事務職の職務経歴書テンプレート｜通過する書き方と採用担当者の本音

この記事では、事務職の職務経歴書テンプレートの選び方と、一般事務・営業事務・未経験別の書き方を解説します。採用担当者が書類を30秒で判断する構造と、よくあるNG記載のパターンも例文つきで紹介します。

事務職の職務経歴書テンプレートの選び方

職務経歴書のフォーマットには大きく3種類があります。それぞれの特徴を理解した上で、自分の状況に合ったテンプレートを選ぶことが、書類選考通過の第一歩です。

フォーマット	特徴	向いているケース
逆編年体式	直近の職歴から時系列で記載	事務職の経験がある（基本形式）
キャリア式	スキル・経験をテーマ別にまとめる	複数業種での経験・転職回数が多い場合
編年体式	古い職歴から順に記載	ほぼ使われない（非推奨）

事務職の転職では「逆編年体式」が標準です。直近の経験が採用担当者にとって最も重要な判断材料になるため、最新の職歴から書き始める逆編年体式が最も伝わりやすい構成になります。

一般事務・営業事務・未経験別の使い分け

フォーマットの選択は「今の自分の状況」に合わせて判断します。以下の目安を参考にしてください。

• 一般事務・経験者：逆編年体式。業務の幅が広い分、各職場での担当業務を具体的に記載する
• 営業事務・経験者：逆編年体式。受発注件数・顧客数などの数字を職務経歴の中心に据える
• 未経験・異職種からの転職：逆編年体式ベースに、スキル欄を充実させる。前職でのPC操作経験や事務補助業務を積極的に記載する
• 派遣・パートのみの経験：逆編年体式で時系列を整理し、複数社の経験を明確に区切って記載する

テンプレートのダウンロードやAIを使った自動作成を検討している方は、以下の記事も参考にしてください。

テンプレートの各セクションの書き方

テンプレートを入手したあと、最も悩むのが「各欄に何をどう書くか」です。採用担当者が読む順序に沿って、各セクションのポイントを解説します。

職務要約（200字以内でまとめる方法）

職務要約は採用担当者が最初に目を通す箇所です。ここで「続きを読む価値がある書類か」を判断されます。書くべき内容は「職種×経験年数×主な業務×アピールポイント」の4要素です。200字を目安に簡潔にまとめます。

職務経歴（業務内容を数字で具体化する）

職務経歴欄には、在籍期間・企業名・事業内容・規模感・担当業務を記載します。事務職で採用担当者が重視するのは、業務の「量」と「正確性」を数字で示せているかです。

記載する際は以下の情報を盛り込みます。

• 会社規模：「従業員数○名」「売上高○億円規模」など、企業の規模感がわかる情報
• 担当業務の量：「1日平均○件のデータ入力」「月○件の請求書処理」など
• 担当範囲：「1人で○部門を担当」「チーム○名のうち1名が事務担当」など
• 改善・工夫：「業務フローを見直し、処理時間を○%短縮」など、行動の結果が見えるもの

数字で表せる実績がない場合でも、工夫次第で伝えられる書き方があります。詳しくは以下の記事を参考にしてください。

活かせる経験・スキル欄（PCスキルの正しい表現）

スキル欄でも事務職の差が如実に出ます。「PCスキル：Word・Excel・PowerPoint」だけでは採用担当者に何も伝わりません。「何のソフトで何ができるか」を具体的なレベルで書くのが正解です。

ソフト	NG（漠然）	OK（具体的）
Excel	Excelが使えます	VLOOKUP・ピボットテーブル・条件付き書式を実務で使用。マクロの記録・修正が可能
Word	Wordが使えます	議事録・業務マニュアル作成に使用。差し込み印刷の設定可能
PowerPoint	PowerPointが使えます	役員向け月次報告資料の作成（月1回・20〜30枚）を単独で担当

そのほか、MOS資格（Microsoft Office Specialist）・日商PC検定・簿記などの資格があれば、スキルの信頼性を高める材料として有効です。

自己PR（事務職で差がつく2つの視点）

事務職の自己PRで最もよくある失敗は「丁寧さ・正確さをアピールする文章が全員同じ」になることです。採用担当者のもとには毎日同じような自己PRが届きます。差がつくのは以下の2つの視点です。

• 視点①：「誰のために・何を・どう動いたか」が具体的に書かれている（例：営業担当者の負担を減らすために受注処理の一次確認を引き受けた）
• 視点②：「自分から動いた経験」がある（例：業務マニュアルを整備して引き継ぎコストを削減した、など）

職務経歴書全体の構成の組み立て方については、以下の記事で詳しく解説しています。

採用担当者が本当に見ている3つのポイント

事務職の書類選考を通過できない最大の理由は、「採用担当者が何を判断材料にしているか」を知らないまま書いていることです。テンプレートを埋めるだけでは超えられない3つのポイントがあります。

①処理件数・規模感が伝わるか

採用担当者が事務職の書類を見るとき、最初に確認するのは「この人はどの規模の現場で、どれだけの量をさばいてきたか」です。

たとえば「データ入力を担当」と書いてあるだけでは、1日10件なのか1000件なのか判断できません。「1日150件のデータ入力を4年間ミスゼロで処理」という表現になれば、担当できる業務量と信頼性が一文で伝わります。

②PCスキルの実務レベルが具体的か

「Word・Excel・PowerPointが使えます」という記載は、採用担当者からすると「Excelで四則演算ができる程度かもしれない」と読まれます。実務経験のある採用担当者は、この表現を見た瞬間に「使えると言えない人の書き方だな」と判断するケースが多いです。

「関数・ピボットテーブルを日常的に使用」「マクロの記録・修正が可能」のように実務レベルを明記することで、はじめて判断材料になります。MOS資格を持っている場合は、必ず資格欄に記載してください。

③「どんな環境で働いてきたか」が見えるか

採用担当者が見ているのは実績だけではありません。「この人はどんな現場で、誰と関わりながら仕事をしてきたのか」という環境の文脈も、採用判断に大きく影響します。

製造業の営業事務と金融機関の一般事務では、求められるスキルセットも対応スピードも異なります。応募先の業種・職場環境と自分の経験を結びつけて記載することで、「この人はうちの職場でも機能する」という確信を採用担当者に与えられます。

採用担当者が落とすNG記載と改善パターン

事務職の職務経歴書でよく見られるNG記載には、パターンがあります。書き終わった後に以下の3つを確認してください。

NG①業務の羅列で成果がない

NG②「Excelが使えます」で止まっている

NG③職務要約と自己PRが同じ内容

採用担当者が書類を読んでいるとき、職務要約と自己PRの内容が同じだと「読む価値がなかった」と感じます。職務要約は「何をしてきたか」の事実の整理、自己PRは「それを通じて何を得たか・どう貢献できるか」の意思の表明です。

セクション	書く内容
職務要約	職種・経験年数・会社規模・主な業務・数字で表せる実績（事実）
自己PR	その経験から得た強み・次の職場でどう貢献するか（意思・方針）

電話対応の経験を職務経歴書に書く際の具体的な表現については、以下の記事も参考にしてください。

状況別テンプレートの書き方

事務職への転職は、同じ「事務職」でも状況によって書くべき内容が大きく変わります。自分の状況に合った書き方で、採用担当者に刺さる職務経歴書を作成してください。

一般事務（経験者）の書き方

一般事務の経験者が書類選考で差をつけにくい理由は、「どこでも同じ業務をしてきた人」に見えてしまうことです。採用担当者が知りたいのは、あなたが「何人いる職場でどの規模の業務を担い、何を改善したか」です。

営業事務の書き方

営業事務の経験者が最もアピールできるのは「営業部門を後方支援した具体的な行動」です。受発注業務・顧客対応・在庫管理などの処理件数と、営業担当者との連携エピソードを軸に組み立てます。

未経験・他職種からの転職

未経験で事務職を目指す場合、「事務経験がない」という事実を補うために有効な戦略が2つあります。

• 前職での事務的な業務経験を拾い出す：スケジュール管理・資料作成・データ集計など、職種に関わらず存在する事務補助業務を具体的に記載する
• PCスキルを実務レベルで証明する：前職で日常的に使っていたソフトと操作レベルを具体的に記載し、「使い物になる」と判断させる

派遣・パートのみの経験

派遣・パートのみの経験で転職活動をする場合、正社員との違いをカバーするためにも複数社での経験を時系列で整理し、一貫して事務スキルを積み上げてきた軌跡を見せることが有効です。

50代でパートから転職を考えている方には、状況に応じた書き方の工夫が必要です。以下の記事が参考になります。

書くことに自信がない、または時間をかけずに質の高い書類を作りたい場合は、代行サービスの活用という選択肢もあります。

まとめ

• 事務職の職務経歴書は「逆編年体式」が基本。状況に応じてキャリア式を組み合わせる
• 採用担当者が最初に判断するのは「処理件数・規模感・PCスキルの実務レベル」の3点
• 業務の羅列・「Excelが使えます」だけ・職務要約と自己PRの内容が同じ、の3つがよくあるNG
• 一般事務・営業事務・未経験・派遣経験者では、それぞれ強調すべき内容が異なる
• テンプレートを使う場合も、数字と環境の文脈を加えなければ他の書類と同じになる

書類選考を通過するための職務経歴書は、テンプレートを「完成品」として提出するのではなく、自分の数字と文脈を加えてはじめて機能します。添削を受けたい場合は転職エージェントを活用する方法も有効です。

事務職の職務経歴書はA4何枚が正解ですか？

経験年数が3〜5年未満であればA4 1枚、5年以上または複数社経験がある場合は2枚以内が目安です。採用担当者が1枚あたり30秒〜1分で確認することを考えると、3枚以上になる場合は情報を絞るか、重複している記述を統合してください。

派遣・パート経験しかない場合、正社員より不利になりますか？

雇用形態よりも「何をどれだけやってきたか」を重視する採用担当者が多いです。派遣・パートでも具体的な処理件数・スキルレベル・複数現場での即戦力実績を明確に書けば、正社員経験者との差は縮まります。「複数社で評価され契約延長・推薦状取得」のような実績は積極的に記載してください。

未経験で事務職に転職する場合、職務経歴書に書ける内容がありません。どうすればいいですか？

前職でどんな職種でも「事務的な業務」は存在します。スケジュール管理・社内資料の作成・データ集計・電話対応・会議の準備など、事務職に直結する業務を前職の経験から拾い出して記載してください。また、PCスキルの具体的な操作レベルと、MOSや日商PC検定などの資格取得は、未経験者の信頼性を補う材料として有効です。

参考：職務経歴書の添削サービスで仕上げる方法