が事務職の職歴欄を30秒で判断する視点

採用担当者が一人の書類に使う時間は「5分以上10分未満」が最多です（doda調査）。職歴欄に目が止まる時間はさらに短く、「この人に会うかどうか」の判断は30秒以内に始まります。

事務職の書類で採用担当者が職歴欄を見る際の判断基準は次の3点です。

• 職種の一致：事務系の部署名・役職名が明記されているか
• 在籍期間の妥当性：転職回数が多い場合は説明の余地があるか
• 記載の整合性：退職理由が「一身上の都合」で統一されているか

「営業部」だけでは事務担当かどうかが判断できません。「営業部 営業事務担当」のように役割を添えると、採用担当者の確認作業が大幅に短縮されます。それだけで、次の段階（職務経歴書や志望動機）まで読んでもらえる確率が上がります。

採用担当者の視点で言うと「この人が事務をやってきた人かどうか」が職歴欄で判断できない書類は、残念ながら積み上げの山に埋もれます。事務職経験があっても、部署名・役割名が不明確では「未確認」扱いになるのが現実です。

事務職 職歴欄の例文（職種別・状況別）

事務職といっても一般事務・営業事務・経理事務など種別によって書き方の注意点が異なります。自分の状況に近い例文を参考にしてください。

一般事務・OA事務の例文

一般事務はExcelやWordなどPCスキルが求められる職種です。使用ツールを1行添えるだけで「PCが使える事務職経験者」として伝わります。

営業事務の例文

営業部に所属していたが事務担当だった場合、部署名だけでは「営業職として応募してきたのか」と誤解されます。役割（営業事務担当）を明記することが必須です。

未経験・他業種から事務職へ転職する場合

他業種から事務職へ転職する場合、「事務経験がない」という事実は職歴欄に書く必要はありません。前職の業務の中に「事務に近い経験」がある場合は、それが伝わるよう部署名と業務内容を記載します。

未経験で事務職を目指す場合、職歴欄で「事務スキルの片鱗」を伝え、自己PR欄で「なぜ事務職に転身するのか」を補足するのが効果的な構成です。事務経験がゼロでも、前職での書類作成・データ管理・電話対応の経験は必ず職歴欄に書き込んでください。

書類選考で落とされる 事務職 職歴欄のNG例5選

採用担当者が書類選考で「NG」と判断するパターンには共通点があります。次の5つに自分の職歴欄が当てはまっていないか確認してください。

NG例	なぜ落とされるか
①会社名だけで終わる	事務経験があるか判断できない
②「入社・退職」のみ、業務記述なし	業務への関与度・内容が不明
③部署名が「営業部」だけ	営業職と事務職の区別がつかない
④在籍期間の計算が合わない	経歴に虚偽の疑念が生まれる
⑤退職理由が会社ごとにバラバラ	「会社都合」と「自己都合」が混在して整合性を問われる

特に注意が必要なのが⑤です。退職理由は原則として「一身上の都合により退職」に統一します。会社都合（リストラ・倒産等）の場合は「会社都合により退職」と正確に書く必要がありますが、それ以外はすべて「一身上の都合」で記載するのが通例です。「会社都合」と「一身上の都合」が混在していると、採用担当者から経緯の確認を求められることがあります。

①〜③の「情報不足」系のNGは、事務職に限らず書類選考で最も落とされやすいパターンです。「自分では当然わかっていること」でも、採用担当者は初見で判断します。職歴欄は「読んだ相手が職種と業務を理解できるか」を基準に書いてください。

採用担当者が「次の面接に呼びたい」と感じる職歴欄の3つの特徴

NG例の裏返しになりますが、採用担当者が「この人に会ってみたい」と判断する職歴欄には共通の特徴があります。

採用担当者調査では「職務経歴書で最も重視するのは仕事内容（62%）」という結果が出ています。これは履歴書の職歴欄にも同じことが言えます。職歴欄で「何をしてきた人か」が伝わると、職務経歴書を開く前からプラスの先入観が生まれます。

上記の例では「医薬品卸売業の管理部で人事総務業務を担当した人」であることが一目で伝わります。給与計算ソフト（PCA給与）の記載があることで、経理・総務周辺の即戦力として評価されやすくなります。

特殊ケース別 事務職 職歴欄の書き方

派遣社員・パートの事務経験の書き方

事務職のキャリアは正社員に限りません。派遣社員やパートとして事務経験を積んできた場合も、正しい書き方で記載すれば評価されます。

派遣社員の場合は「派遣元（人材派遣会社）に入社」→「派遣先に就業」の2段階で記載します。

パートの事務経験は、週3日以上・6か月以上の継続勤務であれば職歴欄に記載するのが一般的です。採用担当者が「実務経験あり」と判断する根拠になります。「パートだから書かなくていい」と省略すると、かえって職歴が空白に見えてしまいます。

正社員型派遣や無期雇用派遣の場合は、記載方法が通常の派遣とやや異なります。正社員型派遣の履歴書の書き方で詳しく解説しています。

転職回数が多い・短期離職がある場合

転職回数が多い場合でも、すべての職歴を正直に記載する必要があります。在籍期間が1年未満の職歴があっても、削除したり曖昧にしたりすることはNGです。

同一業種・職種（事務系）での転職であれば、「専門性を深めてきた」と評価されることもあります。在籍期間が短い職歴については、自己PR欄や職務経歴書で「短期在籍の背景」と「その後の変化」を説明することで印象を補えます。職歴欄に書けないことは、別の欄で丁寧に補足するのが原則です。

転職回数が多い場合の職務経歴書の書き方については、職務経歴書 複数社の書き方で詳しく解説しています。

空白期間（ブランク）がある場合

育児・介護・療養・求職活動などで職歴に空白期間がある場合、その期間を職歴欄に記載する必要はありません。空白期間の説明は自己PR欄か本人希望欄で補足します。

採用担当者が不安視するのは「空白期間の長さ」よりも「空白期間について何も説明されていないこと」です。3か月以上の空白がある場合は、職歴欄に書かずとも、自己PR欄で一言添えておくだけで印象が変わります。「転職活動中」「育児に専念」「療養のため」といった一言があるだけで、採用担当者が抱く疑念が解消されます。

詳しい対処法は履歴書の空白期間の書き方を参考にしてください。

まとめ

• 職歴欄には会社名・在籍期間・部署名・役職名を正確に記載する
• 「事務担当」であることが伝わる部署名・役割名を必ず添える
• 使用ツール（Excel・Word等）を1行添えると採用担当者の判断が速くなる
• 退職理由は「一身上の都合により退職」に統一する
• 派遣・パートの経験も正しい記載方法で書けば実務経験として評価される

職歴欄は「何をしてきた人か」を採用担当者に伝える最初の場面です。書き方一つで書類通過率は変わります。

事務職の履歴書 職歴欄によくある質問

事務職の履歴書 職歴欄に業務内容を詳しく書くべきですか？

履歴書の職歴欄は「在籍の事実を記録する欄」です。業務の詳細説明は職務経歴書に記載します。ただし「事務担当」であることが伝わるよう、部署名・役職名・使用ツールを1〜2行で添えると採用担当者が判断しやすくなります。

派遣社員の事務経験は履歴書の職歴欄に書けますか？

書けます。派遣社員の場合は「派遣元（人材派遣会社）に入社」→「派遣先に就業」の順で記載します。派遣期間満了の場合は「派遣期間満了につき退職」と書くのが正確な表記です。

未経験で事務職に転職する場合、職歴欄に何を書けばよいですか？

前職での「書類作成補助」「データ入力」「電話・来客対応」など事務に通じる経験を部署名と合わせて記載します。ExcelやWordの操作経験は記載することで加点要素になります。事務スキルの詳細な補足は自己PR欄で行います。

転職回数が多い場合、職歴欄はどう書けばよいですか？

すべての職歴を正直に記載する必要があります。在籍期間が短い職歴を削除や省略することはNGです。同一業種・職種（事務系）での転職は「専門性を深めてきた」と評価されることもあります。短期在籍の背景については、自己PR欄や職務経歴書で補足説明を加えることで書類通過率が改善されます。